Hướng dẫn cách tạo ra những biểu đồ minh họa ấn tượng trong PowerPoint

Cách tạo biểu đồ trong PPoint

Để chèn một biểu đồ minh họa vào slide bất kỳ trong PPoint, bạn hãy truy cập vào thẻ Insert trong thanh công cụ ribbon. Sau đó bấm vào nút Chart giống như hình dưới đây. 

Trong hộp thoại Insert Chart hiển thị, bạn sẽ thấy một loạt các loại biểu đồ mẫu được thiết kế sẵn và phân loại theo nhiều nhóm khác nhau ở phía bên trái, trong đó bao gồm những loại biểu đồ phổ biến là chúng ta hay sử dụng để thể hiện số liệu bao gồm: Biểu đồ cột, biểu đồ đường thẳng, biểu đồ tròn, biểu đồ trụ …

Bắt đầu bằng cách kích vào loại biểu đồ bạn muốn ở phía bên trái, khung bên phải sẽ hiển thị khung xem trước loại biểu đồ đó sẽ thể hiện như thế nào khi được chèn vào. Việc chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp sẽ phụ thuộc nhiều vào loại dữ liệu mà bạn cần thể hiện.

Dưới đây là một vài loại biểu đồ minh họa thường gặp với các dữ liệu mà nó thể hiện trong PPoint:

• Column – Đây là loại biểu đồ cột và là mẫu thường được dùng để thể hiện các giá trị với các cột thẳng đứng dựa vào chiều cao một cột.
• Line – Biểu đồ đường này thường được dùng thể hiện các dữ liệu qua từng giai đoạn và cách mà các giá trị đó dao động lên xuống như thế nào qua với các giai đoạn thời gian. 
• Pie – Biểu đồ hình tròn dùng để thể hiện từng phần trong toàn bộ hình tròn dưới dạng từng lát “bánh”, giúp bạn liên kết từng miếng rời rạc trong một tổng thể.
• Bar – Biểu đồ thanh là những cột nằm ngang thể hiện các thanh giá trị từ trái sang phải.
• Area – Biểu đồ vùng tương tự như biểu đồ đường nhưng nó làm nổi bật từng vùng bên dưới mỗi dòng được gộp lại.

Ngoài ra PPoint có một số biểu đồ dạng nâng cao khác (như đồ thị Histograms và Waterfalls), do đó bạn có thể trải nghiệm thử để tạo ra nhiều biểu đồ nâng cao hơn.

Sau khi đã chọn được loại biểu đồ mình muốn, bạn sẽ thấy có một số mẫu biểu đồ đã có sẵn ở trên cùng. Hãy kích chuột vào một trong các hình thu nhỏ ở trên để chọn một kiểu biểu đồ mà bạn thích.

Trong hình bên dưới, bạn có thể thấy có nhiều kiểu biểu đồ tròn khác nhau. Gồm có biểu đồ tròn 3D, kiểu doughnut (bánh hình vòng), thâm chí là kiểu “Pie of Pie” (Hai bánh lồng vào nhau)! Hãy chọn một trong các kiểu này rồi sau đó bấm nút OK để chèn vào Slide hiện tại.

Nhập dữ liệu vào PPoint

Bất kể việc bạn chọn mẫu biểu đồ nào thì cũng cần phải nhập dữ liệu vào PPoint để giúp người xem dễ hiểu.

Trên thực tế bạn không chỉ cài đặt một ứng dụng từ bộ phần mềm Microsoft Office. Các ứng dụng từ phần mềm này thường làm việc gắn kết với nhau. Bạn dễ dàng hiểu được vì sao sau khi chèn một biểu đồ thì một cửa sổ bảng tính Excel được mở ra ngay trong PPoint để bạn có thể thêm dữ liệu vào.

Trong ví dụ này chúng tôi sẽ tạo ra một biểu đồ hình tròn. Sau khi chèn biểu đồ này, bạn sẽ thấy một cửa sổ bảng tính Excel được mở ra để thêm dữ liệu vào.

Tùy thuộc vào loại biểu đồ mà bạn chọn nên bảng tính Excel khi hiển thị có thể trông khác với ví dụ này. Ví dụ nếu là một biểu đồ thanh được xếp chồng lên nhau có thể có nhiều cột với các giá trị số bên trong bảng tính.

Đây là lý do tại sao việc sử dụng PPoint khi vẽ biểu đồ lại rất tiện lợi: Vì khi bạn nhập dữ liệu thì biểu đồ minh họa sẽ cập nhật dữ liệu ngay lập tức theo thời gian thực. Mỗi khi bạn thay đổi các giá trị trong bảng tính Excel thì dữ liệu trong biểu đồ cũng sẽ thay đổi để phù hợp với dữ liệu mới. 
 

