Học Nhân sự Tổng hợp - Trở thành chiến binh nhân sự vững nghiệp vụ

Chào em,

Cảm ơn em đã học khóa Hành chính Nhân sự và đặt câu hỏi rất thực tế. Câu hỏi của em là một nhóm vấn đề lớn trong thiết kế hệ thống tiền lương, đặc biệt với doanh nghiệp xây dựng vì đặc thù ngành này khá phức tạp, có nhiều nhóm lao động và nhiều mô hình hoạt động khác nhau.

Trước hết, cô trao đổi rõ hơn để em hiểu đúng phạm vi của khóa học: khóa học cung cấp kiến thức nền tảng, phương pháp tư duy, trình tự triển khai và các mẫu thực hành chung để học viên có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Khóa học không thể thiết kế riêng một hệ thống lương hoàn chỉnh cho từng doanh nghiệp cụ thể, vì để làm được việc đó cần rất nhiều dữ liệu đầu vào và cần trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp.

Ví dụ, cùng là doanh nghiệp xây dựng nhưng có thể rất khác nhau:

Công ty xây dựng dân dụng: nhà ở, tòa nhà, chung cư, văn phòng.

Công ty xây dựng công trình giao thông: đường, cầu, hạ tầng kỹ thuật.

Công ty xây dựng công nghiệp: nhà máy, nhà xưởng, khu công nghiệp.

Công ty thi công cơ điện, M&E.

Công ty nội thất, hoàn thiện công trình.

Công ty tổng thầu EPC.

Công ty chỉ làm thầu phụ nhân công.

Công ty vừa xây dựng vừa đầu tư bất động sản, cho thuê hoặc vận hành công trình.

Công ty tư vấn thiết kế, giám sát, quản lý dự án xây dựng.

Mỗi loại hình sẽ có chuỗi hoạt động khác nhau, cơ cấu chức danh khác nhau, cách tổ chức công trường khác nhau, cách khoán chi phí khác nhau và chính sách lương thưởng cũng khác nhau. Vì vậy, nếu chưa có dữ liệu cụ thể thì giảng viên rất khó đưa ra một bảng lương áp dụng ngay được cho doanh nghiệp của em.

Để xây dựng hệ thống lương thực tế cho một doanh nghiệp, thông thường cần có các dữ liệu như:

Mô hình kinh doanh và loại hình công trình công ty đang thực hiện.

Sơ đồ tổ chức hiện tại.

Danh sách chức danh/vị trí công việc.

Mô tả công việc hoặc ít nhất là nhóm nhiệm vụ chính của từng vị trí.

Mặt bằng lương hiện tại.

Quỹ lương doanh nghiệp có thể chi trả.

Doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ chi phí nhân sự, tỷ lệ chi phí trực tiếp/gián tiếp và các khoản mục chi phí chính của doanh nghiệp.

Chính sách BHXH, phụ cấp, thưởng, khoán công trình đang áp dụng.

Cách công ty đang tính chi phí nhân công cho từng công trình.

Quan điểm của Ban Giám đốc về trả lương: ưu tiên ổn định, ưu tiên hiệu quả, ưu tiên giữ người hay ưu tiên kiểm soát chi phí.

Có những doanh nghiệp cô đi tư vấn, để thiết kế được hệ thống lương phù hợp, cô cần biết con số thật về doanh thu, lợi nhuận, cơ cấu chi phí và khả năng chi trả của công ty. Từ đó mới tính được chi phí nhân sự nên chiếm bao nhiêu phần trăm so với doanh thu, lợi nhuận là hợp lý, sau đó mới cân đối tiếp với mặt bằng thị trường và chính sách giữ chân nhân sự.

Về trình tự, nếu em bắt đầu từ con số 0, em nên đi theo logic sau:

Xác định mô hình hoạt động và chuỗi giá trị của doanh nghiệp xây dựng.

Rà soát sơ đồ tổ chức, phòng ban, công trường, đội/nhóm thi công.

Chuẩn hóa danh sách chức danh và mô tả công việc.

Phân nhóm lao động: văn phòng, kỹ sư, chỉ huy trưởng/chỉ huy phó, giám sát, công nhân, lao động thời vụ/khoán việc...

Xác định nguyên tắc trả lương cho từng nhóm lao động.

Xây dựng thang lương/bậc lương.

Thiết kế cơ cấu thu nhập: lương cơ bản, phụ cấp, lương hiệu quả, thưởng công trình, thưởng năng suất, thưởng hoàn thành tiến độ...

Xây dựng quy chế trả lương, điều kiện hưởng, điều kiện nâng bậc/tăng lương.

Kiểm tra lại tính phù hợp với pháp luật, BHXH, thuế TNCN và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Truyền thông, áp dụng thử, đánh giá và điều chỉnh.

Trong khóa học, em có thể xem lại các phần sau để ghép thành hệ thống:

Bài về thang lương, bảng lương: phần này giúp em hiểu cách xây dựng thang/bậc lương dùng cho quản lý nội bộ và làm cơ sở tham gia BHXH.

Chương về tiền lương: có hướng dẫn nguyên tắc xây dựng bảng lương, cơ cấu thu nhập và quy chế trả lương.

Phần Lương 3P: trong đó P1 là trả lương theo giá trị công việc. Đây là phần giúp em hiểu cách hình thành thang lương dựa trên giá trị chức danh, mức độ đóng góp và độ phức tạp của công việc.

Các mẫu biểu đi kèm khóa học: em có thể dùng làm khung tham khảo, sau đó điều chỉnh theo dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.

Với câu hỏi “nên dựa vào giá trị công việc, năng lực, kinh nghiệm hay thị trường”, câu trả lời là không nên chỉ dựa vào một yếu tố. Thông thường nên kết hợp:

Giá trị công việc để xác định vị trí đó thuộc nhóm/bậc lương nào.

Năng lực và kinh nghiệm để xác định người lao động đang ở mức nào trong dải lương.

Hiệu quả công việc để quyết định thưởng, tăng lương hoặc nâng bậc.

Mức lương thị trường để kiểm tra tính cạnh tranh.

Khả năng tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống có thể chi trả bền vững.

Về dải lương, trước đây nhiều doanh nghiệp thường tham khảo cách thiết kế thang bảng lương theo bậc, ví dụ mỗi bậc chênh nhau khoảng 5% và có khoảng 7 bậc. Tuy nhiên hiện nay không còn bắt buộc cứng theo cách này. Do đó, số bậc lương, khoảng cách giữa các bậc và biên độ dải lương cần được thiết kế tùy theo năng lực tài chính, mặt bằng trả lương, chiến lược nhân sự và đặc thù vị trí của từng công ty.

Thông thường, một dải lương có thể xác định theo 3 điểm:

Mức tối thiểu: mức thấp nhất có thể trả cho vị trí, thường áp dụng với người mới đáp ứng yêu cầu cơ bản.

Mức chuẩn: mức trả cho người đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc.

Mức tối đa: mức trả cho người có năng lực tốt, kinh nghiệm tốt, hiệu quả cao nhưng vẫn trong giới hạn của vị trí.

Nhưng để xác định được ba mức này, doanh nghiệp không chỉ nhìn vào mong muốn trả lương, mà cần tính cả khả năng tài chính, quỹ lương, chi phí nhân sự trên doanh thu/lợi nhuận, mặt bằng thị trường và mức độ quan trọng của từng nhóm chức danh.

Với doanh nghiệp xây dựng, cơ cấu thu nhập thường có thể chia thành:

Lương cơ bản/lương chức danh.

Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, công trường, đi lại, điện thoại, ăn ca, nhà ở nếu có.

Lương/thu nhập theo hiệu quả công việc hoặc hiệu quả công trình.

Thưởng tiến độ, thưởng chất lượng, thưởng an toàn, thưởng hoàn thành dự án.

Các khoản phúc lợi khác theo chính sách của công ty.

Tuy nhiên, khoản nào đưa vào lương đóng BHXH, khoản nào là phụ cấp, khoản nào là thưởng cần thiết kế cẩn trọng theo quy định pháp luật hiện hành và hồ sơ lao động thực tế của doanh nghiệp.

Việc nâng bậc hoặc tăng lương nên dựa trên các tiêu chí như:

Kết quả hoàn thành công việc.

Mức độ đáp ứng năng lực của vị trí.

Thâm niên có ý nghĩa, tức là có tích lũy kinh nghiệm thực tế.

Mức độ đóng góp cho công trình/dự án/phòng ban.

Ý thức kỷ luật, tuân thủ an toàn, chất lượng, tiến độ.

Khả năng tài chính và chính sách lương của công ty tại từng giai đoạn.

Cô cũng chia sẻ thật với em: câu hỏi của em không còn là một câu hỏi nghiệp vụ đơn lẻ, mà giống câu hỏi của một người đang làm tư vấn hệ thống tiền lương cho doanh nghiệp. Qua cách hỏi, cô thấy em có tư duy hệ thống rất tốt. Tuy nhiên, để trả lời đầy đủ câu hỏi này thì một khóa nghiệp vụ hành chính nhân sự là chưa đủ, vì bài toán này cần kiến thức rộng hơn về quản trị nhân sự, tài chính doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, quản trị hiệu quả công việc, pháp luật lao động và thiết kế chính sách đãi ngộ.

Cô không ngại hướng dẫn, nhưng cái khó là để giải quyết bài toán này đến nơi đến chốn cần nhiều bước:

Thu thập dữ liệu đầu vào và trao đổi với chủ doanh nghiệp/Ban Giám đốc.

Khảo sát thực trạng tổ chức, chức danh, lương hiện tại, chi phí và chính sách đang áp dụng.

Phân tích vấn đề và thiết kế giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.

Xây dựng bảng lương, thang lương, cơ cấu thu nhập và quy chế trả lương.

Triển khai, truyền thông, áp dụng thử và điều chỉnh.

Những công việc này mất khá nhiều thời gian và cần xử lý trên dữ liệu thật của doanh nghiệp, nên cô thường đưa vào gói tư vấn hoặc mentor 1-1, chứ không thể giải quyết đầy đủ trong phạm vi hỏi đáp của khóa học chung.

Em cứ dựng trước bản nháp theo mẫu trong khóa học. Sau đó, nếu có câu hỏi cụ thể ở từng bước, cô sẽ hỗ trợ định hướng thêm trong phạm vi khóa học. Còn nếu em cần xây dựng một hệ thống lương hoàn chỉnh, sát với công ty của mình, em có thể đăng ký gói mentor/tư vấn 1-1 để được hướng dẫn dựa trên dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.

Cô Nguyễn Thị Thanh Xuân 0969798944

Chào em!

Theo Bộ Luật lao động 2019

Điều 20. Loại hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:

a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;

b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

2. Khi hợp đồng lao động quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì thực hiện như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết;

b) Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

Em xem điểm a, khoản 2 này nhé.

Chào em!

Hợp đồng lao động có quy định riêng về nội dung, nên không thể áp dụng hợp đồng nguyên tắc như 1 dạng hợp đồng kinh tế hoặc dịch vụ được em nhé. 
Em cần ký lại và xem mẫu trong tài liệu nha.

Ký sai nội dung hợp đồng sẽ có nhiều rủi ro em nhé

Chào em!

https://drive.google.com/file/d/1Ejp11lqAnM8pSmaMRpg4_Ul7ZhjFP1IM/view?usp=drive_link

Gửi em nha!

Chào em

Dưới đây là quy trình đăng ký BHXH cho nhân sự mới của công ty theo hướng thực hành, cập nhật theo quy định hiện hành.

1. Khi nào phải đăng ký BHXH cho nhân sự mới?

Công ty phải báo tăng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân sự mới khi người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, phổ biến nhất là:

Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025 và mở rộng thêm nhiều nhóm thuộc diện BHXH bắt buộc, trong đó có người làm việc theo thỏa thuận không mang tên HĐLĐ nhưng có bản chất trả công và chịu quản lý.

2. Thời hạn phải báo tăng

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký HĐLĐ hoặc quyết định tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

A. Với công ty đã có mã đơn vị BHXH

Cần chuẩn bị:

Theo thủ tục của BHXH Việt Nam, hồ sơ đối với người tham gia lần đầu có TK1-TS; đối với đơn vị sử dụng lao động có TK3-TS, D02-LT và hồ sơ của người lao động.

B. Nếu công ty đăng ký BHXH lần đầu

Ngoài hồ sơ của người lao động, công ty cần làm thêm:

Năm 2026, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; quy trình mới nhấn mạnh giao dịch điện tử, xác thực dữ liệu đơn vị và người tham gia theo mã định danh.

4. Cách làm trên phần mềm BHXH điện tử

Thực tế doanh nghiệp thường làm qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc phần mềm I-VAN như VNPT, Viettel, EFY, TS24, BKAV, eBH…

Quy trình thao tác

BHXH Việt Nam cho phép nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng DVC Quốc gia, Cổng DVC BHXH Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN.

5. Thời gian xử lý

Nếu hồ sơ đầy đủ, trường hợp cấp mới sổ BHXH/thẻ BHYT được giải quyết không quá 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ. Thủ tục này không thu lệ phí.

6. Mức đóng hiện hành cho lao động Việt Nam

Tổng tỷ lệ đóng thông thường là 32% trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, gồm:

Tỷ lệ này được BHXH Việt Nam nêu áp dụng từ 01/7/2025 đối với lao động Việt Nam.

7. Lưu ý thực tế cho HR/Kế toán

• Ngày báo tăng nên khớp với ngày bắt đầu HĐLĐ chính thức.
• Nếu nhân sự có mã BHXH cũ, không tạo mã mới; cần tra cứu và dùng đúng mã hiện có.
• Nếu NLĐ đã có thẻ BHYT nơi khác, vẫn báo tăng theo đơn vị mới nếu thuộc diện bắt buộc.
• Mức lương đóng BHXH cần căn cứ theo lương, phụ cấp lương và khoản bổ sung thường xuyên, ổn định theo HĐLĐ/quy chế lương.
• Không nên để quá hạn 30 ngày vì có thể phát sinh truy đóng, chậm đóng và ảnh hưởng quyền lợi BHYT của người lao động.

Tóm lại: Với nhân sự mới ký HĐLĐ từ đủ 01 tháng trở lên, công ty cần lập hồ sơ báo tăng trên D02-LT, bổ sung TK1-TS nếu cần, ký số nộp qua Cổng BHXH/I-VAN và thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương đóng bảo hiểm.