Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT chính xác cho kế toán

Các bạn làm việc trong ngành kế toán chắc chắn phải biết cách viết hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng). Nếu bạn vẫn chưa biết thì hãy tham khảo ngay bài hướng dẫn của Gitiho nhé.

Dù công ty bạn sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơng giấy dạng tự in và đặt in thì kế toán vẫn cần biết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng GTGT. 

Cách viết hóa đơn GTGT chính xác

Cách viết hóa đơn GTGT cho hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy do công ty tự in hoặc đặt in thì các bạn sẽ viết bằng tay. Bạn cần điền đầy đủ thông tin, chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn vào nhé. Hóa đơn giấy thường sẽ bao gồm 3 liên:

• Liên 1: Lưu tại quyển
• Liên 2: Giao cho khách hàng
• Liên 3: Lưu hành nội bộ để sử dụng cho công việc kê khai và hạch toán

Thông tin trên cả 3 liên của hóa đơn giấy phải hoàn toàn trùng khớp với nhau. Do đó khi viết thì bạn viết 3 liên in sang nhau chứ không phải là viết riêng lẻ từng hóa đơn. Có nhiều trường hợp các kế toán sợ rằng sử dụng giấy than sẽ khiến cho thông tin trên hóa đơn bị mờ đi theo thời gian. Vì vậy, có bạn sẽ sở dụng cách viết riêng lẻ từng hóa đơn. Các viết hóa đơn GTGT này vừa dễ xảy ra sai sot, nhầm lẫn vừa không đúng quy định. Hãy nhớ rằng các liên sau bắt buộc phải trúng khớp hoàn toàn với các liên trước nhé.

Sau khi viết xong thì phải có chữ ký của các bên liên quan đầy đủ rồi mới giao cho khách hàng các bạn nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán

Cách viết hóa đơn GTGT cho hóa đơn điện tử

Tìm hiểu giao diện làm việc khi viết hóa đơn điện tử

Với hóa đơn điện tử thì bạn cũng cần điền đầy đủ thông tin như hóa đơn giấy. Tuy nhiên công việc của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn khi có thể điền trên hệ thống lập hóa đơn GTGT. Sau khi bạn ký hợp đồng để sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn điện tử xong thì họ sẽ khởi tạo cho bạn hệ thống lập hóa đơn. Tên đăng nhập trên hệ thống này luôn là mã số thuế của doanh nghiệp. 

Sau khi đăng nhập được vào hệ thống bạn sẽ thấy giao diện làm việc như sau:

Lưu ý: Trong trường hợp bạn không nhớ mật khẩu, bạn bấm vào quên mật khẩu để đặt lại. Khi bạn lấy lại mật khẩu hoặc cần kí điện tử thì bạn phải cắm chữ kí số vào nhé. Còn nếu bạn chỉ tra cứu thông thường thì không cần cắm chữ kí số.

Quay lại với giao diện làm việc của hệ thống lập hóa đơn GTGT điện tử, bạn sẽ thấy các thẻ chính bao gồm:

• Quản lý hóa đơn
• Báo cáo thống kê
• Quản lý mẫu hóa đơn
• Quyết định phát hành
• Thông báo phát hành
• Danh mục quản trị

Riêng mục báo cáo thống kê các bạn có thể chọn theo quý để xem được bản báo cáo như thế này:

Bạn có thể xem trực tiếp trên hệ thống hoặc kết xuất ra file có định dạng .xml để nộp mà không cần soạn thảo lại ra ứn dụng hỗ trợ kê khai hay trang kê khai trực tuyến nữa nhé. 

Xem thêm: Hướng dẫn phân loại hóa đơn điện tử chính xác nhất

Cách tạo hóa đơn điện tử

Bước 1: Khởi tạo hóa đơn

Các bạn trỏ chuột vào mục Quản lý hóa đơn => trong danh sách bên dưới bạn chọn mục Tạo hóa đơn.

Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Các thông tin cơ bản của hóa đơn đã được cài đặt sẵn. Bạn chỉ cần kiểm tra lại một lần nữa xem có sai sót gì hay không chứ không cần điền lại. Về mục số hóa đơn như trong ảnh ở đây hệ thống sẽ tự động điền, bạn không cần điền thủ công nhé.

Bước 3: Điền ngày hóa đơn

Ngày hóa đơn chính là ngày thực tế mà bạn điền thông tin trên hệ thống. Về việc có thể xuất thay đổi ngày hay lùi ngày hóa đơn hay không thì tùy từng đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có chính sách khác nhau. Bạn liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ cho công ty của mình để được hỗ trợ về vấn đề này nhé.

Một điều khác bạn cần chú ý là: Theo quy định của Thông tư 68/2019/TT-BTC thì ngày hóa đơn và ngày kí điện tử phải là cùng một ngày.

