Cách xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Thực hiện đào tạo nhân viên theo một quy trình đào tạo nội bộ chuẩn sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu được thời gian cũng như đảm bảo độ chính xác trong việc đào tạo. Điều này làm cho quá trình đào tạo trở nên hấp dẫn và thiết thực, phù hợp với nhu cầu của học viên cũng như tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Vậy để thành công trong việc đào tạo, doanh nghiệp cần làm như thế nào? 10 bước dưới đây sẽ là câu trả lời. 

Quy trình đào tạo nội bộ với 10 bước đơn giản

Sau khi xây dựng được chính sách đào tạo thì doanh nghiệp cần bắt tay thực hiện quy trình đào tạo nội bộ một cách bài bản và có tính thực thi cao nhất. 

Bước 1: Khảo sát nhu cầu đào tạo của từng đơn vị trong tháng/quý/năm

Đây là bước cực kỳ quan trọng khi bắt tay vào đào tạo nhân viên, bạn cần phải biết được nhân viên năng lực hiện tại của nhân viên, kỹ năng mà nhân viên yếu hay họ muốn được học gì để phục vụ cho công việc. 

Nhu cầu đào tạo có thể thay đổi, vì vậy việc khảo sát theo tháng/quý/năm là điều rất cần thiết và là yếu tố để xây dựng chương trình đào tạo thành công. Bạn có thể thực hiện đầu tháng hoặc cuối tháng trước để xây dựng kế hoạch cho tháng sau. 

Bước 2: Thảo luận cùng các đơn vị để thống nhất các nội dung đào tạo trong tháng/quý/năm

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, bạn nên thảo luận với các bộ phận, phòng ban để thống nhất về nội dung, khóa học, phương pháp đào tạo, mục tiêu hướng đến là gì? Quá trình thảo luận sẽ vạch ra được một bức tranh rõ nét về chương trình đào tạo và đảm bảo rằng tất cả các bên hiểu rõ về mục tiêu và nội dung của quá trình đào tạo. 

Bước 3: Lên kế hoạch đào tạo theo như thống nhất 

Xác định được nhu cầu đào tạo, nội dung đào tạo, doanh nghiệp sẽ lên được kế hoạch đào tạo một cách chỉn chu nhất. Kế hoạch sẽ bao gồm:

Tên chương trình đào tạo nội bộ

Mục tiêu cần đạt sau chương trình

Đối tượng tham gia

Thời gian, địa điểm, hình thức đào tạo, ngân sách dành cho việc đào tạo… 

Nội dung của chương trình đào tạo

Một số điều kiện của chương trình đào tạo

Việc xây dựng kế hoạch đào tạo cần được làm một cách chi tiết, đầy đủ để vẽ được một bức tranh mô tả hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp như thế nào. Mọi thông tin càng chi tiết thì những công việc ở bước sau cũng sẽ được rõ ràng hơn rất nhiều. 

Ví dụ như nội dung của chương trình đào tạo, bạn không thể chỉ liệt kê ra là đào tạo các kỹ năng nào mà bạn phải chi tiết được việc khóa học này phù hợp với đối tượng nào, kỹ năng dành cho nhóm nhân viên nào hay những chủ đề đào tạo nào thì nên được thực hiện cho toàn bộ doanh nghiệp… 

Một điều cũng cần được chi tiết đó là việc lựa chọn hình thức đào tạo nội bộ, bởi có rất nhiều hình thức như đào tạo trực tiếp, đào tạo trực tuyến, cố vấn, workshop… Qua đó đánh giá xem nên áp dụng hình thức nào phù hợp với đặc điểm và nhu cầu học tập của doanh nghiệp.

Bước 4: Gửi kế hoạch đào tạo dự kiến cho các phòng ban

Kế hoạch đào tạo cần được gửi đi cho từng phòng ban cụ thể để các trưởng bộ phận biết được chương trình có phù hợp với nhân viên của họ hay không và họ cần chuẩn bị những gì để hỗ trợ đóng góp cho việc đào tạo nội bộ đạt được hiệu quả cao.

Nếu không phù hợp hoặc không thống nhất với mục tiêu đào tạo được đưa ra ngay từ ban đầu thì bộ phận LnD hoặc bộ phận nhân sự có thể kịp thời điều chỉnh ngay và luôn. 

Ví dụ như trong kế hoạch, nội dung đào tạo về Excel nâng cao và đối tượng tham gia là toàn bộ nhân viên công ty. Dưới góc nhìn của bộ phận đào tạo thì họ nghĩ rằng nhân viên ai cũng cần kỹ năng này để cải thiện hiệu suất, thao tác làm việc nhanh hơn nhưng dưới góc nhìn của trưởng bộ phận thì họ lại nghĩ là không cần thiết. 

Ví dụ như bộ phận content sẽ không cần phải học các kỹ năng Excel nâng cao vì không có tính ứng dụng cao trong công việc của họ. 

