Just in time training là gì và cách thực hiện như thế nào?

"Just in time training" (Đào tạo đúng lúc) là một phương pháp đào tạo và phát triển nhân viên dựa trên việc cung cấp kiến thức và kỹ năng cụ thể vào thời điểm mà họ cần để thực hiện công việc hoặc giải quyết vấn đề. Phương pháp này tập trung vào cung cấp kiến thức và kỹ năng cụ thể một cách linh hoạt, ngắn gọn và hiệu quả để đáp ứng nhu cầu học tập của nhân viên trong thời gian thực.

Vậy cách thực hiện đào tạo đúng lúc như thế nào? Cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết dưới đây

Just in time training là gì? 

Just in time training được hiểu là đào tạo đúng lúc, đúng thời điểm. Đây là một cách tiếp cận học tập và phát triển nhằm thúc đẩy việc học tập dựa trên nhu cầu. Vậy bạn có biết khái niệm này xuất phát từ đâu không?

Khái niệm “Just in time training” xuất phát từ hệ thống sản xuất đúng lúc của Toyota, công ty sẽ ưu tiên sản xuất ô tô khi cần thiết (chứ không sản xuất trước thời hạn) để giảm sự lãng phí và đáp ứng nhu cầu thực tế từ khách hàng. Việc học đúng lúc cũng tuân theo quy tắc tương tự đó là học các kỹ năng mới tại thời điểm cần thiết thay vì phải học rất nhiều nội dung (một số thông tin trong đó có thể không liên quan đến nhu cầu học tập của nhân viên). 

Có thể thấy, việc học tập đúng lúc là phương pháp đào tạo khá linh hoạt, đúng với nhu cầu học tập của nhân viên và đúng với thời điểm mà nhân viên đó cần học tập. Chỉ cần được đào tạo kịp thời, nhân viên có thể được tiếp cận với kiến thức mà mình cần học mọi lúc, mọi nơi. 

Nội dung của chương trình đào tạo đúng lúc sẽ được phát triển dựa trên nguyên tắc của microlearning và học tập online. Tức là nội dung phải ngắn gọn, súc tích và đáp ứng được nhu cầu đào tạo cụ thể. Đó có thể được xây dựng và thiết kế dưới dạng video ngắn, các khóa học trực tuyến, đi thẳng vào vấn đề và quan trọng nhất là “học ngay làm luôn” - sau khi học sẽ áp dụng được vào công việc một cách hiệu quả. 

Mỹ phẩm MAC - Ví dụ điển hình của việc học tập đúng lúc

MAC Cosmetics là một công ty mỹ phẩm nổi tiếng toàn cầu sản xuất rất nhiều loại phấn mắt và son môi, chăm sóc da, dụng cụ trang điểm, nước hoa, mascara… Ở mỗi cửa hàng, Mac kinh doanh rất nhiều sản phẩm và nhân viên bán hàng ở đó luôn phải ghi nhớ tên sản phẩm, công dụng, cách dùng, dùng cho loại da nào…

Tất cả những thông tin này đều chứa trong cuốn Hướng dẫn kiến thức sản phẩm của MAC, đây là một cuốn sách rất dày, vì thế rất khó khăn trong việc tìm kiếm và cập nhật. Điều này đặt ra yêu cầu đó chính là phải làm sao biến cuốn sách trở nên nhỏ gọn và dễ tìm kiếm?

Sau khi lãnh đạo và quản lý ngồi lại với nhau đã xác định rằng cần có giải pháp đào tạo khác để họ tìm kiếm thông tin sản phẩm một cách dễ dàng và nhanh chóng bất cứ lúc nào để phục vụ khách hàng. Tức là họ phải được học tập đúng lúc. 

MAC cosmetic đã lựa chọn hệ thống LMS để thực hiện đào tạo cho đội ngũ nhân viên của mình. Bằng cách tải lên tài liệu đào tạo, video khóa học, nhân viên dễ dàng truy cập trên thiết bị di động của họ một cách nhanh chóng. 

Nhân viên bán hàng trên tất cả các hệ thống của MAC đã thật sự yêu thích giải pháp này. Hãy thử tưởng tượng xem nếu thay đổi một vài sản phẩm hay cập nhật thêm các sản phẩm khác thì ngay lập tức tài liệu bằng giấy sẽ trở nên lỗi thời và không tận dụng được nữa. Việc tạo ra phiên bản số hóa cho phép MAC liên tục cập nhật thông tin sản phẩm ngay trên máy tính, điện thoại. 

Ưu điểm của chương trình đào tạo just in time training 

Đào tạo đúng lúc mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật như:

1. Tính linh hoạt: Chương trình Just in Time Training cho phép nhân viên học tập và phát triển kỹ năng tại thời điểm cụ thể khi họ cần. Điều này giúp giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc và tăng tính linh hoạt của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu đào tạo. 

