5 cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong Excel

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn 5 cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong Excel. Bạn có thể thực hiện theo cách tự động, thủ công hoặc mã VBA tùy thích.

Trong thực tế khi làm việc trên Excel chúng ta thường phải làm việc với nhiều Worksheet. Do đó xuất hiện một nhu cầu khá phổ biến: cập nhật dữ liệu trong 1 Sheet dựa trên 1 Sheet khác. Việc này đôi khi khiến bạn mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. 

Gitiho sẽ hướng dẫn bạn 5 cách tự động cập nhật dữ liệu từ sheet này sang sheet khác một cách nhanh chóng, dễ dàng. Hãy tìm hiểu ngay nào:

Hướng dẫn 5 cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác

1. Tự động cập nhật dữ liệu từ các Worksheet trong các Workbook khác nhau

Trong Excel Workbook (còn được gọi là tệp Excel hay File Excel), chúng ta có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu bằng cách liên kết worksheet (còn được gọi là sheet, hoặc trang tính) này với worksheet của một workbook khác. 

Cách link dữ liệu từ sheet này sang sheet khác này có thể tự động chuyển dữ liệu từ workbook này sang workbook khác.

Một Excel Workbook được gọi workbook nguồn (source workbook), trong đó có chứa các dữ liệu cần chuyển sang và workbook kia được gọi là workbook đích (destination workbook), trong đó nó sẽ tự động cập nhật dữ liệu và chứa các hàm lấy dữ liệu từ sheet khác.

Xem thêm: Cách copy và di chuyển (move) các sheet trong Excel

Dưới đây là hai phương pháp khác nhau để liên kết dữ liệu workbook, đảm bảo dữ liệu của workbook đích sẽ được cập nhật tự động khi dữ liệu của workbook nguồn được cập nhật:

Sử dụng phương pháp Paste link

Thay vì phải tạo liên kết một cách thủ công để kết nối dữ liệu giữa 2 Sheet, chúng ta có thể tạo liên kết một cách nhanh chóng thông qua phương pháp paste link vào bảng tính Excel. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Trong worksheet nguồn, hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn liên kết đến một worksheet khác rồi bấm phím tắt Ctrl +C để copy.

Bước 2: Bây giờ trong worksheet đích, kích chọn vị trí cần đặt dữ liệu rồi bấm nút Paste cũng thuộc thẻ Home dưới nhóm tính năng Clipboard.

Bước 3: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Paste Link dưới mục Other Paste Options hoặc click chuột phải vào ô đích, chọn Paste Link trong tính năng Paste Special của Excel, giống như trong hình dưới đây.

Vậy là bây giờ khi bạn thay đổi bất kì giá trị gì trong vùng dữ liệu được chọn ở sheet gốc thì sheet đích cũng sẽ thay đổi theo.

Bước 4: Bấm nút Save để lưu tất cả công việc của bạn từ worksheet nguồn trước khi đóng nó

Xem thêm: Cách sử dụng Hyperlink để liên kết dữ liệu trong Excel

Công thức lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác theo cách thủ công:

Cách chuyển dữ liệu từ sheet này sang sheet khác với công thức thủ công bao gồm các bước sau:

Bước 1: Mở worksheet đích và kích vào vị trí ô nơi bạn cần liên kết dữ liệu từ worksheet nguồn sang rồi nhập dấu bằng (=) vào ô đó.

Bước 2: Bây giờ, hãy chuyển đến worksheet nguồn rồi kích vào ô có dữ liệu cần liên kết sang. Sau đó nhấn Enter trên bàn phím và lưu công việc của bạn.

Tuy nhiên, nhược điểm này là bạn chỉ có thể liên kết 1 ô thay vì vùng dữ liệu. Nếu vùng dữ liệu của bạn lớn thì việc này cực kỳ mất thời gian.

Lưu ý: Khi liên kết đã được hình thành thì định dạng của worksheet nguồn và worksheet đích đều giống nhau.

2. Cập nhật bảng tính Excel với dữ liệu từ Worksheet của bảng tính khác

Để cập nhật trang tính Excel với dữ liệu từ một bảng tính khác, chỉ cần làm theo các bước bên dưới đây. Cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác dưới đây có thể áp dụng cho các phiên bản Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007.

Bước 1: Đầu tiên, hãy chuyển đến menu Data trên thanh công cụ ribbon

Bước 2: Bấm nút Refresh All.

Bước 3: Ở đây bạn sẽ biết rằng khi nào hoặc các liên kết nào được làm mới

Bước 4: Bây giờ hãy kích vào bất kỳ ô nào có chứa dữ liệu được liên kết.

Bước 5: Trở lại menu Data, kích vào mũi tên bên cạnh tùy chọn Refresh All và chọn tùy chọn Connection Properties trong menu xổ xống. 

Bước 6: Sau đó trong menu Usage, cài đặt các tùy chọn bạn muốn thay đổi

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo liên kết tới ô trống tiếp theo trong Excel

3. Cách copy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác tự động trên Excel

Với cách copy công thức từ sheet này sang sheet khác này, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Trước tiên, hãy mở worksheet nguồn và worksheet đích.

Bước 2: Trong worksheet nguồn, kích chọn sheet mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép

Bước 3: Tiếp theo hãy truy cập vào menu Home trên thanh công cụ ribbon và bấm nút Format.

Bước 4: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Move Or Copy Sheet dưới mục Organize Sheets.

Bước 5: Tại đây trong hộp thoại Move Or Copy hiển thị, hãy chọn tên workbook đích dưới mục To book, sau đó kích chọn vị trí cần chuyển sheet mới sang.

Ngoài ra, nếu bạn muốn sao chép sheet này thay vì di chuyển sang workbook đích, bạn chỉ cần kích vào tùy chọn Create a copy ở phía dưới hộp thoại. 

