Cách làm việc với biểu đồ trong PowerPoint (Phần 1)

Biểu đồ là một công cụ vô cùng quan trọng trong PPoint. Việc đưa các biểu đồ, đồ thị vào trong slide giúp người xem hiểu nhanh về nội dung mà bạn muốn trình bày, giúp họ thấy được ý nghĩa đằng sau các con số hay các xu hướng, sự so sánh mà bạn muốn diễn đạt.

Các loại biểu đồ trong PPoint

Trong PPoint có rất nhiều loại biểu đồ mà bạn có thể sử dụng. Tuy nhiên, mỗi loại biểu đồ lại thích hợp cho các loại dữ liệu và mục đích khác nhau.

Column – Biểu đồ hình cột là loại biểu đồ dùng các thanh dọc để biểu thị dữ liệu, nó có thể sử dụng cho nhiều loại dữ liệu khác nhau nhưng thường được sử dụng nhất khi cần so sánh các thông tin.

Line – Biểu đồ đường là loại biểu đồ giúp hiển thị xu hướng của số liệu. Các điểm dữ liệu sẽ được kết nối với nhau thành các đường giúp cho người xem có thể thấy được sự tăng hay giảm của các giá trị.

Pie – Biểu đồ hình tròn giúp người xem có thể dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị sẽ được hiện thị trên một phần của hình tròn, vì thế người xem có thể thấy được giá trị nào đang chiếm tỷ lệ phần trăm lớn hay bé.

Bar – Biểu đồ thanh có chức năng giống như biểu đồ cột, tuy nhiên chúng sử dụng các thanh ngang để biểu thị thay vì các thanh dọc như trong biểu đồ cột.

Area – Biểu đồ khu vực, loại biểu đồ này tương tự như biểu đồ đường

Surface – Biểu đồ bề mặt cho phép người dùng hiển thị dữ liệu dưới dạng toàn cảnh 3D. Loại biểu đồ này có phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng lúc và có thể sử dụng với các tập dữ liệu lớn.

Các phần có trong một biểu đồ

Trong một biểu đồ thông thường sẽ có các phần như sau:

Book Sales: Tiêu đề của biểu đồ sẽ giúp bạn có thể mô tả được những gì mà biểu đồ đó minh họa.

Vertical Axix: Trục dọc để thể hiện giá trị của các cột

Data Series: Chuỗi dữ liệu là các điểm dữ liệu liên quan trong biểu đồ đó

Horizontal Axix: Trục dọc để xác định danh mục có trong biểu đồ

Legend: Chú thích về từng màu sắc mà biểu đồ thể hiện.

Cách chèn biểu đồ trong PPoint

Cách chèn biểu đồ vào Slide

Bước 1: Kích chọn slide cần chèn biểu đồ, kích chọn thẻ Insert rồi bấm nút Chart trong nhóm tính năng Illustrations

Bước 2: Một hộp thoại mới xuất hiện, chọn loại biểu đồ bạn muốn sử dụng ở bên trái và xem trước nó ở bên phải hộp thoại. Kích chọn biểu đồ thích hợp và bấm nút OK.

Bước 3: Một biểu đồ và bảng tính sẽ xuất hiện. Dữ liệu nhập vào bảng tính sẽ là nguồn để tạo nên biểu đồ.

Bước 4: Nhập dữ liệu vào bảng tính như bình thường.

Bước 5: Nếu cần thì bạn có thể nhấp và kéo mũi tên 2 chiều của đường màu xanh để tăng hay giảm phạm vi dữ liệu. Chỉ có những dữ liệu trong đường màu xanh mới được thể hiện trong biểu đồ.

Bước 6: Khi hoàn tất bấm vào dấu X của bảng dữ liệu ở góc trên cùng bên phải để đóng bảng tính.

Bước 7: Biểu đồ sẽ được hiển thị trong slide.

Bạn có thể chỉnh sửa biểu đồ bằng cách chỉnh các số liệu bằng cách, chọn thẻ Design và bấm nút Edit Data.

Ngoài ra, để chèn biểu đồ vào slide bạn cũng có thể bấm nút Insert chart trên Placeholder.

Tạo biểu đồ với dữ liệu Excel hiện có

Nếu bạn đã có sẵn dữ liệu trong một file excel thì chỉ cần mở file đó, copy vùng dữ liệu mà bạn muốn thể hiện và Paste vào vùng dữ liệu nguồn của biểu đồ mà thôi.

Các công cụ sửa đổi biểu đồ

PPoint cho phép bạn thay đổi kiểu biểu đồ, sắp xếp lại dữ liệu biểu đồ, thay đổi kiểu dáng và bố cục của biểu đồ…

Thay đổi kiểu biểu đồ

Bước 1: Kích chọn biểu đồ bạn cần thay đổi, thẻ Design sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon.

Bước 2: Từ thẻ Design bạn bấm nút Change Chart Type

Bước 3: Hộp thoại mới hiện ra, chọn kiểu biểu đồ muốn thay đổi rồi bấm nút OK.

Bước 4: Biểu đồ mới sẽ được hiển thị trong slide của bạn.

Cách chuyển dữ liệu hàng và cột

Bước 1: Kích chọn biểu đồ bạn cần thay đổi, thẻ Design sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon.

Bước 2: Từ thẻ Design bạn bấm nút Edit Data trong nhóm Data

Bước 3: Bấm nút Switch Row/Column trong nhóm Data.

Bước 4: Dữ liệu hàng và cột sẽ được chuyển đổi cho nhau.

Lưu ý: Khi bạn nhập dữ liệu số vào cột đầu tiên của bảng tính và chuyển đổi dữ liệu hàng và cột thì có thể sẽ có những kết quả không như mong muốn. Vì thế bạn nên thêm dấu nháy ‘ trước các số đó để nó được định dạng dưới dạng văn bản.

Thay đổi bố cục biểu đồ

Bạn có thể thay đổi các thành phần của biểu đồ bao gồm tên biểu đồ, chú thích hay các nhãn dữ liệu bằng cách:

Bước 1: Kích chọn biểu đồ bạn cần thay đổi.

Bước 2: Thẻ Design sẽ được chọn theo mặc định, sau đó bấm nút Quick Layout

Bước 3: Chọn kiểu bố cục muốn sử dụng từ menu xổ xuống.

Bước 4: Biểu đồ ban đầu sẽ được hiển thị theo bố cục mới vừa chọn.

Thay đổi kiểu biểu đồ

Chart styles cho phép bạn thay đổi kiểu biểu đồ nhanh chóng khi cần.

Bước 1: Kích chọn biểu đồ bạn cần thay đổi.

Bước 2: Trong thẻ Design, kích vào biểu tượng mũi tên xổ xuống trong nhóm Chart Styles.

Bước 3: Kích chọn kiểu biểu đồ muốn sử dụng trong menu xổ xuống.

Bước 4: Biểu đồ sẽ được hiển thị theo kiểu vừa chọn.

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút tắt định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các yếu tố khác của biểu đồ, thay đổi kiểu biểu đồ hay lọc dữ liệu biểu đồ.

Trên đây Gitiho vừa giới thiệu đến các bạn Cách làm việc với biểu đồ trong PPoint. Mặc dù các bước thực hiện và thiết lập ở trên được thực hiện trên PowerPoint 2013, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản PowrePoint khác.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách thiết kế bản kế hoạch Marketing trên PowerPoint
Hướng dẫn cách tạo hình ảnh trong suốt với PowerPoint
Hướng dẫn cách sử dụng hiệu ứng động (animations) trong PowerPoint