Những lưu ý khi căn chỉnh trước khi in bảng dữ liệu Excel.

Trong bài viết này, Gitiho.com sẽ hướng dẫn các bạn cách in file Excel một cách đơn giản mà vẫn chỉn chu cũng như tránh những sai lầm không đáng có khi in file Excel.

Những lưu ý cơ bản trước khi in bảng dữ liệu Excel.

Đọc các chỉ dẫn trước khi in

Khi muốn in dữ liệu Excel, ta vào phần File > Print. Những thông tin cần biết khi in sẽ hiện ra trong mục Print.

1. Print: chuyển hoá dữ liệu Excel của bạn ra giấy.

2. Copies: số bản bạn muốn in.

3. Printer: thiết bị để in.

Ngoài ra Excel cũng có chức năng Print to File sử dụng khi không có máy in. Sau khi chọn chức năng này và nhấn Print, Excel sẽ tạo cho chúng ta một file sao chép để đem tới nơi có máy in để in.

*Xem thêm: Hướng dẫn giải đáp 40 câu hỏi thường gặp trong Microsoft Excel

Các phương thức in

Sẽ có 3 phương thức in gồm:

- Print Active Sheets: in sheet đang dùng.

- Print Entire Workbook: in tất cả các sheet trong workbook.

- Print Selection: Chỉ in phần bôi đen hoặc chỉ định trước đó.

*Xem thêm: Cách in một hoặc nhiều sheet trong Excel

In theo thứ tự

Thứ tự in ở đây sẽ có 2 trường hợp:

- In bắt đầu từ trang 1 đến 2,3,... theo thứ tự của bản thứ nhất rồi sang bản thứ hai.

- In một loạt trang đầu tiên của các bản rồi chuyển lần lượt sang các trang tiếp theo.

*Xem thêm: Những cách đánh số thứ tự trong Excel rất đơn giản

Hướng giấy

- Potrait Orientation: In theo chiều giấy dọc

- Landscape Orientation: In theo chiều giấy ngang

*Xem thêm: Mẹo hay thay đổi hướng giấy trong Word theo ý muốn đơn giản

Kích cỡ khổ giấy

Mỗi bản in sẽ có kích cỡ khổ giấy riêng để tuỳ theo mục đích người dùng, nhưng Excel sẽ để mặc định là cỡ Letter.

Ta cần chú ý rằng mỗi kích cỡ sẽ cho ra một bản in khác nhau, như hình minh hoạ dưới đây là cỡ Letter và A3 trên một file Excel.

Căn lề

- Wide sẽ cho khoảng cách lề rộng ra

- Narrow sẽ cho khoảng cách lề hẹp lại

Scale điều chỉnh kích cỡ Sheet phù hợp với trang in

Trong đó có các mục sau:

- No Scalling: Để nguyên kích cỡ sheet.

- Fit sheet on One Page: Cho cả sheet trên một mặt giấy.

- Fit All Rows on One Page: Cho toàn bộ các dòng trong sheet chỉ trong một trang giấy

- Custom Scalling Option: Điều chỉnh kích cỡ sheet khi in

10. Page Setup: Thiết lập trang in.

11. Print Review: Xem trước khi trang in thành giấy.

12. Show Margins: Giúp bạn nhìn được Print Preview cũng như có thể chỉnh sửa bằng thao tác bằng tay nếu như vẫn chưa ưng ý với bản in.

Kết luận

Mong rằng qua bài viết này các bạn có thể tự tin in cho mình một bản Excel đúng theo ý muốn mà không cần nhờ người khác chỉnh sửa hộ.

Để nắm được những kiến thức cơ bản nhất về Excel cũng như nâng cao kỹ năng Excel của mình hơn nữa, các bạn hãy tham gia khoá học Excel của Gitiho để nắm được tất cả các công cụ của Excel và ứng dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc nhé. 

Đọc thêm các bài viết hay của chúng mình 
Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