• Bước 6: Cuối cùng bấm nút OK để sao chép hoặc di chuyển sheet mới sang workbook đích.

4. Hàm lấy dữ liệu từ sheet khác tự động

Trong Excel, hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng từ cột khác trong cùng một hàng. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn lấy dữ liệu từ một sheet sang sheet khác dựa trên một giá trị chung. Dưới đây là cách sử dụng hàm VLOOKUP để thực hiện việc này:

Đầu tiên, ta có Sheet 1 như sau:

Lúc này, bạn muốn lấy dữ liệu tự động từ sheet 1 sang sheet 2 với tên học sinh, điểm thi toán, văn, anh dựa vào số báo danh trong ô A2. Ta làm như sau:

Bước 1: Mở Sheet 2 và chọn ô B2, nơi mà bạn muốn hiển thị kết quả của hàm VLOOKUP.

Bước 2: Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Thay thế các tham số như sau:

• lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm (có thể là một giá trị cụ thể hoặc một ô chứa giá trị đó).
• table_array: Phạm vi dữ liệu chứa cột khóa (A và B) trong Sheet 1, dùng để tìm kiếm và trả về dữ liệu.
• col_index_num: Vị trí cột trong table_array mà bạn muốn trả về giá trị từ. Ở đây, nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ cột B của Sheet 1, thì col_index_num sẽ là 2 (vì cột B là cột thứ 2 trong table_array).
• range_lookup: Trường này là tùy chọn. Nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác giá trị khớp nhất, hãy đặt là FALSE hoặc 0. Nếu bạn muốn tìm kiếm gần đúng, hãy đặt là TRUE hoặc 1. Thường thì, để tìm kiếm chính xác, bạn nên sử dụng FALSE hoặc 0.

Tương ứng với đề bài, chúng ta nhập công thức vào ô B2 và nhấn Enter:

 =VLOOKUP(A2,Sheet1!$A$1:$E$9,2)

Trong đó:

• A2: là giá trị dò tìm lookup_value
• Sheet1!$A$1:$E$9: pham vi dữ liệu để tìm kiếm và trả về dữ liệu trong Sheet1. (lưu ý thêm $ để cố định dữ liệu tham chiếu)
• 2: là cột B (tên học sinh).

Bước 3: Nhập công thức hàm VLOOKUP tương tự cho ô Điểm Toán, Điểm Văn, Điểm Anh, với số cột trả về col_index_num của các ô lần lượt là 3; 4; 5. 

5. Cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong Excel bằng macro

Trong Microsoft Excel, một macro được tạo và quản lý thông qua VBA (Visual Basic for Applications), một ngôn ngữ lập trình được tích hợp sẵn trong Excel và các ứng dụng Office khác.

Với sự trợ giúp của macro, bạn có thể sao chép dữ liệu từ worksheet này sang worksheet khác một cách dễ dàng, nhưng trước khi thực hiện cần lưu ý:

• Bạn nên giữ nguyên phần mở rộng của Excel workbook.
• Không nhất thiết worksheet của bạn phải được kích hoạt macro để thực hiện tác vụ.
• Mã bạn chọn cũng có thể được lưu trữ trong một worksheet khác.
• Vì các mã đã chỉ định các chi tiết, vì vậy không cần phải kích hoạt workbook hoặc các ô trước.

Sử dụng mã macro đầy đủ dưới đây để copy dữ liệu từ workbook này sang workbook khác với VBA:

Sub OpenWorkbook()
‘Open a workbook
‘Open method requires full file path to be referenced.
Workbooks.Open “C:\Users\username\Documents\New Data.xlsx”
‘Open method has additional parameters
‘Workbooks.Open(FileName, UpdateLinks, ReadOnly, Format, Password, WriteResPassword, IgnoreReadOnlyRecommended, Origin, Delimiter, Editable, Notify, Converter, AddToMru, Local, CorruptLoad)
End Sub
Sub CloseWorkbook()
‘Close a workbook
Workbooks(“New Data.xlsx”).Close SaveChanges:=True
‘Close method has additional parameters
‘Workbooks.Close(SaveChanges, Filename, RouteWorkbook)
End Sub

Nếu bạn thấy cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác bằng VBA quá phức tạp, bạn nên ưu tiên thử các cách ở trên trước. Hoặc đọc thêm về cách sử dụng VBA ở link bên dưới:

Xem thêm: Tìm hiểu về cách tự tạo hàm Excel trong VBA

Kết luận

Trên đây, Gitiho vừa hướng dẫn các bạn 5 cách lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác trong Excel. Bạn có thể thực hiện theo cách tự động, thủ công hoặc trích xuất dữ liệu từ sheet này sang sheet khác bằng VBA tùy theo nhu cầu. Chúc các bạn thành công.

Nếu bạn muốn được trang bị toàn bộ các kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng thành thạo phần mềm Excel thì hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho.

Tuyệt đỉnh Excel - Khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao

Đây là khóa học được giảng dạy bởi chuyên gia Excel đã có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo cho nhân viên của các tập đoàn lớn như TH True Milk, Samsung, Vietinbank, VP Bank,... Giảng viên sẽ hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc của bạn trong vòng 24h xuyên suốt quá trình học. 

Các bạn có thể học moi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn thời gian hay số lượt học nhé. Khóa học cũng có tặng kèm nhiều tài liệu, ebook cực hay về các thủ thuật trong Excel cho người học tải về miễn phí.

Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy theo dõi Gitiho thường xuyên nhé. Chúng mình sẽ liên tục cập nhật các bài viết mới để hướng dẫn bạn những cách làm việc nhanh chóng và hiệu quả với Excel.