CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN KINH TẾ ĐẤU THẦU

Ban kinh tế đấu thầu là một bộ phận rất quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thường xuyên tham gia đấu thầu để nhận thầu như: Doanh nghiệp xây dựng, doanh nghiệp cung cấp vật tư….Vậy, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của ban kinh tế đấu thầu là gì? Cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Khóa học:  Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu

Mục tiêu hoạt động của ban kinh tế đấu thầu

1. Đảm bảo lựa chọn được nhà thầu, đơn vị cung cấp phù hợp nhất để triển khai thực hiện các dự án của Doanh nghiệp  và đảm bảo hiệu quả chất lượng, tiến độ kinh tế của mỗi dự án đầu tư.
2. Đảm bảo việc cung cấp, quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt các hoạt động của Doanh nghiệp và các dự án mà Doanh nghiệp triển khai.
3. Lập khối lượng, thông tin mời thầu cho các gói thầu trên cơ sở thiết kế được Chủ Đầu tư phê duyệt, cung cấp thông tin hỗ trợ Ban Vật tư và Đấu thầu trong công tác đấu thầu và mua sắm vật tư, thiết bị.
4. Đảm bảo công tác thanh quyết toán các hợp đồng, dự án đúng với hoàn công và nghiệm thu được Chủ Đầu tư phê duyệt. Ngăn ngừa gian lận, sai lệch về khối lượng thanh toán, đảm bảo tính pháp lý cho các hồ sơ thanh quyết toán của Doanh nghiệp.

Chức năng của ban kinh tế đấu thầu

1. Tổ chức và quản lý công tác đấu thầu cho các dự án của .
2. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc Công ty trong việc thẩm định giá đầu vào nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị xây dựng để phục vụ cho việc triển khai thực hiện các dự án của Công ty;
3. Lập kế hoạch và thực hiện mua/bán các vật tư, thiết bị theo đơn đặt hàng của các dự án/công ty trong Doanh nghiệp.
4. Tiếp nhận, quản lý, cấp phát các vật tư, thiết bị đúng xuất xứ, quy cách, số lương, chủng loại. Thực hiện bảo hành, sửa chữa thiết bị, tập hợp hồ sơ liên quan phục vụ công tác thanh, quyết toán dự án;
5. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vật tư tại các đơn vị.
6. Phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị thuộc Doanh nghiệp  trong công tác cung cấp số liệu tổng mức đầu tư dự án của Doanh nghiệp .
7. Lập khối lượng và thông tin ban đầu của các gói thầu thi công tại các dự án của Doanh nghiệp  phục vụ công tác đấu thầu và mua sắm vật tư, thiết bị.
8. Kiểm soát công tác Thanh quyết toán cho các gói thầu thi công tại các dự án của Doanh nghiệp .
9. Kiểm soát thất thoát trong hoạt động Thanh quyết toán liên quan đến đầu tư xây dựng của Doanh nghiệp .

Nhiệm vụ của ban kinh tế đấu thầu

Phòng đấu thầu

a.     Xây dựng tiêu chuẩn, quy trình, quy định lựa chọn nhà thầu;

b.     Tổ chức đấu thầu cho các gói thầu thiết kế, xây lắp và mua sắm vật tư thiết bị của Tập         đoàn .

c.     Tham mưu cho Hội đồng đấu thầu/Ban QLCDA về công tác đấu thầu (lựa chọn tư vấn  QLDA, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư).

d.     Chủ trì (phối hợp với các phòng/ban) việc đàm phán hợp đồng các gói thầu.

e.     Quản lý công tác đấu thầu của các gói tư vấn QLDA.

f.      Hỗ trợ các phòng/ban khác về chuyên môn đấu thầu.

g.     Lưu trữ và quản lý tài liệu đấu thầu.

h.     Các nhiệm khác theo phân công của Lãnh đạo Ban.

Từ điển năng lực là gì? Ý nghĩa của từ điển năng lực với doanh nghiệp

Phòng vật tư

Mua sắm và cung ứng vật tư, thiết bị

1. Chủ trì xây dựng quy trình mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ trực tiếp các Công trình, dự án của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
2. Phối hợp với các phòng ban liên quan xây dựng kế hoạch dự phòng vật tư, thiết bị cần thiết đủ để đáp ứng yêu cầu hoạt động đầu tư xây dựng của Doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
3. Triển khai kế hoạch, mua sắm vật tư, thiết bị, theo quy định của Công ty. 
4. Soạn thảo, đàm phán, tổ chức ký kết các hợp đồng mua sắm vật tư, thiết bị trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
5. Thực hiện mua sắm, cấp phát, bàn giao sử dụng vật tư, vật liệu cho các Ban QLDA và các Công ty thành viên. Kết hợp cùng các Ban QLDA và các Công ty thành viên tổ chức thực hiện công tác mua bán, quản lý, cấp phát vật tư theo đúng quy định.
6. Hỗ trợ các phòng ban khác hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác thanh lý vật tư, vật liệu tồn kho, hết khấu hao, phế liệu.
7. Xử lý, hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán hợp đồng các gói cung ứng vật tư mà Phòng vật tư thực hiện.
8. Tham gia cùng Ban Tổng Giám đốc, phòng ban chức năng Công ty – Doanh nghiệp xét các gói thầu xây dựng.
9. Các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo Ban.

