Hướng dẫn cách tìm và xác minh các nhà cung cấp ở Trung Quốc

Khi nhập khẩu từ bất cứ đâu, bước quản lý rủi ro quan trọng đối với các nhà nhập khẩu là xác minh nhà cung cấp của họ. Điều này không chỉ giúp họ chọn được một nhà cung cấp có khả năng sản xuất với chất lượng và số lượng được yêu cầu, mà còn giúp người mua tránh được những rủi ro gian lận hoặc vô đạo đức từ các nhà cung cấp lừa đảo. Bên cạnh đó, thị trường Trung Quốc đang là một thị trường nhập khẩu "hot" của Việt Nam. Vì vậy, trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn bạn quy trình xác minh và chọn lọc các nhà cung cấp ở Trung Quốc cho hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp nhé!

Thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu - Logistics

Xác minh nhà cung cấp Trung Quốc

Việc xác minh nhà cung cấp nên là một phần của quá trình chọn nhà cung cấp thay vì để lại cho đến khi bạn đã chọn được một nhà cung cấp. Nếu bạn đang xem danh sách các nhà cung cấp tiềm năng của Trung Quốc, việc tự hỏi bản thân những câu hỏi sau có thể giúp bạn trong quá trình xác minh:

Đây có phải là nhà cung cấp tự xưng hay không?

Nhà cung cấp là nhà sản xuất hay công ty thương mại?

Họ có kinh nghiệm và chuyên môn trong việc sản xuất loại hàng hóa mà doanh nghiệp bạn cần không?

Họ có năng lực sản xuất cho đơn đặt hàng của bạn không?

Nhà cung cấp có thể đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn mà bạn yêu cầu không?

Họ có ổn định về tài chính không?   

Giá cả phù hợp là một điểm thu hút đối với bất kỳ nhà nhập khẩu nào, tuy nhiên nó không phải là yếu tố quyết định duy nhất khi tìm nhà cung cấp Trung Quốc. Thay vào đó, bạn nên lựa chọn làm việc với một nhà cung cấp mà bạn có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài. 

Xem thêm: Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về Việt Nam phần 1

Quy trình xác minh nhà cung cấp ở Trung Quốc

Đây là một câu hỏi quan trọng, vì nhiều người nhập khẩu thích các nhà sản xuất hơn các công ty thương mại (hàng hóa từ nhà sản xuất và bán lại chúng). Bạn có thể gặp phải tình huống nhà cung cấp Trung Quốc của bạn tuyên bố là nhà sản xuất trong khi thực tế họ là một công ty thương mại. Điều này có thể là một tai hại nếu bạn cần hàng hóa có độ chính xác cao, sản xuất theo yêu cầu. 

Làm sao bạn có thể phân biệt được? Hãy theo dõi các bước sau đây để xác minh các nhà cung cấp ở Trung Quốc nhé!

Bước 1: Nhà cung cấp có tồn tại không?          

Đây là điều đầu tiên bạn phải kiểm tra với tư cách là một nhà nhập khẩu. Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp tiềm năng của Trung Quốc cung cấp các thông tin dưới đây trước khi quyết định hợp tác:    

• Tên nhà cung cấp / công ty, số điện thoại, fax, địa chỉ email, địa chỉ nhà máy: Bạn cần kiểm tra kỹ những thông tin chi tiết này với các nguồn khác, bắt đầu bằng cách gọi đến số điện thoại và viết thư tới địa chỉ email để kiểm tra xem chúng có tồn tại hay không và bạn có nhận được phản hồi hay không.        
• Chi tiết tài khoản ngân hàng: Yêu cầu người xuất khẩu cung cấp số tài khoản ngân hàng, tên người thụ hưởng và địa điểm ngân hàng của họ. Sau đó, hãy kiểm tra xem tên người thụ hưởng có khớp với tên nhà cung cấp / công ty hay không.
• Nhiều nhà xuất khẩu Trung Quốc có tài khoản ngân hàng ở Hồng Kông. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp không phải là nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp là nhà sản xuất nhưng có tài khoản của họ ở Hồng Kông vì các quy tắc giao dịch tài chính của nó dễ dàng hơn so với ở Trung Quốc. Bằng cách xác minh sớm chi tiết ngân hàng của nhà cung cấp, bạn có thể ngăn chặn gian lận thanh toán.               
• Trang web / phương tiện truyền thông: Trong thời đại 4.0 ngày nay, trang web của nhà cung cấp nói lên rất nhiều. Kiểm tra trang web của họ để xác minh chi tiết liên hệ, xem qua danh mục sản phẩm của họ và đọc các nhận xét của khách hàng. Bạn cũng nên làm tương tự điều này với các tài khoản mạng xã hội của họ. Nhiều nhà cung cấp Trung Quốc giới thiệu sản phẩm của họ trên các sàn thương mại điện tử phổ biến như Alibaba. Bạn hãy kiểm tra lại những điều này.              
• Đánh giá của khách hàng: Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra những thông tin tham khảo về người mua, tốt nhất là từ thị trường Việt Nam. 

