25 kỹ năng Excel mà bạn nên biết từ cơ bản, trung cấp đến nâng cao

Ngày nay, bất kể bạn đang làm việc trên lĩnh vực nào, từ kế toán đến phân tích dữ liệu, từ nhân sự đến giám đốc kinh doanh, có kỹ năng sử dụng Excel mang lại lợi ích rất lớn trong công việc của bạn. Vì vậy, bạn nên nằm lòng các kỹ năng Excel để khẳng định vị thể của mình trong ngành.

Khi chúng ta nói về các kỹ năng Excel, chúng ta có thể phân loại thêm chúng theo 3 cấp độ:

• Kỹ năng Excel cơ bản
• Kỹ năng Excel trung cấp
• Kỹ năng Excel nâng cao

Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu chi tiết tất cả kỹ năng Excel ở ba cấp độ này, từng cấp độ một. Chúng ta cùng bắt đầu nhé!

Kỹ năng Excel cơ bản

Dưới đây, mình sẽ cùng các bạn khám phá 10 kỹ năng Excel cơ bản, hàng đầu mà bất kỳ ai mới bắt đầu học Excel đều cần phải học. Nâng cao hơn, cùng Gitiho khai phá 10 thủ thuật Excel dành cho dân phòng:

Lưu và mở tệp làm việc Excel

Lưu và mở sổ làm việc Excel cũng giống như bạn thao tác trong bất kỳ ứng dụng nào khác.

Khi bạn nhấp vào tab File trên thanh công cụ, nó sẽ hiển thị cho bạn các tùy chọn để lưu tệp như Save và Save As.

Khi bạn nhấp vào thẻ Save As, hộp thoại lưu dưới dạng sẽ mở ra, ở đây bạn có thể chọn vị trí lưu và chọn định dạng cho tệp lưu để sử dụng cho mục đích sau này.

Các định dạng lưu file mà Excel cung cấp cho người dùng

Về cơ bản, Excel có các phần mở rộng tệp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để lưu tệp làm việc.

Bạn sử dụng các bước trên nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên. Tuy nhiên, trong trường hợp, tệp đã được lưu trên thiết bị thì bạn chỉ cần nhấp tổ hợp phím Ctrl + S hoặc biểu tượng đĩa lưu trên Excel để lưu các thay đổi.

Theo cách tương tự, nếu bạn muốn mở một tệp được lưu trên hệ thống của mình, bạn có thể chuyển đến tab File trên thanh công cụ và nhấp vào thẻ Open.

Tại đây, bạn sẽ thấy các file Excel mà bạn đã làm việc gần đây, muốn chọn file nào thì bạn nhấp chuột vào file đó để mở.

Hoặc bạn nhấp chọn vào Computer và chọn Browse để chọn thêm file tại các vị trí khác nhau trong thiết bị của bạn.

Quản lý Trang tính Excel

Mỗi tệp làm việc bao gồm các trang tính nơi bạn có thể thêm dữ liệu của mình và phân tích nó. Mỗi khi bạn mở tệp làm việc Excel, bạn có thể thấy có các tab ở cuối cửa sổ.

Để chèn một trang tính mới, chỉ cần nhấp vào nút dấu cộng hoặc sử dụng tổ hợp phím SHIFT + F11.

Và nếu bạn muốn xóa một trang tính, chỉ cần nhấp chuột phải vào tab trang tính và sau đó chọn Delete hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + H + D + S.

Nhưng có một điều bạn cần chú ý là một khi bạn xóa một trang tính, bạn không thể lấy lại nó.

Định dạng ô tính Excel

Trong Excel, bạn có một loạt các tùy chọn trên tab.

1. Nhóm phông chữ (Font) cung cấp cho người dùng các tùy chọn để định dạng phông chữ như: in đậm, in nghiêng và gạch chân. Bên cạnh đó, bạn có thể thay đổi kiểu phông chữ, kích thước và màu sắc của chữ cũng như màu của ô tính Excel.

2. Nhóm Alignment hỗ trợ bạn xác định căn chỉnh của văn bản, khoảng cách lề, hợp nhất ô và ngắt văn bản.

3. Tại nhóm Number, bạn có thể áp dụng định dạng cho các giá trị trong ô tính Excel như định dạng tiền tệ, định dạng văn bản, định dạng số, v.v.

