Hướng dẫn về các phím tắt thông dụng bạn nên biết trong Excel

Excel là một trong những ứng dụng tin học văn phòng căn bản của Microsoft Office. Dầu vậy Excel vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh. Excel giúp chúng ta ghi lại và trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng. Từ đó người dùng có thể thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Bất cứ ai cũng có thể cần đến công cụ này từ những người trong ngành kế toán, nhân sự, hành chính, giáo viên và ngay cả học sinh sinh viên,... Biết rằng Excel vô cùng thiết yếu nhưng liệu bạn đã thực sự tận dụng hết các chức năng của công cụ này chưa? 

Các phím tắt (Shortcuts) cho phép bạn thực hiện các thao tác trong Excel bằng cách nhấn các tổ hợp phím tắt trên bàn phím thay vì phải di chuyển con chuột trên màn hình từ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình làm việc của bạn. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về các phím tắt thông dụng này nhé!

Các phím tắt căn bản

Dưới đây là tập dữ liệu mẫu của chúng ta, bạn hãy chọn vào cell B2 như sau: 

Hình 1: Tập dữ liệu mẫu

1, Để chọn toàn bộ phạm vi cell chứa dữ liệu, bạn hãy nhấn tổ hợp phím CTRL+A (nếu như bạn tiếp tục nhấn tổ hợp phím CTRL+A một lần nữa thì Excel sẽ chọn toàn bộ trang tính cho bạn). Ảnh minh họa:

Hình 2: Nhấn tổ hợp phím CTRL+A để chọn toàn bộ phạm vi cell chứa dữ liệu 

2. Để sao chép phạm vi cell này, bạn hãy nhấn tổ hợp phím CTRL+C (để cắt phạm vi cell này thì bạn hãy nhấn tổ hợp phím CTRL+X). Ảnh minh họa:

3. Bạn hãy chọn cell A6 và nhấn tổ hợp phím CTRL+V để dán phạm vi mà bạn sao chép ở trên như hình dưới đây: 

Hình 3: Sao chép và dán nhiều dòng trong Excel bằng cách sử dụng các phím tắt 

4. Để hoàn tác quá trình trên thì bạn hãy nhấn tổ hợp phím CTRL+Z.

Các phím tắt cho việc di chuyển các cell

 Cùng một tập dữ liệu mẫu đó, bạn hãy chọn vào cell B2 như sau: 

Hình 4: Tập dữ liệu mẫu

1. Để nhanh chóng di chuyển xuống dưới cùng của phạm vi cell của chúng ta, bạn hãy nhấn giữ phím CTRL và phím ↓. Ảnh minh họa:

Hình 5: Để di chuyển nhanh chóng trong cell nhấn giữ phím CTRL và phím ↓

2. Để nhanh chóng di chuyển qua bên trái của phạm vi cell của chúng ta, bạn hãy nhấn giữ phím CTRL và phím →. Ảnh minh họa:

Hình 6: Để di chuyển nhanh chóng trong cell nhấn giữ phím CTRL và phím →

Bạn hãy thử nghiệm trong việc di chuyển giữa các cell bằng cách nhấn giữ phím CTRL và các phím mũi tên để chuyển từ cell này sang cell khác nhé.\

Các phím tắt cho việc chọn các cell

 Cùng một tập dữ liệu mẫu đó, bạn hãy chọn vào cell A1 như sau: 

Hình 7: Tập dữ liệu mẫu

1. Để chọn toàn bộ các cell dưới cell chúng ta đã chọn, bạn hãy nhấn giữ phím SHIFT và nhấn phím ↓ vài lần. Ảnh minh họa:

Hình 8: Chọn nhiều cell cùng một lúc bằng cách nhấn giữ phím SHIFT và phím ↓ 

2. Để chọn toàn bộ các cell phía bên trái các cell chúng ta đã chọn, bạn hãy nhấn giữ phím SHIFT và nhấn phím → vài lần. Ảnh minh họa:

Hình 9: Chọn nhiều cell cùng một lúc bằng cách nhấn giữ phím SHIFT và phím →

Các phím tắt để nhập công thức trong Excel

Cùng một tập dữ liệu mẫu đó, bạn hãy chọn vào cell F2 như sau: 
 

Hình 10: Tập dữ liệu mẫu

1. Để nhanh chóng nhập hàm SUM, bạn hãy nhấn tổ hợp phím ALT+=, và nhấn Enter.  Ảnh minh họa:

Hình 11: Áp dụng công thức tính tổng bằng cách nhấn tổ hợp phím ALT+=

2. Sau đó để chọn 2 cell bên dưới cell F2, chúng ta nhấn giữ phím SHIFT và nhấn phím ↓ 2 lần. Ảnh minh họa:

Hình 12: Chọn 2 cell F3 và F4 bằng cách  nhấn giữ phím SHIFT và nhấn phím ↓ 2 lần

3. Để nhanh chóng áp dụng công thức cho 2 cell này, bạn chỉ cần nhấn giữ phím CTRL+D (để di chuyển đi xuống) như hình dưới đây: 

Hình 13: Áp dụng công thức nhanh chóng cho 2 cell F3 và F5 sử dụng phím tắt

Lưu ý: Tương tự như với cách ở trên, bạn cũng có thể áp dụng công thức cho các cell phía bên phải bằng cách nhấn giữ phím CTRL+R.
 

Các phím tắt để định dạng các cell

Cùng một tập dữ liệu mẫu đó, bạn hãy chọn phạm vi cell B2:F4 như sau: 

Hình 14: Tập dữ liệu mẫu

1. Để mở cửa sổ hộp thoại Format Cells, bạn hãy nhấn tổ hợp phím CTRL+1.

2. Nhấn giữ phím TAB và phím ↓ 2 lần để chọn danh mục định dạng Curency.

3, Nhấn giữ phím TAB và phím ↓ 2 lầnđể chuyển số các con số thập phân xuống bằng 0 như hình dưới đây: 

Hình 15: Thực hiện các tùy chọn định dạng trong cửa sổ hộp thoại sử dụng các phím tắt 

4. Nhấn phím Enter

Và dưới đây là kết quả của chúng ta: 

Hình 16: Bảng dữ liệu mẫu sau khi thực hiện các thao tác hoàn toàn bằng các phím tắt 

Vậy trong bài viết này, bạn đã biết thêm một chút về ứng dụng Excel trong Microsoft Office rồi, cụ thể là các phím tắt cho việc chọn, định dạng, di chuyển và áp dụng công thức cho các cell. Để tìm hiểu thêm về Excel cũng như có các khóa học hấp dẫn về những chức năng nâng cao hơn trong Excel như VBA, bạn hãy trang gitiho.com nhé

Bạn cũng có thêm các bài viết về các chức năng trong Excel dưới đây: 

Hướng dẫn cách kết hợp văn bản từ nhiều cell thành một trong Excel

Hướng dẫn cách thêm một chữ ký số (digital signature) trong Excel

Hướng dẫn cách sử dụng định dạng có điều kiện để tạo biểu đồ thanh trong Excel

Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.