Multitasking là gì? 5 Cách cải thiện kỹ năng đa nhiệm cho nhân viên khi làm việc

Multitasking giúp chúng ta quản lý thời gian, cân bằng nhiều việc một lúc. Điều này được nhiều nhà quản lý khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất. 

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh năng động, biến đổi không ngừng, Multitask trở thành văn hóa làm việc ăn sâu vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu không có kỹ năng, thực hiện Multitask đúng cách, phương pháp này sẽ trở nên “lợi bất cập hại”. 

Vậy Multitasking là gì? Làm thế nào để áp dụng cách thức làm việc đa nhiệm một cách thông minh, bài bản? Hãy cùng Gitiho khám phá câu trả lời trong bài viết sau. 

Multitasking là gì?

Multitask hay Multitasking có nghĩa đa nhiệm. Cụ thể hơn đây là khả năng làm nhiều việc cùng lúc trong một khoảng thời gian cố định. Ví dụ: Vừa lái xe vừa gọi điện tư vấn khách hàng, trả lời nhiều cuộc gọi cùng lúc. 

Khái niệm Multitask là gì bắt nguồn từ bối cảnh máy vi tính. Theo đó máy tính được thiết kế thực hiện nhiều tác vụ, ứng dụng chạy một lúc. Chúng tương tự như kỹ năng đa nhiệm của con người. 

Tuy nhiên, theo nghiên cứu của nhà nghiên cứu Zhen Wang: “Multitasking không phải là cách giúp con người làm việc hiệu quả hơn. Nó chỉ giúp họ đạt được cảm giác thỏa mãn hơn về công việc”. Vậy thực hư ý kiến này như thế nào, phần tiếp theo sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn. 

Đánh giá ưu – nhược điểm của Multitasking

Hiện nay đang có nhiều tranh cãi liên quan tới ảnh hưởng Multitasking đối với con người. Cùng Gitiho phân tích ưu – nhược điểm của Multitask ngay trong nội dung sau để hiểu rõ hơn.

Ưu điểm 

Multitask là một trong những kỹ năng ứng viên được các nhà tuyển dụng đánh giá cao. Bởi làm việc đa nhiệm đang dần trở thành nét văn hóa đặc trưng của giới văn phòng, nhất là nhân sự thế hệ Gen Z. 

Theo một nghiên cứu do các chuyên gia tại Đại học Hồng Kông thực hiện thấy rằng: “Những người có thói quen Media Multitasking có khả năng tích hợp thông tin thị giác, thính giác tốt hơn”. 

Những lợi ích của Multitasking dưới đây cũng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi rèn luyện kỹ năng này. 

• Khả năng đa nhiệm giúp chúng ta tiết kiệm thời gian tối ưu. Theo đó cùng một khoảng thời gian thay vì hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể xử lý xong vài công việc khác nhau. 
• Người có kỹ năng Multitasking có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc. Vì thế không ít công ty ưu tiên tuyển dụng những ứng viên đa zi năng. 
• Nếu thực hiện đúng cách, Multitask có thể tăng năng suất làm việc. Những công ty có đội ngũ nhân sự đa năng sẽ mang lại hiệu suất tốt hơn so với công ty đối thủ. 

Như vậy, trong thời đại số hóa như hiện nay, Multitasking trở thành kỹ năng mang đến cho chúng ta nguồn tài chính tốt hơn, chủ động trong sự nghiệp. Vì thế, bạn nên nghiên cứu cách thức triển khai khoa học để đạt hiệu quả như mong muốn. 

Nhược điểm

Bên cạnh lợi ích kể trên, Multitask cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro khó lường. Bởi nếu không thực hiểu bản chất Multi Tasking là gì bạn rất dễ gặp phải những vấn đề sau:

Mất tập trung

Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, não bộ không thể dồn 100% sự tập trung cho các đầu việc đó. Điều này dẫn tới khả năng mắc lỗi trong quá trình làm việc cao. Đồng nghĩa với việc bạn phải dành thêm thời gian để sửa chữa, hoàn thành công việc. 

Multitask cũng gây tốn sức không kém. Bởi chúng ta sử dụng năng lượng để điều chỉnh công việc liên tục. Kết quả nghiên cứu báo cáo trên Tạp chí Tâm lý học Thực nghiệm (Journal of Experimental Psychology) thể hiện: “Khi giải quyết các vấn đề toán học phức tạp, học sinh có thể bị chậm hơn 40% khi được yêu cầu tạm dừng tính toán để chuyển sang một nhiệm vụ khác”. 

Sắp xếp công việc kém khoa học

Thực tế, không phải ai cũng có khả năng nhận định việc gì nên ưu tiên giữa hàng loạt mục tiêu cần hoàn thành. Nếu không được rèn luyện kỹ năng đa nhiệm, bạn rất dễ bị rối với các công việc. Chẳng hạn việc nào phải xong trước, làm thế nào để kết thúc nhiệm vụ đi kèm. 

Tất cả điều đó khiến hiệu suất công việc giảm. Chưa kể, hoang mang không biết bắt đầu từ đâu có thể còn làm bạn rơi vào trạng thái khủng hoảng, stress. 

Làm mai một các kỹ năng

Nhà nghiên cứu Clifford Nass từng cho rằng Multitask dù sao cũng hỗ trợ chúng ta phát triển một số kỹ năng nổi bật. Chẳng hạn trong việc lọc thông tin, chuyển đổi tác vụ, sở hữu bộ nhớ khổng lồ. Tuy nhiên, sau khi có kết quả nghiên cứu, ông thấy rằng tất cả giả thuyết mình đưa ra hoàn toàn sai. 

Thực tế, những người làm việc đa tác vụ thường kém hơn rất nhiều trong việc chọn lọc thông tin so với người làm việc đơn tác vụ. Sự chồng chéo các nhiệm vụ khiến luồng thông tin trong bộ nhớ bị đảo lộn, dễ “rơi rụng”. 

Giảm IQ

Đây là kết quả của nghiên cứu thực hiện bởi Viện Tâm thần học (The Institute of Psychiatry) được BBC New công bố. Báo cáo cho thấy tình trạng “nghiện công nghệ” ngày càng tăng đã làm giảm sút tới 10 điểm IQ. 

Viện Tâm thần học cũng so sánh sự giảm sút này cao hơn gấp 2 lần so với những người sử dụng cần sa hoặc thức trắng đêm. Vậy nên nếu không biết cách làm việc đa nhiệm sẽ gây tổn hại không nhỏ tới chính chúng ta. 

Gây tổn thương não bộ

Các nhà nghiên cứu thuộc Đại học Sussex đã thực hiện nghiên cứu về tác động của Multitask lên não bộ. Cụ thể nhóm nghiên cứu đã đối chiếu thời gian một người cùng lúc sử dụng nhiều thiết bị khác nhau với kết quả MRI của người đó. 

Nghiên cứu phát hiện ra rằng những người làm việc đa nhiệm có ít chất xám hơn những người bình thường ở vùng vỏ não trước trán. Đây là nơi chi phối sự đồng cảm, khả năng kiểm soát cảm xúc của con người. Điều đó đồng nghĩa với việc Multitask không chỉ khiến IQ sụt giảm mà còn ảnh hưởng tới chỉ số EQ. 

Bật mí 5 bí quyết ứng dụng Multitask hiệu quả 

Qua những phân tích trên có thể thấy Multitasking mang đến nhiều lợi ích nhưng cũng không ít hạn chế. Nếu không thực sự hiểu, áp dụng đúng kỹ năng đa nhiệm bạn có thể trở nên thiếu ổn định, mất phương hướng trong công việc.

Để tránh rắc rối với Multitask bạn hãy tham khảo một số bí quyết dưới đây. 

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Trước hết thay vì dồn nhiều việc cùng lúc, bạn hãy cố gắng giải quyết từng nhiệm vụ. Nghe có vẻ đơn giản nhưng nếu số lượng công việc của bạn quá nhiều điều này rất khó thực hiện. 

Lúc này, bạn cần phân loại từ đầu việc. Sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng. Ngoài ra, bạn nên đặt deadline cho từng việc cụ thể. Như vậy bạn có thể tạo ra giới hạn làm việc cho mình. 

Nhóm các công việc tương tự với nhau

Thực tế khó khăn khi làm việc đa nhiệm chính là chúng ta phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau. Nếu không biết cách quản lý bạn dễ bị rối, rơi vào hoang mang. 

Vậy nên, bạn nên lọc ra những nhiệm vụ có tính chất tương tự nhau để dễ dàng theo dõi. Ví dụ: Bạn phải đăng nhiều bài viết lên các nền tảng mạng xã hội, hãy nhóm các đầu việc lại và sắp xếp lịch trình một cách hợp lý để không bị xao nhãng. 

Multitask với nhịp độ phù hợp

Thực hiện nhiều công việc cùng lúc có thể khiến nhân viên rơi vào tình trạng gấp gáp – tác nhân chính gây căng thẳng, sai sót. Vì thế hãy giữ cho luồng công việc ở nhịp độ ổn định bằng cách tách nhiệm vụ thành các khoảng thời gian nhỏ. 

Cụ thể, bạn cần đặt thời hạn cho mỗi nhiệm vụ. Trong khoảng đó chúng ta chỉ tập trung vào một công việc duy nhất và chỉ chuyển sang việc khác khi thời gian đặt ra kết thúc. 

Ví dụ: Bạn chỉ thực hiện một công việc trong khoảng 25 phút và nghỉ giải lao ngắn. Trong mỗi 25 phút, bạn nên tập trung hoàn thành nhiệm vụ. Sau khi hết 3 – 4 đầu việc, bạn có thể nghỉ ngơi lâu hơn để não bộ ổn định. 

Loại bỏ tác nhân gây xao nhãng

Thực tế hiện nay nhiều người trong lúc làm việc vẫn lướt mạng, Facebook, Youtube. Đây chính là những điều khiến chúng ta xao nhãng, ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng xử lý nhiệm vụ. 

Vì thế mỗi khi cần tập trung làm việc, bạn hãy gạt bỏ những yếu tố gây nhiễu ra khỏi tầm mắt của mình. Như vậy bạn sẽ dành toàn bộ tâm trí cho công việc. 

Hỗ trợ nhân viên

Nếu bạn đang là lãnh đạo, nhà quản lý hãy thông cảm cho nhân viên của mình. Trước hết, với vai trò đứng đầu, bạn nên có kế hoạch rõ ràng, hợp lý để không ai phải ôm đồm nhiều việc cùng lúc. 

Khi đưa ra các thông báo khẩn cấp, bạn cũng không nên yêu cầu nhân sự phải phản hồi ngay lập tức. Bởi có thể họ đang tập trung hoàn thành nhiệm vụ trong giờ làm. 

Hơn nữa, bạn hãy đặt ra nguyên tắc chung trong đội nhóm làm việc. Như vậy sẽ giúp hạn chế tình trạng xao nhãng một cách tối đa. Ví dụ: Không sử dụng điện thoại vào việc riêng khi họp, không ăn vặt trong giờ làm. 

Như vậy, Multitask nếu được triển khai đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công việc, cuộc sống. Vì thế hãy tự cân đối và đưa ra cho mình phương án làm việc hiệu quả nhất. 

Qua bài viết trên Gitiho đã cung cấp cho bạn những hiểu biết về Multitasking là gì. Cùng với đó bạn cũng biết thêm một số cách làm việc đa nhiệm khoa học, thông minh. Nếu cần tư vấn cụ thể hơn, bạn đừng ngại kết nối với chúng tôi ngay hôm nay.