Switch Bill of Lading là gì? Vai trò, rủi ro và cách để xử lý rủi ro

Ngày nay, những người mua hàng hóa giao dịch quốc tế và các đại lý vận chuyển ít có khả năng giao dịch trực tiếp với các nhà sản xuất và nhà máy, vì vậy họ tìm đến bên thứ ba. Một công ty thương mại mua hàng hóa ở một quốc gia và bán chúng ở một quốc gia khác, đóng vai một người trung gian. Đặc điểm chung của loại hình thương mại tam giác này là Switch bill of lading - vận đơn chuyển đổi.

Thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu - Logistics

Một vận đơn (B/L) được phát hành bởi một hãng tàu (hoặc đại lý) như hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Nó cũng đóng vai trò như một biên lai cho hàng hóa được chấp nhận vận chuyển cũng như một chứng từ quyền sở hữu hàng hóa. Người gửi hàng chuyển B/L cho người nhận hàng sau khi nhận được tiền hàng. Người nhận hàng chỉ có thể nhận hàng sau khi xuất trình B/L cho người chuyên chở. Đây là cách quy trình vận chuyển hoạt động.

Switch bill of lading - vận đơn chuyển đổi là gì? 

Switch B/L là vận đơn thứ hai được phát hành “thay thế” cho B/L gốc ở bất kỳ giai đoạn nào của quá trình chuyến hàng. Một Switch B/L phục vụ một mục đích cụ thể trong thương mại quốc tế.

Switch B/L áp dụng cho cùng một lô hàng với lô hàng ban đầu, thông tin của nó có thể thay đổi ở một mức độ nhất định và phục vụ cùng một mục đích như B/L gốc như:

• Hợp đồng vận chuyển hàng hoá giữa người gửi hàng và người vận chuyển
• Biên lai giao hàng cho người nhận hàng / đại lý tại điểm đến
• Chứng từ sở hữu hàng hóa

Ai có thể yêu cầu Switch B/L?

Vận đơn là một chứng từ sở hữu. Do đó, chỉ có chủ hàng hoặc đại lý mới có thể yêu cầu chuyển đổi B/L. Bên đưa ra yêu cầu phải có đầy đủ hồ sơ gốc.

Ai có thể phát hành Switch B/L? 

Yêu cầu Switch B/L có thể được chấp thuận bởi người vận chuyển, đại lý của họ hoặc người giao nhận.

Xem thêm: Cách phân biệt vận đơn HBL và MBL trong xuất nhập khẩu

Switch bill of lading được sử dụng khi nào?

Ví dụ: Một nhà phân phối (công ty thương mại) ở Việt Nam mua các bộ phận ô tô bằng nhựa từ một nhà máy ở Trung Quốc và bán chúng cho một công ty ô tô ở Hoa Kỳ. Thông lệ cho một giao dịch như vậy là phải có hai bộ B/L. Bản gốc bao gồm giao dịch giữa nhà máy (người gửi hàng) và nhà phân phối (người nhận hàng). Nó được cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được thông quan tại cảng xếp hàng. Bây giờ, sau khi nhà máy chuyển B/L cho nhà phân phối, nhà máy giao chứng từ cho người vận chuyển/người giao nhận và yêu cầu một vận đơn chuyển đổi. Switch B/L bao gồm giao dịch giữa nhà phân phối (bây giờ là người gửi hàng) và người mua cuối cùng ở Hoa Kỳ (bây giờ là người nhận hàng), có thể được cấp tại bất kỳ điểm dừng nào trên tuyến đường của tàu, với điều kiện người vận chuyển phải có văn phòng hợp pháp tại quốc gia đó. Mục đích của Switch B/L, trong trường hợp này, là thay đổi thông tin người gửi hàng: nhà phân phối muốn giấu danh tính của nhà sản xuất với người mua và ngược lại để tránh việc cả hai giao dịch trực tiếp với nhau và cắt bỏ người trung gian.

