Ứng dụng phương pháp Agile Learning đào tạo nhân sự như thế nào?

Trong lĩnh vực đào tạo doanh nghiệp trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng, phương pháp Agile Learning đang dần được áp dụng một cách phổ biến và lan tỏa được những giá trị tích cực. Không những thế, chính người học cũng cảm thấy rằng họ dần yêu thích với cách đào tạo này.

Vậy Agile Learning là gì? Các doanh nghiệp có đang áp dụng đúng cách hay không? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!  

Phương pháp Agile Learning là gì? 

Phương pháp Agile Learning, hay Học tập Agile, là một phương pháp đào tạo tương đối mới mẻ mà nhiều tổ chức và trường học đang áp dụng để tạo ra môi trường học tập linh hoạt, tương tác và thích nghi. 

Phương pháp này được lấy cảm hứng từ Agile, một phương pháp quản lý dự án linh hoạt thường được áp dụng trong phát triển phần mềm và công nghệ thông tin. Tuy nhiên, khi tình hình kinh doanh tăng trưởng và có những thay đổi chóng mặt thì những nhà lãnh đạo nhận thấy rằng mô hình Agile có sự liên quan đến trải nghiệm học tập của học viên. 

Chính những lúc các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai chương trình đào tạo, cách phân phối nội dung học tập cũng như thúc đẩy nhân viên tham gia vào quá trình này thì cũng là lúc phương pháp Agile Learning được ra đời và phát triển cho đến ngày hôm nay. 

Agile Learning đặt người học vào trung tâm của quá trình đào tạo, giúp họ tham gia tích cực vào việc xây dựng nội dung học tập và quá trình học. 

Lợi thế khi áp dụng phương pháp Agile Learning

1. Linh hoạt: Agile Learning tập trung vào sự linh hoạt. Nó cho phép học viên tự quản lý quá trình học tập, chọn thời điểm và cách họ học tốt nhất cho họ. Học viên có thể điều chỉnh nội dung học tập để phản ánh sự thay đổi trong kiến thức và môi trường. 

2. Tương tác và hợp tác: Phương pháp này khuyến khích tương tác và hợp tác giữa học viên và giảng viên hoặc giữa học viên với nhau. Thay vì học một cách đơn độc, học viên thường làm việc nhóm, thảo luận, và cùng tạo ra kiến thức. 

3. Tự động hóa: Agile Learning thường sử dụng công nghệ để tạo ra các khung học tập linh hoạt. Học viên có thể sử dụng các nền tảng trực tuyến để truy cập tài liệu học tập, tham gia vào các cuộc học trực tuyến, và quản lý tiến độ học tập của họ. 

4. Chu kỳ ngắn: Giống như trong Agile Project Management, Agile Learning có thể sử dụng các chu kỳ ngắn gọi là "Sprints." Trong mỗi chu kỳ, học viên tập trung vào việc học những kiến thức cụ thể hoặc hoàn thành các dự án học tập. Sau mỗi Sprint, họ đánh giá tiến trình và điều chỉnh quá trình học tập. 

5. Phản hồi liên tục: Agile Learning khuyến khích phản hồi liên tục. Học viên và giảng viên thường cung cấp phản hồi cho nhau và sử dụng phản hồi này để cải tiến quá trình học tập và nội dung học. 

Phương pháp Agile Learning không chỉ phù hợp cho học tập trực tuyến mà còn có thể được áp dụng trong môi trường học tập truyền thống. Nó giúp tạo ra sự linh hoạt và tương tác, khuyến khích sự tư duy sáng tạo, và thích nghi với sự biến đổi nhanh chóng trong kiến thức và công nghệ. 

Cách đào tạo nhân viên theo Agile Learning

Để thực hiện đào tạo nhân viên theo Agile Learning, bạn có thể áp dụng các cách sau:

1. Có sự giao tiếp 2 hoặc nhiều chiều trong doanh nghiệp

Trong môi trường đào tạo theo Agile Learning, sự giao tiếp là một phần quan trọng để tạo ra môi trường học tập tương tác. Tạo ra một môi trường giao tiếp 2 chiều, nơi mọi người có thể thảo luận, chia sẻ ý kiến và tương tác là cực kỳ quan trọng.

Điều này cũng được thực hiện khi tổ chức học tập trực tuyến qua các nền tảng hay hệ thống học tập. Bởi với sự phát triển hiện đại của hệ thống LMS, các tính năng như trò chuyện, diễn đàn thảo luận được ra đời để giúp giảng viên, học viên trao đổi kiến thức lẫn nhau. 

Một cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng giao tiếp hiệu quả có thể giúp các công ty tiết kiệm khoảng 64.2 triệu đô la một năm. 

2. Ưu tiên đào tạo theo hình thức Microlearning

Agile Learning thường tập trung vào việc học theo từng phần nhỏ, và hình thức Microlearning là lựa chọn lý tưởng. Bằng cách này, chương trình đào tạo được chia thành các khóa học ngắn gọn, tập trung vào một kỹ năng hoặc chủ đề cụ thể. Nhân viên có thể tự quản lý thời gian học và tiến hành học từng phần một theo sự thuận tiện của họ.

3. Tạo không gian cho nhân viên làm việc nhóm

Mô hình Agile Learning khuyến khích nhân viên học tập theo nhóm. Tạo không gian làm việc nhóm, trực tuyến hoặc offline, giúp họ tương tác và học cùng nhau. Nhóm có thể thảo luận, giải quyết các vấn đề học tập cụ thể và tạo ra kiến thức chung một cách hiệu quả.

4. Cá nhân hóa chương trình đào tạo

Một trong những ưu điểm quan trọng của Agile Learning là khả năng cá nhân hóa. Mỗi nhân viên có những nhu cầu và mục tiêu đào tạo riêng, và chương trình đào tạo theo Agile Learning cung cấp sự linh hoạt để đáp ứng những yêu cầu này. Điều này đòi hỏi việc phát triển chương trình đào tạo linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh dựa trên nhu cầu và mục tiêu cá nhân của từng nhân viên.

Để cá nhân hóa chương trình đào tạo và thực hiện các hoạt động đào tạo một cách lâu dài, doanh nghiệp có thể tham khảo hệ thống quản lý học tập LMS. Đây là nền tảng chuyển đổi số hoạt động đào tạo doanh nghiệp giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Với hệ thống LMS, doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên một hệ thống học tập với đa dạng các khóa các lĩnh vực phục vụ nhân viên làm việc và nâng cao kỹ năng. Từ đó, nhân viên có thể lựa chọn các khóa học phù hợp với nhu cầu và định hướng phát triển của bản thân chứ không nhất thiết phải học các khóa đào tạo chung chung. 

Bên cạnh đó, bộ phận LnD cũng dễ dàng theo dõi tiến độ học tập và đo lường hiệu quả đào tạo thông qua các báo cáo. Qua đó, sẽ có những cách cải tiến và điều chỉnh sao cho phù hợp và đem lại kết quả tốt nhất. 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

5. Nhân viên có thể học tập linh hoạt

Cuối cùng, trong mô hình Agile Learning, nhân viên có khả năng học tập linh hoạt, tức là họ có thể quản lý thời gian học của mình và học từ bất kỳ đâu. Điều này đòi hỏi việc tạo ra nền tảng học trực tuyến linh hoạt và tài liệu học tập có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào và bất kỳ đâu.

Agile Learning có phù hợp khi thực hiện đào tạo trong doanh nghiệp không?

Agile Learning rất phù hợp trong lĩnh vực đào tạo và phát triển (L&D) trong doanh nghiệp bởi những lý do sau đây: 

1. Tăng khả năng hiển thị (Visibility)

Trong môi trường kinh doanh đang biến đổi nhanh, khả năng hiển thị trở thành một yếu tố cốt lõi. 76% người dùng ưa chuộng sử dụng các công cụ lập kế hoạch Agile Planning Tools để nắm bắt mọi khía cạnh của dự án. 

Khả năng hiển thị tốt hơn giúp thúc đẩy chia sẻ thông tin hiệu quả, tạo điều kiện cho giao tiếp tốt hơn và giúp ra quyết định có sáng suốt hơn. 

2. Cải thiện tính hiệu quả

Theo một báo cáo gần đây của Forbes, 92% ban lãnh đạo cấp cao nhận thấy rằng việc áp dụng phương pháp Agile đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức. 

Sự linh hoạt trong quá trình học tập và làm việc giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với môi trường thay đổi và nắm bắt cơ hội một cách hiệu quả. 

3. Làm việc nhóm tốt hơn

Trong một nghiên cứu của Gallup, chỉ có 30% công nhân Mỹ và 36% công nhân châu Âu đồng ý rằng có sự cởi mở trong việc chia sẻ kiến thức lẫn nhau. Điều này nói lên rằng việc chia sẻ kiến thức, hợp tác giữa các nhóm và truyền đạt các thông tin quan trọng thường bị bỏ sót. 

Vì vậy, nếu một nhóm có sự đồng thuận về mục tiêu và cùng cố gắng để đạt được mục tiêu thì hiệu suất có thể sẽ cao hơn rất nhiều so với việc làm việc riêng lẻ. 

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự hợp tác mạnh mẽ giữa nhân viên tại nơi làm việc cải thiện toàn bộ quy trình kinh doanh. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian (giảm 20% thời gian từ khi tạo ý tưởng đến khi sẵn sàng bán hàng) mà còn cải thiện tỷ lệ đổi mới thành công thêm 15%.