Nếu như bạn muốn thêm một phần vào biểu đồ tròn trong PPoint thì sao? Trong trường hợp này, bạn sẽ thêm một dòng khác vào trong bảng dữ liệu Excel của mình. Rồi sử dụng chuột để “bôi chọn” hết toàn bộ các dòng trong bảng dữ liệu bao gồm cả dòng mới thêm vào.

Đây là những điều cơ bản nhất khi thêm dữ liệu vào biểu đồ và PPoint sẽ bắt đầu xử lý các dữ liệu cơ bản được thể hiện trong bảng tính, sau đó bạn có thể điều chỉnh để gộp dữ liệu của riêng bạn vào.

Nếu bạn cần mở lại bảng tính này để xem và chỉnh sửa dữ liệu của mình, đơn giản chỉ cần kích chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Edit Data. Chế độ xem bảng tính được nhúng sẽ mở lại để bạn có thể cập nhật dữ liệu này.

Sau khi hoàn tất việc cập nhật dữ liệu xong, hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách việc thiết kế và thay đổi giao diện cho biểu đồ minh họa trong PPoint.

Thay đổi kiểu biểu đồ trong PPoint

Hầu hết người dùng đều nắm rõ dữ liệu muốn thể hiện trong biểu đồ trước khi bắt đầu thiết kế nó. Nhưng khi hoàn tất việc thiết kế biểu đồ của mình thì PPoint lại có rất nhiều mẫu giao diện biểu đồ minh họa tùy chọn.

Bạn có thể thực hiện việc tùy chỉnh nhanh với các công cụ biểu đồ có sẵn trong PPoint. Dưới đây là một vài cách thiết kế biểu đồ PPoint mà bạn có thể thay đổi chỉ với vài cú kích chuột.

Làm việc với các dạng biểu đồ trong PPoint

Với biểu đồ được chọn của mình, bạn hãy truy cập vào thẻ Design trên thanh công cụ ribbon, ngay bên dưới thẻ Chart Tools. Dù cho bạn có đang dùng loại biểu đồ nào đi chăng nữa thì vẫn có nhiều kiểu giao diện được thiết kế sẵn giúp bạn thay đổi giao diện cho biểu đồ của mình trong PPoint.

Hãy kích chuột vào một trong những kiểu giao diện này để áp dụng vào biểu đồ của mình. Rất nhiều trong số đó sẽ có thêm một số kiểu như đổ bóng hoặc độ sâu được thêm vào biểu đồ để làm cho nó nổi bật. Hãy thử chọn một số kiểu theo nhiều cách khác nhau khi xem cùng một dữ liệu trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Thay đổi màu sắc biểu đồ trong PPoint

Ngoài cách thêm độ sâu hoặc đường nét cho biểu đồ, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc cho biểu đồ một cách dễ dàng chỉ với một vài cú kích chuột trên thanh công cụ biểu đồ trong PPoint.

Bằng cách truy cập vào thẻ Chart Tools > Design rồi bấm nút Change Colors gần phía bên trái thanh menu.

Các chủ đề màu được cài sẵn sẽ ghép nối với bài thuyết trình của bạn. Bạn cũng có thể lựa chọn các kiểu màu đơn sắc để làm giảm độ lòe loẹt.

Định dạng diện tích biểu đồ trong PPoint

Để thực hiện định dạng từng phần trong bài thuyết trình của mình, bạn có thể kích phải chuột trên biểu đồ rồi chọn Format Data Point.

Trong PPoint lúc này, một bảng điều chỉnh sẽ mở ra ở phía bên phải. Thanh trình đơn này có mọi tính năng mà bạn có thể sử dụng để thay đổi biểu đồ của mình.

Thực tế thì thanh trình đơn này rất dễ sử dụng.  Hãy thử một số lựa chọn đơn giản như thêm màu Fill (màu nền của biểu đồ) hoặc chức năng đóng khung Border xung quanh biểu đồ.

Như bạn có thể thấy, rất dễ dàng để thay đổi các mẫu thiết kế liên quan đến các loại biểu đồ được chèn vào trong các slide của PPoit, giúp cho bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động. Việc thết kế giao diện và thay đổi màu sắc như một trong các cách để làm cho biểu đồ nổi bật hơn trong số những bài thuyết trình.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn cách tạo bản trình chiếu PowerPoint nhanh nhất

Hướng dẫn cách nhúng biểu đồ Excel vào PowerPoint

Hướng dẫn làm việc với bảng (Tablet) trong PowerPoint