Dưới đây là một số lý do khác tại sao có thể yêu cầu Switch B/L: 

• Công ty thương mại muốn giữ bí mật với người mua về quốc gia xuất xứ. Một lần nữa, điều này có thể là để giữ danh tính của nhà sản xuất với nhà nhập khẩu.
• Hàng hóa đã được bán lại trên đường đi và cảng dỡ hàng phải được thay đổi.
• Hàng hóa đến cảng dỡ hàng trước khi có B/L.
• Hàng hóa được vận chuyển trong các bưu kiện nhỏ theo nhiều B/L nhưng người mua thích một B/L duy nhất bao gồm tất cả hàng hóa, hoặc ngược lại.
• Hải quan tại điểm đến hoặc người nhận hàng đã yêu cầu chỉnh sửa mô tả hàng hóa (ví dụ: “các bộ phận bằng nhựa” thay vì “bộ phận ô tô bằng nhựa”).         

Điều gì có thể và không thể thay đổi trong Switch B/L? 

Những thông tin sau đây trong Switch bill of lading có thể khác với vận đơn gốc:

• Tên của người gửi hàng, người nhận hàng hoặc bên thông báo (bên được thông báo khi hàng đến điểm đến)
• Mô tả hàng hóa (ví dụ: "công cụ" thay vì "dụng cụ làm vườn")‍

Mọi chi tiết dưới đây phải giữ nguyên như trong bản gốc: 

• Ngày và địa điểm giao hàng (điều này đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa có thời hạn vì người mua có thể bị thiệt hại nếu họ hiểu sai về ngày gửi hàng)
• Số lượng hàng hóa
• Trọng lượng hàng hóa
• Bất kỳ điều khoản nào có trong B/L gốc
• Bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào do người gửi hàng đưa ra, chẳng hạn như yêu cầu về nhiệt độ

Cách yêu cầu và nhận ‍Switch B/L

Bước 1: Điền vào mẫu đơn đăng ký Switch B/L do hãng cung cấp. Mẫu chuẩn có hai cột - cột đầu tiên cho thông tin có trong B/L gốc và cột thứ hai cho thông tin sửa đổi.

Bước 2: Nộp hồ sơ kèm theo cả ba bản sao của B/L gốc. Bạn có thể thực hiện việc này qua email hoặc thực hiện trực tuyến tại văn phòng/quầy của nhà cung cấp dịch vụ. Các hãng vận chuyển khác nhau có các khung thời gian khác nhau để chấp nhận yêu cầu chuyển đổi B/L, mặc dù hầu hết các hãng không đưa ra yêu cầu muộn hơn ba ngày làm việc trước khi tàu đến cảng dỡ hàng. 

Bước 3: Sau khi người vận chuyển xác minh và chấp thuận yêu cầu của bạn, hãng sẽ gửi cho bạn B/L sửa đổi. 

Bước 4: Khi bạn đã phê duyệt tài liệu sửa đổi, bạn có thể nhận vận đơn chuyển đổi từ hãng vận chuyển tại quầy/văn phòng của họ sau khi thanh toán phí. Toàn bộ quá trình này trung bình mất vài ngày làm việc. 

Xem thêm: Tại sao nên mua FOB, bán CIF trong xuất nhập khẩu - Logistics

Mối quan tâm pháp lý và rủi ro gian lận khi sử dụng Switch Bill of Lading

Switch B/L đi kèm với một yếu tố rủi ro, cho cả chủ hàng và đặc biệt, cho người giao nhận/người vận chuyển phát hành chúng. Trước khi chấp thuận một Switch B/L, người giao nhận/người vận chuyển phải đảm bảo thu nhận và hủy bỏ cả ba bản sao của bản chính. 

Điều gì xảy ra nếu một lô hàng có nhiều hơn một bộ hóa đơn lưu hành tại bất kỳ thời điểm nào? Nếu người gửi hàng không trung thực, có thể dẫn đến tình trạng có hai hoặc nhiều người nhận hàng giữ hóa đơn hợp lệ tại cảng đến. Khi đó, người vận chuyển/người giao nhận cuối cùng có thể phải đối mặt với các yêu cầu bồi thường toàn bộ giá trị hàng hóa. 

