Khám phá 7+ ứng dụng làm việc nhóm giúp tăng hiệu quả công việc

Ứng dụng làm việc nhóm giúp bạn quản lý công việc, tránh chồng chéo. Đây là công cụ đóng vai trò trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị thời 4.0. 

Bài viết sau đây Gitiho sẽ chia sẻ chi tiết về một số app làm việc nhóm thịnh hành trong các doanh nghiệp. Chúng tôi tin chắc nếu bạn triển khai khoa học, những phần mềm đó sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ. 

Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách làm việc nhóm hiệu quả?

Khám phá top 7+ ứng dụng làm việc nhóm nâng cao hiệu quả công việc

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các ứng dụng làm việc nhóm hiện nay xuất hiện ngày càng nhiều. Những ông lớn trong ngành liên tục nghiên cứu, cho ra mắt app đa dạng tính năng phục vụ công việc. Nếu bạn quan tâm có thể tham khảo ngay nội dung sau:

App quản lý công việc theo nhóm Trello

Phần mềm Trello phục vụ hoạt động làm việc từ xa, theo nhóm cực hiệu quả. Tính hữu ích của công cụ thể hiện ở nhiều khía cạnh, cho phép người dùng sắp xếp, quản lý công việc trực tuyến dễ dàng. 

Với Trello bạn có thể tạo bảng, lên danh sách nhiệm vụ cần làm theo tính cấp thiết. Tùy từng dự án chúng ta được phép tùy chỉnh cho phù hợp. App còn hỗ trợ chia sẻ tệp, hình ảnh dung lượng lớn, đính kèm file từ Dropbox hoặc Google Drive tiện dụng. 

Phần mềm giao việc cho nhóm 1Office

1Office là phần mềm làm việc nhóm chuyên nghiệp hàng đầu trên thị trường. Các tính năng được tích hợp trên app giúp chủ doanh nghiệp quản lý các đầu việc tập trung cùng hệ thống. 

Ứng dụng xây dựng quy trình thống nhất trên một nền tảng duy nhất cho phép chúng ta theo dõi sát sao tiến độ dự án. Dữ liệu báo cáo Real-time trực quan, giao tự tự động, đo lường chính xác. Vì thế bạn có thể kiểm tra kết quả của từng phòng ban, cá nhân nhanh chóng. Ngoài ra 1Office cho phép người dùng tải đa dạng tệp Word, Excel, PDF lưu trữ tránh thất lạc. 

Ứng dụng làm việc nhóm Microsoft To Do

Sử dụng phần mềm Microsoft To Do bạn hoàn toàn yên tâm tiến độ công việc đảm bảo. Dữ liệu trích xuất theo thời gian nên chúng ta chủ động hơn khi có bất cứ vấn đề xảy ra. 

Tuy nhiên Microsoft To Do chỉ cho phép người dùng kết nối từ Outlook. Điểm trừ này khiến công cụ trở nên thiếu tính thông dụng do Outlook không phải còn phổ biến hiện nay. 

Phần mềm làm việc nhóm Google Hangouts

Google Hangouts nổi bật là ứng dụng làm việc nhóm miễn phí được ưa chuộng. Bạn có thể tạo nhiều group cho nhóm hay tạo cuộc gọi trong các cuộc họp online. 

Tuy nhiên tính năng, đội ngũ hỗ trợ của Google Hangouts chưa thực sự tốt. Trước khi tiến hành gọi nhóm trực tuyến chúng ta phải tạo tài khoản bằng số điện thoại thông qua Google Voice trước.

Ứng dụng quản lý công việc nhóm Slack

Phần mềm Slack cho phép người dùng trao đổi file Word, Excel, ảnh không giới hạn. Ứng dụng tập trung sự tương tác nhóm thông qua đó tạo sự gắn kết. 

Điểm thú vị ở Slack chính là bạn có thể dùng linh hoạt trên điện thoại. App này cũng kết nối dễ dàng với công cụ làm việc khác như Google Drive, Office 365. 

Quản lý công việc nhóm với phần mềm Wrike

Số lượng người dùng lựa chọn Wrike trong khi làm việc nhóm hiện nay rất lớn. Ứng dụng thay thế email một cách hiệu quả. 

Thông qua Wrike chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát khối lượng công việc, tiến độ, hiệu quả. Nhân sự dễ dàng lập kế hoạch, nắm rõ thông tin nhiệm vụ. Bằng cách này mọi hoạt động diễn ra trơn tru, thuận lợi.  

App làm việc nhóm online Teamwork

Teamwork là ứng dụng làm việc nhóm đầy đủ tính năng từ quản lý cá nhân tới đội nhóm. Phần mềm này cho phép sử dụng miễn phí không giới hạn thời gian. Vì thế bất cứ ai cũng có thể trải nghiệm chỉ với vài thao tác đơn giản. 

