Kế hoạch hoạt động hằng năm AOP là gì? Quan trọng như thế nào?

AOP (Annual Operating Plan) - Kế hoạch hoạt động hằng năm là một tài liệu quan trọng được chuẩn bị hàng năm bởi các doanh nghiệp và tổ chức. Nó bao gồm các mục tiêu chiến lược và các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu đó trong năm tài chính tiếp theo. Để tìm hiểu chi tiết, theo dõi ngay bài viết của Gitiho bạn nhé!

Hiểu rõ khái niệm AOP, AOP là gì?

AOP là viết tắt của Annual Operating Plan, được hiểu là kế hoạch hoạt động hằng năm của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là một bản tổng hợp các KPI, ngân sách hoạt động , kế hoạch được lập ra để thực hiện các mục tiêu. Khi có một AOP hoàn chỉnh, lãnh đạo cũng như doanh nghiệp sẽ nắm bắt được đầy đủ kế hoạch, nhiệm vụ cụ thể cần làm. 

Một AOP hoàn chỉnh sẽ phác họa được “đường đi nước bước” của một doanh nghiệp trong hành trình đạt được mục tiêu. Mỗi phòng ban trong một tổ chức sẽ có những công việc, nhiệm vụ cụ thể và những hạn mức tài chính tương ứng. Từ đó giúp cho đội nhóm, phòng ban nắm rõ được mục tiêu cần đạt được và đưa ra được những chiến lược. 

Ví dụ chi tiết về AOP

Để hiểu rõ AOP là gì, bạn có thể xem ngay ví dụ về một kế hoạch AOP khái quát cho một công ty mỹ phẩm trong năm 2024:

Tổng quan về công ty 

• Tổng doanh thu mục tiêu: 500 triệu đô la. 
• Tăng trưởng doanh thu dự kiến: 15% so với năm trước. 
• Tập trung vào việc phát triển các sản phẩm mỹ phẩm chất lượng cao và tiếp cận các thị trường mới. 

Kế hoạch sản phẩm 

• Phát triển 5 sản phẩm mới và tăng tỷ lệ phát triển sản phẩm thành công lên 80%. 
• Tăng doanh số bán hàng cho các sản phẩm đã có mặt trên thị trường đạt tối thiểu 10%. 

Kế hoạch marketing 

• Tăng số lượng khách hàng mới lên 20% và giữ chân ít nhất 80% khách hàng hiện tại. 
• Tăng cường hoạt động marketing trực tuyến, bao gồm tối thiểu 2 chiến dịch quảng cáo trực tuyến mỗi tháng và phát triển kênh bán hàng trực tuyến. 
• Tăng cường hoạt động marketing truyền thống, bao gồm tham gia ít nhất 7 sự kiện trải nghiệm dùng thử sản phẩm và 5 sự kiện trưng bày sản phẩm. 

Kế hoạch sản xuất 

• Nâng cao năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất mới, bao gồm xây dựng thêm 1 nhà máy sản xuất mới và tăng quy mô sản xuất của 2 nhà máy hiện có. 
• Tăng năng suất sản xuất lên 15% so với năm trước. 
• Cải thiện quy trình sản xuất để tối ưu hóa hiệu suất sản xuất và giảm chi phí sản xuất. 

Kế hoạch tài chính 

• Tăng tỷ suất lợi nhuận lên 15% so với năm trước. Tối ưu hóa chi phí sản xuất để giảm tỷ lệ chi phí/ doanh thu xuống dưới 30%. 
• Tăng cường quản lý vốn lưu động và đảm bảo thanh toán các khoản phải thu đúng hạn. 

Đây là một kế hoạch AOP khái quát cho công ty mỹ phẩm năm 2024, được xây dựng dựa trên các mục tiêu kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu này, công ty cần phải điều chỉnh và cập nhật kế hoạch liên tục để đáp ứng các yếu tố thay đổi.

