Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp và tổ chức khi mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn giấy lại có lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp. Vậy cần tân thủ nguyên tắc gì khi muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Khóa học kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z - Ai cũng có thể làm kế toán

Hóa đơn chuyển đổi là gì? 

Hóa đơn chuyển đổi có thể hiểu là hóa đơn được in từ dạng điện tử sang dạng hóa đơn giấy. Tuy theo mục đích sử dụng mà người lập hóa đơn có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Mục đích chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Theo khoản 1, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã chỉ rõ, người bán hàng hóa chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Việc hóa đơn chuyển đổi chỉ được phép diễn ra 01 lần. Bên cạnh đó, hóa đơn sẽ cần có chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Ngoài ra, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy còn có vai trò phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật kế toán. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dù được dùng để phục vụ mục đích nào cũng đều cần tuân thủ các quy định về điều kiện chuyển đổi, giá trị pháp lý và ký hiệu riêng. Những quy định này có nội dung gì thì hãy cùng tiếp tục tìm hiểu phía dưới nhé! 

Xem thêm: Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Điều kiện để chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Khi thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy, cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn giấy phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Khi thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy cần có ký hiệu riêng để xác nhận.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi điện tử

Theo khoản 3, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo giá trị pháp lý sau:

• Thông tin, nội dung đầy đủ, vẹn toàn như trên hóa đơn nguồn.
• Phải có ký hiệu riêng và chữ ký để xác nhận sự chuyển đổi hóa đơn.
• Có họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi theo quy định của pháp luật. 

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, các ký hiệu riêng cần có bao gồm:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (hay còn gọi là hóa đơn nguồn). Kế toán viên cần ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Họ và tên.
• Chữ ký người thực hiện việc chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện việc chuyển đổi.

Phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

Hóa đơn chuyển đổi điện tử ra giấy và hóa đơn giấy thông thường sẽ có đôi chút khác biệt về ký hiệu và hình thức, điểm khác biệt đó bao gồm:

• Ký hiệu: Ký hiệu của hóa đơn chuyển đổi điện tử theo quy định là E. Ví dụ hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy sẽ có seri là VC/15E, trong khi đó hóa đơn giấy thông thường sẽ có ký hiệu là VC/15P. 
• Chữ ký: Chữ ký của hóa đơn giấy thông thường sẽ phải ký bằng tay. Còn với hóa đơn chuyển đổi điện tử sang giấy thì bao gồm ký hiệu riêng để xác nhận và cả chữ ký cũng như họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi.
• Hình Thức: như đã đề cập ở phần ký hiệu riêng bên trên, hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy sẽ cần đầy đủ các thông tin về: Họ và tên; dòng chữ phân biệt “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”; chữ ký của người thực hiện việc chuyển đổi và thời gian thực hiện việc chuyển đổi.

Xem thêm: Những sai sót thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về hóa đơn chuyển đổi và nguyên tắc khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hy vọng bài viết đã giải đáp được thắc mắc của bạn về hóa đơn chuyển đổi để không bị nhầm lẫn và tránh được sai phạm không đáng có. 

Ngoài ra, nếu bạn đang có mong muốn trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, thì hãy cùng Gitiho tham gia ngay Khóa học kế toán tổng hợp thực hành online từ A tới Z, khóa học dành cho mọi đối tượng với mục tiêu ai cũng có thể làm kế toán. Khóa học có lộ trình bài bản từ cơ bản tới nâng cao, nội dung được cập nhật thường xuyên và hệ thống giáo viên chuyên nghiệp luôn hỗ trợ giải đáp thắc mắc của bạn 24/7. Với những quyền lợi đặc biệt như vậy, bạn còn chần chờ mà không đăng ký khóa học ngay hôm nay.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!