Cách lập kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa cho doanh nghiệp

Bạn có biết, xây dựng đội ngũ kế thừa là một phần quan trọng của chiến lược phát triển doanh nghiệp. Đây là một quá trình mang ý nghĩa rất lớn đảm bảo rằng doanh nghiệp có những nhân sự kế thừa với đầy đủ kỹ năng, khả năng cần thiết để có thể tiếp tục và phát triển sự thành công của tổ chức. 

Vậy các bước lập kế hoạch như thế nào? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé! 

Quy trình lập kế hoạch đội ngũ kế thừa

Xây dựng kế hoạch đội ngũ kế thừa là quá trình lên kế hoạch và triển khai các chiến lược nhằm đảm bảo nhân sự luôn có những người tài để phát triển doanh nghiệp trong trường hợp có sự thay đổi của lãnh đạo và nhân sự chủ chốt. 

Để hiểu rõ hơn về khái niệm, tầm quan trọng… bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau: 

Xem thêm: Kế hoạch kế nhiệm (kế thừa) là gì? Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng? 

Thay vì dựa vào một kế hoạch không chính thức, bạn nên xây dựng một kế hoạch hoàn chỉnh nêu rõ quy trình thay thế nhân viên. 

Đối với doanh nghiệp nhỏ và công ty gia đình, có thể chỉ cần kế hoạch cho 1 người duy nhất. Trong khi đó, những tập đoàn lớn hơn có thể sẽ cần một tài liệu chi tiết hơn về quy trình tuyển dụng và cách thực hiện với các cấp bậc và vị trí khác nhau.

Các nguyên tắc cơ bản của kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa của bạn sẽ không thay đổi và có thể được điều chỉnh và bổ sung theo nhu cầu.

Bước 1: Xác định phạm vi

Bạn sẽ cần phải tìm ra mức độ toàn diện mà bạn muốn lập kế hoạch đội ngũ kế thừa của mình. 

Một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần tìm một người thay thế nhưng các doanh nghiệp vừa và lớn lại quan tâm đến việc lên kế hoạch đội ngũ kế thừa cho các chức danh lãnh đạo cấp cao (C-suite) của họ. 

Đó cũng có thể là trường hợp bạn muốn có một kế hoạch đội ngũ kế thừa bao gồm tất cả các vị trí từ quản lý cửa hàng đến nhà phân phối và Giám đốc điều hành. 

Hãy đặt những câu hỏi sau để quyết định xem điều gì là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:

Bạn có cần kế hoạch đội ngũ kế thừa cho quản lý cấp cao hay không?

Bạn có muốn một kế hoạch đội ngũ kế thừa bao trùm toàn bộ doanh nghiệp không?

Có những điểm yếu nào trong doanh nghiệp của bạn? Ví dụ như có một bộ phận với số lượng nhân viên đã gần đến tuổi nghỉ hưu. Vậy bạn đã sẵn sàng cho tình huống đó chưa?

Có nên sử dụng đánh giá hiệu suất để xác định những ứng cử viên tiềm năng hay không? 

Quy trình tuyển dụng ứng viên tiềm năng có phải là một phần của kế hoạch đội ngũ kế thừa của bạn không?

Điều quan trọng là bạn phải hiểu được nhu cầu cụ thể của bạn cũng như yêu cầu của doanh nghiệp là gì?

Bước 2: Xác định vị trí quan trọng và các kỹ năng chính

Trước tiên bạn phải xác định các vị trí chủ chốt trong tổ chức của bạn nên được đảm bảo. Đó có thể là CEO, CPO, CCO, CHRO và các trưởng bộ phận khác. 

Thứ hai, bạn có thể có một số chuyên gia đặc thù duy nhất trong ngành hoặc doanh nghiệp của bạn, ví dụ như các kỹ sư cao cấp, lập trình viên, nhà khoa học có tay nghề cao…

Hãy xem xét các câu hỏi sau để xác định các vị trí chính và các kỹ năng cần thiết cho các vị trí đó:

Vị trí này ảnh hưởng như thế nào đến công ty?

Nếu vị trí này trống, nó sẽ ảnh hưởng đến công ty như thế nào? 

Có một số rủi ro lớn nếu vị trí này bị bỏ trống?

Những kỹ năng nào (bao gồm cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm) cần thiết đối với vị trí này là gì? 

Những câu hỏi trên có mục tiêu là để xác định mức độ quan trọng của các vị trí. Nếu công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi một vị trí bị bỏ trống thì đây là điều nên được ưu tiên xem xét trong kế hoạch đội ngũ kế thừa của bạn.

Để xác định những yêu cầu cụ thể cho vị trí đó, bạn cần phải hiểu rõ những khía cạnh quan trọng của công việc đó. Điều này sẽ giúp bạn thiết kế các chương trình đào tạo dựa trên việc phát triển những kỹ năng chủ chốt. 

Bước 3: Xác định ứng viên tiềm năng

Có lẽ giai đoạn quan trọng nhất là tìm kiếm những nhân viên có thể đảm nhiệm được những thử thách khó khăn hơn. Bạn có thể hỏi người đang giữ vị trí đó để xác định ai có đủ khả năng tiếp quản công việc khi họ vắng mặt. 

Bạn cũng nên xem xét người phù hợp trong công việc không nhất thiết phải là người tiếp theo trong đội ngũ mà đó có thể là nhân viên tiềm năng hoặc những ứng cử viên khác trong công ty. 

Tuyển dụng cũng là một phần của kế hoạch và bạn có thể sử dụng các cuộc phỏng vấn để xác định ứng cử viên tiềm năng. 

Bạn hãy cố gắng trả lời các câu hỏi tiếp theo?

Bạn nghĩ ai là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí này?

Những kỹ năng nào của họ sở hữu có thể mang lại lợi ích cho vị trí mới của họ?

Ứng viên còn thiếu những kỹ năng gì?

Ứng viên có sẵn lòng đảm nhận thêm trách nhiệm không?

Họ sẽ cần phải đào tạo những gì để đạt được thành công?

Điều quan trọng là lựa chọn những người muốn có thêm trách nhiệm và sẵn lòng đảm nhận các vị trí mới. Người mà bạn chọn có thể là người đang hài lòng với vai trò hiện tại của họ và họ không có ý định thay đổi.  

Đây là điều có thể đánh giá trong quá trình các cuộc đánh giá hằng năm hoặc trong các cuộc họp về mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên.

Bước 4: Trò chuyện với nhân viên

Có lẽ bạn nên trò chuyện với người mà bạn đang xem xét. Điều này sẽ giúp cho bạn biết chắc rằng liệu họ có đang bày tỏ sự quan tâm đến vị trí cao hơn hay không. Đừng đưa ra bất kỳ lời hứa hẹn nào, nhưng cũng nên cho họ biết rằng họ đang được xem xét cho vị trí lãnh đạo. 

Hãy giải thích rằng đây là điều không hẳn là chắc chắn vì có nhiều yếu tố đang cần được xem xét thêm. Điều này bao gồm những người đang giữ vị trí hiện tại, công ty và những nhân viên khác. 

Tuy nhiên, việc bạn có thể đánh giá được sự quan tâm của họ và điều đó có thể giúp thúc đẩy những cá nhân có thành tích cao vẫn trung thành với công ty.

Bước 5: Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Phát triển kỹ năng lãnh đạo là điều rất đáng để đầu tư, đặc biệt là đối với những ứng viên mà bạn đã xác định sẽ giao cho họ các nhiệm vụ chủ chốt. 

Có nhiều cách để phát triển những người kế thừa tiềm năng và giúp cho họ phát triển các kỹ năng lãnh đạo. Bạn có thể tạo ra một kế hoạch phát triển năng lực lãnh đạo của nhân viên để đảm bảo rằng nhân viên có kỹ năng phù hợp với vị trí lãnh đạo. 

Ngoài ra, bạn nên có chương trình đào tạo và phát triển nhân viên để họ chuẩn bị tốt nhất cho vai trò lãnh đạo của mình.

Bạn cần kiểm tra nhân viên để đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng các yêu cầu của những trách nhiệm ngày càng cao hay không.

Để đạt được điều này bạn có thể thông qua:

Cố vấn

Kết nối ứng cử viên với các nhà lãnh đạo trong công ty của bạn. Những người này có thể sẽ giúp phát triển các kỹ năng của ứng viên kế nhiệm hay thậm chí chia sẻ các kinh nghiệm cá nhân ngay lập tức.

Đào tạo

Bạn có thể gửi ứng viên tiềm năng các khóa học để giúp phát triển các kỹ năng của họ. Các khóa học này có thể là khóa học nội bộ hoặc các khóa học do bên thứ 3 cung cấp.

Xem thêm: 7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

Nếu công ty không có sẵn những khóa học, bạn có thể tham khảo các khóa học trên nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho với 500+ khóa học đa dạng mọi lĩnh vực như tin học văn phòng, lập trình, hành chính nhân sự, kế toán, kỹ năng mềm. 

Trong đó, nổi bật với những khóa về kỹ năng lãnh đạo như Làm LÃNH ĐẠO sao cho đúng (miễn phí), Lãnh đạo truyền cảm hứng, Kỹ năng Lãnh đạo - Leadership, Khơi gợi và phát triển kỹ năng lãnh đạo… có thể giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc.

Đội ngũ chuyên gia

Sử dụng đội ngũ chuyên gia và quản lý dự án là một cách tuyệt vời để kiểm tra ứng viên của bạn. Điều này cho phép họ có cơ hội lãnh đạo một nhóm và kiểm tra khả năng của họ trong việc đối phó với áp lực.

Khi bạn suy nghĩ về phát triển, hãy suy nghĩ về các câu hỏi sau?

Cách tốt nhất để nâng cao trình độ là gì?

Có những tài nguyên nào có sẵn và chưa có sẵn?

Có những kỹ năng cần thiết nào cần bổ sung không?

Nên tập trung vào việc cải thiện khả năng giao tiếp của ứng viên vì nó quan trọng với vị trí lãnh đạo.

Ngoài ra, cũng cần cho phép nhân viên có cơ hội học hỏi và phát triển những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc cụ thể.

Bước 6: Thử và sai

Hãy thực hiện kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa với những ứng cử viên mà bạn đang xem xét. Ví dụ như nếu như trưởng bộ phận bị ốm hoặc vắng mặt trong thời gian dài, bạn có thể sử dụng điều này như một cơ hội để thử ai đó vào một vào vai trò này.

Điều này giúp mang lại lợi ích 2 chiều, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quát về vị trí và đánh giá cao cơ hội được trao. Trong khi đó, bạn có thể đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí không. 

Chú ý: Cách thử nghiệm như vậy có thể gây ảnh hưởng đến nhóm nên hãy chú ý điều này. Đặc biệt là những ứng cử viên bên ngoài và thành viên của các nhóm khác. Không phải ai cũng thích điều này, trừ khi ứng viên là một người lãnh đạo mạnh mẽ từ bên trong đội nhóm.  

Và đây là những gì mà bạn cần xem xét:

Nhân viên tương tác với đồng nghiệp như thế nào? 

Họ có giúp cho bộ phận hoạt động trơn tru không?

Họ xử lý các vấn đề phát sinh như thế nào?

Làm thế nào để họ phản ứng với những tình huống căng thẳng và xung đột?

Họ cần bao nhiêu sự giúp đỡ trong vai trò đó?

Bạn muốn thấy họ tự tin và tiếp quản vị trí. Điều này sẽ giúp xác định xem liệu họ cần những khóa đào tạo cụ thể nào để làm việc một cách chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá xem ai không phù hợp cho vị trí đó. Điều này có thể liên quan đến kỹ năng giao tiếp hoặc khả năng đối mặt với những thách thức mới.  

Bước 7: Điều chỉnh kế hoạch và xác định lại

Kế hoạch đội ngũ kế thừa của bạn có thể được phát triển theo thời gian. Có thể những gì mà bạn đã thực hiện nhiều năm trước không hoàn toàn giống với hiện tại. 

Việc bạn cần làm là điều chỉnh kế hoạch đội ngũ kế thừa để thích ứng được với bối cảnh kinh doanh đang thay đổi. Khi công việc kinh doanh phát triển, bạn có thể cần xác định lại những gì được đưa vào kế hoạch kế nhiệm của mình. 

Sẽ là vô cùng khôn ngoan nếu bạn bắt đầu với những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Xét cho cùng, bạn hoàn toàn không thể dự đoán khi nào một ví trị quan trọng sẽ bị bỏ trống.

Sau khi bạn đã xác định và đảm bảo được các vị trí quan trọng, bạn có thể bắt đầu mở rộng phạm vi kế hoạch đội ngũ kế thừa của mình.  

Thực tế tốt nhất về lập kế hoạch kế nhiệm

1. Bắt đầu từ những vai trò then chốt

Bạn nên bắt đầu với những vai trò quan trọng nhất trước tiên. Nếu như người đang giữ vị trí quan trọng trong công ty không thể xuất hiện làm việc vào ngày mai, vị trí nào trong công ty sẽ gây ảnh hưởng lớn nhất đến hoạt động kinh doanh của công ty?

Ở các vị trí điều hành sẽ là một trong những vị trí quan trọng nhất. Từ đó tìm ra các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vai trò này. Điều này sẽ giúp bạn lập được kế hoạch và xác định được những người kế nhiệm tiềm năng.

Khi vị trí quan trọng nhất được xây dựng xong, bạn có thể xem xét đến các vị trí quan trọng thứ 2, thứ 3…

2. Nói chuyện với nhân viên của bạn

Kế hoạch kế nhiệm của bạn có thể ảnh hưởng đến tập thể và làm cho một số người cảm thấy lo lắng. Điều quan trọng là phải giải thích phạm vi của kế hoạch cũng như lý do tại sao một số vai trò nhất định được đưa vào kế hoạch đó. 

