Hướng dẫn cách kẹp và sắp xếp chứng từ kế toán khoa học

Với khối lượng hóa đơn, chứng từ kế toán chồng chất trong một ngày, thật khó để kế toán viên có thể quản lý chúng nếu không có sự sắp xếp hợp lí và khoa học. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách sắp xếp chứng từ kế toán hiệu quả nhất nhé.

Để thành thạo cách kẹp và sắp xếp chứng từ kế toán, đăng ký học kế toán tổng hợp với khóa sau tại Gitiho:

Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học

Tại sao cần sắp xếp chứng từ kế toán?

Có thể nói việc sắp xếp chứng từ kế toán là một công việc bắt buộc đối với bất kì kế toán viên nào. Chỉ khi mọi tài liệu được phân loại và lưu trữ ngăn nắp, chúng ta mới có thể dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng trong các trường hợp cần thiết. Nếu bạn không có phương pháp sắp xếp các loại hóa đơn, chứng từ khoa học, bạn sẽ sớm gặp rắc rối với các chồng tài liệu khổng lồ hàng ngày.

Nếu bạn lưu trữ và sắp xếp chứng từ kế toán trên máy tính, có thể bạn sẽ không cần quản lý quá nhiều giấy tờ. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ cần một hình thức quản lý công việc hiệu quả, đồng thời chuẩn bị các file đựng tài liệu trong phòng làm việc như một phương án dự phòng nếu xảy ra các vấn đề về các loại chứng từ, hóa đơn lưu trên máy. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả

Cách kẹp và sắp xếp chứng từ kế toán

Để sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, trước hết chúng ta cần phân loại và đưa các mẫu hóa đơn kế toán hoặc các tài liệu sổ sách cùng loại vào một chiếc file kẹp. Vậy kẹp chứng từ kế toán như thế nào? Gitiho sẽ giải đáp cho bạn ngay dưới đây nhé.

Chúng ta sẽ phân loại các loại mẫu hóa đơn kế toán và sổ sách kế toán vào 3 nhóm để thuận tiện cho công việc kẹp và sắp xếp chứng từ kế toán bằng file kẹp. Bạn nên sử dụng các file kẹp có đóng đục lỗ và nẹp bằng chất liệu inox hoặc nhựa để dễ dàng lấy tài liệu ra khỏi file trong những lúc cần sử dụng và cất gọn sau khi đã dùng xong.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán đầu vào

Chứng từ kế toán đầu vào bao gồm các loại tài liệu sau:

• Phiếu chi
• Phiếu nhập kho
• Phiếu kế toán
• Phiếu nhập kho thành phẩm từ hoạt động sản xuất hàng hóa

Với các mẫu hóa đơn kế toán và hồ sơ này, chúng ta cần kẹp chứng từ kế toán đầu vào như thế nào? Dưới đây là câu trả lời cho các bạn:

• Sắp xếp chứng từ kế toán theo thứ tự ngày tháng từ sớm nhất đến muộn nhất, dựa vào số thứ tự trên các loại phiếu đã kiểm.
• Kẹp chứng từ kế toán theo thứ tự: phiếu chi, hóa đơn đỏ, phiếu nhập kho, phiếu kế toán tùy trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp.
• Kẹp chứng từ kế toán theo từng tháng hoặc quý và ghi thông tin thời gian đó vào gáy của file kẹp.

Bên cạnh đó, bạn nên lưu ý một vài điểm sau đây về quy trình sắp xếp chứng từ kế toán để đạt được hiệu quả cao nhất:

• Hóa đơn mua hàng cần phải được kẹp cùng với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán và hợp đồng thanh lý (nếu có).
• Chứng từ mua hàng nên được kẹp cùng phiếu hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng dưới hình thức trả chậm hoặc trả qua ngân hàng.
• Bảng chấm công của người lao động nên được kẹp cùng bảng lương và kẹp thành một file tài liệu riêng.
• Các bảng phân bổ và phiếu kế toán có thể được lưu trữ và phân loại theo tháng.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán doanh thu bán hàng trả chậm và trả góp

Cách sắp xếp chứng từ kế toán đầu ra

Các loại sổ sách kế toán đầu ra bao gồm:

• Phiếu thu
• Hóa đơn đầu ra
• Phiếu xuất kho
• Hóa đơn dịch vụ
• Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra
• Phiếu xuất kho dùng cho hoạt động sản xuất hàng hóa

Với các mẫu hóa đơn kế toán và hồ sơ này, chúng ta cần kẹp chứng từ kế toán đầu ra như thế nào? Tương tự như các giấy tờ đầu vào, chúng ta thực hiện các thao tác sau:

• Sắp xếp chứng từ kế toán theo thứ tự ngày tháng từ sớm nhất đến muộn nhất, dựa vào số thứ tự trên các loại phiếu đã kiểm.
• Kẹp chứng từ kế toán theo thứ tự: phiếu thu, hóa đơn liên xanh, phiếu xuất kho kèm theo hóa đơn bán hàng, phiếu kế toán tùy trường hợp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp.
• Kẹp chứng từ kế toán theo từng tháng hoặc quý và ghi thông tin thời gian đó vào gáy của file kẹp.

Bên cạnh đó, bạn nên lưu ý một vài điểm sau đây về quy trình sắp xếp chứng từ kế toán để đạt được hiệu quả cao nhất:

• Trong trường hợp doanh nghiệp nhận được tiền mặt do khách hàng trả cho hàng hóa, dịch vụ mua từ doanh nghiệp, hóa đơn bán ra phải được kẹp cùng với phiếu thu, phiếu xuất kho và hợp đồng thành lý (nếu có).
• Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng dưới hình thức bán hàng chịu thì phải kẹp phiếu hạch toán và phiếu xuất kho cùng hợp đồng thanh lý (nếu có).

Cách sắp xếp chứng từ kế toán ngân hàng

Cách kẹp chứng từ kế toán ngân hàng rất đơn giản như sau:

• Với loại giấy tờ này, chúng ta cần sắp xếp chứng từ kế toán theo đúng thứ tự ngày tháng dựa trên phiếu báo nợ báo có và sổ phụ.
• Từng ngân hàng riêng nên được đóng thành một file sổ sách kế toán riêng để tiện phân biệt và chọn đúng file nếu bạn cần sử dụng.

Xem thêm: Cách ghi Bảng tổng hợp các tài khoản ngân hàng trên Excel

Tổng kết

Qua bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã học cách phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán theo từng mục, bao gồm: chứng từ đầu vào, chứng từ đầu ra, chứng từ ngân hàng. Hy vọng các bạn kế toán viên sẽ áp dụng kiên thức trên vào công việc của mình một cách hiệu quả. Để học thêm các thủ thuật cần thiết trong kế toán, các bạn hãy tham khảo các bài viết trên blog Gitiho và đăng ký khóa học Kế toán tổng hợp với chúng mình nhé.