Xem thêm: Lập kế hoạch triển khai dự án là gì? 8 bước lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả

Tại sao cần có kế hoạch hoạt động hằng năm?

Benjamin Franklin (thành viên trong nhóm lập quốc Hoa Kỳ, nhà chính trị gia, nhà khoa học…) đã từng nói: “Thất bại trong khâu chuẩn bị có nghĩa là bạn đang chuẩn bị cho thất bại”. Vì vậy, dù làm việc lớn hay việc nhỏ, bạn hãy chủ động lập kế hoạch trước mọi thứ xảy ra chứ đừng đợi nước đến chân mới nhảy. 

Vì vậy, bản kế hoạch hoạt động hằng năm như một danh sách các việc cần làm để cùng nhau thực hiện các đầu mục công việc và tiến tới mục tiêu trong kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng nếu không có kế hoạch, bạn và nhân viên của bạn sẽ chẳng biết phải đi theo hướng nào, hoặc khi có sự cố đến thì loay hoay không biết tìm cách giải quyết. 

Do đó, AOP là một công cụ quản lý quan trọng để giúp các doanh nghiệp và tổ chức định hướng và tập trung vào các hoạt động quan trọng trong năm tài chính tiếp theo. Một AOP tốt giúp đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ được thực hiện hiệu quả và có mục tiêu rõ ràng. Nó cũng giúp các nhà quản lý tập trung vào các mục tiêu quan trọng và đo lường kết quả của các hoạt động. 

"Việc lập kế hoạch không chỉ là việc dự đoán tương lai, mà còn là việc chuẩn bị cho tương lai đó." Đây là câu nói nổi tiếng của Jim Rohn, nhà diễn thuyết và tác giả người Mỹ như một lời khẳng định về tầm quan trọng của AOP, giúp định hướng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước xây dựng kế hoạt động hằng năm

Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, các công ty có kế hoạch chi tiết và cập nhật thường xuyên có khả năng thành công cao hơn gấp đôi so với các công ty không có kế hoạch hoặc có kế hoạch chưa rõ ràng.

Để xây dựng AOP, bạn cần thực hiện theo 8 bước sau đây:

Bước 1: Xác định và hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu vào xây dựng kế hoạch, bạn cần phải hiểu thật rõ tình hình kinh doanh của công ty cũng như tiềm năng cạnh tranh của công ty so với đối thủ. Người lãnh đạo cần phải nghiên cứu, tra cứu thông tin, thu thập dữ liệu để có thể đưa ra đánh giá, kết luận về công ty, hiện đang như thế nào, ở mức nào.

Khi biết được những khó khăn, điểm yếu của công ty, nhà lãnh đạo mới có thể đề xuất được giải pháp phù hợp cho bản kế hoạch hoạt động hằng năm. 

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, cũng cần phải cập nhật thông tin, trao đổi với nhân viên, các bộ phận liên quan để có cái nhìn tổng quát nhất.

Bước 2: Phân tích kết quả kinh doanh từ năm trước

Để có bản kế hoạch hoạt động áp dụng cho cả công ty thì không thể thiếu bước phân tích kết quả kinh doanh từ các năm trước thông qua các tài liệu như báo cáo tài chính, báo cáo về ngân sách, doanh thu đạt được… từ đó định hướng được cơ bản cho quá trình xây dựng bản AOP.

Bước 3: Đề ra mục tiêu thực tế và rõ ràng

Cốt lõi của kế hoạch hoạt động hằng năm là nêu rõ các mục tiêu kinh doanh cho năm sắp tới của tổ chức. Khi xác định mục tiêu cần phải phù hợp và thực tế với doanh nghiệp, tức là có khả năng thực hiện được. Lãnh đạo cần phải nhìn nhận đúng chuẩn, loại bỏ những yếu tố như tiêu chuẩn quá thấp/quá cao, không đúng định hướng đặt ra, mơ hồ, chung chung, sáo rỗng… 

Như Zig Ziglar (diễn giả nổi tiếng người Mỹ) đã từng nói: "Nếu bạn không có mục tiêu cụ thể, bạn sẽ chẳng đạt được gì”. 

