Tìm hiểu hành trình vào Inbox của một email và các khái niệm liên quan

Nếu muốn làm email marketing tốt thì trước hết các bạn phải hiểu rõ về hành trình vào Inbox của một email. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.

Xây dựng chiến lược Email Marketing A - Z: Bí quyết tăng trưởng bền vững

Hành trình vào Inbox của một email

Bước 1

Hành trình của một email sẽ bắt đầu từ Sender (người gửi), tức là một cá nhân hay doanh nghiệp bất kỳ gửi email ra ngoài. Sender sẽ cần có một máy tính hay một máy chủ server để gửi email. Đây cũng chính là khái niệm Sending Server mà hầu hết người làm email marketing đều đã từng nghe đến. Mỗi máy chủ gửi email sẽ có một địa chỉ IP độc nhất để truyền tải email qua Internet đến với máy chủ nhận email (Receiving Server) thông qua SMTP.

Sau bước 1 này, có thể email sẽ không đến được với máy chủ nhận email mà sẽ bị trả ngược lại do một số nguyên nhân sau:

• Hard bounce: Địa chỉ email của người nhận không hợp lệ hoặc không tốn tại. Điều này là hệ quả của việc email list của Sender không được lọc cẩn thận nên có những địa chỉ không thể gửi email đến.
• Soft bounce: Hòm mail của người nhận tại thời điểm email được gửi đến đang đầy, không thể nhận thêm email khác. Hoặc một nguyên nhân khác gây ra soft bounce nữa là máy chủ nhận email chặn việc nhận thêm email vì phát hiện dấu hiệu bất thường từ địa chỉ gửi email đến. Điều này có thể liên quan đến việc cói một jgn email lớn, bất thường gửi đến từ cùng một địa chỉ IP, đặc biệt là IP mới hoặc IP đã lâu không sử dụng.

Xem thêm: Tiêu chí và hướng dẫn chọn nền tảng gửi Email Marketing

Bước 2

Nếu ở bước 1 mà email không bị trả lại thì đã là gửi thành công đến máy chủ nhận email và sẽ được chuyển sang bước này. Receiving Server nhận được email thì sẽ kiểm tra một số yếu tố khác để quyết định xem nên phân phối email đến đâu. Đó là lý do trong hòm thư của các bạn được chia ra thành Inbox (hòm thư chính) và Spam box (hòm thư rác).

Những yếu tố mà máy chủ nhận email sẽ kiểm tra bao gồm:

• Authentication: Định danh. Tức là xác định, xác minh danh tính người gửi (Sender).
• Reputation: Độ uy tín của người gửi. Nghĩa là xác định xem Sender này có phải là người gửi hợp lệ hay không.
• Content Filter: Lọc nội dung email. Hệ thống sẽ kiểm tra xem nội dung và cách trình bày của email này có giống với một email rác hay không.
• User Filter: Lọc theo người dùng. Mỗi người sẽ có cài đặt về việc sắp xeeso hòm mail khác nhau nên Receiving Server sẽ phải cân nhắc yếu tố này để phân phối email.

Xem thêm: Các khó khăn trong Email Marketing và cách giải quyết (Phần 1)

Giải thích các khái niệm trong hành trình vào Inbox

Ở phía trên chúng mình đã nói sơ qua về một số khái niệm liên quan đến hành trình vào Inbox của một email. Bây giờ hãy cùng tham khảo phần giải nghĩa chi tiết hơn nhé.

Authentication: Định danh

Đây là hoạt động nhằm xác nhận danh tính của Sender (Ng]]ười gửi email). Có 3 phương pháp chính để thực hiện việc này là:

1. SPF: Là phương pháp dựa trên IP address, xác nhận một địa chỉ IP có quyền được gửi email thay mặt cho domain. SPF sẽ kiểm tra xem email được gửi ra từ địa chỉ IP đó đã được ủy quyền để gửi email trên danh nghĩa của tên miền (domain) đó hay chưa.
2. DKIM: Là phương pháp xác nhận email có đến từ tên miền (domain) đã được ủy quyền bởi chủ của tên miền đó hay chưa.
3. DMARC: Là giao thức két hợp của SPF và DKIM để xác thực email.

Xem thêm: Các khó khăn trong Email Marketing và cách giải quyết (Phần 2)

Reputation: Độ uy tín của người gửi

Hệ thống máy chủ nhận email cần kiểm tra yếu tố này để chắc chắn đây là một người gửi bình thường, không làm phiền người nhận. Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến độ uy tín của người gửi bao gồm:

• Mức độ uy tín của địa chỉ IP
• Mức độ uy tín của tên miền (domain)

Hệ thống sẽ dựa vào lịch sử tương tác của người dùng (Historical Engagement) đối với Sender để đánh giá độ uy tín. Các hành động tương tác của người dùng bao gồm báo cáo, đánh dấu không phải spam, mở, trả lời, chuyển tiếp,… Các yếu tố như tỷ lệ vào inbox, tỷ lệ vào spam cũng sẽ được xét đến.

Chất lượng list (List Hygiene) cũng sẽ được kiểm tra, để xác định xem có phải có một lương lớn email bị trẻ về do gửi đến người dùng không xác định; có mắc spom traps (bẫy chặn spam) và tỷ lệ người dùng active/inactive.

Máy chủ nhận email cũng sẽ tham khảo về Blacklist (Danh sách đen) dựa trên IP address và domain để xác định xem Sender này có tốt hay không.

Xem thêm: Tìm hiểu về UX Writing - Bí quyết giữ chân người dùng bằng nội dung tương tác

Content Filter: Lọc nội dung email

Tiêu đề, nội dung và hình ảnh sẽ được hệ thống máy chủ nhận email kiểm tra để xem có giống với một email spam hay không.

• Tiêu đề và nội dung: Nên tránh các từ khóa bị nhận diện là spam.
• Tỉ lệ hình - chữ: Không dùng một hình ảnh lớn duy nhất để chứa nội dung email; hạn chế dùng quá nhiều hình ảnh và các kích thước lớn và đừng quên chèn thẻ Alt cho ảnh.
• HTML: Nếu email được tạo bằng HMTL thì phải đảm bảo nó đã được tối ưu, không chứa lỗi syntax và lỗi định dạng.

Xem thêm: Tại sao Omnichannel lại quan trọng trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp?

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã nắm được kiến thức về hành trình vào Inbox của một email. Các bạn hãy theo dõi chúng mình thường xuyên để đón đọc những bài viết chia sẻ mới về email marketing nhé. 

Chúc các bạn thành công!