Xem thêm: Tất tần tật về Incoterms mà người làm xuất khẩu phải biết

Bước 2: Nhà cung cấp có năng lực sản xuất không?

Người Trung Quốc không thích nói không, vì vậy một nhà cung cấp Trung Quốc có thể chấp nhận một đơn đặt hàng mà họ không có khả năng đáp ứng. Do đó, điều cần thiết là người nhập khẩu phải kiểm tra năng lực sản xuất, kinh nghiệm và chuyên môn của nhà cung cấp. Để chắc chắn rằng người bán có năng lực sản xuất không, bạn hãy kiểm tra các thông tin sau:

• Năm thành lập: Tìm hiểu xem nhà cung cấp đã kinh doanh được bao lâu. Bạn chắc chắn không muốn giao đơn đặt hàng của mình cho một nhà cung cấp mới kinh doanh được một hoặc hai năm.      
• Doanh thu: Điều này cung cấp cho bạn thông tin về sự ổn định tài chính của nhà cung cấp, bởi vì chẳng ai muốn hợp tác với một nhà cung cấp mà công việc kinh doanh của họ có thể gặp khó khăn bất cứ lúc nào.
• Số lượng đặt hàng tối thiểu (Minimum order quantity - MOQ): Rất ít nhà cung cấp Trung Quốc làm việc mà không có chỉ số MOQ: số lượng sản phẩm tối thiểu mà họ sẵn sàng sản xuất và bán tại một thời điểm. Nếu bạn cần mua 10.000 đôi giày da, nhà cung cấp phải có đủ năng lực để sản xuất số lượng đó trong một thời điểm cụ thể.
• MOQ cũng là một thông số quan trọng về việc liệu nhà cung cấp là nhà sản xuất hay công ty thương mại. Các nhà máy thường báo giá MOQ lớn hơn các công ty thương mại. Nếu nhà cung cấp sẵn sàng giảm đáng kể chỉ số MOQ của họ, họ có thể là người bán lại.

Bước 3: Kiểm tra tài liệu

Dưới đây là những tài liệu bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi quyết định hợp tác với một nahf cung cấp Trung Quốc:

1. Giấy phép kinh doanh: Tất cả các doanh nghiệp đăng ký ở Trung Quốc đều có giấy phép kinh doanh. Giấy phép kinh doanh thể hiện những thông tin quan trọng về các nhà cung cấp, bao gồm cả phạm vi kinh doanh của họ. Đây là phần mô tả các hoạt động của nhà cung cấp và là chỉ số cho biết họ là nhà sản xuất hay người bán lại. Các từ “production - sản xuất” và “assembly - lắp ráp” chỉ xuất hiện khi họ là nhà sản xuất trong khi từ 'wholesale - bán buôn' và 'distribution - phân phối' chỉ tương ứng với một công ty thương mại. 
Phạm vi kinh doanh thể hiện chi tiết các sản phẩm mà nhà cung cấp kinh doanh. Các nhà sản xuất có xu hướng có ít sản phẩm hơn và thường cùng chủng loại trong khi công ty thương mại thường có một số lượng lớn các sản phẩm đa dạng.
Giấy phép kinh doanh đi kèm với mã QR được liên kết với trang web của chính phủ, nơi bạn có thể kiểm tra kỹ thông tin chi tiết của nhà cung cấp. Một điểm cần lưu ý: giấy phép kinh doanh ở Trung Quốc sử dụng ngôn ngữ địa phương, vì vậy bạn sẽ cần nhân lực thông thạo tiếng Trung hỗ trợ. 

2. Chứng chỉ: Một cách tốt để kiểm tra độ tin cậy của nhà cung cấp là thông qua các chứng chỉ của họ.
- Chứng chỉ quản lý chất lượng (ISO 9001): Nhà cung cấp đáp ứng một số yêu cầu theo luật và họ đã vượt qua một cuộc đánh giá cho điều đó.
- Giấy chứng nhận môi trường: Cho thấy các quy trình của họ không gây hại cho môi trường.
Với tư cách là người mua tiềm năng, bạn có thể yêu cầu bên thứ ba có thẩm quyền đánh giá nhà cung cấp hoặc yêu cầu người bán cung cấp bản sao chứng chỉ dựa trên những cuộc đánh giá trước đó. Một số sản phẩm (thiết bị CNTT, phụ tùng ô tô, hàng điện tử) yêu cầu chứng chỉ sản phẩm bắt buộc của Trung Quốc (China Compulsory Certification - CCC), nghĩa là sản phẩm của họ đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn quốc gia. Tương tự, các mặt hàng cụ thể (thực phẩm, thiết bị y tế) được nhập khẩu từ Trung Quốc yêu cầu chứng nhận của Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (Food and Drug Administration - FDA) 

