Tuyệt chiêu loại bỏ tình trạng lãng phí thời gian tại doanh nghiệp

Lãng phí thời gian khiến công việc bị trì hoàn, làm việc không hiệu quả. Chưa kể điều này còn làm cho chúng ta bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển bản thân, sự nghiệp. 

Vậy nguyên nhân nào dẫn đến lãng phí thời gian? Làm sao để khắc phục tối ưu? Hãy cùng Gitiho đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây. Gitiho tin chắc rằng bạn sẽ đưa ra quyết định thay đổi bản thân phù hợp để tận dụng tối đa khoảng thời gian mình có. 

Lãng phí thời gian là gì?

Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều về lãng phí thời gian. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu lãng phí thời gian là gì? Đây là việc sử dụng thời gian một cách không hiệu quả hoặc không có mục đích rõ ràng, không đem lại giá trị cho bản thân, công việc. 

Tình trạng kể trên có thể xảy ra khi bạn dành quá nhiều thời gian cho những hoạt động không quan trọng, hoặc không có kế hoạch. Một ví dụ của lãng phí thời gian chính là khi bạn dành nhiều giờ đồng hồ để xem truyền hình, lướt web, truy cập mạng xã hội không vì mục đích cụ thể nào. Trong khi bạn vẫn còn những nhiệm vụ, công việc quan trọng cấp thiết cần hoàn thành. 

Theo nghiên cứu của University of California, Irvine: “Những người dùng điện thoại di động trong khi làm việc có thể giảm năng suất đến 20 – 40%”. Vậy nên chúng ta cần điều chỉnh hành động để tận dụng tối đa thời gian cho những việc hữu ích. 

Lãng phí thời gian do đâu?

Xao nhãng trong lúc làm việc, học tập là điều không thể tránh khỏi. Khảo sát do Salary.com thực hiện đã chỉ ra rằng: “Đa phần người lãng phí thời gian không có ý định lãng phí thời gian của họ, thường là do thiếu kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả”. 

Thực tế có nhiều nguyên nhân gây lãng phí thời gian. Đó có thể bắt nguồn từ khách quan do môi trường làm việc, các yếu tố gây nhiễu hoặc lý do chủ quan từ chính bản thân mỗi người. 

Dưới đây là một số nguyên do chủ đạo bạn có thể tham khảo:

Làm việc theo cảm hứng, không có kế hoạch

Không có kế hoạch, quy trình làm việc cụ thể được xem là nguyên nhân chủ đạo gây lãng phí thời gian. Nếu làm việc không theo một kế hoạch nào người sử dụng thời gian sẽ dễ bị lạc lối trong việc quản lý chính thời gian của mình. 

Thực tế bạn có thể dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ nhỏ. Trong khi lại bỏ bê những nhiệm vụ cấp bách, quan trọng hơn. 

Chưa kể thiếu quy trình rõ ràng khiến chúng ta dễ bị bối rối, không hiểu rõ những bước thực hiện. Điều này có thể dẫn đến sự lãng phí thời gian khi thực hiện nhiệm vụ. 

Đặc biệt trong quá trình làm việc theo nhóm, nhiều người sẽ lợi dụng những lỗ hổng về kế hoạch, quy trình để đùn đẩy, trốn tránh trách nhiệm. Như vậy hiệu quả, năng suất bị tụt dốc nặng nề. 

Lạm dụng mạng xã hội, điện thoại, internet

Theo thống kê của We Are Social và Hootsuite, tính đến tháng 1 năm 2021, Việt Nam có khoảng 72 triệu người dùng mạng xã hội, chiếm 73% tổng dân số. Không thể phủ nhận mạng xã hội như Facebook, Instagram, Zalo mang đến kho tàng thông tin khổng lồ cập nhật liên tục. Tuy nhiên, nhiều người lại lạm dụng quá nhiều dẫn tới lãng phí thời gian. 

Sử dụng mạng xã hội, điện thoại thông minh khiến người dùng dễ bị phân tâm bởi những thông báo, tin nhắn hoặc bình luận mới. Sự phân tâm này có thể làm họ bị cuốn vào, mất tập trung cho công việc hay các hoạt động khác quan trọng hơn. 

Thói quen làm việc đa nhiệm

Làm việc đa nhiệm được xem là xu hướng của đại bộ phận giới trẻ hiện nay, nhất là thế hệ Gen Z. Tuy nhiên thói quen này lại khiến chúng ta lãng phí thời gian nếu không thực sự hiểu rõ và phân bố công việc khoa học. 

Nghiên cứu của Đại học Michigan năm 2015 chỉ ra rằng: “Việc đổi chủ đề quá thường xuyên có thể làm giảm hiệu quả của chúng ta trong từng nhiệm vụ cụ thể và làm giảm khả năng lưu trữ thông tin trong bộ nhớ dài hạn”. 

Thực tế, khi làm việc đa nhiệm, bạn sẽ không thể tập trung hoàn toàn vào một công việc cụ thể. Vì thế bạn không hoàn thành nhiệm vụ đó một cách hiệu quả, nhanh chóng. Điều đó dẫn đến tình trạng giảm năng suất, không tối ưu hóa được thời gian cho công việc khác. 

Xem thêm: Kỹ năng làm việc đa nhiệm là gì?

Môi trường làm việc gây nhiễu

Môi trường làm việc có nhiều yếu tố gây nhiễu như tiếng ồn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung. Bên cạnh đó, chúng ta còn dễ bị phân tán tâm trí vì thế lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết. 

Thiếu không gian riêng tư cũng là lý do gây lãng phí thời gian. Ngoài ra trong quá trình làm việc nhân sự bị gián đoạn bởi những vấn đề không liên quan như email, cuộc gọi điện thoại hay các cuộc họp bất ngờ càng làm cho nhân sự sao nhãng công việc chính. 

