Cách hạch toán mua nguyên liệu và lập bảng nhập kho nguyên liệu

Nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp sản xuất thì sẽ tiếp xúc với công việc hạch toán nhập kho - xuất kho nguyên liệu. Hãy bỏ một chút thời gian đọc bài viết này, chúng mình sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước hạch toán mua nguyên liệu, vật liệu và lập bảng nhập kho cho các bạn kế toán.

Hướng dẫn hạch toán mua nguyên liệu và lập bảng nhập kho nguyên liệu

Căn cứ vào tình hình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, công ty sẽ lên kế hoạch để mua nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho việc sản xuất. Ở đây chúng mình có một hóa đơn mua nguyên liệu là Inox để nhập kho của một công ty như sau:

Hạch toán mua nguyên liệu

Cũng giống như khi mua công cụ dụng cụ hay tài sản cố định, trước tiên các bạn cần hạch toán khoản chi mua hàng này vào sổ nhật ký chung. Sau đó các bạn cần hạch toán chi tiết vào bảng phân bộ và bảng khấu hao để chúng ta theo dõi. Nội dung hạch toán vào sổ nhật ký chung sẽ giống như trong hình ảnh dưới đây:

Nếu bạn chưa hiểu rõ về các phần, mục trong sổ nhật ký chung thì hãy đọc bài viết hướng dẫn thiết lập sổ nhật ký chung mà chúng mình đã chia sẻ trước đây nhé.

Lưu ý: Đối với công ty sản xuất, khi mua nguyên liệu, vật liệu về thì sẽ hạch toán vào sổ kho để sau này có thể lên được báo cáo chi tiết về nhập - xuất và tồn kho. Đối với công ty xây dựng, thông thường sẽ ít khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho rồi mới xuất đi công trình mà sẽ nhập thẳng về công trường luôn. Do đó với công ty xây dựng thì khi hạch toán các bạn không định khoản nợ tài khoản 152 mà sẽ có 2 cách là:

• Với doanh nghiệp theo chế độ kế toán được quy định ở Thông tư 200: Hạch toán nợ tài khoản 621 - chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp. 
• Với doanh nghiệp theo chế độ kế toán được quy định ở Thông tư 133: Hạch toán nợ tài khoản 154 - chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết lập Phiếu nhập kho theo Thông tư 133 trên Excel

Lập bảng nhập kho nguyên liệu

Sau khi đã hạch toán mua nguyên liệu, vật liệu xong thì bạn cần hạch toán chi tiết vào sổ nhập - xuất - tồn. Chúng mình có đính kèm mẫu file Excel bảng kê nhập - xuất vật tư theo bài viết này. Các bạn tải về để chúng ta cùng thực hành nhé. 

Trong file Excel các bạn tải về có 2 trang tính Excel mà các bạn cần chú ý là trang nhập - xuất kho và trang tổng hợp nhập - xuất - tồn kho như trong hinh ảnh dưới đây:

Trước hết, ở cột "Phiếu nhập", chúng mình nhập mã phiếu là PNV001. Khi đó bên cột "Nội dung" sẽ tự hiển thị luôn thông tin. Các bạn có thể tự lập ra bảng mã phiếu rồi dùng hàm IF ở cột "Nội dung" là được nhé. Điều này tùy thuộc vào cách quản lý hàng hóa riêng của từng công ty nên các bạn không cần nhập đúng như của chúng mình. Nếu bạn chỉ đang thực hành cho biết thì cứ nhập đúng theo hình dưới đây để ghi nhớ các thao tác nhé:

Phần số hóa đơn, ngày tháng thì các bạn nhập theo thông tin của hóa đơn GTGT đã được cung cấp ở đầu bài viết. Riêng cột "Mã đơn vị nhập/xuất" và "Tên đơn vị nhập/xuất", nếu các bạn muốn chỉ cần nhập cột mã là cột tên sẽ tự động hiển thị đúng thì xem lại hướng dẫn trong bài quản lý danh mục đối tác với hàm VLOOKUP nhé.