Bước 4: Điền thông tin khách hàng

Bạn cần điền đầy đủ và chính xác vào các trường thông tin trong mục này. Riêng mục email thì cần điền cả email của doanh nghiệp kèm theo email của khách hàng. Khi đó, lúc bạn xuất bản hóa đơn thì hóa đơn sẽ được chuyển đồng thời về cả email của doanh nghiệp và của khách hàng. 

Nếu khách hàng của bạn là doanh nghiệp, một tổ chức cụ thể thì bạn có thể dùng 2 công cụ để tra cứu thông tin về họ giúp việc viết hóa đơn GTGT chính xác là:

• dangkykinhdoanh.gov.vn
• tracuunnt.gdt.gov.vn

Với khách hàng mới thì bạn cần tự điền thông tin doanh nghiệp của họ. Đối với những đơn vị mà bạn đã từng xuất hóa đơn cho họ thì hệ thống sẽ tự động lưu thông tin theo mã số thuế. Bạn chỉ cần điền đúng mã số thuế của họ và bấm bút Kiểm tra như trong hình ảnh dưới đây là sẽ thấy nhé.

Bước 5: Điền danh sách hàng hóa giao dịch

Bạn bấm vào nút "Thêm hàng hóa, dịch vụ" như trong hình ảnh dưới đây để bắt đầu điền các sản phẩm/dịch vụ vào hóa đơn.

Khi điền thông tin thì bạn chú ý là chúng ta không cần điền mục "Thành tiền" mà hệ thống sẽ tự động tính mục này. Mục thuế suất thì phải điền đúng mức chịu thuế của sản phẩm/dịch vụ bạn nhé. Sau khi điền xong bạn bấm vào mục "Cập nhật" là đã thêm sản phẩm/dịch vụ thành công. Nếu bạn cần sửa hoặc xóa thì bấm vào nút lệnh như trong các hình ảnh sau:

Trên hóa đơn điện tử thì bạn có thể thêm nhiều sản phẩm/dịch vụ không giới hạn và không cần đến bảng kê như hóa đơn giấy nhé. Điền xong thì bạn kiểm tra lại thông tin thêm một lần nữa về tổng giá trị hàng hóa rồi bấm "Thanh toán hóa đơn". 

Sau khi viết hóa đơn GTGT trên hệ thống tạo hóa đơn điện tử xong bạn bấm "Lưu hóa đơn", hệ thống gửi thông báo như thế này là đã thành công:

Lúc này bạn bấm nút OK thì hệ thống sẽ chuyển ra một trang khác để hiển thị hóa đơn vừa tạo như thế này:

Bước 6: Kí điện tử

Bạn kéo xuống dưới từ trang hiển thị hóa đơn ở mục trên sẽ thấy chưa có chữ kí điện tử nên chưa có mã tra cứu. Bạn cần kiểm tra lại thông tin thêm một lần nữa để đảm bảo đã chính xác hoàn toàn. Làm việc trong nghề kế toán là phải luôn cẩn thận như thế nhé các bạn.

Để ký điện tử, các bạn quay lại trang tạo lập hóa đơn. Sau đó bấm vào mục Quản lý hóa đơn => chọn Danh sách hóa đơn. Trong danh sách hóa đơn hiện ra, bạn có thể bấm vào dấu tích màu xanh ở cuối hàng của mỗi hóa đơn để duyệt và kí. Nếu bạn muốn duyệt vào kí nhiều hóa đơn thì bấm vào mục "Duyệt và kí hàng loạt" ở phía trên nhé.

Sau khi kí xong thì ở hóa đơn của bạn sẽ xuất hiện thêm thẻ màu xanh là "Sử dụng". Nếu bạn muốn thay thế, điều chỉnh, hay hủy hóa đơn thì dùng tính năng đó trong mục quản lý hóa đơn như hình ảnh sau:

Khi hóa đơn đã được kí điện tử thì ở mục cuối sẽ hiển thị như thế này kèm mã tra cứu để bạn kiểm tra lại trên trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Kết luận

Như vậy chúng ta đã tìm hiểu xong về cách viết hóa đơn GTGT trên cả bản giấy lẫn bản điện tử. Các bạn nên đọc kỹ cách điền hóa đơn điện tử vì sắp tới các doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển sang dùng hóa đơn điện tử. Những kiến thức về ké toán như trong bài viết này đều có ở khóa học Kế toán tổng hợp của Gitiho:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Tham gia khóa học, bạn sẽ được học kiến thức một cách bài bản, cụ thể và có hệ thống rõ ràng. Bạn sẽ học được những kỹ năng cần thiết để trở thành một kế toán tổng hợp có năng lực làm việc xuất sắc. Chắc chắn sẽ có thêm nhiều cơ hội tốt trong công việc tìm đến với bạn sau khi tự nâng cao kiến thức cho bản thân nhờ việc hoàn thành khóa học trên Gitiho. Chúc câc bạn luôn làm việc hiệu quả nhé!