Hay ví dụ như với nội dung đào tạo là phát triển kỹ năng mềm cho nhân viên thì bộ phận đào tạo đề xuất là thuê chuyên gia TS. Lê Thẩm Dương bởi đây là diễn giả nổi tiếng và có phong cách diễn đạt hấp dẫn, thu hút. 

Tuy nhiên, khi trình kế hoạch lên các phòng ban thì họ lại cho rằng việc mời chuyên gia là khá tốn kém mà không có tác động nhiều đến kết quả kinh doanh, thay vào đó có thể mua các khóa học online để đào tạo nhân viên.

Bước 5: Thống nhất về kế hoạch đào tạo trong tháng/quý/năm

Trong bước này, cần phải tổ chức một cuộc họp về kế hoạch đào tạo với sự có mặt của các bên liên quan để cùng nhân bóc tách, phân tích vấn đề cũng như thống nhất về kế hoạch đào tạo sau khi các phòng ban đã xem xét. Mục tiêu là đảm bảo rằng tất cả mọi người đồng thuận, nhất trí về kế hoạch cuối cùng. 

Bước 6: Gửi thông báo về kế hoạch đào tạo cho toàn bộ công ty

Lãnh đạo và trưởng bộ phận đã thống nhất về kế hoạch thì cũng đã đến lúc bộ phận đào tạo hoặc bộ phận nhân sự phổ biến đến toàn bộ nhân viên trong công ty nắm rõ. Thông báo này nên bao gồm các thông tin chi tiết về mục đích đào tạo, yêu cầu, thời gian, địa điểm, nội dung… 

Bước 7: Truyền thông và nhận yêu cầu tham gia đào tạo, tạo danh sách lớp

Đây là giai đoạn quan trọng để tổng hợp danh sách nhân viên tham gia và phân bổ các lớp đào tạo cá nhân hóa, bạn có thể tham khảo một số cách làm như sau:

Tạo link đăng ký đào tạo cho nhân viên hoặc cung cấp các danh sách bao gồm thông tin các khóa đào tạo để nhân viên đăng ký. Hoặc nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS thì rất đơn giản, Admin chỉ việc thêm tất cả nhân viên nhân viên bằng một cú click trên hệ thống, sau đó nhân viên có thể học bất cứ khóa nào mà họ muốn. 

Ngoài ra, bộ phận nhân sự hoặc LnD có thể dựa trên yêu cầu tham gia đào tạo và tạo danh sách lớp cụ thể cho từng khóa đào tạo. 

Bước 8: Triển khai đào tạo, hỗ trợ hậu cần

Để triển khai đào tạo, bạn cần chọn địa điểm đào tạo, cung cấp tài liệu, hỗ trợ nhân viên nếu cần thiết. Điều này cũng sẽ phụ thuộc vào hình thức học tập như thế nào, ví dụ như tổ chức của bạn học theo hình thức trực tuyến thì bạn chỉ cần hướng dẫn nhân viên cách đăng nhập vào LMS và học tập đúng cách.

Hay nếu hình thức học tập là workshop thì bạn cần chuẩn bị trang thiết bị, chỗ ngồi, nước uống hay đồ ăn… để buổi đào tạo diễn ra thành công nhất. 

Bước 9: Báo cáo tổng kết mỗi khóa đào tạo

Sau mỗi chương trình đào tạo, bạn cần phải tổng kết hiệu quả và báo cáo để trình lên ban lãnh đạo, như vậy họ mới biết được rằng ngân sách, thời gian và công sức cho hoạt động đào tạo có mang lại hiệu quả hay không. Hơn nữa, qua mỗi báo cáo sẽ biết được những gì đang hiệu quả và điểm nào cần cải thiện, từ đó có phương án tối ưu cho những chương trình đào tạo sau đó. 

Bước 10: Tổng kết hoạt động đào tạo trong tháng/quý/năm

Đây là giai đoạn tổng kết toàn bộ quá trình đào tạo nội bộ trong một thời gian cụ thể theo tháng, quý, năm dựa trên báo cáo ở trên. 

Sau khi đã đưa ra phương án cải thiện, doanh nghiệp nên lên kế hoạch cho giai đoạn đào tạo tiếp theo và nên nhớ rằng đây là quá trình liên tục và xuyên suốt. 

Xem thêm: Mô hình Kirkpatrick: Từ A – Z phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo qua 4 cấp độ

Trên đây là quy trình đào tạo nội bộ chuẩn 10 bước chi tiết, đầy đủ mà Gitiho gửi đến bạn. Hy vọng rằng bạn sẽ áp dụng thành công cho doanh nghiệp của mình. 

Xem thêm về giải pháp LMS của Gitiho để giúp thực hiện các bước đào tạo dễ dàng và hiệu quả hơn: