Administrative assistant là công việc gì? Lương cao không?

Administrative assistant là vị trí công việc liên quan đến hành chính có trong hầu hết các công ty. Nhiều người còn cho rằng, đây là công việc lặp đi lặp lại gây nhàm chán và thường xuyên phải làm việc với cả đống giấy tờ. Vậy thực chất công việc này có kém thú vị đến vậy không? Tìm hiểu ngay cùng Gitiho bạn nhé!

Hiểu rõ về administrative assistant, ví dụ

Administrative assistant được hiểu là trợ lý hành chính, nhân viên hành chính, những người làm công việc hành chính cho doanh nghiệp. Vị trí này làm việc dưới sự quản lý của trưởng phòng hành chính hoặc giám đốc doanh nghiệp để thực hiện các công việc được giao.  

Nhân viên hành chính sẽ phải đảm nhận các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách hồ sơ, văn thư và hỗ trợ nhân viên trong công ty về các loại giấy tờ. 

Ví dụ, tại tập đoàn Vingroup, vị trí Administrative assistant sẽ phải làm một số công việc như:

• Tiếp nhận, xử lý công văn gửi đến, công văn gửi đi theo đúng quy trình của tập đoàn. 
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách khoa học. 
• Sắp xếp và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ theo quy trình để tiện tìm kiếm, tra cứu. 
• Lưu trữ bản gốc/bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định. 
• Hỗ trợ các công việc hành chính và sự kiện nội bộ. 
• Thực hiện soạn thảo các văn bản hành chính theo chỉ đạo. 

Hiện nay, công việc hành chính thường không được nhiều người coi trọng bởi họ cho rằng những việc Administrative assistant làm chỉ toàn là công việc liên quan đến giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên, đây là bộ phận rất quan trọng trong các công ty, được ví như “quản gia” của một doanh nghiệp, chỉ 1 ngày không có nhân viên hành chính thôi thì cả văn phòng sẽ náo loạn, lộn xộn. 

Mô tả chi tiết công việc của một Administrative assistant

Trợ lý hành chính sẽ phải làm những công việc gì? Dưới đây là một số đầu mục công việc mà vị trí này sẽ phải đảm nhận: 

• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, sổ sách liên quan đến công việc cho trưởng phòng/giám đốc. 
• Lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị trong và ngoài công ty. 
• Thực hiện các công việc được giao từ trưởng phòng hành chính. 
• Thực hiện các hoạt động, chương trình để gắn kết quản lý với nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. 
• Gửi các văn bản thông báo, hướng dẫn hành chính đến toàn thể nhân viên trong công ty. 
• Cùng với các phòng ban khác trong công ty để giải quyết các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự. 
• Trả lời điện thoại, đón tiếp khách đến văn phòng công ty. 
• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty. 

Để làm administrative assistant, cần có kỹ năng gì?

Một nhân viên, trợ lý hành chính không chỉ giỏi kiến thức chuyên môn mà cần phải trau dồi thêm các kỹ năng để phục vụ công việc một cách hiệu quả nhất như: 

Kỹ năng giao tiếp

Bất kỳ công việc nào cũng vậy, kỹ năng giao tiếp chính là sợi dây để kết nối các mối quan hệ trong công việc, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách tốt nhất. Hơn nữa, là người làm hành chính bạn phải giao tiếp thường xuyên với mọi người trong công ty và có nhiệm vụ kết nối các bộ phận trong một doanh nghiệp. Vì vậy, việc giao tiếp tốt và giao tiếp khéo léo sẽ phục vụ bạn rất nhiều trong công việc như làm việc với đồng nghiệp, làm việc với BOD, trả lời khách hàng, làm lễ tân hay giao tiếp văn bản. 

Có thể hữu ích với bạn: Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng tin học văn phòng

Đây là kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết của một Administrative assistant. Để giải quyết tốt các công việc ở văn phòng bạn phải thành thạo các phần mềm tin học như Excel, Word và Powerpoint. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, chỉ cần biết cách thao tác bạn sẽ hoàn thành tốt những vấn đề liên quan đến soạn thảo văn bản, tính toán, bài trình chiếu, khảo sát, lọc thông tin… 

“Tin học văn phòng là ngôn ngữ còn quan trọng hơn cả tiếng Anh” là nhận định của nhiều chuyên gia nói về tầm quan trọng của nó. Như bạn thấy đấy, tiếng Anh thì có thể dịch bởi google dịch, nhưng sẽ chẳng có một phần mềm nào giúp bạn làm báo cáo hay mô phỏng biểu đồ, soạn thảo văn bản cả. 

