Cách phân loại Bill gốc trong xuất nhập khẩu và những lưu ý khi xử lý vận đơn

Trong xuất nhập khẩu, chắc hẳn chúng ta đã nắm rõ được các loại vận đơn như HBL, MBL hay sự khác biệt giữa Vận đơn theo lệnh và Vận đơn đích danh. Ở bài viết này, Gitiho.com sẽ đi sâu hơn vào việc phân loại vận đơn gốc (hay Bill gốc) cũng như các lưu ý khác về vấn đề vận đơn.

Phân loại vận đơn theo tính chất của vận đơn

Vận đơn gốc 

Vận đơn gốc: Là vận đơn có chữ (dấu) Orginal và luôn phát 03 bản được đánh theo thứ tự: First original, Second original và Third original đi kèm với đó là 3 bản copy

Như hình ảnh trên đây là một vận đơn gốc của hãng tàu Yang Ming. Mặt trước sẽ có chữ Original và mặt sau sẽ hiển thị những điều khoản ràng buộc liên quan đến vấn đề hàng hải. Nếu như là vận đơn theo lệnh thì mặt sau sẽ có chữ "Deliver to" và phải ký hậu Bill gốc.

Quy trình và đường đi của Bill gốc

Dựa vào hình ảnh minh hoạ này chúng ta sẽ theo dõi quy trình của một Bill gốc trong quá trình xuất nhập khẩu:

- FWD 1 phát hành ra Bill và đưa cho Shipper, cùng lúc đó CNEE muốn lấy được hàng, chứng minh hàng hoá là của mình thì phải có Bill.

- Shipper sẽ phải chuyển Bill cho CNEE qua đường chuyển phát nhanh quốc tế . Khi CNEE đã có trên tay Bill gốc nhưng vẫn chưa làm thủ tục được mà phải đưa Bill gốc cho FWD 2

- FWD 2 đã có Bill gốc rồi thì sẽ phát lệnh cho CNEE lấy được hàng. Hay để dễ hiểu hơn thì FWD 1 có nghĩa vụ phát hành Bill gốc, FWD 2 sẽ thu hồi Bill gốc từ CNEE để chứng minh rằng mình đã giao hàng, rồi phát cho CNEE lệnh giao hàng thì lúc này quyền sở hữu trực tiếp là của CNEE, lúc này CNEE mới làm thủ tục hải quan được 

Khi Bill gốc đã được thu hồi thì 2 bản Bill còn lại sẽ không còn giá trị nhận hàng nữa. Có nghĩa là trên thị trường có 3 bản, CNEE hoặc Shipper có thể lưu 3 bản này, nhưng một khi Bill gốc đã được thu từ FWD thì FWD sẽ ra lệnh cho CNEE lấy hàng rồi CNEE làm thủ tục hải quan.

Xem thêm: Tìm hiểu về Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL) trong Xuất nhập khẩu

Vận đơn Telex (Telex Bill) (Surrendered B/L)

Khi Shipper yêu cầu Surrendered B/L có nghĩa là họ gửi yêu cầu của mình đến hãng tàu hoặc FWD yêu cầu trả hàng (Release Cargo) cho CNEE mà không cần B/L gốc nộp tại POD. Trong trường hợp này Bill gốc sẽ được thu hồi tại POL và hãng tàu (line) hoặc FWD sẽ làm một điện giao hàng (Đóng dấu Surrendered vào Bill và Scan qua email) báo từ POL sang POD. Và khi đã nhận được thông tin thì họ sẽ không cần thu hồi vận đơn gốc.

Quy trình của vận đơn Telex

Ví dụ: Shipper đặt vỏ Cont của FWD 1 và thông báo với FWD 1 rằng Shipper và CNEE đã ký kết 1 vận đơn Telex nên không cần thiết phải lấy Bill gốc. Đồng nghĩa với việc FWD 1 chỉ cần làm bản pdf của vận đơn Telex để đưa cho Shipper, CNEE để xác nhận là đã nhận được.