2. Tập trung vào nhu cầu cá nhân: Khóa học Just in Time Training tập trung vào giải quyết nhu cầu đào tạo cụ thể của từng nhân viên. Điều này đảm bảo rằng người học nhận được kiến thức và kỹ năng mà họ thực sự cần trong công việc hàng ngày. 

3. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: So với các chương trình đào tạo truyền thống, Just in Time Training thường ngắn gọn và trực tiếp vào vấn đề. Điều này tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho cả người học và tổ chức. 

4. Áp dụng ngay vào công việc: Những kiến thức và kỹ năng học được trong chương trình Just in Time Training có thể áp dụng ngay vào công việc, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề hiện tại. 

5. Dễ dàng truy cập: Nhờ sử dụng công nghệ, nhân viên có thể truy cập nội dung đào tạo từ mọi thiết bị kết nối internet, bất kể thời gian và địa điểm. Điều này thúc đẩy việc học tập liên tục. 

6. Tính nhất quán: Just in Time Training giúp đảm bảo rằng mọi nhân viên nhận được cùng một thông tin và kỹ năng cơ bản về công việc, đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức. 

7. Tiết kiệm chi phí: So với việc tổ chức các khóa đào tạo truyền thống, Just in Time Training thường tiết kiệm chi phí đáng kể, đặc biệt trong việc in ấn và vận chuyển tài liệu đào tạo. 

8. Tích hợp dễ dàng: Chương trình Just in Time Training có thể tích hợp dễ dàng vào các hệ thống quản lý học tập (LMS) hoặc các nền tảng công nghệ khác, giúp tổ chức theo dõi và quản lý quá trình đào tạo một cách hiệu quả. 

Như vậy, Just in Time Training không chỉ giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên mà còn tạo ra sự linh hoạt và tối ưu chi phí cho tổ chức, giúp cải thiện hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Đào tạo đúng lúc áp dụng cho những chương trình nào?

Dưới đây là một số loại nội dung bạn có thể sử dụng để đào tạo nhân viên đúng lúc:

1. Hướng dẫn tại chỗ cho người lao động

Những người lao động chân tay cần được cập nhật các thông tin để thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất. Đào tạo just in time training đặc biệt hiệu quả khi áp dụng cho các công việc thủ công, chẳng hạn như vận hành xe, lắp đặt hay sửa chữa thiết bị điện tử. Như vậy, người lao động có thể truy cập hướng dẫn từng bước chi tiết đầy đủ và áp dụng ngay vào công việc của mình một cách chính xác mà không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Xây dựng video ngắn, dài dưới 5 phút và có các hình ảnh, video trực quan cách hoàn thành công việc giúp người lao động tự tin hơn khi thực hiện công việc của mình. 

Việc đào tạo bằng video mang lại nhiều ưu điểm như:

Theo nghiên cứu của Forrester cho thấy khả năng mọi người xem video cao hơn 75% so với đọc các văn bản viết. 

Minh họa trực quan các nhiệm vụ thủ công giúp tăng tốc quá trình học tập. 

Các nghiên cứu cho thấy người học nhớ 80% những gì họ xem nhưng chỉ nhớ 20% những gì họ đọc. Vì vậy học qua video sẽ tăng khả năng ghi nhớ một cách hiệu quả. 

2. Hỗ trợ công việc cho nhân viên Công nghệ thông tin 

Lĩnh vực Công nghệ thông tin và truyền thông đang thay đổi nhanh chóng. Các chuyên gia CNTT, chẳng hạn như nhà phát triển phần mềm phải luôn cập nhật những thay đổi liên tục, chẳng hạn như các thư viện phần mềm mới cho Java phải được giới thiệu một cách thường xuyên. Thực hiện đào tạo đúng lúc Just in time training cho phép họ tra cứu vấn đề và so sánh các giải pháp một cách linh hoạt. 

Bản ghi màn hình sẽ phù hợp với nội dung đào tạo này. Trong trường hợp xảy ra vấn đề về cập nhật phần mềm khóa học hoặc các vấn đề kỹ thuật khác, một bản ghi màn hình có thể cung cấp giải pháp nhanh chóng và hiệu quả. Bản ghi màn hình sẽ ghi lại máy tính của bạn, bao gồm tất cả những gì xuất hiện trên màn hình như văn bản, cửa sổ pop-up, hình ảnh, âm thanh, sự di chuyển của con chuột. 

