Manifest - Mọi thứ bạn phải biết về bản kê khai hàng hóa vận chuyển

Manifest là một chứng từ quan trọng, không thể thiếu trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu mọi thông tin cần biết về bản kê khai vận chuyển Manifest nhé!

Thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu - Logistics

Manifest là gì?

Manifest là một bản kê khai tập hợp thông tin về hàng hóa được vận chuyển trên phương tiện vận tải như số lượng, trọng lượng, loại kiện hàng, thông tin shipper, thông tin consignee, cảng xếp, cảng dỡ, điểm xếp hàng, điểm giao hàng và hình thức vận chuyển cùng với thông tin về phương tiện vận tải như nhận dạng, đặc điểm và tuyến đường của nó (tàu thủy, máy bay, xe tải, toa xe lửa và sà lan). 

Nói tóm lại Manifest là bản kê khai dưới dạng chứng từ là một tài liệu chứa thông tin về phương tiện vận tải và dữ liệu tổng hợp về hàng hóa được vận chuyển, tiếp theo là vận đơn của từng lô hàng.

Xem thêm: Cách tạo tài liệu Manifest chuẩn trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia

Nội dung điển hình của một bản kê khai hàng hóa

Nói chung chính được thể hiện trong bản kê khai hàng hóa như sau:

• Tên nhà điều hành và thông tin chi tiết
• Thông tin người gửi hàng
• Số chứng từ hoặc vận đơn
• Số lượng, chủng loại và mô tả hàng hóa
• Thông tin người nhận hàng
• Tuyến vận chuyển

Mục đích của bản kê khai hàng hóa Manifest

Một bản kê khai Manifest có thể được trao đổi cho các mục đích thương mại. Ví dụ bản kê khai hàng hóa được trao đổi giữa hai đại lý tàu tại cảng đi và cảng đến. Bản kê khai cũng có thể được lập cho các mục đích quản lý, cụ thể là bản kê khai hải quan cần được gửi cho hải quan khi đến cảng đầu tiên của một quốc gia.

Các loại Manifest phổ biến hiện nay

1. Cargo Manifest

Bao gồm danh sách tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa không bao gồm phí vận chuyển.

2. Freight Manifest

Trong khi Cargo Manifest thể hiện tên mặt hàng, số lượng và trọng lượng của từng mặt hàng, loại mặt hàng, tên và địa chỉ của người gửi hàng và người nhận hàng, thì Freight Manifest sẽ hiển thị thêm phí vận chuyển cho từng chuyến hàng trên tàu. Việc này được thực hiện nhằm mục đích thu cước vận chuyển từ người gửi hàng tại cảng xuất phát hoặc người nhận lô hàng từ cảng dỡ hàng. Bản kê khai vận chuyển hàng hóa cũng có thể được sử dụng để tính hoa hồng vận chuyển hàng hóa, v.v.

3. Dangerous Cargo Manifest

Bản kê khai hàng hóa nguy hiểm liệt kê tất cả những hàng hóa hoặc vật liệu nguy hiểm (hazardous materials - HAZMAT) được vận chuyển trên tàu. Các chi tiết do người gửi hàng cung cấp theo cách phân loại hàng nguy hiểm chính xác, nếu không có các chi tiết này, hàng hóa nguy hiểm sẽ không được chất lên tàu. Bản kê khai này phải được cung cấp cho cơ quan hải quan và cảng theo hướng dẫn quy định trước khi tàu rời cảng xếp hàng hoặc đến cảng dỡ hàng.
Bản kê khai hàng hóa nguy hiểm cũng sẽ hiển thị mã hàng hóa nguy hiểm hàng hải quốc tế (International Maritime Dangerous Goods - IMDG) của những hàng hóa đó kèm theo chi tiết hướng dẫn sơ cứu y tế (Medical First Aid Guide - MFAG).

• Mã IMDG là một tập hợp các chỉ thị cho việc vận chuyển hàng nguy hiểm bằng tàu vận tải. Nó được cấp bởi Tổ chức Hàng hải Quốc tế (International Maritime Organization - IMO) và được cập nhật hai năm một lần. Khi vật liệu nguy hiểm được đóng gói, người gửi hàng có trách nhiệm tuân theo các mã IMDG trong việc đóng gói để đảm bảo an toàn cho vật liệu trong quá trình vận chuyển.
• MFAG là hướng dẫn được tổ chức Y tế Thế giới (World Health Organization - WHO) công bố để xử lý các tai nạn liên quan đến hàng hóa nguy hiểm, đặc biệt là hóa chất. Nó liệt kê các biện pháp an toàn, sơ cứu và các quy trình khẩn cấp phải tuân theo trong trường hợp tai nạn có liên quan đến hóa chất nguy hiểm.

Khi ở trên tàu chở hàng, các vật liệu nguy hiểm sẽ tuân theo hướng dẫn xếp hàng và xử lý riêng. Ví dụ về hàng hóa nguy hiểm là một số hóa chất độc hại hoặc ăn mòn, khí nén, vật liệu phóng xạ, vật liệu nổ, v.v.

4. Out of Gauge Manifest 

Một bảng kê khai chi tiết các hàng hóa vượt quá khổ (có kích thước bất thường) trên tàu. 
Hàng quá khổ là hàng không được đóng trong hộp hoặc không theo quy cách đóng gói hình vuông hoặc hình chữ nhật. Còn được gọi là hàng hóa OOG (Out of Gauge- hàng quá khổ) hoặc AIL (Abnormal Indivisible Loads - tải trọng bất thường không thể phân chia), những hàng hóa này có thể có hình dạng, kích thước bất thường hoặc có những chỗ lồi lõm đòi hỏi các yêu cầu đóng gói và xếp chồng đặc biệt dù ở kho hay trên tàu bởi vì chúng không vừa với các thùng vận chuyển thông thường.
Bản kê khai quá khổ Out of Gauge Manifest sẽ hiển thị chi tiết của hàng hóa quá khổ bao gồm kích thước, trọng lượng, v.v. Ví dụ đối với hàng hóa ngoài khổ là cánh của tua-bin gió, máy móc xây dựng, rơ-moóc ô tô, v.v.

5. Reefer Manifest 

Bản kê khai hàng lạnh sẽ có tất cả các thông tin chi tiết về container lạnh trên tàu để giao cho những người nhận hàng khác nhau tại các điểm đến khác nhau. Các chi tiết sẽ bao gồm cài đặt nhiệt độ, cài đặt độ ẩm và các yêu cầu khác của container lạnh trên tàu. Hàng hóa ở đây có thể bao gồm các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm hoặc thiết bị điện tử nhạy cảm phải được bảo quản và vận chuyển ở nhiệt độ và độ ẩm cụ thể.

6. Export Manifest and Import Manifest

Cả hai bản kê khai xuất khẩu và nhập khẩu đều giống như một bản kê khai hàng hóa. 
Export Manifest được sử dụng khi nó được nộp cho hải quan tại thời điểm tàu ​​ra khỏi cảng, nó được gọi là bản lược khai xuất khẩu. 

Import Manifest là bản lược khai được cung cấp cho hải quan cảng trước hoặc khi tàu đến cảng là bản kê khai nhập khẩu. 

Yêu cầu đối với việc gửi các bản kê khai này khác nhau giữa các cảng. Tuy nhiên, yêu cầu phổ biến nhất là nộp bản kê khai xuất khẩu cho hải quan cảng trước khi tàu rời cảng bốc hàng. Đối với bản kê khai nhập khẩu, yêu cầu chung là phải nộp cho hải quan của cảng đích khi tàu rời cảng cuối cùng trước khi cập cảng dỡ hàng.

Hầu hết các hải quan cảng trên thế giới rất nghiêm ngặt về việc nộp bản kê khai hàng hóa. Việc không tuân thủ các yêu cầu có thể dẫn đến việc hàng hóa không được phép xếp lên tàu hoặc bị dỡ hàng khỏi tàu.