Công cụ kể trên cho phép thiết lập các dự án đi kèm tài liệu. Mỗi thành viên trong nhóm dễ dàng trao đổi trực tiếp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp báo cáo đầy đủ, chi tiết theo tuần, tháng, quý, năm. 

Phần mềm Zapier – quản lý công việc nhóm hiệu quả

Sử dụng Zapier bạn có thể liên kết với các ứng dụng khác nhau. Phần mềm quản lý công việc thông qua thao tác kết nối mà không cần coding. 

Công cụ làm việc nhóm Zapier có tới 1000 ứng dụng được lập trình sẵn. Nhà sáng lập đã tạo ra hệ thống chăm sóc khách hàng tự động, thuận tiện cho quá trình trải nghiệm. 

Xem thêm: Top 6 app quản lý thời gian miễn phí cho dân văn phòng

Tiêu chí lựa chọn phần mềm làm việc nhóm

Mỗi ứng dụng làm việc nhóm sẽ có những tính năng nổi bật riêng. Trong khi nhu cầu sử dụng của từng cá nhân, tổ chức khác nhau. Vì thể muốn lựa chọn phần mềm phù hợp, bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau.

Tính năng dễ sử dụng

Đa phần các app quản lý nhóm tích hợp chức năng phân tích, trích xuất dữ liệu, quản lý hoạt động. Tuy nhiên giao diện chưa thực sự đáp ứng trải nghiệm người dùng. Điều đó gây nên nhiều bất cập, khó thao tác. 

Một số ứng dụng quản lý nhóm chỉ hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Anh. Điều đó gây cản trở trực tiếp với người không giỏi ngoại ngữ. Vì thế, app quản lý sử dụng đa ngôn ngữ sẽ thuận tiện hơn. 

Các chức năng tích hợp

Ứng dụng làm việc nhóm ngoài việc kết nối, chia sẻ dữ liệu còn hỗ trợ xây dựng kế hoạch, thống kê, báo cáo công việc. Khi được tích hợp đa chức năng, các công cụ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. 

Thông qua chương trình thiết lập sẵn, mọi người trong team dễ dàng kết nối, trao đổi thông tin. Tuy nhiên với một số app trả phí bạn cần mua bản quyền để sử dụng đầy đủ chức năng nâng cao. 

Chi phí

Chi phí là vấn đề nhiều doanh nghiệp cần cân nhắc khi sử dụng ứng dụng làm việc nhóm. Những công cụ này đều được tạo ra từ trí tuệ con người. Vì thế không có phần mềm quản lý công việc tốt nhất miễn phí hoàn toàn. 

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn nên nghiên cứu để tìm ra chương trình phù hợp. Tin chắc đầu tư vào app hỗ trợ sẽ không lãng phí. 

Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp

Khi lựa chọn ứng dụng làm việc nhóm bạn nên ưu tiên những app có sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp. Trường hợp trong quá trình sử dụng xảy ra sự cố hoặc vấn đề họ sẽ trực tiếp giải đáp, xử lý nhanh chóng. 

Bên cạnh các đơn vị phát triển nước ngoài, hiện tại Việt Nam cũng có nhiều doanh nghiệp công nghệ thông tin cho ra đời ứng dụng làm việc nhóm tối ưu. Mỗi một app sẽ trang bị tính năng khác nhau bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn. . 

Cách thức quản lý công việc

Với nhiều doanh nghiệp lớn, tiêu chí này được ưu tiên nhất. Quá trình điều hành cùng lúc nhiều phòng ban chức năng không hề dễ dàng. Vậy nên những app hỗ trợ quản lý công việc đa chiều sẽ tốt hơn. 

Sử dụng phần mềm, chủ doanh nghiệp có thể tổng hợp tình trạng dự án, nắm rõ tiến độ, các vấn đề phát sinh. Họ sẽ đưa ra phán đoán đúng đắn, đảm bảo nhiệm vụ nhóm hoàn thành nhanh, chất lượng. 

Xem thêm: 7 Cách quản lý công việc quả giúp bạn nhanh chóng thành công

Quy trình giao việc rõ ràng

Hiện nay các đơn vị phát triển đang dần tích hợp thêm tính năng giao việc theo cấp bậc cho ứng dụng làm việc nhóm. Dựa trên năng lực nổi trội nhân sự sẽ được phân chia nhiệm vụ phù hợp. 

