Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Theo quy định của Chính phủ, "Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ trước ngày 01/07/2022". Vì vậy, những doanh nghiệp chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ gặp khó khăn, bỡ ngỡ trong thủ tục chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũng như các lưu ý khi phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử nhé!

Hóa đơn điện tử là gì? 

Khái niệm hóa đơn điện tử

Căn cứ theo điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

"Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế)
• Hóa đơn bán hàng (Bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế)
• Các loại hóa đơn khác bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung được quy định tại Điều 6, Nghị định 119

Xem thêm: Làm thế nào khi lập sai hóa đơn điện tử không có mã?

Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Để đăng ký và đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện 6 bước dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử
Bước 3: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 5: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế
Bước 6: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
 

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Hồ sơ đăng ký phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế bao gồm 3 mẫu dưới đây:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 - Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

 

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 - Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

 

• Hóa đơn mẫu của doanh nghiệp khởi tạo thông qua phần mềm tạo hóa đơn điện tử

Bạn có thể tải mẫu Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 và Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 ở cuối bài viết nhé!

Lưu ý:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu phải là bản SCAN (Không chụp hình thông thường) và được đặt chung vào 1 file Word 
• Cần bổ sung thêm 1 bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới định dạng ".xml"
• Sử dụng chữ ký số điện tử để ký trên hóa đơn điện tử.
• Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm tạo hóa đơn điện tử thì có thể kê khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm và ký số vào hồ sơ. Sau đó, tải hồ sơ về máy tính và nộp cho cơ quan Thuế dưới hình thức online hoặc trực tiếp. Với xu hướng chuyển đổi số như hiện nay, nhiều cơ quan Thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ online để tiết kiệm thời gian, công sức, dễ quản lý, thay vì nộp hồ sơ bản cứng trực tiếp.

Xem thêm: Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, tự in (hóa đơn bản giấy)

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Quy trình thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Doanh nghiệp thực hiện 3 bước dưới đây để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bước 1: Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm Hỗ trợ kê khai Thuế - HTKK

• Truy cập vào phần mềm HTKK
• Vào mục Hóa đơn /Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
• Nhập các thông tin theo yêu cầu vào Thông báo phát hành. Sau đó, chọn "Kết xuất XML"

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

• Truy cập vào trang web nhantokhai.gdt.gov.vn
• Đăng nhập vào hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp
• Chọn Tài khoản/Đăng ký thêm tờ khai
• Tích chọn "Thông báo phát hành hóa đơn/Tiếp tục"
• Vào mục "Nộp tờ khai", sau đó tải lên file thông báo "XML"

Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản Word qua mạng

• Scan Thông báo quyết định phát hành hóa đơn điện tử, hóa đơn mẫu và Quyết định cho phép sử dụng hóa đơn cơ quan Thuế cấp cho doanh nghiệp (Scan, không chụp hình) và đính vào 1 file Word
• Truy cập vào website nhantokhai.gdt.gov.vn, chọn Tra cứu/TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn
• Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn điện tử vừa nộp qua mạng
• Chọn file Word hóa đơn mẫu và ký nộp

Chú ý khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Sau 2 ngày nộp thông báo, tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã được phát hành hay chưa trước khi sử dụng. Cách tra cứu:

• Truy cập website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

 

• Nếu kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin là đã được cấp phép và có thể sử dụng
• Nếu sau 2 ngày vẫn chưa có kết quả, cân in bản cứng và nộp trực tiếp cho cơ quan Thuế

Kế toán tổng hợp từ A - Z - Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp trong 14 giờ

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Mong rằng bài viết đã mang tới những thông tin hữu ích, giúp bạn không còn bối rối khi thực hiện đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp của mình.

Chúc bạn học tốt!