Hướng dẫn quy trình chấm dứt hợp đồng lao động chi tiết nhất

Trong quá trình thực hiện lao động có rất nhiều lý do có thể dẫn tới việc chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên xét về chủ thể trong quan hệ lao động thì có thể chia làm hai nhóm chính: chấm dứt hợp đồng lao động từ phía người lao động hoặc chấm dứt hợp đồng lao động từ phía người sử dụng lao động.

Trọn bộ kiến thức và kỹ năng Hành chính - Nhân sự cho người mới bắt đầu

Cho dù nguyên nhân từ phía nào thì việc phải có một quy trình chấm dứt hợp đồng lao động là điều không thể thiếu, tránh những rủi ro xảy ra tranh chấp lao động. Hơn nữa, còn là căn cứ để ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và giải quyết tồn đọng về quyền lợi - nghĩa vụ giữa hai bên.

Xem thêm: Hợp đồng lao động là gì? các quy định về hợp đồng lao động

Khái quát quy trình chấm dứt hợp đồng lao động

Mục tiêu quy trình chấm dứt hợp đồng lao động

Tại sao chúng ta cần một quy trình chấm dứt hợp đồng lao động? Mục đích là để thống nhất quy trình, biểu mẫu chấm dứt hợp đồng lao động

Các thuật ngữ trong quy trình chấm dứt hợp đồng lao động

Dưới đây là các thuật ngữ và từ viết tắt bạn sẽ bắt gặp trong quy trình chấm dứt hợp đồng:

CBNV: Cán bộ nhân viên	CBLĐ: Cán bộ lãnh đạo	P.TTKSCL: Phòng thanh tra và kiểm soát chất lượng
CBQLBP: Cán bộ quản lý bộ phận	SDLĐ: Sử dụng lao động	BP.NS: Bộ phận nhân sự
NLĐ: Người lao động	BP: Bộ phận	TS/CCDC: Tài sản/Công cụ dụng cụ
HĐLĐ: Hợp đồng lao động	PMNS: Phần mềm nhân sự	HĐK: Hợp đồng khác trong lĩnh vực lao động (Bao gồm: Hợp đồng học việc, Hợp đồng thử việc và Hợp đồng dịch vụ/chuyên gia)

Nội dung quy trình chấm dứt hợp đồng lao động

Bước 1: Xác định trường hợp yêu cầu nghỉ việc

Đầu tiên, bộ phận nhân sự cần xác định chính xác các trường hợp yêu cầu nghỉ việc để từ đó thực hiện các thủ tục chính xác. Các trường hợp này bao gồm:

• CBNV tự xin nghỉ (bao gồm CBNV tự ý nghỉ việc). 
• Cán bộ quản lý bộ phận đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động với CBNV.
• Hợp đồng lao động hết hạn nhưng không gia hạn (chuyển tiếp thực hiện từ Bước 5), thông báo cho CBNV trước 15 ngày hết hạn hợp đồng.
• CBNV bị chấm dứt hợp đồng lao động theo Quyết định xử lý vi phạm (chuyển tiếp thực hiện từ Bước 5). Đây là trường hợp Sa thải (Nhiều Doanh nghiệp gọi là buộc thôi việc)

Lưu ý: Trường hợp CBNV tự ý nghỉ việc không thực hiện các thủ tục nghỉ việc theo quy định, bộ phận nhân sự gửi thông báo chấm dứt hợp đồng lao động đến địa chỉ nhà riêng (CBNV đã đăng ký) và yêu cầu nhân viên đến làm thủ tục nghỉ việc. Bộ phận nhân sự chỉ giải quyết chế độ nghỉ việc cho CBNV khi CBNV hoàn tất thủ tục xin nghỉ việc theo quy định của Công ty.

Xem thêm: Các quy định cần biết về chấm dứt hợp đồng lao động

Bước 2: Xác định phương thức chấm dứt hợp đồng lao động

Tùy thuộc việc chấm dứt hợp đồng lao động là từ phía người lao động hay từ phía người sử dụng lao động:

• CBNV chủ động xin nghỉ: CBNV nộp đơn xin nghỉ việc có chữ ký của cán bộ quản lý bộ phận cho bộ phận nhân sự theo thời gian báo trước;
• Bộ phận SDLĐ đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động với CBNV: gửi đề xuất chấm dứt hợp đồng cho bộ phận nhân sự.

Bộ Luật Lao động năm 2019 quy định tại Điều 35. Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động

1. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng;

d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Ngoài ra tại khoản 2 điều này có quy định về các trường hợp Người lao động được quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước.

Xem thêm: Các nguyên tắc quan trọng khi giao kết hợp đồng lao động (Phần 1)

Bước 3: Phỏng vấn thôi việc

Tiếp theo trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động, bộ phận nhân sự cần phỏng vấn thôi việc và thỏa thuận các điều khoản khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Trong vòng 7 ngày:

• CBNV chủ động xin nghỉ: BP.NS xác định lý do nghỉ việc (Cấp P trở lên: 100%, Cấp C: 50%, Chuyên viên/Nhân viên: 20%) (chuyển tiếp thực hiện Bước 5)
• BP SDLĐ đề xuất chấm dứt HĐLĐ với CBNV CBQL BP trao đổi, thảo thuận với NLĐ về đề xuất chấm dứt hợp đồng theo hướng dẫn của BP.NS 

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận

• BP.NS và CBNV Kí kết Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ 
• Cập nhật thông tin lên PMNS (trong trường hợp nhiều doanh nghiệp không có phần mềm nhân sự thì có file excel theo dõi về tình trạng hợp đồng lao động)

Bước 5. Thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

• CBNV bàn giao công việc, TS/CCDC được cấp hoặc quản lý, xác nhận kết quả kiểm kê…
• P.NS gửi thông tin tới các bộ phận liên quan để xác nhận tình trạng công nợ, kỷ luật của CBNV
• Thanh toán lương, các khoản đề bù, bồi thường, xử lý kỷ luật cho NLĐ trong kỳ chi trả thu nhập của tháng nghỉ việc
• Lập và kí kết Biên bản Thanh lý hợp đồng 
• Thực hiện chốt, trả sổ BHXH và gửi quyết định chấm dứt HĐLĐ cho CBNV nghỉ việc 

Lưu ý:

• Hoàn thành thủ tục bàn giao, thông tin: chậm nhất trong ngày làm việc cuối cùng
• Gửi thông tin thanh toán lương trước 03 ngày trả lương
• Lập biên bản thanh lý hợp đồng sau khi chốt các khoản thanh toán.
• Trả sổ BHXH và quyết định nghỉ việc  sau tối đa 60 ngày kể từ ngày CBNV hoàn tất thủ tục bàn giao

Bước 6. Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ nghỉ việc bao gồm: Đơn xin nghỉ việc, Biên bản bàn giao, Quyết định chấm dứt HĐLĐ, Bộ hồ sơ xử lý kỷ luật, Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ (nếu có), Biên bản thanh lý hợp đồng.

Xem thêm: Các nguyên tắc quan trọng khi giao kết hợp đồng lao động (Phần 2)

Tổng kết

Trên đây là Quy trình Chấm dứt Hợp đồng lao động, tùy thuộc vào quy mô, tính chất, đặc thù của mỗi doanh nghiệp thì các điều kiện ràng buộc có thể khác nhau, tuy nhiên phải đảm bảo tính thượng tôn pháp luật. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức về quy trình chấm dứt hợp đồng lao động.

Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả!