Hiện nay, tại các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại hóa đơn: hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in, đặt in (hóa đơn bản giấy). Vậy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là gì? Nên sử dụng loại hóa đơn nào ? Hai loại hóa đơn này khác gì nhau? Gitiho sẽ giải đáp cho bạn đọc trong bài viết dưới đây.

KTG01 - Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là gì?

Định nghĩa hoá đơn giấy

Đúng với cái tên của nó, hoá đơn giấy là loại chứng từ được thể hiện bằng văn bản giấy, bao gồm các loại hoá đơn như: phiếu thu tiền, vé, thẻ,.... Hoá đơn giấy được phát hành qua hai hình thức: hoá đơn tự in và hoá đơn đặt in.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi bị mất hóa đơn GTGT

Định nghĩa hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử cũng có chức năng ghi nhận thông tin của doanh nghiệp khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Nhưng thay vì phải in ra giấy thành văn bản, hoá đơn điện tử được thể hiện trên dữ liệu quản lý, lưu trữ hoàn toàn trên các phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử cũng được phát hành dưới hai hình thức: hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thế.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hoá đơn điện tử được nhà nước định nghĩa: "Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. 

Cho đến nghị định 119 năm 2018 quy định các tổ chức, cá nhân, đơn vị kinh doanh chậm nhất vào ngày 01/01/2020 phải chuyển đổi hết sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nghị định 123 năm 2020 loại bỏ khoản 4 điều 222 tại nghị định 119, từ đó gia hạn thời gian chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2020 sang ngày 01/07/2022. Nhưng như vậy không có nghĩa hóa đơn giấy sẽ "tuyệt chủng" mà các bạn vẫn sẽ thấy hóa đơn giấy vẫn còn giá trị lưu trữ đến 10 năm, chính vì vậy khi làm việc, kế toán viên vẫn phải sử dụng đến hóa đơn giấy.

Xem thêm: Những thành phần xuất hiện trong hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Điểm giống nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

- Đều là hóa đơn được doanh nghiệp phát hành để phản ánh doanh thu của doanh nghiệp.

- Các quy định về cách viết, tiêu thức trên hóa đơn giống nhau.

Điểm khác nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

	Hóa đơn giấy	Hóa đơn điện tử
Số liên	Tối thiểu là hai liên bắt buộc và các doanh nghiệp thường dùng 3 liên - Liên 1 lưu tại quyển. - Liên 2 giao cho người mua - Liên 3 doanh nghiệp lưu lại để sử dụng.	Số liên bằng 0 vì hóa đơn điện tử thể hiện trên file PDF hoặc XML, vì vậy hóa đơn điện tử không có số liên.
Ký hiệu hóa đơn	Ký hiệu bằng chữ P.	Ký hiệu bằng chữ E.
Số dòng	Phải thể hiện đầy đủ số lượng, tính chất của loại hàng hóa lên giấy, không đủ chỗ viết sẽ sang tờ hóa đơn khác. Nếu dài hơn sẽ phải mang theo bảng kê đi kèm.	Không hạn chế số dòng, do đó số hóa đơn không thay đổi, không cần dùng đến bảng kê.
Giao nhận hóa đơn	Trước khi giao nhận phải đối chiếu trước thông tin, ký đầy đủ các bên rồi mới giao cho khách hàng (bởi phải xé liên 2 cho khách hàng).	Đối chiếu hóa đơn trên trang web http://trahoadon.com.vn, tránh trường hợp hóa đơn khách hàng trái với hóa đơn doanh nghiệp
Thông tin ngày, tháng, năm	Sau khi viết xong hóa đơn thì phải viết ngày lập hóa đơn.	Ngày lập hóa đơn phải trùng với ngày ký.
Thông tin thừa	Hóa đơn giấy viết hết chỉ tiêu thừa sẽ phải gạch đi.	Hóa đơn điện tử chỉ cần xóa đi trong lúc làm hóa đơn.
Lưu trữ	Tiềm ẩn khả năng bị mất, cháy, khó tra cứu .	Lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trên hệ thống thông tin quản lý, dễ dàng tìm kiếm bằng vài cú nhấp chuột.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT trong Excel

Nên sử dụng hoá đơn giấy hay hoá đơn điện tử?

Qua bảng so sánh giữa hoá đơn điện tử với hoá đơn giấy, bạn đọc dễ dàng thấy được rằng hoá đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn:

• Lưu trữ trên hệ thống quản lý, tính bảo mật cao hơn.
  
• Không gặp rủi ro như rách, cháy như hoá đơn giấy.
  
• Cắt giảm chi phí in ấn, phôi hoá đơn, lưu trữ,...
  
• Tiết kiệm thời gian lập hoá đơn, tra cứu hoá đơn. Bỏ qua các thủ tục hành chính đi kèm.
  

Tổng kết

Qua bài viết này, Gitiho đã mang đến cho bạn đọc những kiến thức cơ bản nhất về hoá đơn giấy và hoá đơn điện tử. Rõ ràng hoá đơn điện tử thuận tiện trong việc phát hành, lưu trữ và tiết kiệm chi phí hơn hoá đơn giấy. Nhưng như vậy không có nghĩa chúng ta không còn nhìn thấy sự xuất hiện của hoá đơn giấy nữa mà hoá đơn giấy được chuyển qua một số hình thái khác như vé, phiếu thanh toán,... Hẹn gặp lại bạn đọc tại những bài viết sau về chủ đề kế toán!