Bí kíp sử dụng hàm COUNTIF hiệu quả gấp 2 lần bằng ký tự đại diện

Giới thiệu các ký tự đại diện Wildcard dùng với hàm COUNTIF

Bạn đã quá quen với hàm COUNTIF rồi. Nhưng có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe đến thuật ngữ Wildcard - các ký tự đại diện trong Excel. Vậy các ký tự này là gì? Chúng được sử dụng như thế nào trên trang tính Excel? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.

Wildcard là gì?

Wildcard trong Excel, hay còn gọi là các ký tự đại diện, là các ký tự đặc biệt được sử dụng để thay thế cho các ký tự thông thường trong quá trình tìm kiếm các giá trị cụ thể trên trang tính Excel. Đây là các ký tự cực kỳ lợi hại khi bạn cần tham chiếu dữ liệu theo cách tương đối, nghĩa là không cần chính xác hoàn toàn.

Trong cú pháp hàm COUNTIF, các ký tự đặc biệt sẽ giúp chúng ta đưa vào hàm đếm trong Excel các giá trị chỉ giống nhau một phần, thay vì toàn bộ các ký tự trong ô tính Excel.

Các ký tự đại diện trong Excel

Nếu như bạn vẫn còn đang mơ hồ về các ký tự đại diện trong Excel, phần dưới đây sẽ giải đáp các khúc mắc của bạn trước khi chúng ta đi vào tìm hiểu cách sử dụng các ký tự wildcard với hàm COUNTIF.

Trong Excel có 3 ký tự đại diện bạn có thể sử dụng:

• Dấu sao (*)
• Dấu hỏi (?)
• Dấu ngã (~)

Chúng ta sẽ cùng hiểu rõ hơn về công dụng của các ký tự này đối với hàm COUNTIF nhé.

Dấu sao (*)

1. Vai trò

Dấu sao trong Excel có thể thay thế một hoặc một nhóm các ký tự thông thường trong một chuỗi ký tự, bao gồm cả ký tự văn bản và ký tự số ở định dạng văn bản.

2. Ví dụ

• Dấu sao đặt ở cuối chuỗi: Giá trị "Gi*" có thể đại diện cho tất cả các giá trị trên Excel bắt đầu với "Gi", ví dụ như "Gió","Giỏi","Gitiho", "Gitiho01",...
• Dấu sao đặt ở đầu chuỗi: Giá trị "*10" có thể đại diện cho tất cả các giá trị trên Excel kết thúc bằng "10", bất kể giá trị có bao nhiêu ký tự đứng trước "10", ví dụ như "Gitiho10", "2010", "20211810",...

Ngoài ra, nếu nhìn vào hình dưới đây, bạn có thể thấy khi tìm kiếm "LÊ*", Excel sẽ hiện ra toàn bộ các tên bắt đầu bằng họ Lê. Ví dụ này cho thấy các ký tự đại diện không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Như vậy, bạn đã bắt đầu hiểu rõ hơn về vai trò của các ký tự đặc biệt rồi đúng không nào?

Dấu hỏi (*)

1. Vai trò

Dấu hỏi trong Excel có thể thay thế một ký tự trong chuỗi văn bản Excel. Bạn có thể sử dụng ký tự này với hàm COUNTIF khi bạn cần đưa vào công thức hàm đếm trong Excel các giá trị cụ thể mà không giống nhau hoàn toàn.

2. Ví dụ

Trong một danh sách tên, giá trị "Th? " (với một khoảng trắng sau dấu hỏi) sẽ giúp bạn tìm ra tất cả các giá trị chứa một từ 3 ký tự bắt đầu với "Th", ví dụ như "Thị" và "Thu".

Dấu ngã (~)

1. Vai trò

Dấu ngã trong Excel giúp cho hàm COUNTIF nhận diện các ký tự đại diện khác bao gồm dấu sao(*) và dấu hỏi (?) là một ký tự thông thường.

2. Ví dụ

Trong hình dưới đây, chúng ta tìm kiếm ký tự dấu sao (*) trong danh sách tên bằng cách nhập *~*

• Dấu sao thứ nhất đóng vai trò là một ký tự đại diện.
• Dấu sao thứ hai đóng vai trò là một ký tự thông thường cần tìm kiếm.

Với 3 phần giới thiệu về các ký tự đại diện có thể sử dụng với hàm COUNTIF phía trên, chắc hẳn bạn đã hiểu về vai trò của các ký tự này rồi đúng không? Vậy thì chúng ta sẽ cùng khám phá các ví dụ của hàm COUNTIF khi đi kèm với wildcard ngay dưới đây nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn 4 cách tách tên trong Excel để tách riêng họ, tên và tên đệm

Công thức hàm COUNTIF kết hợp ký tự đại diện Wildcard

Giờ thì bạn đã biết cách sử dụng hàm COUNTIF nếu như có một danh sách tên và cần đếm tổng số người cùng họ hoặc cùng tên rồi. Tất cả những gì bạn cần thêm vào công thức hàm COUNTIF của mình là các ký tự đặc biệt.

Cụ thể hơn, bạn có thể nhìn vào hình minh họa của mình với hàm COUNTIF trong Excel dưới đây.

Cách dùng hàm COUNTIF để đếm số người họ Lê:

=COUNTIF($B$2:$B$31,$I$8&"*")

Trong đó:

• $B$2:$B$31 là phạm vi cần áp dụng hàm đếm trong Excel.
• $I$8&"*" là điều kiện đếm, được hiểu là chuỗi văn bản tại ô I8 ("Lê") kết hợp ký tự đại diện dấu sao.

Tương tự như vậy, chúng ta có công thức hàm COUNTIF để đếm số người tên Anh trong bảng:

=COUNTIF($B$2:$B$31,"*"&$I$11)

Trong đó:

• $B$2:$B$31 là phạm vi cần áp dụng hàm đếm trong Excel.
• "*"&$I$11 là điều kiện đếm, được hiểu là ký tự đại diện dấu sao kết hợp chuỗi văn bản tại ô I11 ("Anh").

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIF để đếm theo điều kiện trong Excel

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về hàm COUNTIF và các ký tự đại diện wildcard trong Excel. Việc kết hợp các ký tự dấu sao (*), dấu hỏi (?) và dấu ngã (~) chắc chắn sẽ giúp cho công thức hàm COUNTIF của bạn trở nên linh hoạt hơn, đáp ứng các yêu cầu đếm trong Excel cụ thể.

Hy vọng bạn đã học được thêm một thủ thuật hữu ích về hàm COUNTIF dành cho công việc của mình sau khi đọc bài viết ngày hôm nay. Để tích lũy thêm kiến thức về các hàm cũng như phần mềm Excel, bạn hãy tham khảo thêm các bài viết về Excel trên blog Gitiho nhé.

Nếu bạn là người mới bắt đầu tìm hiểu về Excel và chưa biết mình nên bắt đầu từ đâu, hãy tham gia ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho để học tất cả các kiến thức nền tảng cũng như thực hành các ứng dụng thực tế của Excel vào công việc văn phòng nhé. Nếu như có bất kỳ câu hỏi nào về bài học, bạn chỉ cần bình luận, và giảng viên sẽ giải đáp cho bạn chỉ trong vòng 24 giờ. Vậy thì bạn còn chần chừ gì mà không đăng ký ngay nào!

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!