Quy trình giao việc không được tối ưu

Quy trình giao việc cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới việc tối ưu hóa thời gian làm việc. Nếu quá trình này không được chuẩn bị kỹ càng hoặc không rõ ràng có thể gây ra hiểu nhầm dẫn đến việc làm sai, tốn thời gian làm lại, sửa chữa. 

Nếu người giao việc không truyền đạt rõ ràng, người thực hiện phải dành nhiều thời gian tìm hiểu, hỏi lại. Điều đó có thể làm cho việc hoàn thành bị chậm trễ, thiếu tính hiệu quả. Ngoài ra, phân việc không đúng người còn làm cho quá trình bị đình trệ, tồn đọng. 

Lãng phí thời gian gây hệ quả gì?

Nghiên cứu của HBR Ascend đã chỉ ra rằng: “Lãng phí thời gian trong công việc có thể làm giảm động lực và sự cam kết của nhân viên đến công ty. Theo đó người quản lý thời gian tốt hơn thường có sự cam kết cao hơn và đạt nhiều thành công hơn trong công việc”. 

Thực tế, lãng phí thời gian sẽ gây ra nhiều hậu quả liên quan tới cuộc sống cũng như con đường thăng tiến sự nghiệp. Cụ thể: 

Stress và áp lực: Khi lãng phí thời gian, chúng ta có thể bị áp lực và căng thẳng vì cảm thấy rằng bạn đang bị lãng phí, công việc tồn đọng, không xử lý kịp.

Giảm năng suất: Việc không tối ưu được thời gian có thể làm giảm năng suất của bạn và khiến bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Mất cơ hội: Khi bạn lãng phí thời gian, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội quan trọng trong cuộc sống. Ví dụ, thay vì học tập hoặc làm việc bạn lại lún sâu vào các trò chơi điện tử, mạng xã hội khiến bạn bị hổng kiến thức, kỹ năng và khó đạt được mục tiêu của mình trong tương lai.

Ngoài ra, nghiên cứu của Đại học Pennsylvania chỉ ra rằng những người mất quá nhiều thời gian trên mạng xã hội có thể dẫn đến cảm giác cô đơn, lo lắng, khó chịu. Những cảm xúc này có thể ảnh hưởng tới sức khỏe tâm lý và thể chất. Vì thế bạn cần tự điều chỉnh bản thân để sử dụng thời gian thật hữu ích. 

Xem thêm: Top App quản lý thời gian hiệu quả

Bật mí bí kíp khắc phục tình trạng lãng phí thời gian

“Thời gian là vàng” luôn đúng ở mọi thời điểm, ngành nghề, công việc. Chỉ khi có thời gian chúng ta mới có thể xử lý, giải quyết vấn đề một cách trọn vẹn, hoàn hảo. 

Vậy làm thế nào để tận dụng thời gian tối ưu? Mời bạn khám phá một số bí kíp dưới đây. 

Hình thành thói quen thiết lập mục tiêu theo ngày

Mục tiêu chính là kim chỉ nam cho mọi hành động giúp chúng ta biết hướng đi đúng đắn. Giống như Fitzhugh Dodson từng nói: “Một người không có mục tiêu giống như một con tàu không có bản đồ”. Bạn sẽ đi một cách vô định giữa cuộc đời, không phương hướng, không điểm dừng. 

Vì thế, điều đầu tiên để không lãng phí thời gian đó là hình thành thói quen thiết lập mục tiêu. Mỗi ngày bạn phải xác định mình muốn đạt điều gì hôm nay. Muốn đạt được bạn cần làm gì, làm như thế nào. Như vậy bạn sẽ tận dụng được từng khoảnh khắc để hoàn thành mục tiêu. 

Phân loại công việc 

Sau khi đã có mục tiêu, tiếp đến bạn nên phân loại công việc. Lúc này ma trận Eisenhower sẽ cực kỳ hữu dụng. Qua đó bạn biết được việc nào gấp, quan trọng cần ưu tiên, việc nào có thể loại bỏ. 

Nếu sắp xếp khoa học bạn sẽ hoàn thành chúng nhanh, hiệu quả hơn. Đặc biệt bạn không bị rối hay quên với những ngày có nhiều việc. Nhờ vậy ngoài nhiệm vụ được giao bạn còn dành thời gian nghỉ ngơi, thư giãn, lấy lại năng lượng, tinh thần. 

Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu

Muốn tập trung vào công việc, tận dụng thời gian tối đa thì loại bỏ các yếu tố gây nhiễu là điều quan trọng. Bạn có thể “ngắt kết nối” với môi trường xung quanh để tránh bị phân tâm bởi những việc vô bổ, không cần thiết. 

Nhưng hơn hết bạn phải tự nâng cao tinh thần tự chủ, nghiêm khắc với bản thân. Quá trình làm việc bạn nên tránh xa những mạng xã hội hay các cuộc trò chuyện phiếm. Gitiho tin chắc rằng khi làm được điều đó, công việc của bạn sẽ hoàn thành tốt, chất lượng hơn. 

Xem thêm: Khám phá 6 cách tập trung làm việc hiệu quả

Như vậy nếu tận dụng tối đa thời gian để làm việc bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công. Vậy còn chần chờ gì, tại sao không thay đổi ngay thói quen sử dụng thời gian của mình để “dọn đường” cho sự nghiệp thăng tiến. 

Gitiho hy vọng qua bài viết này bạn đã nhận thấy được tầm quan trọng của thời gian. Để quản lý tốt, tránh lãng phí thời gian bạn có thể tham gia thêm các khóa học nâng cao kỹ năng này.