Nhưng trong trường hợp Shipper phải đợi CNEE thanh toán tiền hàng cho Shipper thì bên Shipper sẽ liên hệ với FWD 1 bằng Telex Bill cho CNEE nhận hàng. Nếu như Shipper đã nhận được thanh toán thì sẽ báo lại với FWD 1 về việc CNEE đã thanh toán đầy đủ và sẽ giao hàng cho CNEE. Lúc này FWD 1 sẽ đóng dấu Telex vào bản pdf của Bill rồi gửi cho FWD 2 một bản pdf có đóng dấu trên Bill qua email. Khi FWD 2 nhận được Email rồi thì sẽ giao lệnh cho CNEE mà không cần thu hồi Bill gốc.

Tức có nghĩa là Shipper và CNEE ký kết với nhau sử dụng Bill Telex. Sau khi CNEE thanh toán cho Shipper thì Shipper sẽ báo cho FWD 1 đóng dấu Telex vào Bill rồi gửi cho FWD 2 . FWD 1 gửi cho FWD 2 Bill bản pdf có đóng dấu Telex. Khi FWD 2 đã nhận được email của FWD 1 rồi thì sẽ gửi lệnh giao hàng cho CNEE, lúc này CNEE sẽ đi lấy hàng mà không cần Bill gốc cho FWD 2.

Lưu ý: Bill Telex chỉ áp dụng cho vận đơn đích danh 

Một vài lưu ý khác về xử lý vận đơn

Ký lùi HBL

Ký lùi HBL (Back date bill) bị coi là hành động gian lận. Tuỳ theo mối quan hệ có thể chấp nhận ký lùi HBL một cách hạn chế với điều kiện là phải có Giấy cam kết (Indemnity Letter) của Shipper hoặc được CNEE chấp nhận việc ký lùi. Vì khi vận đơn lùi ngày khá xa so với B/L date thực tế và Shipper đòi lấy vận đơn trước thời điểm hàng on board hoặc trước khi FWD nhận đủ hàng. Mục đích là Shipper mang bộ chứng từ không xuất trình cho ngân hàng, lấy được tiền hàng rồi bặt vô âm tín là nguy hiểm cho FWD. 

Chúng ta có ví dụ về một trường hợp như sau: 

Shipper và CNEE kì với nhau một hợp đồng là phải giao hàng ngày mồng 6, nhưng con tàu lại khởi hành vào ngành mồng 8. Lúc này Shipper sẽ liên hệ với CNEE để thông báo rằng nếu như tàu không đi đúng ngày mồng 6 thì Shipper sẽ bị phạt hợp đồng. Nếu như Shipper và FWD 1 là chỗ thân quen thì FWD 1 sẽ ký lùi vận đơn xuống ngày mồng 6, nhưng bản chất tàu khời hành là ngày 8. Thế nhưng FWD 1 đang đứng trước mối nguy là tình huống xấu nhất xảy ra sẽ là đến mồng 8 Shipper vẫn không gửi hàng hoặc Shipper cầm tiền của CNEE trốn mất. Vì vậy Back date bill trong giao vận là điều chúng ta không nên làm. 

Xem thêm: Phân loại vận đơn đích danh và vận đơn theo lệnh trong xuất nhập khẩu

Ghi chú trong vận đơn 

- Received for shipment (Taken in charge): Gọi là "Vận đơn đã nhận hàng để xếp". Cont hàng đang nằm trong CY hoặc ICD, trạng thái Cont hàng lúc này CHƯA được XẾP LÊN TÀU.

- Laden on board: Có nghĩa là hàng hoá đã được xếp lên tàu và không được hiểu là tàu đã rời bến cùng hàng hoá trên tàu.

- Shipped on board: Đi kèm với một ngày cụ thể, điều đó có nghĩa là hàng hoá được mô tả trên vận đơn đã được xếp lên khoang tàu và con tàu đã khởi hành vào ngày đó.

- Clean on board hay Cleaned on board hay Clean shipped on board gọi là "Vận đơn hoàn hảo". Vận đơn này được cấp khi hàng đã THỰC SỰ được XẾP LÊN TÀU và không có ghi chú của người vận chuyển về tình trạng xấu của hàng hoá hoặc bao bì bị khuyết tật hay bị hư hỏng. Hàng đã được xếp lên tàu hoàn hảo.