Ví dụ như bạn là người quản trị hệ thống và bạn muốn hướng dẫn nhân viên cách cài đặt một phần mềm quan trọng trên máy tính cá nhân của họ. Thay vì viết hướng dẫn chi tiết bằng văn bản, bạn có thể tạo một bản ghi màn hình. Bạn bật phần mềm cài đặt trên máy tính và bắt đầu quay video màn hình. Trong quá trình này, bạn sẽ thực hiện từng bước cài đặt, giải thích từng bước và hiển thị mọi thông tin trên màn hình. Như vậy, bạn đã có một video đào tạo cho nhân viên dễ hiểu mà bất kỳ ai cũng áp dụng được. 

3. Đào tạo kỹ năng cho nhóm bán hàng

Ví dụ như có một vấn đề xảy ra với một khách hàng và nhân viên của bạn không biết giải quyết như thế nào, thậm chí họ còn làm cho mọi chuyện xấu đi. Sự việc này khiến cửa hàng, thương hiệu của bạn mất đi khách hàng đó và có thể là cả những khách hàng chứng kiến cuộc xung đột. Ngay lúc này, bạn có thể thực hiện việc đào tạo Just in time training để hướng dẫn cho nhân viên cách xử lý, nhằm ngăn chặn những tình huống tương tự trong tương lai. 

Bạn có thể chọn hình thức đào tạo mô phỏng, đây là hoạt động mà người hướng dẫn sẽ tạo nên các tình huống mâu thuẫn giữa nhân viên và khách hàng. Sau đó họ đưa ra các cách xử lý khôn khéo, thông minh. Thông qua video mô phỏng, nhân viên có thể ngay lập tức rút ra bài học kinh nghiệm và biết cách giải quyết trong những lần tiếp theo. 

4. Công ty phát hành sản phẩm mới

Nhân viên kinh doanh phải đối mặt với nhiệm vụ khó khăn là nắm bắt thông tin về sản phẩm và hiểu rõ chúng trong thời gian ngắn để đào tạo nhân viên bán hàng. Thực hiện đào tạo đúng lúc cho phép tất cả nhân viên được tiếp cận với sản phẩm mới và có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào của khách hàng. 

Hình thức đào tạo phù hợp nhất là dưới dạng các khóa học trực tuyến có tích hợp bài kiểm tra. Ví dụ như một sản phẩm mới vừa được tung ra thị trường và bạn muốn cung cấp thông tin sản phẩm đó cho quản lý cửa hàng của mình càng sớm càng tốt. Một cách tốt nhất để thực hiện là nhanh chóng tạo ra một khóa học ngắn về sản phẩm và tích hợp các câu hỏi xoay quanh sản phẩm để tất cả nhân viên đều nắm được thông tin. 

Cách áp dụng thành công chương trình Just in time training tại nơi làm việc

Mặc dù thực hiện đào tạo đúng lúc đã trở nên phổ biến trong nhiều năm gần đây nhưng nhiều công ty vẫn còn gặp khó khăn trong việc triển khai để đạt được thành công như mong đợi. Các bước dưới đây sẽ hỗ trợ trong quá trình xây dựng chương trình đào tạo Just in time trong doanh nghiệp:

Bước 1: Nuôi dưỡng văn hóa học tập trong doanh nghiệp của bạn

Bước đầu tiên là xây dựng văn hóa học tập liên tục và coi việc đào tạo là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp bởi nó có liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh. 

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Bước 2: Lựa chọn nội dung học tập mang tính “đúng lúc”

Không phải tất cả nội dung đào tạo đều phù hợp với nội dung học tập just in time training. Bạn hãy chọn ra những nội dung có liên quan trực tiếp đến công việc cụ thể mà người học cần hỗ trợ hoặc kiến thức cần được cập nhật ngay lập tức.  

Bước 3: Thiết kế chương trình đào tạo

Thiết kế chương trình đào tạo phải đảm bảo tính dễ tiếp cận, linh hoạt với người học cho phép nhân viên có thể truy cập và học tập khi họ cần. Bạn có thể sử dụng các hình thức đào tạo đa dạng như video hướng dẫn, đào tạo trực tiếp, tài liệu tham khảo, câu hỏi kiểm tra… giúp nhân viên ghi nhớ kiến thức một cách nhanh nhất. 

Bước 4: Tạo nội dung đào tạo phù hợp ngắn gọn

Đã đến lúc bạn nên tạo nội dung đào tạo cho đội ngũ nhân sự của mình. Khi thực hiện xây dựng nội dung đào tạo, hãy tuân theo những nguyên tắc sau:

1. Chuyển đổi thông tin thành các mô-đun ngắn gọn theo phương pháp microlearning. 

2. Tránh viết những đoạn nội dung dài và chỉ đưa những nội dung thật sự cần thiết để người học có thể tìm thấy câu trả lời ngay lập tức. 