Ngoài các tùy chọn trên, bạn cũng có thể mở tùy chọn định dạng ô bằng cách nhấp chuột phải vào ô và chọn tùy chọn định dạng hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1 .

Chức năng in ấn trong Excel

Khi bạn đến tab File, bạn có thể thấy có một nút Print bao gồm tất cả các tùy chọn in mà bạn có thể sử dụng để in dữ liệu từ trang tính.

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + P để mở tùy chọn in và khi bạn mở nó, bạn có thể thấy các tùy chọn sau ở đó:

- Print: In file của bạn

- Set Print Area: Chọn vùng in trong Excel

- Copies: Số lượng bản in

- Printer: Chọn thiết bị i

- Print Active Sheets; Chỉ in sheet hiện tại và các sheet được chọn

- Page...to...: Phạm vi trang ĩn được chọn.

- Collated: In lần lượt hết số trang bản thứ nhất rồi tới bản thứ 2.

- Uncollated:  In lần lượt hết trang thứ 1 của tất cả các bản copy xong mới chuyển sang trang kết tiếp.

- Portrait Orientation: Hướng giấy dọc.

- Landscape Orientation: Hướng giấy ngang.

- A4/ Letter: Cỡ giấy 

- Normal Margins: Căn lề

- Print Titles: Cài đặt tiêu đề và lặp lại tiêu đề cho tất cả các trang

- Scale: Điều chỉnh kích cỡ Sheet phù hợp với trang in

+ No Scaling: Giữ nguyên kích cỡ sheet

+ Fit sheet on One Page: Đặt toàn bộ sheet vào 1 trang in

+ Fit All Columns on One Page: Đặt toàn bộ các cột trong sheet vào 1 trang in

+ Fit All Rows on One Page: Đặt toàn bộ các dòng trong sheet vào 1 trang in

+ Custom Scaling Options: Tự điều chỉnh kích cỡ sheet khi in

Các hàm Excel cơ bản

Sức mạnh lớn nhất của Excel là các hàm mà bạn có thể sử dụng để thực hiện nhiều phép tính. Mình sẽ giới thiệu cho bạn 10 hàm Excel cơ bản nhất định phải biết nhé:

1. SUM: Với hàm này, bạn có thể tính tổng các giá trị từ nhiều ô hoặc bạn cũng có thể nhập giá trị trực tiếp để tính tổng vào hàm.

=SUM (num1,num2, ... num_n)

Trong đó:  num1, num2, ... num_n biểu thị cho những số sẽ tính tổng. 

=SUM(CellRange1,CellRange2,...CellRange_n) 

Trong đó: CellRange1, CellRange2,... CellRange_n là những cột số.

2. COUNT: Hàm này trả về số lượng các giá trị số trong một ô. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có giá trị hoặc chỉ cần chèn giá trị vào đó.

=COUNT(value1, [value 2],...)

Trong đó:

- Value1    Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.

- Value2, ...    Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.

3. AVERAGE: Nó trả về giá trị trung bình của các giá trị số. Bạn có thể tham chiếu đến các ô mà bạn có các giá trị hoặc chỉ cần chèn chúng vào hàm.

=AVERAGE(number1, [number2],...)

Trong đó:

- Number1    Bắt buộc. Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.

- Number2, ...    Tùy chọn. Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa 255.

4. TIME: Nó trả về một số sê-ri thời gian hợp lệ theo định dạng thời gian của Excel.

=TIME(hour, minute, second)

Trong đó:

- Hour (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 chỉ giờ. Mọi giá trị lớn hơn 23 sẽ được chia cho 24 và phần còn lại sẽ được coi là giá trị giờ.

- Minute (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện phút. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ. 

- Second (bắt buộc): Là một số từ 0 đến 32767 thể hiện giây. Mọi giá trị lớn hơn 59 sẽ được chuyển đổi thành giờ, phút.

Ví dụ, TIME(0,0,2000) = TIME(0,33,22) = ,023148 hoặc 12:33:20 SA

5. DATE: Nó trả về một ngày hợp lệ (số sê-ri ngày) theo định dạng thời gian của Excel bằng cách sử dụng ngày, tháng và năm.

=DATE(year,month,day)

Trong đó:

- Year: Số chỉ số năm.

- Month: Số chỉ số tháng.

- Day: Số chỉ số ngày.

