Cách trình bày Đồ thị - Biểu đồ đẹp cho slide khi thiết kế PowerPoint

Trong một bài thuyết trình bằng slide, biểu đồ - đồ thị có một vai trò rất quan trọng để thể hiện rõ hơn các thông tin, số liệu, dẫn chứng để tăng thêm tính thuyết phục cho bài thuyết trình, người xem có thể dễ dàng hiểu nội dung mà không cần đọc quá nhiều chữ. Hôm nay, Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu cách trình bày biểu đồ đẹp và đơn giản khi làm slide trong PowerPoint nhé!  

Hướng dẫn trình bày đồ thị - biểu đồ trong PowerPoint

Biểu đồ tức là các số liệu, nội dung được thể hiện theo định dạng đồ họa như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ 3D,...

Khi làm một bài thuyết trình bằng slide chúng ta nên ưu tiên trình bày biểu đồ đơn giản, dễ hiểu không rườm rà nhưng vẫn phải thể hiện được đầy đủ thông tin và nội dung.

Lưu ý: Đối với một bài báo cáo, thuyết trình trong doanh nghiệp, các bạn nên hạn chế sử dụng dạng biểu đồ 3D vì tính chất chồng chéo gây khó nhìn cho người theo dõi.

Xem thêm: 20+ mẫu biểu đồ thiết kế chuyên nghiệp cho slide Powerpoint

Cách tạo biểu đồ trên PowerPoint

Để tạo một đồ thị trong PowerPoint, chúng ta làm theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn mục Insert trên thanh công cụ và nhấp Chart

Bước 2: Bảng Insert Chart sẽ hiện ra, ở đây bạn có thể thấy các loại đồ thị và nhấp chọn loại đồ thị mong muốn

Đối với các doanh nghiệp, các bạn nên sử dụng các loại đồ thị đặc trưng cho bài thuyết trình của mình như sau:

Dạng cột (Column): Thường dùng để so sánh các thành phần với nhau khi số lượng thành phần không quá nhiều

Dạng đường (Line): Thường dùng để biểu diễn xu hướng biến động của số liệu

Dạng tròn (Pie): Khi số liệu thể hiện dưới dạng phần trăm

Dạng cột (Bar): Thường dùng để so sánh các thành phần với nhau khi số lượng thành phần nhiều

Dạng Combo: Áp dụng hai hay nhiều đồ thị kết hợp với nhau

Bước 3: Gõ dữ liệu trực tiếp vào bảng tính hoặc kết nối dữ liệu từ Excel

Chỉnh sửa đồ thị đơn giản trong PowerPoint

Làm thế nào để tạo một biểu đồ đơn giản, dễ nhìn nhất mà vẫn thu hút người xem và đầy đủ số liệu. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong phần này nhé.

Khi bạn nhấp vào trong đồ thị, bạn sẽ thấy biểu tượng dấu cộng hiện ra, tại đây bạn có thể chỉnh sửa các thông số ẩn hiện trên biểu đồ. Chúng ta cùng tìm hiểu kĩ hơn về các thông số này cũng như các thông số nên chọn và không nên chọn để có một biểu đồ đơn giản mà đẹp.

Axes: Hiển thị trục hoành và trục tung (nên chọn)

Axis Titles: Tên số liệu ứng với hai trục trên biểu đồ (không nên chọn)

Chart Title: Thay vì chúng ta chọn Chart Title, hãy Insert Textbox để dễ dàng điều chỉnh Font, kích thước theo mong muốn.

Data Labels: Số liệu hiện thị trong đồ thị. Ở đây, ta có thể chọn vị trí của số liệu hiển thị (bên trên, bên trong, ...) (nên chọn)

Data Table: Số liệu của bảng dữ liệu (không nên chọn)

Error Bars: Dóng cột (không nên chọn)

Gridlines: Dóng hàng (hãy để đường Gridline thật nhạt, hoặc có thể không chọn)

Legend: Chú thích các số liệu (nên chọn). Tại đây ,bạn cũng có thể lựa chọn vị trí cho Legend

Trendline: So sánh xu hướng trong biểu đồ

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng đồ thị và biểu đồ trong PowerPoint

Chỉnh sửa độ chia của biểu đồ trong PowerPoint

Trên trục tung của biểu đồ, các bạn sẽ thấy các thông số được chia ra thành các khoảng và ở đây ta có thể chỉnh sửa các khoảng chia này theo ý muốn.

Bước 1: Chọn trục tung của biểu đồ, nhấp chuột phải và chọn Format Axis. 

Bước 2: Ta chỉnh sửa tại trường Units trong bảng Format Axis

Major: Độ chia lớn nhất

Minor: Độ chia nhỏ nhất

Gitiho khuyên bạn nên tăng độ chia Major để khoảng cách giữa các thông số dễ nhìn hơn, thoáng hơn

Tạo biểu đồ cột chồng

Các bước để trình bày đồ thị cột chồng để dễ dàng so sánh hai số liệu với nhau.

Bước 1: Chọn một cột bất kì nhấp chuột phải và chọn Format Data Series

Bước 2: Ta thực hiện chỉnh sửa tại trường Series Options

Series Overlap: Khoảng cách giữa các cột, nếu ta càng tăng thông số này lên thì 2 cột sẽ chụm vào nhau

Gap Width: Độ rộng của đồ thị

Tại đây, ta sẽ tăng hết cỡ Series Overlap để 2 cột chồng vào nhau

Bước 3: Chọn Secondary Axis và tăng Gap Width để thu nhỏ độ rộng của cột thứ 2

Xem thêm: Cách tạo hiệu ứng động cho biểu đồ trong PowerPoint

Kết luận

Qua bài viết này, các bạn đã biết cách trình bày biểu đồ đẹp cho bài thuyết trình bằng Powerpoint. Trong một bài thuyết trình, ta nên tạo đồ thị đơn giản nhất có thể nhưng vẫn phải thể hiện được đầy đủ thông tin, số liệu cần thiết. 

Chúc các bạn thực hành và ứng dụng thành công trong công việc. Đừng quên theo dõi chúng mình thường xuyên để không bỏ lỡ những bài viết bổ ích được cập nhật mỗi ngày nhé.