3. Hãy tạo nội dung ngắn gọn và không quá 5 phút cho mỗi mô-đun đào tạo. 

4. Tạo nội dung có định hướng bằng cách chỉ tập trung vào một nhu cầu đào tạo duy nhất trong mô-đun đào tạo. 

5. Tập trung vào đào tạo các kỹ năng liên quan đến công việc và rút ngắn khoảng cách kỹ năng cho nhân viên. 

Bước 5: Cung cấp nội dung đào tạo cho nhân viên

Sau khi đã tạo nội dung đào tạo thành công, bạn cần cung cấp nội dung đào tạo cho đội ngũ nhân sự của mình. Cách triển khai chương trình đào tạo tốt nhất hiện nay là sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS. LMS là một nền tảng kỹ thuật số được các tổ chức sử dụng để cung cấp, quản lý và theo dõi nội dung đào tạo. Nó có thể lưu trữ tất cả các loại nội dung học tập, bao gồm các khóa học eLearning, video, câu hỏi và giải đáp thắc mắc của người học. Đối với người học, LMS là một nền tảng rất dễ sử dụng và truy cập, nhân viên có thể truy cập chương trình đào tạo trên mọi thiết bị bất kỳ lúc nào mà họ cần. 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Tại Việt Nam, một trong những hệ thống LMS được đánh giá cao và được các doanh nghiệp lớn lựa chọn chính là Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho. Khi lựa chọn hệ thống LMS Gitiho for Leading Business, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm một số tính năng như: 

Một số doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS để chuyển đổi số hoạt động đào tạo nâng cao hiệu suất dành cho doanh nghiệp của mình như:

Bước 6: Phân tích dữ liệu đào tạo

Sau khi triển khai chương trình đào tạo đúng lúc, điều quan trọng tiếp theo mà bạn phải làm là phân tích dữ liệu đào tạo. Bạn có thể tận dụng các chỉ số có sẵn trên hệ thống LMS để thực hiện phân tích như:

Số giờ học

Số khóa học

Tỷ lệ hoàn thành khóa học

Điểm kiểm tra sau khi kết thúc khóa học

Đo lường sự thành công của chương trình Just in time training như thế nào?

Để biết được chương trình học đúng lúc Just in time training có hiệu quả và giúp người học tiến bộ hay không, bạn cần thực hiện đo lường một cách toàn diện. 

1. Xác định những gì bạn cần đo lường

Trước tiên, bạn cần có ý tưởng rõ ràng về những gì mà bạn cần đo lường. Để đạt được điều này, bạn hãy bắt đầu bằng cách dựa trên mục tiêu học tập và kết quả mong muốn mà bạn đã xác định ngay từ đầu. 

Hoặc bạn có thể tham khảo mô hình đo lường 4 cấp độ Kirkpatrick Model được các chuyên gia LnD trên khắp thế giới sử dụng tại đây.

2. Thu thập phản hồi

Để hiểu một cách đầy đủ, chính xác về cách mà nhân viên học tập như thế nào, có hiệu quả không, có áp dụng vào công việc không, bạn cần thực hiện thu thập phản hồi từ nhân viên. Để tối ưu quá trình này, bạn có thể thực hiện bằng các bảng hỏi online với những câu hỏi như: bạn có cảm thấy khóa đào tạo hữu ích không, bạn học được gì sau khóa học…  

3. Đo lường ROI theo nhóm cụ thể

Thực hiện bất kỳ chương trình đào tạo nào cũng vậy, việc đo lường ROI là một điều cần thiết. Điều này liên quan đến doanh thu bán hàng, thời gian triển khai, điểm hài lòng của khách hàng, thời gian phản hồi và số lượng truy vấn dịch vụ khách hàng tăng cao. 

4. Nhìn vào sự tham gia học tập của nhân viên

Một dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy nội dung học tập có hữu ích với nhân viên không chính là sự tham gia và sự tương tác của họ đối với khóa học. Hầu hết các hệ thống quản lý học tập LMS đều có bảng điều khiển cho phép chuyên gia LnD theo dõi được cách người học tương tác với nội dung đào tạo. Sử dụng những chỉ số và báo cáo trên LMS xem có bao nhiêu nhân viên đăng nhập vào LMS để học tập hằng ngày và họ dành bao nhiêu thời gian cho khóa đào tạo.

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Trong lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân viên, đào tạo just in time training đã trở thành phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và điều đó thực sự không có gì quá ngạc nhiên. Đào tạo theo mô hình này là cách hoàn hảo để tạo nên một lực lượng lao động toàn cầu, nhân viên có thể học tập ngay khi họ cần và nhanh chóng áp dụng vào công việc, nhờ đó nâng cao kỹ năng và cải thiện hiệu suất một cách đáng kể.