+ Nếu Year lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 1899 thì Excel sẽ tự động cộng thêm 1900 vào để tính.

+ Nếu Year từ 1900 đến 9999 thì Excel sẽ dùng số đó làm năm cần tính.

+ Nếu Year nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn hoặc bằng 10000 thì Excel sẽ báo lỗi #NUM!.

+ Nếu Month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự quy đổi thành 12 bằng một năm và tăng số năm lên.

+ Nếu Month nhỏ hơn 1 thì Excel sẽ tự quy đổi -12 bằng 1 năm và giảm số năm đi.

+ Nếu Day lớn hơn số ngày của tháng thì Excel sẽ quy đổi thành số ngày nhiều nhất của tháng cho phù hợp và tăng số tháng lên, nếu số tháng lớn hơn 12 tháng thì số năm cũng được tăng lên.

6. LEFT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một ô / chuỗi bắt đầu từ bên trái. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.

=LEFT(text,[num_chars])

Trong đó:

- Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.

- Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm LEFT trích xuất từ bên trái:

+ Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;

+ Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm LEFT trả về toàn bộ văn bản;

+ Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

7. RIGHT: Nó trích xuất các ký tự cụ thể từ một chuỗi bắt đầu từ bên phải. Bạn cần chỉ định văn bản và số ký tự cần trích xuất.

=RIGHT(text,[num_chars])

Trong đó:

- Text (Bắt buộc): Chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.

- Num_chars (Tùy chọn): Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm RIGHT trích xuất từ bên phải:

+ Num_chars phải lớn hơn hoặc bằng không;

+ Nếu num_chars lớn hơn độ dài của văn bản, hàm RIGHT trả về toàn bộ văn bản;

+ Nếu num_chars được bỏ qua, thì nó được giả định là 1.

8. VLOOKUP: Nó tìm kiếm một giá trị trong một cột và có thể trả về giá trị đó hoặc một giá trị từ các cột tương ứng.

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

- Lookup_value (Bắt buộc) : Giá trị dùng để dò tìm

- Table_array (Bắt buộc): Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước.

- Col_index_num (Bắt buộc): Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array. 

- Range_lookup (Tùy chọn): Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

9. IF : Hàm kiểm tra một điều kiện, trả về một giá trị khi điều kiện cụ thể là TRUE và trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó là FALSE.

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Trong đó:

- Logical_test: Điều kiện

- Value_if_true: Giá trị trả về nếu thoả mãn điều kiện

- Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thoả mãn điều kiện

10. NOW: Nó trả về ngày và giờ hiện tại (sử dụng cài đặt hệ thống của thiết bị) trong ô mà bạn nhập hàm.

=NOW()

Video: Ví dụ ứng hàm VLOOKUP trong thống kế bán hàng

Link video đầy đủ: Cách dùng hàm Vlookup trong Excel cùng ví dụ ứng dụng hàm Vlookup trong thống kê bán hàng

11. MOD Hàm chia lấy phần dư và QUOTIENT Hàm chia lấy phần nguyên

Đây là 2 hàm chia nâng cao trong Excel giúp bạn lấy phần dư hoặc phần nguyên của các phép chia không hết. Đồng thời, bạn có thể sử dụng chúng để kiểm tra xem đó có phải là phép chia hết không.

=MOD(number, divisor)

=QUOTIENT(numerator, denominator)

Vẽ biểu đồ trong Excel

Biểu đồ là công cụ thể hiện tốt nhất các dữ liệu khi trình bày, thuyết trình. Trong Excel, tại nhóm Chart trong tab Insert, bạn tìm thấy một danh sách các biểu đồ đa dạng, đẹp mắt, có sẵn để sử dụng.

Nhưng để tạo biểu đồ trong Excel, bạn cần có dữ liệu ở định dạng phù hợp và sau đó bạn cần chọn đúng loại biểu đồ để thể hiện tốt nhất các đặc tính của dữ liệu.

Ví dụ: Nếu bạn có dữ liệu bán hàng trong 12 tháng như sau:

Bạn có thể tạo biểu đồ cột để trình bày dữ liệu hàng tháng này. Kết quả:

Hoặc bạn sử dụng biểu đồ đường nếu bạn muốn hiển thị xu hướng trong 12 tháng:

Bên cạnh đó, Excel cung cấp chức năng Recommended Charts (biểu đồ được đề xuất), đây là cách tối ưu nhất để bạn biết được loại biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu của bạn.