Khi đề ra mục tiêu, bạn nên mời tất cả bộ phận trong công ty tham gia để đánh giá tính khả thi. Đây cũng là cách bạn biết được mục tiêu đưa ra có thực tế hay không. 

Bước 4: Xác định nguồn đầu tư

Sau khi đã có mục tiêu, nhà lãnh đạo cần phải xác định đối tượng đầu tư để đưa ra AOP một cách chính xác. Đó có thể là người thân, bạn bè, ngân hàng, đối tác… Họ sẽ là người đầu tư tiền bạc cho doanh nghiệp, được hiểu là góp vốn hoặc cho vay cổ phiếu. 

Để các nhà đầu tư tin tưởng và sẵn sàng chi tiền cho công ty của bạn thì bạn phải thể hiện được sự uy tín của doanh nghiệp, tiềm năng phát triển, khả năng cạnh tranh trên thị trường cũng như doanh thu qua các năm có đạt được mức kỳ vọng không. 

Bước 5: Đặt ra KPI cho từng bộ phận

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ thiết lập KPI, tức là các chỉ số đo lường hiệu quả cũng như mức độ hoàn thành các mục tiêu đề ra của công ty. Xác định được KPI sẽ giúp cho các phòng ban tập trung vào những yếu tố then chốt nhất.

Xem thêm: KPI cho nhân viên kinh doanh: 10 chỉ số đánh giá đầy đủ nhất

Bước 6: Lập ngân sách hoạt động 1 năm

Lập ngân sách liên quan đến việc đặt ra các chi phí dự kiến cần thiết để đạt được mục tiêu đã đề cập ở trên. Việc lập ngân sách cũng cho bạn ý tưởng về chi phí kinh doanh, cách mà bạn phân bổ các nguồn lực cụ thể để biết được chi tiêu bao nhiêu. 

Hơn nữa, việc lập ngân sách giúp bạn hạn chế được những khoản chi tiêu không cần thiết, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Bước 7: Dự đoán những rủi ro

Richard Branson, nhà sáng lập của Tập đoàn Virgin đã chỉ ra rằng nếu bạn không biết rủi ro nào sẽ xảy ra trong kinh doanh của mình, thì bạn không thể là một doanh nhân thành công. 

"Rủi ro không phải là thứ bạn phải sợ hãi, mà là thứ bạn phải quản lý. Nếu bạn biết làm thế nào, bạn có thể biến rủi ro thành cơ hội." - T. Boone Pickens, nhà kinh doanh và nhà đầu tư người Mỹ.

Việc dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai sẽ giúp cho công ty không bị thụ động trước các vấn đề xảy ra, kịp thời có các giải pháp giải quyết về đề. Từ đó nhanh chóng giải quyết được rủi ro, hạn chế được tổn hại xuống mức thấp nhất. Không những thế, trong một số trường hợp, nhà lãnh đạo còn có thể biến sự cố, rủi ro thành đột phá thông qua việc tuyên bố sự cố, nhìn nhận lại vấn đề, cùng nhau hướng tới mục tiêu để bứt phá. 

Xem thêm: Quản trị rủi ro là gì? 6 bước quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Bước 8: Thường xuyên đo lường và kiểm tra

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong vận hành doanh nghiệp hay thực hiện một chiến dịch, kế hoạch nào đó. Theo như David S. Rose, nhà đầu tư người Mỹ từng nói: "Đo lường là chìa khóa để tiến đến thành công."

Bạn cần phải đo lường hiệu quả bằng các công cụ có sẵn để xem rằng kế hoạch có đang đi đúng hướng hay không, đang gặp trục trặc ở chỗ nào. Sau khi đã đánh giá được sẽ tiến hành phân tích tại sao lại như thế và có những biện pháp khắc phục kịp thời. 