Bạn có thể tập trung vào các vị trí cấp cao hoặc mở rộng kế hoạch để bao gồm cả các vị trí quản lý và nhân viên giám sát. Việc xác định rõ phạm vi này sẽ giúp tránh khỏi sự nghi ngờ và giữ cho nhân viên tự tin trong vị trí của mình.  

3. Phối hợp giữa quản lý và nhân sự

Đây là quá trình do các nhà lãnh đạo dẫn dắt với sự hỗ trợ từ phòng nhân sự khi cần thiết. Điều này không hoàn toàn là một quy trình nhân sự, do đó cần thông báo cho các nhà lãnh đạo cấp cao về kế hoạch kế thừa. 

Thu thập thông tin, lấy ý kiến từ các vị trí quản lý cấp cao khác nhau để giúp cho kế hoạch kế nhiệm diễn ra một cách suôn sẻ. Phỏng vấn những người giữ chức vụ hiện tại để hiểu rõ hơn về yêu cầu và mong muốn trong công việc của họ để có thể có những thông tin quan trọng. 

4. Dự báo nhu cầu kinh doanh của bạn

Bạn nên có sẵn một kế hoạch kế nhiệm khẩn cấp để có thể ứng phó được khi có vị trí quan trọng bị bỏ trống. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo một kế hoạch dự báo chi tiết và kế hoạch dài hạn. Điều này là thực sự cần thiết để giải quyết những vấn đề nhân sự nghỉ hưu và hoặc thăng chức sắp tới. 

Bạn cũng cần xem xét khả năng của doanh nghiệp để nhanh chóng đáp ứng được những vị trí trên. Một kế hoạch kế nhiệm tốt sẽ đánh giá được tác động của nó đối với doanh nghiệp trong vòng 6 tháng, 1 năm và 5 năm tới. 

5. Tạo nguồn nhân tài

Chọn lọc một danh sách nhân viên tài năng để có thể sẵn sàng đối mặt với những thách thức. 

Nguồn nhân tài này không chỉ quan trọng trong việc tìm người kế nhiệm mà nó còn hỗ trợ việc cung cấp nhân sự cho công ty ở những vị trí mới. Bằng cách bao gồm cả những người mới tuyển dụng, bạn có thể xây dựng một nguồn nhân tài đa dạng và phong phú. 

Ngay cả khi không có vị trí nào cần được bổ sung, bạn vẫn có thể bắt đầu phát triển một đội ngũ nhân tài để sẵn sàng đáp ứng được các nhu cầu tương lai. 

6. Đánh giá nhân tài hằng năm

Kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa là thứ cần được phát triển liên tục. Điều này bao gồm việc đánh giá các ứng cử viên bằng việc xem xét đánh giá định kỳ hoặc thường xuyên hơn. Có thể có những người đã chuyển công tác hoặc chuyển đến vị trí mới trong công ty của bạn. Những ứng cử viên triển vọng có thể không còn đạt được mức độ hiệu suất như bạn mong muốn. 

Hãy xem lại kế hoạch kế nhiệm hàng năm và điều chỉnh cũng như thay đổi khi cần thiết. 

7. Xây dựng văn hóa học tập trong tổ chức

Các công ty sử dụng các phương pháp học tập và phát triển khác nhau để chuẩn bị cho những người kế nhiệm cho vai trò tiếp theo của họ. 83% các tổ chức sử dụng tư vấn và huấn luyện để phát triển các nhân viên kế nhiệm, 72% sử dụng hình thức học tập chính thức và 70% sử dụng các bài tập thường xuyên.

Xây dựng văn hóa học tập sẽ giúp bạn nuôi dưỡng và phát triển các nhân viên tiềm năng cũng như những nhân sự tiềm năng mới. 

Khi bạn đã xác định được những nhân sự đang được xem xét cho các vị trí cấp cao hơn, bạn chắc chắn sẽ cần phát triển kỹ năng của họ. Bạn có thể làm việc cùng với nhân viên và họ có thể tự điều chỉnh kế hoạch phát triển cá nhân của mình. 

Điều này đảm bảo rằng sự tiến bộ của họ được giám sát một cách tích cực và họ có thể chịu trách nhiệm với quá trình đó. Các nhà quản lý cần chuẩn bị sẵn sàng để hướng dẫn, cung cấp tài nguyên và thực hiện đánh giá đúng thời điểm cho nhân viên. 

Xem thêm: 10 bước xây dựng văn hóa học tập thành công cho doanh nghiệp

Nhân viên trong công ty của bạn không phải là một tài sản cố định và cũng không thể tránh khỏi việc họ có thể rời đi bất cứ lúc nào. Bạn không thể dự đoán được việc nhân viên giỏi nghỉ việc. Nhưng thông qua việc xây dựng đội ngũ kế thừa, bạn có thể đảm bảo sự phát triển liên tục của doanh nghiệp trong tương lai.