Tất cả những việc bạn phải làm là chọn vùng dữ liệu muốn tạo biểu đồ và nhấp vào nút Recommended Charts trên thanh công cụ, sau đó chọn loại biểu đồ theo ý mình.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh biểu đồ như thay đổi màu sắc, tỉ lệ, định dạng tại tab Design và tab Format.

Xem thêm: Cách thay đổi kích thước và di chuyển biểu đồ trong Excel

Sắp xếp dữ liệu trong Excel

Excel cung cấp cho bạn một chức năng mạnh mẽ để sắp xếp dữ liệu. Để mở chức năng sắp xếp, bạn cần chuyển đến tab Data và sau đó nhấp vào nút Sort.

Tại đây, bạn có 3 tùy chọn sắp xếp:

1. Sort by: Cột được sử dụng làm cơ sở sắp xếp.

2. Sort on: Trong danh sách thả xuống, bạn có 4 tùy chọn khác nhau để sắp xếp các giá trị.

- Cell Values: Giá trị ô

- Cell Color: Màu ô

- Font Color: Màu phông chữ

- Conditional Formatting: Định dạng có điều kiện.

3. Order: Thứ tự sắp xếp hoặc một thứ tự tùy chỉnh.

Bạn cũng có thể sử dụng thêm nhiều cấp độ sắp xếp. Nếu bạn muốn thêm một cấp độ sắp xếp mới, chỉ cần nhấp vào Add Level và sau đó xác định tất cả ba tùy chọn mà chúng ta đã nói ở trên.

 

 

Chức năng Find and Replace (Tìm và thay thế) trong Excel

Các phím tắt để mở chức năng Find (tìm) là Control + F  và Find & Replace (tìm và thay thế) là Control + R. Hoặc nhấp vào tab Home > Editing > Find & Select > Find.

Tại hộp thoại Find and Replace, hãy nhập giá trị bạn muốn tìm trong thanh nhập liệu Find what và trong Replace with, hãy nhập giá trị mà bạn muốn thay thế.

- Find All: Khi chọn tùy chọn này Excel sẽ mở 1 danh sách liệt kê tất cả những dữ liệu có sự xuất hiện của giá trị tìm kiếm. Bạn có thể chọn bất cứ mục nào trong danh sách và Excel sẽ chuyển tới vị trí tương ứng với lựa chọn của bạn. Cách này phù hợp với những bảng tính có số lượng dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn.

- Find Next: Tại đây các giá trị sẽ xuất hiện lần lượt từ đầu tới cuối bảng tính. Excel sẽ hiển thị ô đầu tiên có xuất hiện giá trị tìm kiếm, sau đó bạn nhấn chuột vào Find Next để chuyển sang giá trị thứ 2 và tiếp tục nhấn chuột để lần lượt hiện ra các giá trị tiếp theo.

Và khi bạn nhấp vào nút tùy chọn, bạn sẽ thấy rằng có một số tùy chọn nâng cao mà bạn có thể sử dụng.

1. Thực hiện tìm và thay thế phân biệt chữ hoa chữ thường.
2. Tìm và thay thế trong toàn bộ sổ làm việc.
3. Tìm và thay thế bằng cách sử dụng định dạng ô.
4. Tìm các giá trị từ các bình luận và ghi chú.

Tùy chọn Paste Special (Dán đặc biệt) trong Excel

Chức năng dán đặc biệt cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn cách bạn dán các giá trị vào một ô tính Excel.

Để mở tùy chọn dán đặc biệt, bạn cần đi đến tab Home, sau đó nhấp vào menu thả xuống Paste và nhấp vào Paste Special. 

Hoặc bạn có thể nhấp vào nhấp chuột phải vào vị trí muốn dán và chọn Paste Special.

Tại đây, bạn lựa chọn các tùy chọn được hiển thị ngay tại Paste, hoặc mở rộng các tùy chọn dán tại Paste Special

Trong hộp thoại Paste Special, bạn có nhiều tùy chọn có thể sử dụng.

Giả sử, bạn có một ô chứa công thức Excel, nhưng bạn chỉ muốn sao chép và dán giá trị kết quả từ ô đó. Trong trường hợp này, chỉ cần sao chép ô đó và sử dụng các tùy chọn dán trong mục "Values".

