Chương trình đào tạo khách hàng là gì? Hướng dẫn từ A-Z

Chương trình đào tạo khách hàng là điều cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào để đảm bảo rằng khách hàng có thể sử dụng hiệu quả sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã cung cấp và giúp họ đạt được kết quả như mong muốn. 

Theo một nghiên cứu từ Talented Learning về sự gia tăng của các chương trình đào tạo khách hàng trực tuyến, cho biết: 

68% khách hàng được đào tạo sẽ sử dụng sản phẩm thường xuyên hơn. 

56% biết cách tận dụng nhiều tính năng sản phẩm hơn.

87% sử dụng sản phẩm độc lập hơn.

Vậy thực hiện chương trình đào tạo khách hàng như thế nào? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Chương trình đào tạo khách hàng là gì?

Đào tạo khách hàng là quá trình giới thiệu và hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ đúng cách. Qua đó tăng khả năng hiểu biết về sản phẩm cũng như cách sử dụng sản phẩm và dịch vụ. Điều này liên quan đến việc doanh nghiệp của bạn cung cấp các khóa học, tài liệu hướng dẫn, sự hỗ trợ trực tiếp để giúp khách hàng hiểu về sản phẩm như chính bạn hiểu về sản phẩm của mình.

Vậy chương trình đào tạo khách hàng thường áp dụng cho những ngành nào? Những công ty dịch vụ, phần mềm, công nghệ… là những lĩnh vực thường xuyên phải thực hiện đào tạo khách hàng. 

Ví dụ: Dưới đây là khóa học đào tạo khách hàng của Gitiho có nội dung “Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Gitiho for Leading Business” được xây dựng thành một khóa học online. Đối tượng của khóa học là Quản trị viên quản lý hệ thống học tập của các doanh nghiệp mà Gitiho đã cung cấp giải pháp. 

Dựa vào nội dung đào tạo khách hàng đã được xây dựng sẵn, phía khách hàng sẽ nắm được toàn bộ thông tin cũng như cách làm qua các video và hướng dẫn chi tiết trong khóa học.  

Xem thêm: 

7 chương trình đào tạo ngành hàng bán lẻ nâng tầm vị thế doanh nghiệp

5 chương trình đào tạo chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi đạt hiệu quả cao

Đào tạo khách hàng mang lại lợi ích gì? Có cần thiết không?

Có một sự thật là, mặc dù việc thu hút khách hàng mới quan trọng nhưng việc đảm bảo sự thành công, sự hài lòng và duy trì của khách hàng hiện tại lại chính là chìa khóa để tạo nên sự phát triển bền vững trong tương lai. 

Theo Userlane, có từ 70% đến 90% lợi nhuận từ dịch vụ SaaS (mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm) được tạo ra thông qua việc gia hạn và nâng cấp dịch vụ. 

Đây cũng chính là lúc chương trình đào tạo khách hàng trở nên quan trọng. Người dùng được đào tạo về sản phẩm của bạn có khả năng cao hơn thấy được giá trị của sản phẩm mang lại qua những tính năng nổi bật, điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Từ đó xây dựng lòng trung thành của khách hàng, dẫn đến việc khách hàng cũ giới thiệu khách hàng mới… 

Dưới đây là một số lợi ích của việc đào tạo khách hàng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên nắm được: 

Giúp khách hàng hiểu được giá trị của sản phẩm

Khi mà bạn hiểu về sản phẩm và bạn cảm thấy nó đem lại giá trị cho mọi người, bạn sẽ cảm thấy tự hào và yêu quý nó. Khách hàng cũng vậy, nếu bạn giúp khách hàng có một cái nhìn toàn diện về sản phẩm, họ cũng sẽ tin tưởng và lan tỏa những điều tốt đẹp đó đến với những người xung quanh. 

Một chương trình đào tạo cho khách hàng là phương pháp giúp cho họ nắm vững thông tin đầy đủ về sản phẩm của bạn, từ đó họ sẽ hiểu rõ hơn những khía cạnh và đặc điểm cốt lõi của sản phẩm. Khi đã thật sự nắm vững thông tin họ sẽ tự tin hơn khi sử dụng sản phẩm và tận dụng tối đa tiềm năng mà nó có. 

Ví dụ như khi bạn mua đồ nội thất của thương hiệu IKEA, bạn cũng sẽ nhận được hướng dẫn cách lắp ráp sản phẩm hoặc khi hệ điều hành của điện thoại cần cập nhật lên một phiên bản mới hơn, bạn cũng sẽ nhận được hướng dẫn về các tính năng mới cũng như cách sử dụng.

Tăng khả năng sử dụng ứng dụng sản phẩm

Việc xây dựng các chương trình đào tạo giúp họ hiểu cách sản phẩm hoạt động và cách vận dụng một cách tốt nhất, điều này giúp khách hàng cảm nhận sâu hơn về giá trị mà sản phẩm mang lại. Hơn nữa, khi khách hàng càng sử dụng sản phẩm, điều này tạo nên mối liên kết mạnh mẽ hơn với thương hiệu. 

Cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng

Ngay cả khi sản phẩm của bạn có nhiều điểm mạnh trên thị trường nhưng nếu khách hàng gặp khó khăn trong việc sử dụng và khai thác tối đa những tiềm năng đó thì có thể họ sẽ cảm thấy thất vọng và tìm kiếm điều mà họ cần ở một công ty khác. 

Tuy nhiên, một sản phẩm, dịch vụ chất lượng sẽ không khó sử dụng nếu như khách hàng được đào tạo một cách bài bản và đầy đủ về cách sử dụng. 

Các chương trình đào tạo được thiết kế chuyên nghiệp, dễ hiểu sẽ đảm bảo được khách hàng hiểu những gì bạn muốn truyền đạt và quan trọng hơn là họ hiểu một cách chi tiết về sản phẩm, dịch vụ. Khi đã hiểu, họ sẽ biết cách áp dụng vào doanh nghiệp của họ và thực hiện các mục tiêu của mình. 

Sự hài lòng này của khách hàng không chỉ dẫn đến doanh số bán hàng cao mà còn tăng mức độ tin tưởng, sự trung thành và tỷ lệ duy trì lâu dài, tất cả đều tạo nên sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. 

Nghiên cứu của Frederick Reichheld of Bain & Company đã phát hiện ra rằng tỷ lệ giữ chân khách hàng tăng 5% có thể làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp lên hơn 25%. 

Nếu được thực hiện đúng cách, việc tập trung vào các chương trình đào tạo khách hàng không chỉ tạo ra những khách hàng trung thành mà còn mang lại nhiều giá trị mạnh mẽ hơn đó là khách hàng đó trở thành những người quảng cáo nhiệt tình cho sản phẩm của bạn. 

Đối với bất kỳ công ty nào muốn đạt được lợi nhuận và thành công lâu dài thì việc tạo ra những khách hàng “truyền bá” sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu trên. 

Giảm thiểu chi phí hỗ trợ

Nếu bạn không cung cấp đầy đủ thông tin nội dung đào tạo một cách toàn diện, khách hàng có thể sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc sử dụng và triển khai. Vì vậy họ sẽ liên tục gọi điện, nhắn tin với bộ phận hỗ trợ từ những vấn đề nhỏ đến những vấn đề phức tạp khiến bộ phận hỗ trợ bị áp lực và căng thẳng. Tuy nhiên, nếu khách hàng được đào tạo toàn diện sẽ ít có khả năng gặp sự cố và  giúp giảm áp lực, thời gian cho bộ phận hỗ trợ. 

Xây dựng thương hiệu

Thực hiện chương trình đào tạo khách hành có thể tạo ra những ảnh hưởng sâu sắc đến việc xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra trải nghiệm tích cực và giá trị thực sự cho khách hàng, chương trình góp phần định hình cách mà họ nhìn nhận và tương tác với thương hiệu của bạn. 

Qua việc hiểu rõ về cách sử dụng sản phẩm để đạt mục tiêu trong kinh doanh không chỉ tạo nên hình ảnh về thương hiệu mà còn tạo nên sự kết nối đặc biệt giữa khách hàng và thương hiệu. 