Sang đến cột "Tài khoản" thì các bạn hạch toán nợ tài khoản 152, có tài khoản 331. Ở cột "Mã vật từ" và "Tên vật tư" chúng mình đã đặt sẵn công thức hàm IF lồng hàm VLOOKUP nên chỉ cần nhập đúng mã vật tư là tên sẽ tự động hiển thị, 

Ở phần "Nhập trong kỳ" thì cột Số lượng nhập và Đơn giá nhập các bạn điền theo hóa đơn GTGT được nhà cung ứng gửi. Cột thành tiền thì các bạn nhập công thức cho nó bằng cột Đơn giá nhập x Số lượng nhập là Excel sẽ tự tính toán ra được. Đến đây là đã hoàn thành xong việc nhập thông tin vào bảng nhập kho nguyên liệu.

Trong trường hợp có yêu cầu xuất kho thì các bạn cũng làm tương tự. Chỉ có một số điểm khác cần lưu ý là:

• Xuất kho sẽ định khoản nợ tài khoản 621, có tài khoản 152.

• Không nhập thông tin vào mục Nhập trong kỳ mà sẽ nhập ở mục Xuất trong kỳ ghi nhận giá vốn, Xuất trong kỳ ghi nhận giá bán. Chúng mình cũng đã nhập sẵn công thức để khi bạn nhập số lượng vào thì sẽ tự động hiển thị thông tin về đơn giá xuất và thành tiền.

• Cần nhập thông tin tài khoản kho và mã sản phẩm để sau này có thể tính giá thành.

• Cần phải tính tổng giá tị ở cột Kiểm tra Tồn cuối kỳ

Như vậy là các bạn đã hạch toán xong cho trường hợp muốn xuất nguyên liệu, vật liệu từ kho. Nếu đến cuối kỳ cần làm báo cáo thì các bạn mở trang tính là bảng nhập - xuất - tồn kho lên. Các bạn chú ý những cột sau nhé:

• Nhập trong kỳ: Tổng hợp theo từng mã sản phẩm. Hãy dùng hàm SUMIF để tính tổng có điều kiện.
• Xuất trong kỳ: Tổng hợp theo từng mã sản phẩm tương tự như Nhập trong kỳ. 
• Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Phát sinh tăng - Phát sinh giảm.
• Cần tính đơn giá bình quân của cuối kỳ này để chuyển sang đầu kỳ sau.

Ngoài ra, trong file Excel đính kèm bài viết còn có trang tính bảng kê nhập - xuất thành phẩm thì các bạn cũng thao tác tương tự như với bảng kê nhập - xuất nguyên, vật liệu. Điểm khác biệt chỉ nằm ở mục giá là giá sản xuất ra, không phải giá mua về. 

Lưu ý: Nếu bạn làm việc cho doanh nghiệp thương mại, không sản xuất hay xây dựng thì bạn lập bảng nhập - xuất - tồn cho hàng hóa, định khoản vào tài khoản 156 - Hàng hóa nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn làm phiếu nhập kho trên Excel

Kết luận 

Như vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu xong về cách hạch toán mua nguyên liệu, vật liệu và lập bảng nhập kho chuẩn cho kế toán. Các bạn cứ làm theo đúng những bước được hướng dẫn trong bài viết là được nhé. Đừng quên theo dõi Gitiho thường xuyên để được chia sẻ miễn phí nhiều kiến thức hay về nghề kế toán.

Nếu bạn muốn được học kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về nghiệp vụ kế toán thực tế tại doanh nghiệp thì hãy tham gia vào khóa học dưới đây:

Khóa học Kế toán tổng hợp từ A-Z: Tích lũy kiến thức và kinh nghiệm thực tế tương đương 3 năm đi làm

Có thể trước đây bạn đã được học nhiều lý thuyết hoặc đang làm công việc kế toán cho doanh nghiệp nhưng chưa được tiếp xúc nhiều với chứng từ thực tế. Tham gia vào khóa học này, bạn sẽ được học nghiệp vụ kế toán cả lý thuyết đan xen thực hành trên Excel và phần mềm Misa. Bạn sẽ hiểu được các nội dung công việc chính của kế toán ở doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành khóa học, bạn sẽ tự tin xử lý tốt chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo thuế,... để vươn lên các vị trí cao hơn trong công việc. Thành thạo nghiệp vụ còn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nhưng lại tiết kiệm thời gian hơn, hoàn toàn có thể nhận thêm công việc khác để nâng cao thu nhập.

Bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ 24/7 xuyên suốt quá trình học nên đừng ngại ngần để lại câu hỏi nếu bạn chưa hiểu bài nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả!