Bến Hà Trương
Bến Hà Trương
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 12927 lượt xem

3 cách nhanh chóng giúp bạn xóa khoảng trắng thừa trong Excel

Nov 20 2020

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy 3 cách đơn giản giúp bạn nhanh chóng xóa các khoảng trắng thừa trong bảng tính Excel của mình. Hãy xem hướng dẫn chi tiết của Gitiho để nâng cao hiệu quả công việc nhé!

Khi bạn dán dữ liệu từ các nguồn bên ngoài vào bảng tính Excel (báo cáo từ word, số liệu từ website,...) bạn có thể nhận thấy dữ liệu của mình có dư một hoặc một vài khoảng trắng. Có thể có các khoảng trắng ở đầu và cuối văn bản, một số khoảng trống nằm giữa các từ và dấu phân cách hàng nghìn cho các số.

Do đó, bảng tính của bạn trông lộn xộn và khó sử dụng. Bên cạnh đó, các khoảng trắng thừa có thể kiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm tên khách hàng trong cột Tên, vì bạn tìm kiếm "John Doe" không có khoảng trống thừa giữa các tên trong khi giao diện của nó trong bảng của bạn là "John  Doe" với hai khoảng trắng. Hoặc các khoảng trắng thừa khiến các con số không thể tính toán được.

Cách xóa khoảng trắng thừa ở giữa các từ (chỉ giữ lại một khoảng trắng), xóa khoảng trắng ở đầu và cuối câu

Ví dụ, bạn có một bảng với 2 cột. Trong cột Name, ô đầu tiên chứa "John Doe" được viết đúng mà không có khoảng trắng thừa. Tất cả các ô khác có thêm khoảng trống giữa họ và tên. Đồng thời các ô này có các khoảng trống không liên quan trước và sau tên đầy đủ. Để bạn dể quan sát, chúng tôi đã tạo thêm một cột Length đếm độ dài các ký tự có trong cột Name.

3 Các nhanh chóng giúp bạn xóa khoảng trắng thừa trong Excel

Sử dụng công thức Trim để loại bỏ khoảng trắng thừa

Excel có hàm TRIM để sử dụng để xóa các khoảng trắng thừa khỏi văn bản. Bạn có thể thực hiện xóa các khoảng trắng thừa theo các bước bên dưới

  1. Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là "Trim".
  2. Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =TRIM(A2)
    • 3 Các nhanh chóng giúp bạn xóa khoảng trắng thừa trong Excel
  3. Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.
  4. Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
    • 3 Các nhanh chóng giúp bạn xóa khoảng trắng thừa trong Excel
  5. Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán giá trị
  6. Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng
  7. Xóa cột trợ giúp

Vậy là chúng ta đã xóa tất cả các khoảng trống thừa với sự trợ giúp của hàm Trim (). Thật không may, nó hơi tốn thời gian, đặc biệt nếu bảng tính của bạn khá lớn. Nếu sau khi sử dụng công thức, bạn vẫn thấy khoảng trắng thừa, bạn có thể sử dụng thêm các phương pháp bên dưới.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc riêng số có phần thập phân trong bảng tính Excel

Sử dụng tính năng Find & Replace để xóa khoảng trắng thừa giữa các từ

Tùy chọn này cần ít bước hơn, nhưng chỉ cho phép xóa khoảng trắng thừa giữa các từ trong trang tính Excel. Khoảng trống ở đầu và cuối cũng sẽ bị cắt thành 1 khoảng trắng, nhưng sẽ không bị xóa hoàn toàn.

  1. Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
  2. Nhấn Ctrl + Hđể nhận hộp thoại "Find and Replace"
  3. Nhấn nút Dấu cách hai lần trong trường Find What và một lần trong Replace With
  4. Nhấp vào nút  "Replace all", sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
  5. Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo "Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế.".
    • 3 Các nhanh chóng giúp bạn xóa khoảng trắng thừa trong Excel

Xóa tất cả khoảng cách giữa các số trong Excel

Giả sử, bạn có một cứa sổ làm việc với các số trong đó các chữ số (hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ) được phân tách bằng dấu cách. Vì vậy, Excel coi các số là văn bản và không có phép toán nào có thể được thực hiện được.

Các ô Excel có các số trong đó các chữ số được phân tách bằng dấu cách

Cách dễ nhất để loại bỏ khoảng trắng thừa là sử dụng tùy chọn Tìm & Thay thế Excel tiêu chuẩn:

  1. Chọn một hoặc một số cột có dữ liệu để xóa khoảng trắng giữa các từ.
  2. Nhấn Ctrl + Hđể nhận hộp thoại "Find and Replace"
  3. Nhấn nút Dấu cách trong trường Find What và để trống tường Replace With
  4. Nhấp vào nút  "Replace all", sau đó nhấn Ok để đóng hộp thoại xác nhận Excel.
  5. Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn thấy thông báo "Chúng tôi không thể tìm thấy bất kỳ thứ gì để thay thế."

Xóa tất cả khoảng cách giữa các số trong Excel

Xem thêm: Cách dùng hàm đếm ô có dữ liệu trong Excel chi tiết nhất


Sử dụng công thức SUBSTITUTE để xóa tất cả các khoảng trắng

Bạn có thể cần xóa tất cả các ô trống, đặt biệt là trong một chuỗi công thức. Để làm điều này, bạn có thể tạo một cột trợ giúp và nhập công thức: =SUBSTITUTE(A1," ","")

Trong hình bên dưới, A1 là ô đầu tiên của cột có số hoặc từ mà tất cả các khoảng trắng phải được xóa. Sau đó, bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE() để xóa tất cả các khoảng trắng giữa các số.

  1. Thêm cột trợ giúp vào cuối dữ liệu của bạn. Bạn có thể đặt tên cho nó là "Trim".
  2. Trong ô đầu tiên của cột trợ giúp (C2 ), hãy nhập công thức để cắt bớt khoảng trống thừa =SUBSTITUTE(A1," ","") 
  3. Kéo công thức xuống các ô khác trong cột.
  4. Thay thế cột gốc bằng cột có dữ liệu đã được làm sạch. Chọn tất cả các ô trong cột trợ giúp và nhấnCtrl + C để sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
  5. Chọn ô đầu tiên trong cột ban đầu và dán 
  6. Thay thế cột ban đầu bằng cột đã loại bỏ khoảng trắng
  7. Xóa cột trợ giúp

Xóa tất cả khoảng cách giữa các số trong Excel

Kết luận

Hy vọng với bài viết này, bạn đã biết cách để xóa các khoảng trắng thừa ở đầu, cuối, giữa văn bản, chuỗi số,... trong Excel với hàm TRIM(), hàm SUBSTITUTE() và tính năng Find & Replace. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và kiến thức Excel cực hay khác thì hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho:

Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Đừng quên theo dõi Gitiho thường xuyên để không bỏ lỡ những thủ thuật giúp bạn làm việc trên Excel cực nhanh chóng và hiệu quả nhé!

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 12927 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội