Cách phân tích nhu cầu đào tạo tại doanh nghiệp

Trước khi triển khai các chương trình đào tạo doanh nghiệp, bộ phận LnD cần phải tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) để xác định được đó có phải là “chìa khóa” để cải thiện hiệu suất nhân viên trong tổ chức hay không? 

Vậy phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) gồm những bước nào, cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Gitiho bạn nhé!

Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo viết tắt là TNA, đây là một quá trình xác định sự thiếu hụt giữa kiến thức, kỹ năng thực tế và những kỳ vọng trong công việc cần có nhân viên. 

Nhu cầu phân tích thường xuất phát bởi các vấn đề trong tổ chức. Có thể là trong quý đó doanh thu thấp hơn dự kiến đối với nhóm bán hàng, nhân viên gặp khó khăn bởi công nghệ có sự thay đổi, sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm liên tục thấp, nhân viên thiếu các kỹ năng giao tiếp với khách hàng, nhân viên không cập nhật các kiến thức mới…

Với những trường hợp này, các vấn đề có thể được giải quyết thông qua quá trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Hay nói cách khác, nếu nhận thấy việc thiếu kiến thức, thiếu kỹ năng ở nhân viên thì việc tiến hành phân tích đào tạo là một giải pháp khả thi.

Tuy nhiên, phân tích đào tạo sẽ không hiệu quả nếu như nguyên nhân xảy ra các vấn đề của doanh nghiệp không đến từ việc thiếu kiến thức, thiếu kỹ năng. Doanh số bán hàng thấp có thể là do giai đoạn suy thoái kinh tế, dịch bệnh; hoặc sự hài lòng của khách hàng thấp vì chiến lược của sản phẩm không phù hợp với những gì mà khách hàng đang tìm kiếm. 

Những vấn đề này không được giải quyết thông qua đào tạo mà cần có sự can thiệp của tổ chức như việc thay đổi chiến lược bán hàng, tăng cường tương tác với khách hàng hoặc thậm chí là thay đổi cơ cấu tổ chức.

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Các cấp độ phân tích đào tạo (TNA)

Có 3 cấp độ TNA dựa trên các mục tiêu của tổ chức bao gồm:

TNA cấp độ tổ chức: Đây là quá trình xác định nhu cầu đào tạo liên quan đến chỉ số hiệu suất, kiến thức nhân viên ở cấp độ toàn công ty và đào tạo liên tục để tối ưu hóa hiệu suất, năng suất của công ty để đạt được mục tiêu. 

Quá trình này được thiết kế để giải quyết các vấn đề và điểm yếu của tổ chức cũng như cải thiện hơn nữa năng lực và thế mạnh hiện tại của doanh nghiệp. Hơn hết, trong quá trình này xác định các yếu tố liên quan đến như xu hướng và các thay đổi trong nền kinh tế, chính trị và nhân khẩu học. 

Phân tích cấp vai trò nhóm/công việc: Ở cấp độ này sẽ phân tích để xác định được các chương trình đào tạo cụ thể cần thiết giúp nâng cao kỹ năng cho một nhóm, bộ phận và đơn vị kinh doanh. Ngoài ra, việc này cũng định hướng rõ những bộ phận nào đang gặp vấn đề, khó khăn hoặc có lỗ hổng về kỹ năng và tìm cách khắc phục chúng. 

Phân tích TNA cấp độ cá nhân: Ở cấp độ này việc phân tích sẽ dành riêng cho một cá nhân hoặc các cá nhân trong nhóm. Đánh giá này được tiến hành đồng thời với một dự án khác hoặc những thay đổi có thể ảnh hưởng đến từng thành viên trong nhóm. Việc này sẽ ảnh hưởng đến quá trình phát triển của nhân viên, giúp cho nhân viên chuẩn bị cho sự phát triển sự nghiệp trong tương lai. 

Mục đích của phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Mục đích của việc phân tích chính là xác định và thu hẹp khoảng cách kiến thức và kỹ năng trong đội ngũ nhân sự của bạn nhằm đạt được hiệu suất tối ưu nhất. TNA cũng giúp phát hiện ra nguyên nhân hình thành lỗ hổng kỹ năng và giải pháp để khắc phục những lỗ hổng kỹ năng đó.