Nếu chưa có nhiều chuyên môn về tin học văn phòng, bạn có thể tham khảo ngay các khóa học tại nền tảng giáo dục Gitiho, được rất nhiều dân văn phòng đánh giá cao như khóa học Excel Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel, Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản, Bứt phá PowerPoint chỉ trong 3h, Google Sheets từ Cơ bản đến Nâng cao… 

Có thể hữu ích với bạn: 26 hàm Excel thường sử dụng trong nghiệp vụ Hành chính Nhân sự

Kỹ năng sắp xếp khoa học

Mỗi ngày, nhân viên hành chính phải làm việc với rất nhiều hồ sơ, có hồ sơ mới, hồ sơ cũ từ nhiều năm về trước. Vì vậy, khi sắp xếp bạn phải tư duy được cách xếp sao cho khoa học nhất, để nếu có nhu cầu tìm lại thì không mất nhiều thời gian và biết chính xác được chúng đang nằm ở vị trí nào. 

Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc, chắc hẳn không tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc hay rơi vào những tình huống khó xử, bất ngờ. Trong những trường hợp này, bạn phải thật sự bình tĩnh, biết lắng nghe, biết nhìn nhận đa chiều và đặt mình vào vị trí của người khác để thấu hiểu. Tốt nhất là nên hạn chế tối đa những thái độ tiêu cực tránh làm ảnh hưởng đến công việc và mối quan hệ với những người xung quanh. 

Kỹ năng quản lý thời gian

Như liệt kê ở trên, các đầu mục công việc của nhân viên hành chính rất nhiều, khi thì phải tiếp xúc với văn thư, tài liệu, khi thì đón tiếp đối tác, khi thì chuẩn bị cuộc họp, làm các công việc nội bộ… Dù công việc không quá nặng nhọc nhưng nếu không biết cách sắp xếp công việc và quản lý thời gian tốt, bạn rất dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi, stress. 

Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, một khi thời gian trôi đi bạn sẽ không thể nào “ước gì thời gian quay trở lại”, dù chỉ 1 giây. Như Benjamin Franklin đã nói: “Đừng bao giờ để đến ngày mai những việc bạn có thể làm ngày hôm nay.” 

Vì vậy, khi phải làm nhiều việc bạn nên biết cách quản lý thời gian của mình hiệu quả để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc trong ngày hôm đó. 

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian: Lợi ích và cách quản lý thời gian hiệu quả nhất

Lương administrative assistant cao không? 

Mức lương của nhân viên, trợ lý hành chính thường dao động trong khoảng 7-15 triệu tùy vào quy mô công ty, kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn có. Nếu bạn là người có từ 3-5 năm kinh nghiệm và thành thạo kỹ năng tin học văn phòng thì có thể mức lương của bạn sẽ nhỉnh hơn nhiều, lên đến 20 triệu cho vị trí này.

Học gì để làm administrative assistant?

Nếu bạn định hướng nghề nghiệp của mình là nghề hành chính, bạn có thể theo học các chuyên ngành như quản trị nhân sự, quản trị văn phòng, luật, hành chính… tại một số trường Đại học như Kinh tế Quốc Dân, Khoa học xã hội và Nhân văn, Nội Vụ, Thương Mại, Lao động và Xã hội… 

Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều không bắt buộc nhân viên, trợ lý hành chính phải đúng chuyên ngành, nếu bạn có niềm đam mê và có những kỹ năng của một nhân viên hành chính thì bạn có thể tự tin ứng tuyển. 

Xem thêm: Trả lời câu hỏi phỏng vấn nghề hành chính nhân sự phổ biến

Cơ hội nghề nghiệp của administrative assistant

Tại hầu hết các công ty, nhân viên hành chính là vị trí không thể thiếu để đảm bảo hoạt động công ty, văn phòng diễn ra đúng trình tự. Có thể thấy, nhu cầu tuyển dụng của các công ty cho vị trí nhân viên, trợ lý hành chính là rất cao, “dạo qua” một vòng trên các trang tuyển dụng có thể thấy:

• Top Cv: có hơn 1000 việc làm liên quan đến vị trí này.

• Careerbuilder: có hơn 300 việc làm liên quan đến vị trí này.

• Vietnamworks: có khoảng 100 việc làm cho vị trí này.

Vì vậy, không quá khó khăn để bạn có thể tìm được vị trí Administrative assistant trong các công ty, doanh nghiệp ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. 

Trên đây là những thông tin về nghề Administrative assistant, hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc đang quan tâm vị trí này. Có thể thấy đây là vị trí quan trọng trong nhiều công ty, giúp bạn học hỏi thêm được nhiều kỹ năng và mở rộng mối quan hệ của mình hơn rất nhiều.