Quản lý, giám sát kỹ thuật và kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào

1. Phối hợp kiểm tra chất lượng và nghiệm thu vật tư đầu vào trước khi nhập kho.
2. Phối hợp kiểm soát việc tiếp nhận, lưu giữ và sử dụng các loại vật tư hàng hóa, nhiên liệu, máy móc, thiết bị, công cụ hỗ trợ sản xuất của tất cả các bộ phận liên quan. 

Phòng Khối lượng Mời thầu

1. Thực hiện công tác lập đầu bài các gói thầu, đề xuất cung ứng vật tư (đo bóc tách khối lượng, thông số kỹ thuật, các dữ liệu khác,..) sau khi nhận hồ sơ thiết kế từ Đơn vị kiểm soát thiết kế, Đơn vị quản lý dự án.
2. Tiếp nhận phản hồi liên quan đến khối lượng gói thầu do các Nhà thầu điều chỉnh, bổ sung hoặc đề xuất. Thực hiện rà soát, đánh giá và tiến hành điều chỉnh, bổ sung (nếu có) để phát hành, cập nhật khối lượng mời thầu trước khi chuyển Phòng Đấu thầu, Phòng Vật tư.
3. Phối hợp Phòng Phân tích Đầu tư – Ban Đầu tư trong công tác kiểm soát khối lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại vật tư, thiết bị để khống chế các gói thầu không vượt suất đầu tư, tổng mức đầu tư ban đầu được Chủ Đầu tư phê duyệt.
4. Phối kết hợp với Phòng Đấu thầu, Phòng Vật tư, Đơn vị kiểm soát thiết kế, Đơn vị Tư vấn quản lý dự án trong công tác đánh giá giải pháp kỹ thuật để lựa chọn nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư, thiết bị.
5. Hỗ trợ các Phòng, Ban, Đơn vị khác về chuyên môn khối lượng trong công tác Xây dựng cơ bản.
6. Quản lý, lưu trữ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn của Phòng.
7. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

Phòng Thanh Quyết toán

1. Kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán của tất cả các nhà thầu, tổ đội trong thời gian đầu tư xây dựng bất động sản đúng với quy trình, tuân theo quy định của hợp đồng và pháp luật hiện hành. Tham vấn, cung cấp thông tin giúp Lãnh đạo xem xét lựa chọn nhà thầu đảm bảo đủ năng lực triển khai công việc.
2. Thực hiện công tác hợp đồng của  Faros bao gồm: Kiểm tra, rà soát, quản lý, theo dõi, trình duyệt các công việc liên quan đến giao khoán tổ đội, nhà thầu nhân công, hợp đồng thuê, mua thiết bị, vật tư phục vụ thi công… bao gồm phát sinh đối với các hợp đồng đã ký và đang thực hiện.
3. Kiểm soát khối lượng nhà thầu thi công theo đúng khối lượng thiết kế đã được phê duyệt và theo phát sinh.
4. Kiểm soát, đối trừ vật tư do Chủ đầu tư hoặc nhà cung cấp khác (do Chủ đầu tư lựa chọn). 
5. Kiểm tra hồ sơ thanh quyết toán vật tư, thuê/mua máy móc thiết bị phục vụ thi công tại tất cả các dự án đầu tư xây dựng bất động sản của Doanh nghiệp.
6. Hỗ trợ, hướng dẫn các Phòng/Ban khác và các đơn vị thành viên về chuyên môn thanh quyết toán công trình, dự án.
7. Lưu trữ hồ sơ thanh quyết toán theo quy định của pháp luật và quy định của Doanh nghiệp.
8. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

Quyền hạn của ban kinh tế đầu tư 

1. Được quyền chủ động triển khai các kế hoạch, phương án, biện pháp quản lý, điều hành theo đúng quy chế tổ chức hoạt động của đơn vị và những quy định của Công ty.
2. Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên của Ban. 
3. Được quyền tham gia đóng góp ý kiến, đề xuất giải pháp thực hiện trong các lĩnh vực chuyên môn của Ban Kinh tế Đấu thầu.
4. Trưởng Ban Kinh tế Đấu thầu được quyền ký các văn bản, giấy tờ theo nội dung ủy quyền của Tổng Giám đốc.
5. Được quyền đề xuất khen thưởng, kỷ luật CBNV trong đơn vị, thuyên chuyển và bổ sung nhân sự phù hợp với yêu cầu và khối lượng công việc đề ra.
6. Được quyền yêu cầu, đề nghị Công ty và các đơn vị liên quan tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp nhân sự, phương tiện, tài liệu hợp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban.
7. Được quyền đề xuất xây dựng, sửa đổi các quy trình, quy định quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị toàn Công ty.
8. Được quyền đề xuất xây dựng kho bãi, lưu giữ vật tư phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
9. Được quyền đề xuất lên Ban Tổng Giám đốc các chính sách, biện pháp, giải pháp, phương án... trên các lĩnh vực chuyên môn của Ban. 