Xem thêm: Cách phân tích lỗ hổng kỹ năng trong doanh nghiệp

Ngoài ra, việc phân tích này mang lại hàng loạt lợi ích như:

Điều chỉnh hoạt động đào tạo phù hợp với mục tiêu kinh doanh: Việc điều chỉnh sẽ đảm bảo rằng bạn đang đầu tư vào hoạt động đào tạo để giúp cho tổ chức của bạn đạt được mục tiêu kinh doanh. Người làm LnD nên xác định mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn cho tổ chức cũng như xác định các kỹ năng cần có để đạt được mục tiêu. 

Phát hiện sớm các lỗ hổng kỹ năng và hiệu suất: Chẳng hạn như sự sụt giảm về hiệu suất xảy ra khi một doanh nghiệp đang trải qua giai đoạn thay đổi hoặc công nghệ mới xuất hiện. Vì vậy, nhân viên cần liên tục nâng cao kỹ năng, trau dồi khả năng ứng dụng công nghệ để thích ứng với những thay đổi này. Việc ứng dụng TNA sớm cho phép các tổ chức giải quyết lỗ hổng kỹ năng này trước khi chúng trở nên tồi tệ hơn. 

Ưu tiên đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo sẽ giúp bạn xác định được những khóa học cho nhân sự cần ưu tiên theo thời gian và ngân sách. 

Theo Emily Chipman, huấn luyện viên điều hành và cố vấn chính tại Rushman Consulting Solutions cho biết: “Phân tích nhu cầu đào tạo là rất quan trọng nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn không lãng phí nguồn lực, thời gian và công sức”. Nếu được thực hiện đúng cách, điều này sẽ giúp cho nhân viên được tiếp thu với kiến thức, góp phần vào việc cải thiện hiệu suất công việc và giảm sự lo lắng của nhân viên khi đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ mới. 

Lập kế hoạch đào tạo có mục tiêu: Bạn có thể tạo nên các kế hoạch đào tạo nhắm đến các mục tiêu cụ thể dựa vào các phân tích về kỹ năng và kiến thức mà bạn đã xác định là cần thiết cho nhân viên. Kế hoạch đào tạo có thể là các khóa học trực tuyến, chương trình đào tạo Offline, tài liệu tham khảo… Bằng cách xây dựng các kế hoạch đào tạo có mục tiêu, bạn sẽ đảm bảo được rằng các nguồn lực được đầu tư một cách hợp lý và nhân sự có cơ hội được học tập theo đúng nhu cầu.

Xác định ai sẽ được đào tạo: Hoạt động này sẽ giúp bạn sẽ xác định được đối tượng cần đào tạo và biết được họ cần phải đào tạo những gì. Từ đó, dễ dàng điều chỉnh chương trình đào tạo của bạn dựa trên nhu cầu của nhân viên và giúp bạn tối đa hóa được lợi ích của các chương trình đào tạo của mình. 

TNA không chỉ mang lại lợi ích cho tổ chức mà nó còn có tác động tích cực đến trải nghiệm của nhân viên. Theo Karolina Kijowska, trưởng phòng Con người và Văn hóa tại Startup công nghệ Photo AiD đã cho biết rằng công ty của ông đã phân tích đào tạo trước khi gặp phải các vấn đề:

“Chúng tôi đồng ý rằng khi nhân viên yêu cầu có nhiều cơ hội phát triển hơn thì chúng tôi sẽ cung cấp cho họ chương trình đào tạo phù hợp nhất. Các chương trình LnD dựa trên phân tích đào tạo (TNA) đã giúp công ty chúng tôi nâng điểm eNPS (mức độ gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp) từ 57 lên 65 điểm. Đó là bởi chúng tôi cung cấp cho nhân viên cơ hội đào tạo mà nhân viên yêu cầu”. Kijowska cho biết. 

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

3 phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo hiệu quả

Hãy bắt đầu với kết quả mong muốn: Bạn nên xác định những hoạt động dẫn đến những thay đổi của tổ chức trước khi xác định các hoạt động đào tạo. Những thay đổi này có thể là mục tiêu của tổ chức, bộ phận, hoặc liên quan đến việc cải thiện hiệu suất của cá nhân.

