Power Query từ A-Z: Tư duy quản lý dữ liệu đột phá trong Excel

Đây là do phiên bản office bạn nhé.

Một số phiên bản office có Power Query nhưng không hỗ trợ kết nối tới file PDF.

Nếu phiên bản không hỗ trợ thì đành chịu thôi bạn nhé. Bạn có thể làm với các dạng file khác.

Có thể hiểu vấn đề này như sau:

• Bảng liên kết từ Query (thông qua Close & load) sẽ chỉ nhận dữ liệu từ data source (là phần source mà bạn đưa vào query). Khi source thay đổi, bạn refresh bảng kết quả query thì nó sẽ thay đổi theo. Thay đổi thường là thêm/bớt dòng chứ ít khi thêm bớt cột. Việc thêm bớt cột sẽ phải thông qua các applied step mà bạn làm trong query => do đó số cột của bảng này thường có giới hạn rõ ràng.
• Việc xóa dữ liệu trong bảng kết quả Query thì: chỉ khi xóa dữ liệu trong data source thì mới làm thay đổi bảng kết quả. Còn dù bạn có xóa dòng, xóa cột trên bảng này (thực hiện bên ngoài sheet mà ko phải thực hiện bước xóa trong query) thì khi refresh nó lại trở về trạng thái ban đầu.
• Khi thêm cột vào bảng này bên ngoài excel (tại bảng trong sheet), cột thêm vào này sẽ được xử lý riêng, ko phụ thuộc vào query. Do đó cơ chế thay đổi thường là Query cập nhật, sau đó dữ liệu trong cột này mới cập nhật (công thức tại cột này sẽ tính lại theo dữ liệu mới trong bảng query)

Về câu từ thì hiểu như vậy, bạn có thể test thử để hiểu rõ hơn cách vận hành này nhé.

Thường thì sẽ cố gắng thực hiện hết trong query để nó thực hiện theo 1 quy trình đầy đủ.

Chỉ khi cần thêm cột mà công thức xử lý phức tạp, ko làm ngay được trong query thì mới phải thêm bên ngoài.

Lý do là cột thêm bên ngoài sẽ làm tăng dung lượng file, khiến excel chạy chậm hơn một chút do chứa nhiều công thức, đặc biệt ảnh hưởng khi bảng dữ liệu lớn (cỡ vài trăm nghìn dòng trở lên sẽ thấy có dấu hiệu chậm dần).

Khi bạn Close & Load từ Query ra Excel dưới dạng Table, bạn có thể thêm cột vào phía bên phải của Table này và sử dụng hàm trong cột này.

Với những trường hợp thêm cột theo điều kiện thì có 2 cách làm:
1. Sử dụng Add Columns > Conditional columns trong Power Query

2. Đưa Query ra Excel dưới dạng Table rồi thêm cột sử dụng hàm IF

Theo mô tả của bạn thì logic khá phức tạp, điều kiện dạng hỗn hợp (vừa tên, vừa ngày) thì bạn nên dùng hàm IF sẽ dễ làm hơn là dùng Query.

Dùng được bạn nhé. Khi muốn viết theo tọa độ thì bạn viết trực tiếp tọa độ vào, vì không click chuột vào ô để chọn tọa độ được.