7 bước tạo chương trình đào tạo khách hàng thành công

Dưới đây là 7 bước thực hiện xây dựng chương trình đào tạo khách hàng đạt hiệu quả cao, mời bạn tham khảo:

1. Xác định mục tiêu đào tạo

Bước đầu tiên trong việc xây dựng chương trình đào tạo khách hàng là xác định rõ mục tiêu cụ thể của nó. Điều này không chỉ giúp bạn dẫn dắt quá trình đào tạo một cách có hệ thống mà còn giúp bạn đo lường được hiệu suất và thành công của chương trình. 

Ví dụ, mục tiêu có thể là tăng sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, giúp họ sử dụng nó một cách hiệu quả hơn, hoặc tạo ra sự hài lòng và lòng trung thành từ phía họ.

2. Xác định nhu cầu thực sự của khách hàng

Hãy tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để có thể xác định được:

Khó khăn lớn nhất mà khách hàng gặp phải với sản phẩm, dịch vụ là gì?

Khách hàng muốn tìm hiểu điều gì nhất ở sản phẩm, dịch vụ của bạn?

Họ muốn thực hiện đào tạo theo phương pháp nào, online hay trực tiếp? 

Mức độ hài lòng hiện tại của họ với sự hiểu biết về sản phẩm và doanh nghiệp của bạn? 

Tất cả những phản hồi này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định về những gì cần ưu tiên khi xây dựng chương trình đào tạo khách hàng. 

3. Thiết kế nội dung đào tạo

Sau khi đã hiểu được nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng, đã đến lúc bạn nên thiết kế nội dung đào tạo. Bạn nên thiết kế nội dung đào tạo phù hợp. Đảm bảo rằng nội dung này dễ hiểu, hấp dẫn, và phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết. Sử dụng ví dụ và trải nghiệm thực tế để giúp họ áp dụng kiến thức vào thực tế.

4. Lựa chọn phương pháp đào tạo

Khi bạn đã có nội dung đào tạo, hãy lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp nhất. Phương pháp này cần phản ánh tính chất của sản phẩm, dịch vụ và sở thích của khách hàng. Bạn có thể cân nhắc sử dụng khóa học trực tuyến, buổi đào tạo trực tiếp, hoặc cả hai tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Tại công ty giáo dục Gitiho, khi thực hiện chương trình đào tạo cho khách hàng với nội dung là “Hướng dẫn sử dụng Hệ thống Gitiho for Leading Business” công ty đã lựa chọn phương pháp đào tạo theo hình thức trực tuyến (khóa học online) trên hệ thống LMS. 

Như vậy, với các nội dung được chia nhỏ theo từng phần và có video minh họa, hướng dẫn chi tiết, khách hàng sẽ nắm được toàn bộ thông tin và cách sử dụng các tính năng của dịch vụ đào tạo mà Gitiho cung cấp. 

5. Triển khai chương trình đào tạo

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng triển khai chương trình đào tạo theo kế hoạch đã thiết kế. Đảm bảo tính kịp thời và hiệu quả trong việc cung cấp đào tạo. Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc trong quá trình đào tạo để đảm bảo khách hàng cảm thấy được hỗ trợ.

6. Theo dõi và đánh giá chương trình đào tạo

Liên tục theo dõi và đánh giá sự thành công của chương trình đào tạo khách hàng. Sử dụng phản hồi từ khách hàng để cải thiện chương trình và điều chỉnh nội dung cần thiết. Đo lường hiệu suất và hiệu quả của chương trình để đảm bảo rằng nó đáp ứng được mục tiêu đề ra.

7. Cung cấp chương trình đào tạo liên tục

Đào tạo là một quá trình liên tục. Hãy đảm bảo rằng bạn cung cấp các tài liệu mới và cập nhật để duy trì và nâng cao kiến thức của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Thúc đẩy sự tham gia liên tục của họ và tạo cơ hội cho họ để đặt câu hỏi và giao tiếp. 

Nhớ rằng chương trình đào tạo khách hàng là một công cụ mạnh mẽ để tạo lòng trung thành và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn về chương trình đào tạo khách hàng với mục tiêu quan trọng nhất là giúp họ sử dụng thành công với gắn bó lâu dài với sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp. Đồng thời cải thiện sự hài lòng và giữ chân khách hàng. Hy vọng những thông tin sẽ giúp bạn thiết kế và xây dựng chương trình đào tạo thành công.