Quản lý kỳ vọng: Trong quá trình phân tích đào tạo (TNA), việc quản lý các bên liên quan là điều không thể thiếu. Các bên liên quan bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp giải pháp đào tạo… Việc đảm bảo rằng các chương trình đào tạo đáp ứng được đúng mong đợi của tất cả các bên liên quan là yếu tố then chốt quan trọng để đi đến thành công.

Sử dụng phương pháp tích hợp: Các nghiên cứu cho thấy rằng các chương trình đào tạo đạt được thành công cao hơn khi kết hợp những kỹ năng mới trong bối cảnh công việc và tổ chức tích hợp chúng vào các quy trình và hoạt động tổ chức.

Bước tiếp theo, hãy tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo.

Các bước triển khai phân tích nhu cầu đào tạo

Bước 1: Xác định mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức không ngừng phát triển và thay đổi cũng như vai trò và trách nhiệm của nhân viên với mục tiêu chung. Hãy đánh giá sức ảnh hưởng của các chương trình đào tạo hiện tại với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp để đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu. 

Tiếp theo, hãy xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua việc đào tạo, như: 

Kết quả và những thay đổi mà tổ chức đang mong đợi?

Bạn sẽ đo lường tiến độ, thành công hay thất bại như thế nào?

Bạn cũng nên thiết lập trình độ chuyên môn mà bạn mong đợi người học đạt được trong khóa đào tạo là gì?  Ví dụ như:

Nhận thức: Nhân viên có được kiến thức cơ bản về chủ đề, lĩnh vực nào đó. 

Ứng dụng: Nhân viên biết cách áp dụng kiến thức vừa được học vào để giải quyết công việc. 

Sự thành thạo: Nhân viên trở nên am hiểu một chủ đề nào đó, có nghĩa là hiểu biết chuyên sâu và có thể hướng dẫn được người khác. 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo tại doanh nghiệp

Bước 2: Phân tích chi phí

Bạn cần phải tính toán chi phí và hiệu quả đầu tư mà bạn mong đợi từ việc thực hiện các chương trình đào tạo. Các chi phí thường gặp như chi phí đào tạo, nội dung đào tạo, thời gian đánh giá đào tạo…

Bước 3: Xác định đối tượng cần đào tạo

Ở bước tiếp theo, bạn cần phải xác định đối tượng tham gia đào tạo. Hãy thực hiện một số khảo sát để nhân viên hiểu rõ hơn về trình độ kỹ năng và nhu cầu đào tạo của họ. Đồng thời, bạn cũng nên thu thập các phản hồi từ quản lý, đồng nghiệp và khách hàng để xác định lỗ hổng kỹ năng và sự thiếu hụt kiến thức của nhân sự. 

Bước 4: Xác định các kỹ năng cần thiết

Khi bạn xác định xong các nhóm đối tượng đào tạo, hãy xem lại vai trò của họ và xác định những kỹ năng mà nhân viên còn thiếu để cung cấp cho họ và giúp họ ứng dụng kiến thức đã học vào công việc một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm: Khám phá các kỹ năng cần thiết trong công việc quyết định thành công

Bước 5: Đánh giá trình độ kỹ năng

Tiếp theo, bạn phải thực hiện đo lường trình độ của nhân viên và kỹ năng hiện tại của họ thông qua những bài đánh giá, câu hỏi và kiểm tra. Sau đó, so sánh kết quả với các kỹ năng cần có cho công việc. Với những thông tin này kết hợp với các khảo sát, đánh giá, bạn sẽ thấy rõ những kiến thức mà nhân viên đang thiếu hụt đã và đang cản trở sự phát triển của bộ phận. Sau đó, bạn có thể bắt đầu lên kế hoạch triển khai các chương trình đào tạo nhằm giải quyết những lỗ hổng kiến thức đó. 