Đại lý hãng vận tải tại cảng xếp hàng thường lập bản lược khai hàng hoá. Đại lý này có thể gửi một bản sao của bản kê khai hàng hóa cho các đối tác của mình tại các cảng đích để họ có thể nộp cho hải quan cảng tương ứng của họ. Ngoài ra, người nhận hàng được đại lý của người vận chuyển thông báo về việc hàng hóa của họ đã đến cảng dỡ hàng khi nhận được bản kê khai hàng hóa từ cảng xếp hàng.

Hồ sơ hàng hóa có thể được coi là hoàn chỉnh sau khi bản kê khai hàng hóa cuối cùng được tải lên hệ thống của hãng vận tải biển. Để tránh những thay đổi tiếp theo đối với bản kê khai hàng hóa, hệ thống hàng hóa của tàu được khóa lại sau một thời gian nhất định kể từ thời điểm ra khơi từ cảng xếp hàng.

Xem thêm: Những chứng từ cần thiết để khai Manifest chuẩn trong Logistics

Có thể thay đổi bản kê khai hàng hóa không?

Sau khi bản kê khai Manifest được cập nhật trong hệ thống của hãng tàu, dữ liệu đầu vào / ra cho con tàu đó được coi là đã hoàn tất. Với hầu hết các tuyến, bản kê khai bị khóa sau một khung thời gian nhất định - thường là 72 giờ sau khi tàu đi từ POL (điểm xếp hàng).

Đại lý POL gửi tin nhắn xác nhận với POD (điểm dỡ hàng) rằng dữ liệu đã hoàn tất để POD có thể gửi bản kê khai của họ tại điểm dỡ hàng cho hải quan địa phương và cũng bắt đầu gửi thông báo cho các nhà nhập khẩu.

Thỉnh thoảng khách hàng yêu cầu thay đổi một số chi tiết trong hàng hóa đã vận chuyển của mình. Cách duy nhất để những thay đổi này có thể được thực hiện sau khi vận đơn đã được phát hành và bản kê khai Manifest bị khóa là nhờ người sửa bản kê khai. Người sửa bản kê khai này được thông báo cho đại lý hãng tàu tại cảng dỡ hàng hoặc cập nhật trên hệ thống trực tuyến dưới dạng người sửa. 

Đại lý hãng tàu tại POD sẽ nộp thông tin chi tiết về người sửa cho hải quan và cảng vụ theo quy định của họ. Các thay đổi đối với bản kê khai hàng hóa có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tùy chọn trình sửa bản kê khai hàng hóa trực tuyến. Biểu mẫu này cũng có thể được điền ngoại tuyến và được gửi trong một số trường hợp.

Tuy nhiên, hải quan cảng trên thế giới rất nghiêm ngặt và không cho phép thay đổi bản kê khai chi tiết hàng hóa như mô tả hàng hóa, mô tả mã HS trong vận đơn, v.v. vì nó có thể ảnh hưởng đến việc định giá thuế hải quan đã được thực hiện dựa trên một mặt hàng nhất định. 
Đối với các chi tiết có thể sửa chữa, cơ quan hải quan ở một số cảng nhất định sẽ đánh một khoản phí phạt đối với hãng tàu. 
Bên cạnh đó, cũng có những thời hạn đã định mà sau đó không được phép thay đổi bất kỳ thông tin gì của hàng hóa. Do đó, đại lý POL phải luôn đảm bảo rằng khung thời gian cho người sửa tệp kê khai tuân theo khung thời gian của nhà cung cấp dịch vụ, thời gian trên hệ thống hoặc theo quy định các cơ quan có thẩm quyền của POD.

Xem thêm: Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về Việt Nam

Kết luận

Manifest là một bản kê khai vô cùng quan trọng mà bạn phải nắm rõ trong quá trình vận chuyển hàng hóa vì chỉ một sai sót nhỏ trong kê khai cũng rất khó để sửa đổi. Gitiho hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu tất tần tật về bản kê khai vận chuyển Manifest! Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề này, đừng ngại mà hãy bình luận cho chúng mình biết nhé!

Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé! Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.