Số hóa tài liệu - Giải pháp lưu trữ dành cho mọi doanh nghiệp

Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi tính tiện lợi và bảo mật cao. Vậy số hóa tài liệu là gì? Quy trình số hóa tài liệu gồm bao nhiêu bước? và nên số hóa những tài liệu nào? Hãy để Gitiho giải đáp những thắc mắc này trong bài viết dưới đây.

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi các dữ liệu từ tài liệu truyền thống sang dạng tài liệu mà máy tính có thể nhận biết và lưu trữ được.  Các tài liệu truyền thống như: hợp đồng, bản in, chữ viết tay,… sẽ chuyển đổi để lưu trữ trên máy chủ hoặc trên nền tảng đám mây. Ở đây sẽ có khoảng không gian nhất định để bạn dễ sắp xếp và quản lý tài liệu mà không sợ bị mất.

Gitiho for Leading Business - Giải pháp chuyển đổi số đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn số hóa tài liệu?

Việc chia sẽ tài liệu diễn ra dễ dàng hơn

Số hóa tài liệu giúp cho các phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể truy cập được mà không cần vận chuyển thủ công. Việc nhanh chóng truy cập được vào tài liệu mỗi khi cần sẽ giúp cho các phòng ban giải quyết công việc nhanh hơn, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc.

Tăng tính bảo mật, an toàn cho tài liệu

Chắc chắn rồi, vì đây là phương pháp lưu trữ bằng kỹ thuật số nên sẽ an toàn hơn so với phương pháp lưu trữ thông thường. Ngoài ra số hóa tài liệu làm giảm thiểu nguy cơ bị lạc mất. Theo phương pháp lưu trữ thông thường mọi giấy tờ quan trọng đều có thể bị lạc mất hoặc dễ bị bỏ quên, điều này gây khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu trữ lại tài liệu.

Tối ưu hóa không gian lưu trữ

Tưởng tượng mà xem, nếu lưu trữ tài liệu dưới dạng giấy tờ, văn bản,… bạn sẽ mất bao nhiêu diện tích để lưu trữ đống tài liệu đó. Đối với doanh nghiệp nhỏ việc lưu trữ theo phương pháp thông thường sẽ không có ảnh hưởng gì nhiều. Nhưng trong tương lai doanh nghiệp sẽ càng phát triển, số lượng nhân viên ngày càng nhiều, vậy làm sao để lưu trữ tại liệu mà không tốn nhiều không gian, diện tích. Lúc này bạn chỉ còn cách tìm để giải pháp số hóa tài liệu.

Số hóa tài liệu góp phần bảo vệ môi trường

Lưu trữ theo phương pháp thông thường sẽ khiến bạn mất một lượng giấy đáng kể, mà giấy thì được làm từ cây, nếu doanh nghiệp nào cũng lưu trữ theo phương pháp thông thường thì phải chặt bao nhiêu cây mới đủ. Đến khi tài liệu không còn sử dụng được nữa việc thải ra nhiều giấy sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến môi trường. 

Những tài liệu nào nên được số hóa?

Không có một quy định hay giới hạn cụ thể nào về những tài liệu phải số hóa. Miễn là bạn thấy quan trọng thì tài liệu đó cần được số hóa. Dưới đây là những loại tài liệu mà Gitiho nghĩ sẽ rất quan trọng đối với các doanh nghiệp:

• Hợp đồng thỏa thuận.
• Hồ sơ nhân sự.
• Hóa đơn, biên lai.
• Thư từ chính thức.
• Giấy tờ tài chính.
• …

Để việc số hóa tài liệu diễn ra thuận lợi bạn hãy phân loại tài liệu từ “quan trọng” đến “kém quan trọng”. Điều này sẽ giúp bạn lọc lại những thông tin có giá trị và loại bỏ những thông tin không cần thiết.

Xem thêm: Số hóa là gì? Lợi ích của số hóa trong đào tạo doanh nghiệp

Quy trình số hóa tài liệu gồm bao nhiêu bước?

Xác định mục tiêu 

Số hóa tài liệu là cách giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu vừa an toàn vừa tiện lợi. Tuy vậy việc này sẽ tốn một khoản chi phí. Vì thế cần xác định mục tiêu rõ ràng trước khi số hóa để mang lại giá trị thực sự mà không tiêu tốn nhân lực và chi phí. 

Một số mục tiêu mà bạn có thể xác định cho doanh nghiệp của mình như: để dễ dàng chia sẽ, để đào tạo hay kinh doanh, để rút ngắn quy trình làm việc hay để phục vụ nghiên cứu.

Chuẩn bị, thu thập tài liệu

Rõ ràng có rất nhiều tài liệu mà chúng ta không thể số hóa hết được. Vì vậy chỉ nên số hóa những tài liệu quan trọng và cần thiết nhất, những tài liệu hiếm, dễ mất, chỉ có 1 bản,… 

Khi thu thập tài liệu để số hóa, bạn có thể lựa chọn dựa trên những tiêu chí sau:

• Tại sao tài liệu này lại quan trọng?
• Những ai, bộ phận nào sẽ cần đến loại tài liệu này?
• Nếu không lưu trữ tài liệu này có ảnh hưởng gì không?

Lựa chọn thiết bị

Lời khuyên là nên lựa chọn những thiết bị hay nền tảng cho phép số hóa nhiều tài liệu khác nhau với nhiều định dạng khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn khi lưu trữ những tài liệu khác trong tương lai mà không gặp vấn đề định dạng không phù hợp. 

Lựa chọn nhân lực

Số hóa tài liệu là công việc sử dụng nhiều đến công nghệ, vì vậy hãy lựa chọn những nhân lực có khả năng tiếp cận và nhạy bén với công nghệ để đảm bảo tài liệu được số hóa được lưu trữ trong thời gian dài.

Chuẩn bị chi phí

Số hóa tài liệu là hoạt động tốn chi phí khá lớn vì lưu trữ những tài liệu mật, tài liệu quan trọng của một doanh nghiệp. Bạn phải bỏ ra những chi phí để mua các thiết bị chuyên dụng như: thiết bị scan, phần mềm nhận dạng,… Bên cạnh đó bạn phải chuẩn bị chi phí để đào tạo nguồn nhân lực thực hiện số hóa. Hoặc bạn có thể chuẩn bị chi phí để lựa chọn dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.

Xem thêm: Lợi ích của hệ thống quản lý học tập LMS trong đào tạo

Kết luận

Có thể thấy số hóa tài liệu là hoạt động khá quan trọng mà dần dần có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trong hoạt động đào tạo, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí bằng hoạt động số hóa bài giảng. Nếu doanh nghiệp chưa có nội dung số hóa hãy tham khảo ngay giải pháp Gitiho for Leading Business. Đây là giải pháp chuyển đổi số đào tạo nội bộ dành cho doanh nghiệp, với hệ thống e-learning chỉ một cú click là bạn đã có thể khởi tạo hệ thống, thiết lập thông tin và bắt đầu kế hoạch đào tạo. Mọi chi tiết mời bạn tham khảo tại Gitiho for Leading Business.