Cách xây dựng mô tả công việc (JD) vị trí Trưởng phòng Báo chí

Cơ cấu tổ chức của ban kinh tế đầu tư

Cơ cấu tổ chức của Ban Kinh tế Đấu thầu như sau:

1. Phòng Đấu thầu.
2. Phòng Vật tư.
3. Phòng Khối lượng Mời thầu.
4. Phòng Thanh Quyết toán.

Mỗi quan hệ của ban kinh tế đầu tư với các phòng ban khác

1. Ban Quản lý dự án: Phối hợp chặt chẽ trong quá trình đấu thầu, dự toán, thẩm định giá và mua bán vật tư. Xây dựng kế hoạch đấu thầu và dự phòng vật tư, thu hồi thanh lý vật tư thiết bị tồn kho. 
2. Ban Đầu tư: Phối hợp để lập hồ sơ tham gia đấu giá, đấu thầu các dự án đầu tư xây dựng bất động sản theo định hướng của Lãnh đạo Doanh nghiệp. Phối hợp trong công tác Thanh quyết toán các gói thầu tư vấn liên quan: quy hoạch, thủ tục xin phép đấu nối,…
3. Ban Tài chính Dự án, Ban Tài chính Thương mại, Ban Kế toán: Theo dõi, phối hợp trong công tác đấu thầu và thanh quyết toán hồ sơ mua bán vật tư, thiết bị. Phối hợp trong công tác Thanh quyết toán và báo cáo sản lượng. 
4. Ban Pháp chế: Phối hợp trong việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý cho công tác đấu thầu và thẩm định các nhà thầu. Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán vật tư, thiết bị. Thẩm định Pháp lý HĐ mua bán vật tư, thiết bị.
5. Ban Nhân sự: Phối hợp với Ban Nhân sự xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy của Ban, xây dựng định biên và tuyển dụng nhân sự, thanh toán tiền lương và các chế độ phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật,.. liên quan đến nhân sự Ban Kinh tế Đấu thầu.
6. Ban Kiểm soát nội bộ: Cung cấp các dữ liệu và phối hợp trong công tác thanh kiểm tra định kỳ và đột xuất.
7. Văn phòng Doanh nghiệp: Hỗ trợ trong việc in ấn, phát hành các văn bản đi đến, các bưu phẩm ra bên ngoài. Hỗ trợ cung cấp trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ công việc.
8. Ban Truyền thông & Marketing: Phối hợp trong công tác truyền thông, marketing của Doanh nghiệp.
9. Các công ty con/công ty thành viên: 

• Phối hợp trong các hoạt động chuyên môn của Ban Kinh tế Xây dựng.
• Phối hợp trong công tác mời thầu khi có phát sinh yêu cầu liên quan đến hoạt động xây dựng cơ bản.
• Phối hợp trong công tác xây dựng giá bán các sản phẩm bất động sản.

Chế độ báo cáo đối với ban kinh tế đầu tư

Báo cáo định kỳ 

a.     Hàng tuần: Báo cáo lãnh đạo Công ty hàng tuần về kết quả triển khai thực hiện các công việc trong tuần cũng như kế hoạch triển khai công việc trong tuần tới. Báo cáo định kỳ hàng tuần về kế hoạch mua bán vật tư thiết bị và dự trù kinh phí trong tuần tới phục vụ cho các hoạt động đấu thầu, quản lý vật tư, khối lượng mời thầu, thanh quyết toán của Doanh nghiệp.

b.     Hàng tháng: Báo cáo kết quả hoạt động chuyên môn của Ban hàng tháng và kế hoạch tháng kế tiếp cho Ban Tổng Giám đốc.

c.     Hàng quý: Báo cáo kết quả hoạt động chuyên môn của Ban hàng quý và kế hoạch Quý kế tiếp cho Ban Tổng Giám đốc.

d.     Hàng năm: Báo cáo kết quả hoạt động chuyên môn trong năm và kế hoạch cho năm tiếp theo cho Ban Tổng Giám đốc.

Báo cáo đột xuất

Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động chuyên môn của Ban ngay khi có yêu cầu.

Tổng kết

Trên đây là cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, chức năng của ban kinh tế đầu tư trong doanh nghiệp. Mong rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan về chính xác nhất về bộ phận này!

Chúc bạn học tốt!