Quy trình nghỉ việc cho nhân sự cập nhật mới nhất 2023

Quy trình nghỉ việc cần được xây dựng chi tiết và phổ biến tới từng nhân viên. Điều này giúp quá trình giải quyết thuận lợi, bộ phận hành chính nhân sự dễ quản lý. 

Vậy quy trình xin nghỉ việc theo quy định gồm những bước nào? Người lao động và doanh nghiệp cần phải chú ý điều gì? Hãy cùng Gitiho giải đáp chi tiết trong bài viết sau. 

Quy trình nghỉ việc cập nhật mới nhất 2023

Điều 34, điều 37 Bộ Luật lao động năm 2019 đã quy định rất rõ các trường hợp được chấm dứt hợp đồng lao động. Theo đó, dù đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp và cả nhân sự cũng cần làm đúng quy trình. 

Bước 1: Viết, nộp đơn xin nghỉ việc

Người lao động khi muốn nghỉ việc cần viết đơn xin nghỉ theo quy định. Đây là điều cần thiết áp dụng cho tất cả vị trí việc làm, ngành nghề khác nhau. Bạn có thể tự biên soạn đơn xin nghỉ việc hoặc mẫu có sẵn như mẫu NS-09-01. 

Nội dung xin nghỉ cần đầy đủ lý do, thời gian kết thúc, người nhận bàn giao công việc sau khi trao đổi với sếp. Nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng, bạn phải đảm bảo báo trước theo đúng thời hạn quy định. Nếu không chúng ta sẽ phải bồi thường tiền lương cho những ngày không báo trước hoặc không được tính lương, thưởng năng suất trong thời gian đó. 

Cụ thể, khoản 1, điều 35 Bộ Luật lao động 2019 và điều 7 nghị định 145/2020/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Bộ Luật lao động đã quy định rất rõ. Theo đó thời hạn người xin nghỉ cần thông báo như sau:

• Hợp đồng lao động ký từ 12 – 36 tháng: Người lao động phải báo trước ít nhất 30 ngày. 
• Hợp đồng lao động dưới 12 tháng: Báo trước 3 ngày. 
• Hợp đồng không thời hạn: Người lao động báo trước ít nhất 45 ngày. 

Ngoài ra, một số lĩnh vực, ngành nghề đặc thù sẽ có quy định thêm nhằm duy trì hoạt động của tổ chức. Bạn có thể tham khảo ý kiến của quản lý hoặc bộ phận nhân sự để nắm rõ hơn. 

Bước 2: Quản lý nhận đơn, xem xét lý do

Sau khi hoàn tất đơn xin nghỉ việc, nhân viên nộp đơn cho người có thẩm quyền xem xét như trưởng phòng, trưởng bộ phận. Nếu người xin nghỉ đang giữ vị trí quản lý thì giám đốc công ty sẽ là người tiếp nhận hoặc chuyển đến phòng nhân sự. 

Tại bước này, các cấp lãnh đạo nên xác định rõ nguyện vọng, lý do nhân sự xin nghỉ. Trường hợp hai bên không đạt được thỏa thuận như mong muốn thì quản lý ký xác nhận, chuyển đơn lại cho nhân viên. Theo quy định thời gian cân nhắc không kéo dài quá 2 ngày làm việc. 

Bước 3: Bộ phận nhân sự xác nhận

Sau khi nhận được đơn có sự chấp thuận, bạn tiếp tục chuyển tới phòng nhân sự. Bộ phận nhân sự sẽ thống nhất với các cấp quản lý và giải quyết yêu cầu dứt điểm trong 3 ngày làm việc. 

Tại các doanh nghiệp bộ phận nhân sự đóng vai trò trung gian giữa nhân sự và lãnh đạo. Tuy nhiên, khi nhân viên đã quyết định nghỉ việc có thể họ đã có định hướng phát triển mới cho riêng mình.

Bước 4: Duyệt đơn xin nghỉ và bàn giao công việc

Ở bước này phòng nhân sự sẽ chuyển đơn xin nghỉ của lao động lên ban giám đốc. Kèm theo đó là đề xuất phương án sắp xếp/tuyển mới người thay thế. Quá trình này nên thực hiện càng nhanh càng tốt và không kéo dài quá 4 ngày. 

Khi các cấp đã phê duyệt, nhân viên có trách nhiệm bàn giao tài liệu, công việc đang phụ trách cho người thay thế. Một số doanh nghiệp chỉ yêu cầu nhân sự hướng dẫn, đào tạo người mới. Tuy nhiên, không ít công ty còn cần xác nhận bàn giao tài sản, đồng phục, giấy tờ liên quan đã được cấp. 

Bước 5: Thanh lý hợp đồng

Trong quy trình nghỉ việc, bước này do phòng hành chính nhân sự phụ trách. Theo đó, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm làm thanh lý hợp đồng với nhân viên nghỉ việc. Người lao động phải đảm bảo:

• Hoàn thành mọi công việc được giao trước khi nghỉ việc hoặc đã chuyển giao toàn bộ cho người mới. 
• Ký biên bản bàn giao trang thiết bị hỗ trợ làm việc như: Máy tính, điện thoại, xe di chuyển. 
• Ký biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu. 
• Nộp bản cam kết nghỉ việc. 