Chính nguy cơ gian lận này khiến các nhà giao nhận phải đề phòng các yêu cầu chuyển đổi B/L được thực hiện với động cơ bất hợp pháp. Chúng có thể bao gồm:

• Che giấu nước xuất xứ để lách lệnh trừng phạt hoặc trốn thuế nhập khẩu
• Ẩn danh tính của nhà sản xuất bị cấm
• Giả mạo ngày và địa điểm giao hàng

Đây cũng là lý do các hiệp hội giao nhận vận tải cảnh báo các thành viên của họ không nên phát hành Switch B/L.

Gian lận không phải là rủi ro duy nhất khi giao dịch với Switch B/L mà ngay cả những mâu thuẫn vô tình có thể gây ra hậu quả pháp lý. Các nhà giao nhận cũng phải hiểu biết về luật pháp ở các quốc gia khác nhau, đặc biệt nếu Switch B/L được phát hành ở một khu vực khác với bản gốc.

Đối với chủ hàng, sự bất hợp pháp có thể dẫn đến mất quyền bảo vệ và bảo hiểm bồi thường. Ví dụ, nếu mô tả hàng hóa được cung cấp trong Switch B/L được phát hiện là không chính xác, bảo hiểm cho các yêu cầu hàng hóa, tiền phạt có thể bị thay đổi. (Bảo hiểm bồi thường những tổn thất phát sinh từ những rủi ro không được quy định rõ ràng trong hợp đồng bảo hiểm, chẳng hạn như tịch thu tàu do vi phạm luật hải quan).

Các phương pháp hay nhất để xử lý rủi ro từ Switch B/L

Vì vậy, làm thế nào để các nhà giao nhận và đại lý tàu biển có thể tự bảo vệ mình? Hãy tham khảo các phương pháp hay nhất trong ngành này chắc chắn sẽ giảm thiểu rủi ro cho bạn: 

• Hỏi bên mong muốn chuyển đổi vận đơn lý do cho yêu cầu của họ. Để ý thông tin về mô tả hàng hóa, quốc gia xuất xứ hoặc ngày bốc hàng có thể gây hiểu nhầm.   
• Xác minh độ tin cậy của bên yêu cầu. Các hiệp hội giao nhận vận tải khuyên các thành viên của họ nhận được một thư bồi thường có chữ ký (văn bản ủy quyền) nêu rõ rằng người yêu cầu sẽ chịu trách nhiệm về bất kỳ rủi ro nào phát sinh từ việc chuyển đổi hóa đơn. Thư yêu cầu bồi thường được ký bởi một ngân hàng có uy tín sẽ bổ sung thêm một lớp bảo mật. Nếu những thay đổi trong yêu cầu là quan trọng, bạn nên lấy bằng chứng để hỗ trợ những thay đổi này.
• Nếu bạn được người chuyên chở chỉ đạo cấp Switch B/L, hãy xin phép chủ tàu bằng văn bản.   
• Chỉ phát hành vận đơn chuyển đổi sau khi đã thu thập và hủy B/L gốc. Kiểm tra kỹ thông tin trên cả hai tài liệu. Đảm bảo thông tin sửa đổi là chính xác và đầy đủ.
• Thông báo cho người gửi hàng, người nhận hàng và đại lý tại điểm đến về bất kỳ yêu cầu chuyển đổi hoặc thay đổi nào.   
• Đảm bảo nhà cung cấp bảo hiểm của bạn chi trả cho việc phát hành Switch B/L.

Lưu ý

Một vài điều cuối cùng cần nhớ khi giao dịch của bạn liên quan đến Switch B/L:  

• Bạn không thể phân biệt vận đơn chuyển đổi từ B/L gốc. Tuy nhiên, với tư cách là người mua cuối cùng, bạn có thể hỏi nhà cung cấp dịch vụ xem các hóa đơn đã được chuyển đổi chưa và họ sẽ cung cấp thông tin này.
• Việc phát hành Switch B/L có nghĩa là một hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói mới, phản ánh những thay đổi cũng phải được phát hành.

Nhìn chung, Switch B/L có thể khó xử lý đối với bất kỳ bên nào trong giao dịch thương mại. Điều quan trọng là phải tiến hành một cách thận trọng.

Xem thêm: Phân biệt Shipper, Consignee và Notify Party trong xuất nhập khẩu

Kết luận

Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về Switch B/L: khái niệm, vai trò, cách chuyển đổi vận đơn, rủi ro và phương pháp xử lý rủi ro. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.