7 bước lập kế hoạch truyền thông bài bản cho doanh nghiệp

Bạn được giao nhiệm vụ lập kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp nhưng lại chưa biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy tham khảo 7 bước được chúng mình hướng dẫn trong bài viết này nhé.

Gitiho for Leading Business - Giải pháp chuyển đổi số Đào tạo cho Doanh nghiệp toàn diện

Lập kế hoạch truyền thông là một công việc quan trọng trong các chiến dịch quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp. Nếu kế hoạch không chuẩn bị tốt thì sẽ dẫn đến chiến dịch không thành công, hao tổn nguồn lực tài chính của doanh nghiệp mà không mang lại hiệu quả. Tất nhiên, không phải nhân viên mới đi làm nào cũng sẽ được giao nhiệm vụ này nhưng các bạn cần nắm rõ về các bước lập kế hoạch truyền thông để dù chỉ là một người triển khai nhỏ trong toàn bộ chiến dịch thì cũng có thể nắm được tình hình chung và đưa ra các hành động kịp thời giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề. 

7 bước lập kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Truyền thông cho sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu thì cũng giống như việc bạn kinh doanh, luôn luôn phải có mục tiêu được đặt ra từ ban đầu. Nếu không xác định được mục tiêu rõ ràng thì rất có thể bản kế hoạch của bạn sẽ không được phê duyệt.

Để thiết lập được mục tiêu thì trước hết các bạn cần phân tích về tình hình thực tại. Các chuyên viên truyền thông dày dặn kinh nghiệm đều sẽ có bước phân tích SWOT trước khi thiết lập mục tiêu. 

Sau khi đã phân tích được tình hình thực tế thì các bạn sẽ nhìn được những mục tiêu cần làm:

Ví dụ:

• Mục tiêu của chiến dịch này để quảng bá USP của sản phẩm đến người dùng
• Mục tiêu của chiến dịch này là để xoa dịu bức xúc của khách hàng có trải nghiệm không tốt
• Mục tiêu của chiến dịch này là để tăng uy tín thương hiệu

Xem thêm: Những mô hình marketing mới - hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu có liên quan chặt chẽ đến sự thành công của chiến dịch truyền thông. Do đó, trong bản kế hoạch truyền thông của bạn phải nêu rõ được rằng bạn đang muốn hướng đến nhóm đối tượng nào và họ có ảnh hưởng như thế nào đến chiến dịch.

Có rất nhiều nhóm đối tượng mục tiêu khác nhau tùy vào mục tiêu mà bạn đặt ra.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là quảng bá sản phẩm thời trang thiết kế cho nữ công sở thì đối tượng mục tiêu quan trọng nhất sẽ là khách hàng của bạn - những người trên 22 tuổi, đã đi làm trong môi trường văn phòng, thu nhập từ mức khá trở lên. Tuy nhiên, đây không phải nhóm đối tượng mục tiêu duy nhất mà còn có những nhóm sẽ ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của họ là người nổi tiếng, giới báo chí hay các reviewer sản phẩm.

Xem thêm: Tất tần tật những điều bạn nên biết về Social Media (Phần 1)

Bước 3: Xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết

Sau khi đã xác định được mục tiêu và đối tượng cần hướng đến của chiến dịch truyền thông thì các bạn nên bắt tay ngay vào vào xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết. Ở bước này bạn sẽ cần làm khá nhiều công việc ví dụ như:

• Lựa chọn công cụ và kênh truyền của chiến dịch
• Hình thức truyền tải thông tin đến đối tượng mục tiêu
• Xây dựng quá trình tiếp cận đối tượng mục tiêu
• Đưa ra các hoạt động cụ thể cho việc tiếp cận đối tượng mục tiêu
• Lịch trình triển khai kế hoạch truyền thông

Xem thêm: Tất tần tật những điều bạn nên biết về Social Media (Phần 2)

Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông là điều mà bạn muốn truyền tải đến đối tượng mục tiêu thông qua chiến dịch này. Các bạn cần phân biệt rõ sự khác nhau của slogan và thông điệp nhé. Để truyền tải được thông điệp thì phải trải qua rất nhiều hoạt động khác nhau để khách hàng đi từ nhận biết đến ghi nhớ thông điệp. 

Thông điệp mà bạn muốn truyền tải đi là sản phẩm của doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng thực hiện được một điều gì đó. Nhưng câu slogan cho chiến dịch thì chỉ là một câu ngắn, đánh đúng vào trọng tâm, dễ đọc và dễ ghi nhớ.

