Cách kết hợp hàm VLOOKUP và hàm LEFT trong Excel

Sử dụng các hàm trong Excel một cách độc lập thì chắc chắn bạn nào cũng đã từng làm. Vậy khi kết hợp chúng với nhau thì sẽ như thế nào? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu các ví dụ thực tế khi kết hợp hàm VLOOKUP và hàm LEFT trong Excel ngay nhé.

Hàm VLOOKUP là một hàm dò tìm quen thuộc của Excel. Chúng mình đã có nhiều bài viết hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP từ cơ bản đến VLOOKUP nâng cao rồi nhé. 

Hàm LEFT là hàm dùng để trả về một hoặc nhiều ký tự định tính tùy theo người dùng thiết lập.

Vậy chúng ta sẽ kết hợp 2 hàm này trong công việc thực tế như thế nào? Các bạn xem kỹ ví dụ sau đây là sẽ hiểu ngay.

Cách kết hợp hàm VLOOKUP và hàm LEFT trong Excel

Khi kết hợp hàm VLOOKUP và hàm LEFT trong Excel, chúng ta có thể tìm kiếm dựa theo số ký tự tùy chọn mà không tìm không toàn bộ các ký tự của ô chứa giá trị cần tìm kiếm.

Ví dụ 1: Xác định bộ phận làm việc theo mã nhân viên

Giả sử chúng ta có một bảng danh sách nhân viên với 3 cột chứa các thông tin như sau: Mã nhân viên, Họ tên và Bộ phận.

Các bạn có thể mở Excel lên và nhập dữ liệu tương tự như trong hình ảnh này để thực hành cùng chúng mình nhé.

Bây giờ hãy quan sát bảng dữ liệu, các bạn sẽ thấy cột mã nhân viên được viết cùng một cấu trúc gồm 5 ký tự là: 2 chữ + 3 số. Trong đó 2 chữ cái ở đầu là đại diện cho bộ phận làm việc như đã được chú thích ở bảng bên cạnh. Các con số phía sau là mã của nhân viên đó.

Yêu cầu đặt ra bây giờ là chúng ta phải tra cứu được bộ phận của từng người căn cứ vào Mã nhân viên của họ. Để làm được điều đó thì có 2 thao tác cần thực hiện là:

1. Tách được 2 ký tự đầu trong mã nhân viên bằng hàm LEFT
2. Sử dụng kết quả của hàm LEFT để tham chiếu bằng hàm VLOOKUP trong bảng E1:F5 (bảng bên phải) để tìm bộ phận tương ứng.

Cách thực hiện chi tiết như sau:

Bước 1: Các bạn nhập cú pháp hàm LEFT và ô C2 như sau: =LEFT(A2,2).

Các bạn hãy nhớ lại cú pháp cơ bản của hàm LEFT có dạng:

=LEFT(text, [num_chars]).

Trong đó:

• text: đoạn văn bản cần tách ký tự
• num_chars: số ký tự cần tách. Nếu không nhập thì sẽ tự nhận giá trị là 1

Vì số ký tự cần tách được ở đây là 2 nên chúng ta mới nhập là =LEFT(A2,2). Khi đó kết quả thu được sẽ là 2 ký tự đầu của ô A2.

Bước 2: Bây giờ chúng ta sẽ tham chiếu kết quả của hàm LEFT đến vùng dữ liệu của bảng bên phải là E1:F5. Chúng ta sẽ coi kết quả của hàm LEFT là giá trị cần tìm rồi lồng hàm VLOOKUP vào như sau:

=VLOOKUP(LEFT(A2,2),E1:F5,2,0)

Lý do chúng ta viết công thức như thế này là vì:

1. Kết quả cần tìm là cột thứ 2 của bảng bên phải
2. Phương thức tham chiếu là tìm chính xác theo ký hiệu nên sử dụng số 0

Xem thêm: Hướng dẫn các cách kết hợp LEFT trích xuất ký tự trong Excel

Ví dụ 2: Tham chiếu một số đang ở định dạng Text

Các bạn làm việc trong ngành kế toán sẽ gặp trường hợp này nhiều hơn các bạn khác. Khi các bạn dùng các tài khoản kế toán, chúng ta rất hay nhầm lẫn về định dạng cho con số ở dạng Text hay Number. Đó là lý do mà khi sử dụng hàm VLOOKUP sẽ ra lỗi #N/A như trong hình ảnh dưới đây:

Lý do cụ thể với trường hợp này là:

• Trong hàm VLOOKUP, vị trí ô I1 là dữ liệu dạng Số
• Trong vùng DM_TK!A5:E315 thì cột Số TK (cột A) lại là dạng Text

Do đó, Excel sẽ coi 2 dữ liệu này là không tương đồng với nhau về mặt định dạng. Do đó chúng ta không thể tìm ra kết quả. Để khắc phục vấn đề này, chúng ta sẽ lồng thêm cả hàm LEFT và hàm LEN vào trong công thức VLOOKUP. Mục đích làm như thế là để chuyển giá trị tại ô I1 về dạng TEXT. Khi đó tham chiếu bằng hàm VLOOKUP sẽ đưa ra kết quả chính xác.

Mẹo: Các bạn chú ý là khi sử dụng kết hợp hàm thì chúng ta nên với hàm được lồng vào (cụ thể ở đây là hàm LEFT) trước, sau đó mới viết hàm VLOOKUP sau thì sẽ tránh được sự nhầm lẫn.

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu được 2 ví dụ thực tế về cách kết hợp hàm LEFT với hàm VLOOKUP trong Excel. 

Hãy đăng ký ngay để giảm bớt thời gian làm việc mà vẫn đạt hiệu quả cao nhé. Chúc các bạn thành công!