Nếu trường hợp các số liệu đưa ra khả quan, đúng như định hướng thì cứ thế triển khai các kế hoạch hoạt động trong bản AOP. 

Thế nào là một bản AOP tốt?

Một kế hoạch AOP được coi là tốt nếu nó đáp ứng các tiêu chí sau: 

Phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: Kế hoạch AOP cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng hướng đi của doanh nghiệp. 

Chính xác và thực tế: Kế hoạch AOP cần được xây dựng dựa trên các dự báo kinh doanh chính xác và các mục tiêu thực tế để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. 

Đầy đủ và chi tiết: Kế hoạch AOP cần bao gồm các hoạt động và mục tiêu chi tiết cho mỗi bộ phận và khu vực của doanh nghiệp. 

Chỉ đạo rõ ràng: Kế hoạch AOP cần chỉ đạo rõ ràng cho các hoạt động và mục tiêu của từng bộ phận và khu vực của doanh nghiệp. 

Tính linh hoạt và có thể điều chỉnh: Kế hoạch AOP cần có khả năng điều chỉnh để đáp ứng các yếu tố thay đổi trong quá trình thực hiện.

Là người lãnh đạo, bạn cần phải có kỹ năng để lên kế hoạch và lập kế hoạch cho cả công ty. Đây cũng là kỹ năng mà những người đứng đầu cần học hỏi, trau dồi. Bạn có thể tham khảo ngay khóa học Lập Kế Hoạch, Dự Toán Ngân Sách được rất nhiều CEO, trưởng phòng đánh giá cao trên nền tảng học trực tuyến Gitiho. 

Những câu hỏi thường gặp về AOP

Trong quá trình thực hiện cho kế hoạch hoạt động hằng năm, nhiều người thường thắc mắc một số vấn đề sau: 

Ai là người thực hiện AOP trong doanh nghiệp? 

Thường thì là CEO, các bộ phận quản lý chiến lược, quản lý tài chính, quản lý kinh doanh và quản lý sản xuất của doanh nghiệp sẽ tham gia vào quá trình xây dựng AOP.

Trong AOP bao gồm những gì? 

Một bản kế hoạch hoạt động hằng năm là phải tổng quan ngắn gọn về toàn bộ kế hoạch chiến lược và chiến thuật của công ty cho năm tới. Thông thường sẽ bao gồm:

• Tường thuật lại bối cảnh chiến lược đi cùng với ngân sách. 
• Giải thích về cơ cấu tổ chức hiện tại và kế hoạch để hỗ trợ các chiến lược. 
• Phác thảo rõ ràng về mục tiêu định hướng của công ty và OKRs. 
• Bảng phân tích các số liệu của bộ phận mà bạn sẽ sử dụng để theo dõi các tiến trình. 

Sự khác biệt giữa kế hoạch hằng năm và ngân sách

Cả AOP và ngân sách đều đề cập đến cấu trúc tài chính của bạn, nhưng chúng có một số điểm khác biệt. Đó chính là bản kế hoạch hằng năm giống như một bộ tài liệu hoặc phác thảo các mục tiêu tổng thể, trọng tâm của từng bộ phận. Ngược lại, ngân sách dựa trên nhiều con số hơn và bao gồm các mục tiêu về doanh thu, giả định tài chính và dự báo chi phí. 

Mục tiêu của AOP là gì?

Khi tạo một kế hoạch hoạt động hằng năm, mục tiêu là kết hợp các dự báo, ngân sách và kế hoạch từ các bộ phận khác nhau để tạo thành một tổng thể thống nhất cho công ty. AOP giúp các bộ phận thống nhất mục tiêu của công ty và đưa ra những tiêu chuẩn cho từng bộ phận để cùng nhau hướng tới thực hiện. 

Như vậy, AOP là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược và đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất trong năm tài chính tiếp theo. Nó cũng giúp doanh nghiệp quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.