Xem thêm: Nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng, hợp sức thành công vượt bậc

Các bước áp dụng phương pháp Agile vào hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp qua case study cụ thể

Tình huống: Phòng IT của một công ty công nghệ cần cải thiện kỹ năng giao tiếp, làm việc với khách hàng vì Trưởng bộ phận nhận thấy rằng đây là kỹ năng yếu kém nhất khiến cho cả nhóm làm việc kém hiệu quả, khách hàng thường xuyên phàn nàn. 

Phòng IT: Thành viên trong nhóm chủ yếu là các bạn 9X, chỉ có 1 trưởng phòng là 8X. Về chuyên môn thì tất cả đều tốt, không gặp vấn đề gì. Về kỹ năng giao tiếp, giải quyết nhu cầu của khách hàng thì anh Trưởng phòng có đánh giá là bạn Giang là người có kỹ năng tốt nhất. 

Vấn đề đặt ra: 

Với vai trò là L&D, hãy tư vấn phòng Marketing cách tổ chức học tập để cải thiện năng lực làm TikTok để on air kênh Tik Tok vào tháng 21/04/2024

Bước 1: Thiết lập nhóm học tập

Đầu tiên, trưởng phòng là người thiết lập nhóm học tập và nói rõ với nhân viên là tại sao cần phải học và mục tiêu học là gì.

Vậy mục tiêu của phòng IT sẽ là cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc với khách hàng để từ đó tăng hiệu suất làm việc cũng như cải thiện trải nghiệm của khách hàng. 

Bên cạnh đó, hãy thảo luận về quy tắc và cam kết của nhóm để đảm bảo sự kỷ luật trong quá trình học tập.

Bước 2: Khởi động nhóm học tập

Khởi động nhóm học tập bằng cách hành động ngay theo cách đơn giản nhất và quan trọng là sự duy trì, lặp đi lặp lại. 

Ví dụ như: 

• Mỗi ngày học một chương trong khóa học 
• Sau khi học xong thì sẽ viết phản hồi, đúc rút bài học qua chương học đó vào nhóm học tập
• Cùng nhau đưa ra các vấn đề để thảo luận qua những ví dụ thực tế trong công việc

Khởi động được hoạt động và nhóm học tập, không yêu cầu xây dựng ngay chương trình hoặc kế hoạch lớn, tốn kém

Bước 3: Chuẩn bị công cụ học tập

Mỗi công ty cần phải chuẩn bị được công cụ và tài nguyên để nhân viên sẵn sàng học tập, chứ không phải đợi bộ phận L&D đi tìm lớp, tìm giảng viên. Vì như vậy đến lúc tìm được thì người học sẽ không muốn học nữa. 

Công cụ học tập có thể là hệ thống e-learning, còn tài nguyên học tập là tài liệu học tập được xây dựng bởi những chuyên gia trong công ty hay những khóa học trực tuyến. 

Bước 4: Hướng giá trị

Việc học đạt hiệu quả nhất là học và áp dụng ngay vào công việc vì vậy bộ phận L&D cần hướng nhóm học tập tập trung vào việc cung cấp giá trị cho công việc thông qua phát triển kỹ năng giao tiếp và làm việc với khác hàng. 

Học từ chính nhu cầu tạo giá trị trong công việc, từ cá nhân

Bước 5: Chia nhỏ khối lượng

Với đối tượng là nhân viên gen Z, ban đầu việc học kỹ năng mềm có thể sẽ hơi khó khăn. Vì vậy việc chia nhỏ nội dung và mục tiêu học tập sẽ khả quan hơn. Ví dụ như: 

Chia nhỏ nội dung và mục tiêu học, áp dụng micro-learning

Bước 6: Nội dung theo thực tế

Bộ phận L&D đảm bảo rằng nội dung học tập được thiết kế và áp dụng vào các tình huống thực tế mà nhóm IT thường gặp khi làm việc với khách hàng. Hãy lấy các trường hợp thực tế xảy ra trong quá trình làm việc để bàn luận và áp dụng. 

Sử dụng các tài nguyên sẵn có, xây dựng nhanh nội dung học tập “MVP” để khởi động nhanh, sau đó cập nhật và cải tiến liên tục thông qua các cơ chế phản hồi hiệu quả

Một số lưu ý khi ứng dụng phương pháp đào tạo Agile 

Để áp dụng thành công phương pháp này, cần lưu ý một số điều sau:

1. Người thúc đẩy việc học là Team Leader, chứ không phải là bộ phận HR

2. Giai đoạn của việc kéo dài khoảng 1 tháng, sau đó chuyển sang học học các kỹ năng khác

3. Thường xuyên thảo luận kiến thức giữa các thành viên để cùng chia sẻ góc nhìn và kiến thức lẫn nhau

4. 

Phương pháp Agile Learning sẽ thực sự hiệu quả nếu doanh nghiệp áp dụng một cách nghiêm túc và coi nhân viên là trung tâm của quá trình đào tạo. Hy vọng với những thông tin mà Gitiho chia sẻ sẽ giúp bạn bứt phá doanh nghiệp, phát triển nhân viên qua cách đào tạo và nội dung đào tạo.