Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2022

Khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chứng từ, hóa đơn….., việc xảy ra các sai sót là điều không thể tránh được, đặc biệt là kê khai sai về nội dung của hóa đơn. Lúc này, việc mà các kế toán viên cần làm chính là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để đính chính thông tin, đồng thời làm căn cứ để lập lại hóa đơn điều chỉnh cho chính xác. Vậy biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Làm thế nào để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn chính xác nhất? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Xem thêm: Những sai sót thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Trong quá trình làm việc với các hóa đơn, kế toán viên có thể gặp phải những sai sót trong kê khai hóa đơn như: Sai thời gian, sai số tiền hàng, sai địa chỉ hoặc sai nội dung của hóa đơn. Lúc này, kế toán viên cần có sự đính chính để xác nhận lại thông tin chính xác của hóa đơn. Tuy nhiên, việc đính chính không chỉ được thực hiện bằng miệng hay gạch, tẩy xóa trong hóa đơn, mà bắt buộc cần sử dụng tới biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập cùng hóa đơn để điều chỉnh các lỗi sai ấy.

Tùy thuộc vào lỗi sai xuất hiện trên hóa đơn điện tử, kế toán sẽ lựa chọn sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tương ứng. Một số loại biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp là: Biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai mã số thuế, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai giá tiền, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai các thông tin như tên, địa chỉ công ty…..

Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khoản 3, điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ và phát hiện ra sai sót trong nội dung thì xử lý theo 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Đối với hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn có sai sót đã lập và gửi cho bên mua, bên bán bêni mua chưa  kê khai thuế, nếu phát hiện ra sai sót thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết quy trình sửa các lỗi sai trên hóa đơn GTGT

Trường hợp 2: Đối với hóa đơn điện tử đã gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, đồng thời bên bán và bên mua đã kê khai thuế, khi phát hiện ra sai sót, bên bán xử lý như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót trong hóa đơn
• Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
• Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Như vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ được lập ra ở trường hợp 2 để ghi nhận những sai sót và làm căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh.

Những điều cần lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

• Thời gian (ngày, tháng, năm) trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và thời gian (ngày, tháng, năm) trên hóa đơn điều chỉnh phải trùng nhau
• Trong biên bản điều chỉnh hóa đơn cần ghi rõ các nội dung quan trọng như: Biên bản sử dụng để điều chỉnh hóa đơn số bao nhiêu? Ngày tháng năm thành lập hóa đơn, ký hiệu? Nội dung điều chỉnh cho hóa đơn
• Đối với hóa đơn sai sót đã kê khai thuế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh đồng thời với biên bản điều chỉnh hóa đơn
• Đối với hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ bên mua nhưng ghi đúng mã số thuế của bên mua thì hai bên cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để điều chỉnh mà không cần lập thêm hóa đơn điều chỉnh. 

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 

Tùy vào từng lỗi sai sót của hóa đơn mà kế toán viên sẽ lựa chọn mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khác nhau. Gitiho sẽ giới thiệu tới bạn 3 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phổ biến nhất là: Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai giá tiền, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn chung cho các trường hợp khác

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp sai giá tiền

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp sai địa chỉ bên mua hoặc bên bán

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sử dụng chung cho các trường hợp khác

Bạn có thể tải xuống những mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn này ở cuối bài viết nhé!

Xem thêm: Cập nhật 3 mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử theo quy định mới nhất

Tổng kết

Trên đây là những nội dung quan trọng về biên bản điều chỉnh hóa đơn - một biên bản rất quan trọng để xử lý các trường hợp sai sót trong quá trình làm việc với hóa đơn. Mong rằng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích và áp dụng được vào công việc

Bên cạnh các kiến thức về hóa đơn, để trở thành một chuyên viên kế toán thuế, bạn có thể tham khảo những kiến thức chuyên sâu về thuế khác trong khóa học "Thực hành kế toán thuế tổng hợp A- Z" để vững kiến thức, tự tin trở thành kế toán thuế của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Chúc bạn học tốt!