Bước 6: Thiết kế và thực hiện chương trình đào tạo

Đã đến lúc bạn cần xây dựng chương trình đào tạo để thu hẹp lỗ hổng kỹ năng của nhân viên và nâng cao hiệu suất của họ. Tuy nhiên, phương pháp đào tạo của bạn phải phù hợp với nhu cầu, mong muốn của nhân viên và doanh nghiệp. 

Các phương pháp đào tạo có thể là Coaching, Mentor, học trực tuyến, kết hợp trò chơi, học Offline, Zoom… 

Hiện nay, để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống học tập LMS cho doanh nghiệp của mình. Một trong những hệ thống được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu trong thời đại công nghệ số là Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho. 

Bước 7: Tổng hợp, đo lường, đánh giá và tinh chỉnh

Sau khi bạn hoàn thành phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) và nhân viên đã hoàn thành chương trình đào tạo của họ, hãy cùng ngồi lại và xem lại kết quả sau đào tạo từ đó điều chỉnh hoạt động đào tạo của bạn nếu cần:

Bạn có thể đặt ra một số câu hỏi như:

Làm thế nào để các chương trình đào tạo có thể cải thiện hiệu suất nhân viên?

Trải nghiệm của người học như thế nào và có điều gì cần cải thiện không? 

Làm thế nào để thúc đẩy công ty đạt được mục tiêu đào tạo?

Làm thế nào để cải thiện hiệu quả đầu tư vào các chương trình đào tạo? 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Sử dụng hệ thống LMS để phân tích nhu cầu đào tạo của nhân viên

Có thể thấy, việc phân tích đào tạo là rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào muốn đảm bảo rằng nhân viên của họ có các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. 

Bằng cách thực hiện 7 bước được đề cập ở bài viết trên, nhà quản lý, chuyên gia LnD có thể xác định những lỗ hổng kiến thức và kỹ năng của nhân viên, thông qua đó phát triển kế hoạch để đáp ứng những nhu cầu đó. 

Nếu thực hiện đúng cách, bạn có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên, tăng sự hài lòng của họ trong công việc và đạt được thành công chung của tổ chức. 

Nếu bạn đang tìm cách phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp lên một tầm cao mới, bạn có thể tham khảo hệ thống quản lý học tập Gitiho for Leading Business trên nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho với các tính năng tuyệt vời như:

Xác định lỗ hổng kỹ năng

Tạo câu hỏi khảo sát

Công cụ theo dõi và đào tạo nhân viên

Xây dựng chương trình đào tạo và cho phép tải lên các khóa học 

Đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện khảo sát về nhu cầu học tập của nhân viên qua bảng câu hỏi hoặc sử dụng hệ thống Testbank trên LMS. Một số câu hỏi có thể tham khảo như: 

1. Vai trò công việc hiện tại của bạn là gì?

2. Bạn đã làm việc ở công ty được bao lâu?

3. Bạn cảm thấy mình đang yếu về kỹ năng nào hoặc có lỗ hổng kiến thức nào cần được cải thiện? 

4. Hãy tự đánh giá những kỹ năng này của bản thân:

5. Đánh giá mức độ tự tin của bạn trong việc thực hiện công việc từ thang điểm 1 đến 10, 1 là không tự tin và 10 là rất tự tin. 

6 Bạn có bao nhiêu thời thời gian trong tuần để tham gia đào tạo?

• 1 giờ hoặc ít hơn
• 1-2 giờ
• 2-3 giờ
• hơn 4 giờ

7. Bạn muốn được đào tạo theo hình thức nào? 

• Khóa học online
• Có người huấn luyện, cố vấn
• Thuê chuyên gia

Trên hành trình phát triển công ty trở thành doanh nghiệp vững mạnh, được đông đảo khách hàng tin tưởng lựa chọn thì việc phát triển nhân viên là điều cần được ưu tiên. Trong hành trình đó, mỗi bước đi đầu tiên đều vô cùng quan trọng. Việc thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo chi tiết sẽ là nền tảng tốt để tìm ra những lỗ hổng kiến thức của nhân viên và tìm cách để cải thiện, nâng cao kiến thức, kỹ năng cho họ. 

Hy vọng 7 bước phân tích nhu cầu đào tạo trên đây sẽ hữu ích cho bạn.

Gitiho chúc bạn thành công!