Ví dụ: Nhãn hàng Milo từng có chiến dịch nhằm truyền tải thông điệp về sự đồng hành của mẹ trong việc giúp con phát triển về sức khỏe thể chất qua dinh dưỡng và các môn thể thao và vươn tới vị trí nhà vô địch. Câu slogan mà học sử dụng là: “Nhà vô địch làm từ Milo”. Để cạnh tranh với đối thủ hàng đầu này thì nhãn hàng Ovaltine đã đưa ra thông điệp rằng mẹ không cần đặt áp lực thành tích cho con, chỉ cần con sống vui vẻ, có tuổi thơ trọn vẹn và câu slogan của họ là: “Chẳng cần vô địch, chỉ cần còn thích”.

Xem thêm: Phương pháp xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 5: Dự trù kinh phí

Chi phí là phần quan trọng trong một kế hoạch truyền thông. Nếu bạn không hoạch định chi phí rõ ràng thì khả năng được cấp trên duyệt triển khai gần như là bằng 0. Các khoản chi phí phải được phân bổ hợp lý tùy theo mức độ quan trọng của hoạt động trong chiến dịch. Hãy cố gắng tối ưu chi phí bỏ ra vì không phải doanh nghiệp nào cũng đủ tiềm lực tài chính cho một chiến dịch tiêu tốn hàng tỷ đồng ngân sách.

Bước 6: Phân tích rủi ro

Không doanh nghiệp nào muốn xảy ra rủi ro trong lúc triển khai kế hoạch truyền thông. Tuy nhiên đây là chuyện không thể tránh khỏi. Nhiệm vụ của người lập kế hoạch truyền thông là phải dự đoán trước các rủi ro, phản ứng của đối tượng mục tiêu với chiến dịch. Ngoài ra còn có các rủi ro đến do yếu tố khách quan như thời tiết hay nhân lực triển khai kế hoạch cũng cần có sự chuẩn bị từ trước. 

Ví dụ: Bạn triển khai một sự kiện nhưng cận ngày thì MC gặp vấn đề sức khỏe không thể lên dẫn được. Nếu không chuẩn bị từ trước thì bạn tìm đâu ra người thay thế? Bạn nên tìm ra từ trong đội nhóm của mình một người có khả năng nói trước đám đông tốt và nắm rõ về chương trình để yêu cầu người đó chuẩn bị trước cho việc có thể sẽ phải lên dẫn thay MC.

Sau khi liệt kê hết các rủi ro thì đừng trên đánh dấu mức độ nghiêm trọn của từng loại và đặt ra phương án xử lý trước cho nó nhé.

Bước 7: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá

Đánh giá luôn là một bước quan trọng mà có thể rất nhiều người không chú ý đến khi lập kế hoạch truyền thông. Đánh giá không chỉ diễn ra sau khi hoàn toàn kết thúc chiến dịch mà sẽ diễn ra ngay cả khi chiến dịch đang diễn ra để phương án tối ưu kịp thời. Đối với các chiến dịch online thì thậm chí bạn còn phải đo lường hiệu quả realtime. Do đó, ngay từ ban đầu người lập kế hoạch phải đưa ra được các tiêu chí đánh giá nhằm đo lường hiệu quả.

Hy vọng bài viết của chúng mình có thể giúp các bạn lập kế hoạch truyền thông hiệu quả, được cấp trên đánh giá cao và triển khai thành công.

Xem thêm: Google Analytics là gì? Các khái niệm liên quan đến Google Analytics

Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta có thể thấy được kỹ năng lập kế hoạch là rất quan trọng. Không chỉ với nhân viên bộ phận Marketing - Truyền thông mà bộ phận nào trong doanh nghiệp cũng cần rèn luyện kỹ năng này cho nhân tùy vào đặc thù công việc. Để có thể giúp nhân viên của tất cả các bộ phận trong toàn công ty có thể phát triển các kỹ năng phục vụ cho công việc thì doanh nghiệp nên đầu tư vào việc đào tạo.

Hiện nay, Gitiho đang cung cấp nền tảng Gitiho for Leading Business để giúp các doanh nghiệp đào tạo nhân sự theo hình thức E-learning. Với hệ thống 200+ khóa học đến từ các chuyên gia hàng đầu trên cả nước được sắp xếp theo lộ trình riêng biệt cho từng cấp bậc, phòng ban, vị trí trong doanh nghiệp, Gitiho for Leading Business sẽ giúp việc đào tạo của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn. Tham khảo thông tin chi tiết về Gitiho for Leading Business tại đây.