Bước này bộ phận nhân sự cần thực hiện chi tiết, cụ thể. Như vậy sẽ hạn chế tình trạng bị thất thoát dữ liệu quan trọng liên quan tới kinh doanh ra bên ngoài. 

Bước 6: Quyết định nghỉ việc

Phòng nhân sự tổng hợp dữ liệu liên quan để lập biên bản, soạn thảo quyết định nghỉ việc. Văn bản này cần trình ký giám đốc và chuyển cho người lao động, quản lý bộ phận. Sau đó bộ phận nhân sự và kế toán mỗi bên sẽ lưu giữ 1 bản. 

Theo đó, phòng tài chính kế toán sẽ dựa vào đây cùng các chứng từ thanh lý, bảng chấm công, đánh giá để thanh toán cho nhân viên thôi việc. Điều này đảm bảo chi trả đầy đủ quyền lợi người lao động theo luật định. 

Bước 7: Xử lý, thanh toán các chế độ còn lại

Ở bước này, bộ phận kế toán tài vụ kết hợp cùng các phòng ban tiến hành xử lý. Sau khi nhận đủ hồ sơ, kế toán viên liên hệ với lao động xin nghỉ tới làm thủ tục nhận phúc lợi được hưởng trong thời gian làm việc. 

Theo đó bạn phải thanh toán tiền lương, bảo hiểm trong khoảng 1 tuần – 1 tháng sau khi quyết định nghỉ việc có hiệu lực. Nếu nhân sự có thắc mắc, khiếu nại, phòng nhân sự sẽ tiếp nhận và giải quyết triệt để. 

Xem thêm: Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi người người lao động nghỉ việc

Những việc nên làm khi thực hiện quy trình nghỉ việc

Quy trình nghỉ việc tiến hành suôn sẻ giúp nhân sự sớm tiếp cận cơ hội mới. Đồng thời doanh nghiệp cũng nhanh chóng vận hành ổn định trở lại. Vậy nên dù ở vị trí nào, khi xin thôi việc bạn cũng cần lưu ý những nguyên tắc sau:

Chọn thời điểm phù hợp

Thông thường khi có ý định nghỉ việc, người lao động đã xác định hướng đi tiếp theo cho bản thân. Quyết định tạm dừng công việc ở một nơi từng gắn bó, cống hiến không phải một sớm một chiều. Vì thế, bạn nên đặt vấn đề với quản lý trực tiếp vào thời điểm thích hợp. 

Khi tiếp nhận thông tin nghỉ việc của nhân sự, lãnh đạo cần trao đổi, lắng nghe nhân viên để đưa ra phương án tốt nhất. Bởi thiếu đi một nhân sự nòng cốt có thể tạo ra nguy cơ khiến công việc rối loạn, chậm tiến độ chung. 

Làm việc trước với quản lý trực tiếp

Thông báo quyết định nghỉ việc trước một khoảng thời gian không thể bỏ qua trong quy trình. Điều này cũng được Bộ Luật lao động 2019 thể hiện rất rõ. Các doanh nghiệp cũng đưa ra những quy định chung về thời hạn chi tiết trong điều khoản hợp đồng lao động. 

Như vậy ngay từ khi nhận việc, nhân sự đã nắm được thời gian cần thông báo thôi việc với quản lý. Thông qua đây họ cũng nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc chuyển giao, đào tạo người thay thế mình. 

Sắp xếp lịch hẹn trao đổi với lãnh đạo, phòng nhân sự

Thay vì gửi đơn từ chức hay viết email xin thôi việc, người lao động và đại diện doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp hai chiều. Đó là cơ hội để nhân viên bày tỏ quan điểm, mong muốn, chia sẻ về những khó khăn, hạn chế trong quá trình công tác. 

Doanh nghiệp lắng nghe nhằm có thêm cơ sở để cải thiện cách thức quản lý nhân sự tối ưu hơn. Chưa kể buổi trao đổi cũng giúp hai bên thống nhất phương án dự phòng trước khi phê duyệt đơn chính thức. 

Bàn giao công việc

Dù làm ở vị trí nào, khi nghỉ việc bạn cũng phải bàn giao công việc đầy đủ. Hành động này thể hiện bạn là người có tinh thần trách nhiệm cao. Công ty có thể chủ động đưa ra các hạng mục bàn giao cho nhân sự xin nghỉ như:

• Liệt kê các công việc, dự án còn dở dang, thông tin công việc cho người kế nhiệm. 
• Gửi hướng dẫn sử dụng thiết bị chi tiết. 
• Hỗ trợ dẫn dắt người mới trong thời gian đầu. 

Khi giải quyết thủ tục kết thúc hợp đồng lao động, nhân sự và công ty cần đảm bảo các vấn đề liên quan tới pháp luật. Đây là cách bảo vệ quyền lợi chính đáng của cả hai bên, tránh sai phạm không đáng có. 

Như vậy, tất cả doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ cũng đều phải xử lý tình huống nhân viên thôi việc. Nếu xây dựng hệ thống hóa quy trình nghỉ việc thành một khuôn mẫu sẽ dễ dàng áp dụng, triển khai cho mọi trường hợp. 

Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình nghỉ việc hoàn chỉnh. Gitiho hy vọng với chia sẻ này bạn đã biết mình cần làm gì khi có nhân sự đề xuất kết thúc hợp đồng lao động.