Hướng dẫn cách thiết lập và hạch toán vào sổ nhật ký chung cho kế toán

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập sổ nhật ký chung và các thao tác để hạch toán vào sổ nhật ký chung. Các bạn làm nghề kế toán hãy tham khảo để làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn nhé.

Chúng mình đã từng hướng dẫn các bạn phân biệt hóa đơn và chế độ kế toán. Đó là những kỹ năng cơ bản cần biết khi làm nghề kế toán. Bây giờ chúng ta sẽ thực hành công việc của kế toán trên sổ sách ở Excel. Ở đây, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập và sử dụng sổ nhật ký chung.

Mẫu sổ nhật ký chung cho kế toán

Về mẫu sổ nhật ký chung, chúng mình để ở mục tài liệu đính kèm theo bài viết. Các bạn chỉ cần bấm vào nút "Tài liệu đính kèm" ở đầu bài là có thể tải về và sử dụng nhé. Nếu ở doanh nghiệp của bạn sử dụng mẫu sổ khác thì bạn cũng có thể ứng dụng kiến thức của bài học này. Lý do là vì các nghiệp vụ và định khoản được sử dụng theo luật và chuẩn mực kế toán áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Khi lập sổ nhật ký chung thì bạn nên chú ý điền đúng thông tư mà công ty đang áp dụng chế độ kế toán ở mục như hình dưới đây. Trong hình là mẫu sổ nhật ký chung của một công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2024/TT-BTC. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách phân biệt hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán

Các chỉ tiêu trong sổ nhật ký chung

Nhìn vào mẫu sổ nhật ký chung ở trên bạn sẽ thấy trong sổ bao gồm các thành phần sau:

Ngày tháng ghi sổ

Là ngày mà bạn ghi thông tin vào sổ. Thông thường bạn nhập thông tin vào ngày nào thì sẽ điền ngày đó. Với các chứng từ thì bạn có thể điền ngày tháng ghi sổ bằng với ngày chứng từ mà không cần đúng ngày điền. Bởi vì không phải mọi khi phát sinh chứng từ bạn đều có thời gian để điền. Tuy nhiên với các giao dịch liên quan đến tiền thì bạn nên điền đúng theo ngày thu chi nhé.

Số hiệu

Là số hiệu chứng từ có trên các chứng từ mà bạn nhận được. Ví dụ như số hóa đơn hay số phiếu thu, số phiếu chi thì chính là số hiệu chứng từ. 

Diễn giải

Là phần nội dung phát sinh khi bạn điền thông tin vào sổ nhật ký chung. Ví dụ: Công ty bạn đã mua các thiết bị, mua công cụ, dụng cụ thì bạn điền thông tin diễn giải về chúng vào mục này.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT chính xác cho kế toán

Tài khoản nợ, tài khoản có và số tiền

Là tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có của doanh nghiệp. Phần số tiền là khoản thiền chưa phát sinh thuế. Phần tiền thuế các bạn điền xuống dòng dưới nhé. 

Đây là áp dụng cho cách ghi sổ ngang. Nếu công ty các bạn áp dụng cách ghi sổ dọc thì phần này sẽ là: Tài khoản phát sinh và tài khoản đối ứng nhé. Với sổ dọc thì các bạn sẽ điền số tài khoản và số tiền như hình ảnh dưới đây:

Sử dụng các ghi sổ nào là tùy vào từng doanh nghiệp. Ở đây chúng mình hướng dẫn các bạn cách ghi sổ ngang nhưng sẽ có nơi ghi sổ dọc. Hai cách ghi nào được chấp nhận và hợp lệ nên không có cách nào là sai các bạn nhé. Điều này cũng giống như việc áp dụng chế độ kế toán. Các doanh nghiệp được phép áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 hoặc thông tư 133 đều được, chỉ cần nộp công văn thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu năm tài chính. 

Các phần thông tin bổ sung

Kể từ cột "Đối tác" trở về sau là phần thông tin sẽ không in ra nhưng bạn nên kê khai hết vào sổ nhật kí chung. Khi nào bạn cần đến dữ liệu thì chỉ cần vào lấy mà không phải làm lại chứng từ đó. Các bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để lấy dữ liệu từ bảng danh mục đối tác sang sổ nhật ký chung dựa vào cột Mã.

Phần cách lập và quản lý danh mục đối tác chúng mình đã hướng dẫn trong bài viết trước. Các bạn có thể tham khảo ngay dưới đây:

Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và quản lý danh mục đối tác

Số phiếu

Các bạn cần điền thông tin vào phần này dựa theo số phiếu thu, phiếu chi. Mã phiếu thì các bạn điền vào cột ở ngay bên cạnh nó để tiện kiểm soát.

Xem thêm: Hướng dẫn làm sổ kế toán chi tiết thanh toán với khách hàng trong Excel

Kết luận

Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn cho các bạn về cách thiết lập và ghi sổ nhật ký chung. Sau khi các bạn thiết lập xong sổ nhật ký chung thì hãy tiến hành định khoản các nghiệp vụ. Các bạn hãy nhớ rằng trong sổ cần đảm bảo có đủ các tiêu thức chính như ở file mẫu của chúng mình từ cột "Ngày tháng ghi sổ" cho đến cột "Số tiền". Các phần khác bạn có thể thêm cột, thêm dòng phụ để quản lý chi tiết hơn. 

Nếu các bạn muốn được học kiến thức đầy đủ và chi tiết về các kiến thức và kỹ năng để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi thì thì hãy tham khảo khóa học dưới đây của Gitiho:

Kế toán tổng hợp từ A-Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán sau 14 giờ

Khóa học sẽ dạy kiến thức từ cơ bản đến nâng cao để các bạn đi từ bước làm quen đến nắm vững các kiến thức để trở thành một kế toán chuyên nghiệp. Bài giảng chi tiết, có ví dụ thực tế để bạn nhanh chóng hiểu bài. Trong quá trình học, bạn có thể đặt câu hỏi cho giảng viên ở phần bình luận và sẽ được giải đáp trong vòng 24h. Chúc các bạn học tập hiệu quả!