Phòng nhân sự có những chức năng, nhiệm vụ gì?

Phòng nhân sự là một trong những mảnh ghép quan trọng trong doanh nghiệp. Dù quy mô công ty lớn hay nhỏ cũng không thể thiếu phòng ban này. 

Vậy phòng nhân sự có những bộ phận nào, giữ chức năng, nhiệm vụ gì? Bài viết sau đây Gitiho sẽ mang đến giải đáp cụ thể, chi tiết nhất. 

Phòng nhân sự là gì?

Chắc hẳn bạn đã từng nghe rất nhiều về bộ phận nhân sự. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu phòng nhân sự là gì? Thực ra, phòng nhân sự còn được gọi bằng từ viết tắt tiếng Anh thân thuộc HR (Human Resources). Từ chính tên gọi đã cho chúng ta biết đây là phòng ban chuyên thực hiện các công việc liên quan tới quản lý người lao động.

Các doanh nghiệp hiện nay rất coi trọng bộ phận nhân sự. Ban lãnh đạo sẵn sàng chi ngân sách để nhân viên tham gia khóa học quản trị nhân lực với mục đích nâng cao chất lượng nhân sự, tăng hiệu quả công việc. 

Chức năng của phòng nhân sự trong công ty

Không như phòng kinh doanh, bộ phận nhân sự tuy không mang lại doanh thu nhưng lại đảm nhận vai trò vô cùng quan trọng chính là duy trì, bổ sung nguồn nhân lực tài năng. Đây là trọng trách hàng đầu của mỗi doanh nghiệp trong hành trình phát triển. 

Dưới đây là 4 chức năng phòng nhân sự cơ bản nhất:

Tuyển dụng

Tuyển dụng là chức năng trọng tâm của bộ phận nhân sự. Quá trình này tập trung tìm kiếm, lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí công việc công ty đang thiếu hụt. 

Phòng nhân sự cần đảm bảo lượng nhân sự đủ để mọi hoạt động công ty diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Bên cạnh đó, lao động cũng phải có năng lực chuyên môn đảm nhiệm chức trách, đáp ứng các yêu cầu từ công việc. 

Bill Gates từng nói: “Một công ty muốn phát triển nhanh thì phải giỏi trong việc tìm ra nhân tài, nhất là những nhân tài thông minh”. Trong khi thị trường tuyển dụng cạnh tranh khốc liệt, bài toán thu hút người tài đặt ra cho bộ phận nhân sự vô cùng khó khăn. 

Xem thêm: 7 chính sách thu hút nhân tài cho doanh nghiệp

Phòng ban này phải đưa ra chính sách thu hút nhân tài hấp dẫn. Đồng thời phòng cần có kế hoạch tuyển dụng bài bản nhằm từng bước đạt được mục tiêu đề ra. 

Đào tạo

Ngoài việc tuyển dụng, thu hút nhân tài mới, phòng nhân sự còn đảm nhận chức năng tổ chức các chương trình đào tạo. Những sự kiện này nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cho người lao động phục vụ quá trình làm việc. 

Căn cứ vào quy định của công ty, ban HR sẽ xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới để họ làm quen với công việc. Ngoài ra, bộ phận này còn triển khai bồi dưỡng kiến thức đối với nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp. 

Quản lý

Phòng nhân sự sẽ đại diện cho ban lãnh đạo xây dựng hệ thống quy định, tiêu chuẩn quản lý công việc của toàn thể nhân viên công ty. Ngoài ra, HR còn tiến hành đánh giá hiệu quả triển khai nhiệm vụ từng nhân sự, phòng ban khác. Từ đó đưa ra quyết định khen thưởng động viên tinh thần người lao động kịp thời, có giải pháp cải thiện nếu công việc không đảm bảo. 

Xem thêm: Bí kíp quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp thời 4.0

Trường hợp xuất hiện mâu thuẫn, bộ phận nhân sự cũng sẽ đứng ra xử lý thỏa đáng. Mục tiêu nhằm thiết lập, duy trì môi trường làm việc tích cực, sáng tạo, công bằng, bình đẳng. 

Truyền thông

Chức năng của phòng nhân sự thể hiện ở việc truyền tải thông tin đến toàn thể nhân viên. Đó có thể là thông báo cải cách trong luật lao động, các văn bản pháp luật, quy định ban hành nội bộ. 

Một số công ty quy mô nhỏ, bộ phận HR còn đảm nhận vai trò truyền thông, tổ chức các chương trình, sự kiện định kỳ như teambuilding, khám sức khỏe….

Nhiệm vụ của phòng nhân sự công ty

Diễn giả người Mỹ James C.Collins từng chia sẻ: “Thành công của một công ty là dựa vào cả tập thể chứ không chỉ dựa vào một cá nhân”. Vì thế, nhiệm vụ của phòng nhân sự là thiết lập nên một tổ chức tinh nhuệ, hùng mạnh, gắn kết. Cụ thể bạn có thể tìm hiểu ngay trong phần sau đây:

Lập kế hoạch, triển khai hoạt động tuyển dụng

Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng là nhiệm vụ cơ bản bộ phận nhân sự cần đảm nhiệm. Theo đó công việc cụ thể sẽ bao gồm:

• Xác định nhu cầu, vai trò của việc tuyển dụng nhân sự.  
• Viết mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng chi tiết. 
• Xác định yêu cầu năng lực, kỹ năng của ứng viên. 
• Thiết lập ngân sách dành cho việc chi trả lương, thưởng. 
• Quản lý ngân sách quảng cáo, Marketing. 
• Phỏng vấn, chọn nhân sự phù hợp. 

Bộ phận HR cần thực hiện chính xác, xác định rõ ràng đặc điểm, yêu cầu công việc. Qua đó họ mới có thể cụ thể hóa các hồ sơ nhân sự nhằm giữ chân ứng viên tài năng hiệu quả. 

Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo, phát triển là nhiệm vụ trọng yếu của phòng nhân sự giúp giải quyết các vấn đề thiếu hụt kỹ năng của nhân viên. Đồng thời, bộ phận cũng cung cấp, trang bị cho nhân viên những công cụ cần thiết nhằm nâng cao năng lực, sự tự tin để làm việc hiệu quả hơn. 

Như doanh nhân người Nhật Matsushita Konosuke từng chia sẻ: “Tài sản quý nhất của doanh nghiệp chính là con người”. Vậy nên đầu tư vào lực lượng lao động sẽ mang đến phát triển rõ rệt về hiệu suất làm việc cũng như nâng cao tinh thần nhân viên. 

Thông qua đây người lao động thấy được sự trân trọng của công ty. Vì thế họ sẵn sàng nỗ lực, cống hiến hết mình vì mục tiêu chung. Chưa kể hoạt động này còn giảm tối đa tỷ lệ nghỉ việc, tiết kiệm chi phí tuyển dụng. 

Việc đào tạo nhân sự cũng rất cần thiết cho quá trình đổi mới ngành nghề, cập nhật xu hướng mới nhất. Điều đó giúp duy trì tổ chức tràn đầy nhuệ khí, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

Xem thêm: 7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Duy trì, quản lý hoạt động nhân sự

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa, giải quyết các vấn đề xung đột, tranh chấp giữa nhân viên với nhau hoặc nhân viên và cấp quản lý. HR giống như một người thẩm phán, cần đưa ra biện pháp tối ưu nhằm hài hòa nhất. 

Một doanh nghiệp có sự đoàn kết mới vững mạnh. Ngược lại, nếu không có mối liên kết giữa các nhân viên và người sử dụng lao động, tổ chức sẽ khó phát triển lâu dài cũng như không cạnh tranh được trên thị trường. 

Quản lý, lưu trữ thông tin, hồ sơ nhân sự

Nhiệm vụ không thể tách rời của phòng nhân sự là quản lý, lưu trữ thông tin nhân sự. Bộ phận hành chính trực thuộc phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chính về hợp đồng lao động. Cụ thể:

• Quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ và các giấy tờ liên quan. 
• Hướng dẫn nhân viên làm hợp đồng lao động, thỏa thuận rõ mức lương, thưởng, chính sách, phúc lợi công ty. 
• Thực hiện tất cả chế độ đãi ngộ, nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng theo quy định. 
• Chuyển phát, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty, phòng ban liên quan. 
• Lưu trữ các hợp đồng lao động, bằng khen, thư nhận việc, quyết định thôi việc… của nhân viên. 

Nếu hồ sơ nhân sự không được quản lý chặt chẽ có thể ảnh hưởng trực tiếp tới công ty. Nhất là trong hoạt động quyết toán thuế hay xử lý bảo hiểm cho người lao động. 

Kiểm soát hiệu suất làm việc

Kiểm soát hiệu suất làm việc là chức năng quan trọng của phòng nhân sự. Hoạt động này giúp HR theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc, thái độ làm việc từng nhân viên. 

Thông qua đây nhân viên và người quản lý dễ dàng trao đổi, giao tiếp với nhau. Nhờ vậy quá trình thiết lập mục tiêu cá nhân, mục tiêu nhóm thuận tiện hơn, phù hợp với chiến lược dài hạn doanh nghiệp đặt ra. 

Xây dựng, triển khai chế độ lương thưởng, phúc lợi

Bộ phận nhân sự sẽ trực tiếp quản lý lương thưởng, chế độ phúc lợi của toàn bộ nhân viên. Đây là chìa khóa tạo động lực, thu hút và giữ chân nhân tài hiệu quả. 

Muốn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, HR cần đưa ra các đề xuất về lương, thưởng phù hợp, mang tính cạnh tranh cao. Bởi bất cứ ứng viên nào khi ứng tuyển cũng đều tìm hiểu trước về chế độ, chính sách doanh nghiệp đưa ra. Tất nhiên, môi trường nào tiềm năng sẽ được người tài ưu tiên hơn. 

Duy trì văn hóa công ty

Mỗi doanh nghiệp đều sở hữu những nét văn hóa riêng. Đây được xem là “cốt lõi” cho sự phát triển cho công ty ở bất kỳ thời điểm nào. Như quan điểm của Herb Kelleher – đồng sáng lập Southwest Airlines: “Mỗi cá nhân đều nên được đối xử theo khía cạnh con người thay vì những người làm thuê”. 

Nhiệm vụ của phòng nhân sự lúc này là xây dựng, duy trì những giá trị riêng biệt ấy cho doanh nghiệp. Mục tiêu để mỗi nhân viên đều thấy tin tưởng, gắn kết và tự hào. 

Xem thêm: 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Từng nghe nhiều về HR trong doanh nghiệp. Nhưng liệu bạn đã biết phòng nhân sự bao gồm những bộ phận nào? Thực tế, sự phân chia phòng ban sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực, quy mô của từng công ty. Trong đó sẽ gồm một số bộ phận cụ thể sau:

Recruitment – bộ phận tuyển dụng

Recruitment hay bộ phận tuyển dụng trực tiếp tìm kiếm nhân sự giỏi, phù hợp cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai chiến dịch truyền thông liên quan tới tuyển dụng, thu hút nhân tài. 

Bộ phận này cần phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để hiểu nhu cầu từng vị trí. Sau đó họ mới đưa ra các tiêu chí cụ thể nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. 

C&B – bộ phận lương, thưởng và phúc lợi

C&B là bộ phận quan trọng của phòng nhân sự quyết định mức thu nhập của nhân viên trong công ty. Họ có khả năng xử lý, phân tích hiệu suất làm việc thông qua các số liệu thu thập được. 

Nhiệm vụ chính của bộ phận C&B chính là xây dựng, quản lý toàn bộ hệ thống lương, thưởng, phúc lợi cũng như chính sách khác của doanh nghiệp. Vì thế, nhân sự phụ trách công việc phải sở hữu nền tảng kiến thức vững chắc về luật lao động, bảo hiểm cũng như công văn, nghị định liên quan. 

HR Admin – bộ phận hành chính

Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm liên quan tới các công việc thủ tục, hồ sơ nhân sự, tài sản công ty. Tất cả những chính sách, thông báo sẽ được HR Admin triển khai tới từng phòng ban cụ thể. 

Ngoài ra, HR Admin còn đảm nhiệm công việc liên quan tới hành chính, như: Văn phòng phẩm, trực điện thoại, sắp xếp lịch họp, nhận gửi công văn, thư từ. Có thể xem bộ phận này như “làm dâu trăm họ” phải hài hòa được cả lãnh đạo lẫn nhân viên. 

Training & Development – bộ phận đào tạo và phát triển

Bộ phận Training & Development (đào tạo và phát triển) có chức năng huấn luyện, đào tạo, phát triên nhân sự trong công ty. Thông qua việc bồi dưỡng kiến thức, nâng cao kỹ năng nhân viên giúp cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân, tập thể. 

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về phòng nhân sự và chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Gitiho hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin để xây dựng bộ phận HR cho công ty mình.