Chủ doanh nghiệp có thể chủ động phân việc dựa trên điểm mạnh mỗi người và theo dõi tiến trình xử lý, hoàn thành. Dựa vào đó họ có thể đánh giá năng lực nhân viên công bằng, minh bạch. 

Công cụ nhắc nhở tức thời

Chức năng nhắc việc giúp nhân sự nhớ, hoàn thành công việc đúng thời gian quy định. Vì thế chúng ta không bỏ lỡ bất cứ nhiệm vụ quan trọng nào. Sự nhắc nhở trong ứng dụng làm việc nhóm còn xây dựng tính chủ động sắp xếp công việc cho từng thành viên. 

Vì sao nên sử dụng phần mềm làm việc nhóm?

Phần mềm làm việc nhóm giúp chủ doanh nghiệp hỗ trợ quản lý công việc trực tuyến, tối ưu hóa quy trình làm việc. Đây là cơ sở để các nhà quản trị kiểm soát tiến trình làm việc của mỗi nhân sự dễ dàng. Trong thời buổi công nghệ 4.0 việc áp dụng công cụ này mang lại nhiều lợi ích to lớn. 

Đối với công ty, doanh nghiệp

Làm việc nhóm(teamwork) luôn được khuyến khích trong các tổ chức, doanh nghiệp. Khi có thêm công cụ hỗ trợ hoạt động này càng thêm hiệu quả. Cụ thể:

Tăng hiệu quả công việc

Cải thiện hiệu suất, chất lượng công việc là lợi ích rõ ràng app làm việc nhóm mang lại. Với chức năng tiếp nhận, tự động tính toán dữ liệu của phần mềm, nhà quản lý có thể tra cứu, phân tích, đảm bảo tính chính xác trong quá trình làm việc. 

Với chủ doanh nghiệp, phần mềm hỗ trợ giúp họ bao quát tình hình công ty, kịp thời can thiệp khi xuất hiện lỗi phát sinh. Đây cũng là cơ sở đánh giá năng lực nhân sự để sắp xếp, cất nhắc nâng lương, thăng chức. 

Tiết kiệm thời gian

Trước kia chúng ta sẽ kiểm soát đầu việc thông qua báo cáo Excel hoặc sổ sách. Điều này khiến công việc tốn thời gian, kém hiệu quả. Những doanh nghiệp lớn bộ máy sẽ trở nên cồng kềnh. 

Ứng dụng làm việc nhóm có thể thay thế những công việc thủ công. Lợi ích này giúp loại bỏ công đoạn thừa để công việc hoàn thành nhanh, chất lượng. 

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Các phần mềm quản lý nhóm hiện nay tích hợp nhiều tính năng thông minh, bảo mật tốt. Chủ doanh nghiệp quản lý công việc theo hướng tập trung, phân chia công việc khoa học, công bằng. 

Sử dụng công cụ hỗ trợ cho quá trình làm việc theo team còn là cách tăng tỷ lệ tương tác, xây dựng môi trường chuyên nghiệp. Quy trình đồng bộ giúp nhân sự trong tổ chức nắm chắc chức năng, nhiệm vụ mỗi người. 

Đối với nhân sự 

Ứng dụng làm việc nhóm còn là lựa chọn tối ưu cho nhân viên văn phòng. Nhờ các phần mềm này công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả tốt hơn. 

Nhân sự hiểu rõ công việc được giao

Phần mềm làm việc nhóm giúp nhân sự nắm bắt nhiệm vụ nhanh chóng, chính xác. Dù ở dự án nào họ cũng biết công việc chính của mình là gì, thời hạn hoàn thành ra sao. 

Một số ứng dụng quản lý nhóm được trang bị thêm tính năng nhắc nhở giúp người dùng hạn chế quên việc. Nếu xuất hiện cảnh báo nhân sự sẽ chủ động sắp xếp công việc theo tiến độ. 

Tăng hiệu quả công việc

Hệ thống phần mềm quản lý nhóm phân bổ công việc khoa học. Người dùng nắm bắt tổng quát đầu việc chi tiết, cụ thể. Nhà quản trị có thể kiểm tra theo từng giai đoạn nhờ đó hoạt động nhóm trơn tru, năng suất cao. 

Sử dụng công cụ làm việc theo nhóm hỗ trợ phát hiện kịp thời sai sót. Dựa trên các kết quả thu được chúng ta dễ dàng đưa ra hướng xử lý nhanh chóng, kịp thời. 

Bài viết trên đây Gitiho đã chia sẻ chi tiết về ứng dụng làm việc nhóm. Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã có thêm nhiều thông tin hữu ích và biết nên đưa ra lựa chọn nào phù hợp nhất. 
 

Xem thêm: 10 lợi ích của làm việc nhóm với cá nhân và doanh nghiệp