3. Hóa đơn thuế giá trị gia tăng (Value-added Tax - VAT): Để tận dụng các khoản miễn giảm của chính phủ đối với thuế VAT, các nhà cung cấp Trung Quốc phải xuất hóa đơn VAT. Người nhập khẩu có thể yêu cầu nhà cung cấp của họ cung cấp một bản sao hóa đơn VAT, đây là bằng chứng cho thấy nhà cung cấp là một pháp nhân hợp pháp. 
4. Danh mục sản phẩm: Các nhà máy ở Trung Quốc chuyên về một hoặc một vài sản phẩm. Vì vậy mà kinh nghiệm, chuyên môn là tốt nhất khi sản xuất hàng hóa theo yêu cầu có độ chính xác cao. Nếu danh mục sản phẩm của nhà cung cấp có nhiều loại sản phẩm với ít điểm chung, rất có thể họ là một công ty thương mại.

Xem thêm: Tại sao nên mua FOB, bán CIF trong xuất nhập khẩu - Logistics

Bước 4: Xác định vị trí và kiểm tra nhà cung cấp Trung Quốc

Xác định vị trí nhà cung cấp Trung Quốc của bạn là một điều cần thiết khi xem xét hệ thống các cụm công nghiệp của Trung Quốc - các thành phố và khu vực chỉ sản xuất một loại sản phẩm cụ thể. Giả sử bạn muốn mua tất, lý tưởng nhất là nhà cung cấp của bạn có trụ sở đặt tại Zhuji, tỉnh Chiết Giang, nơi nổi tiếng là “thủ phủ tất” của Trung Quốc. Thành phố không chỉ là cơ sở sản xuất tất lớn nhất thế giới mà còn có quy trình chuỗi cung ứng tốt nhất để sản xuất và vận chuyển hàng hóa của bạn. Nếu địa chỉ của nhà cung cấp ở một vùng xa xôi, họ rất có thể là một công ty thương mại.

Trước khi quyết định chọn một nhà cung cấp, bạn nên kiểm tra thực tế nhà máy của họ. Bạn có thể thực hiện một chuyến công tác đến Trung Quốc, một chuyến thăm thực tế là một cách dễ dàng để xác minh nhà cung cấp. Nó cho bạn biết liệu nhà cung cấp có thực sự tồn tại hay không hoặc nếu họ là nhà sản xuất, đại lý bán lẻ thì liệu họ có kinh nghiệm, chuyên môn và thiết bị để thực hiện đơn đặt hàng của bạn hay không. Một cách khác đó là bạn có thể thuê một đại lý bên thứ ba tại Việt Nam có kinh nghiệm và chuyên môn để tìm nguồn cung ứng của Trung Quốc và thực hiện công việc cho bạn (tất nhiên là có tính phí).                    

Các mẹo hữu ích khác

• Kiểm tra danh sách các nhà triển lãm “Cantonfair - China Import and Export Fair” để xem liệu nhà cung cấp tiềm năng có tham gia hội chợ thương mại lớn nhất Trung Quốc hay không. Việc tham gia hội chợ thương mại cho thấy kinh nghiệm thương mại quốc tế   
• Kiểm tra kỹ giấy phép kinh doanh của nhà cung cấp trên Alibaba và các nền tảng B2B khác. Trên Alibaba, bạn sẽ tìm thấy các chi tiết liên quan trong của người bán trong TrustPass

• Nếu một nhà cung cấp tiềm năng là một người giao tiếp kém, hãy chuyển sang một nhà cung cấp khác.
• Yêu cầu một mẫu sản phẩm trước khi bạn xác định thỏa thuận, ký kết hợp đồng
• Địa chỉ không phải là cách đáng tin cậy nhất để xác minh nhà cung cấp. Nhiều nhà cung cấp nhỏ có xu hướng làm việc trong văn phòng đi thuê. Họ không được cập nhật địa chỉ đã đăng ký khi chuyển đến nơi khác. Một số còn có hội thảo và văn phòng ở các địa phương và thành phố khác nhau. Cố gắng thẩm định kỹ hơn trước khi từ chối nhà cung cấp vì địa chỉ của họ không khớp.

Xem thêm: 4 cú pháp Excel mà người làm xuất nhập khẩu nên biết

Kết luận

Trên đây là một số mẹo hữu ích để giúp bạn tìm và xác định chính xác một nhà cung cấp Trung Quốc có khả năng sản xuất hàng hóa với chất lượng và số lượng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp bạn và tránh được những rủi ro gian lận từ các nhà cung cấp lừa đảo.  

Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé! Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.