Hoặc nếu bạn muốn sao chép và dán định dạng từ ô này sang ô khác, bạn có thể sử dụng tùy chọn “Formats”.

Phím tắt trong Excel

Từ Excel 2007 đến Excel 2019, bạn có thể xem các phím tắt bằng cách nhấn phím ALT. Tại đây, Excel sẽ hiển thị các phím tắt cho các tùy chọn có trên thanh công cụ giống như bên dưới và bạn có thể dễ dàng, nhanh chóng thao tác với các phím tắt này.

Một vài phím tắt tiêu biểu trong Excel:

Ctrl+D: Copy nội dung ô bên trên.
Ctrl+R: Copy nội dung ô bên trái.
Ctrl+": Copy nội dung ô bên trên và áp dụng chỉnh sửa.
Ctrl+': Copy công thức ô bên trên và áp dụng chỉnh sửa.
Ctrl+-: Mở menu xóa nội dung ô/hàng/cột.
Ctrl+Shift++: Mở menu chèn nội dung ô/hàng/cột.

Shift+F2: Thực hiện chèn hoặc chỉnh sửa nội dung một ô comment.
Shift+F10+M: Xóa comment đã chèn (Shift+F2).
Alt+F1: Tạo biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi ô tính đã chọn.
F11: Tạo biểu đồ với dữ liệu trong một trang tính riêng.
Ctrl+K: Chèn một liên kết vào nội dung ô.
Enter: Kích hoạt liên kết trong một ô đã chứa liên kết (Ctrl+K).

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng 5 phím tắt cho phím F4 trong Excel

Kỹ năng Excel Trung cấp

Bây giờ khi bạn đã thành thạo những kỹ năng cơ bản, điều tiếp theo bạn cần hiểu là các Kỹ năng Excel Trung cấp. Những kỹ năng này bao gồm các tùy chọn và phương pháp để quản lý và làm việc dữ liệu một cách hiệu quả.

Go to Special

Tùy chọn Go To Special giúp bạn điều hướng đến một ô cụ thể hoặc một phạm vi ô trong trang tính.

Để mở tùy chọn này, bạn cần đi tới tab Home ➜ Editing ➜ Find and Select ➜ Go To Special. 

 Tại đây, bạn thấy tùy chọn khác nhau mà bạn có thể sử dụng và chọn các loại ô khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn muốn chọn tất cả các ô trống, bạn chỉ cần chọn vào Blanks và nhấp vào OK, và nó sẽ ngay lập tức chọn tất cả các ô trống.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn chọn các ô có công thức và trả về số, bạn cần chọn công thức và sau đó đánh dấu đánh dấu số rồi bấm OK.

 

Pivot Table

Pivot Table là một trong những cách tốt nhất để phân tích dữ liệu trong Excel bởi vì nhờ Pivot Table bạn có thể tạo một bảng tóm tắt từ một tập dữ liệu lớn.

Để tạo Pivot Table (bảng tổng hợp), hãy làm theo các bước sau:

1. Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút PivotTable trên thẻ Tables.

2. Bạn sẽ có một hộp thoại để chỉ định dữ liệu nguồn, nhưng khi bạn đã chọn dữ liệu trước khi mở hộp thoại, nó sẽ tự động lấy phạm vi.

3. Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ có một thanh bên giống như bên dưới, nơi bạn có thể xác định các hàng, cột và giá trị cho bảng tổng hợp mà bạn có thể chỉ cần kéo và thả. Và bây giờ, hãy thêm “Age” vào các hàng, “Education” vào cột và “First name” vào các giá trị.

Khi bạn xác định tất cả, bạn sẽ có một biểu đồ như sau:

Đặt tên cho vùng dữ liệu Excel

Trong Excel, mọi ô đều có địa chỉ là sự kết hợp của hàng và cột, vì vậy chúng ta có thể đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô và sau đó bạn có thể sử dụng tên đó để tham chiếu đến nó.

Giả sử bạn có 18% thuế trong ô A1 và bây giờ thay vì sử dụng tham chiếu ô, bạn có thể đặt tên cho nó và sau đó sử dụng tên đó trong mọi phép tính.

- Để đặt tên cho dữ liệu, bạn cần chuyển đến tab Formula ➜ Define Name ➜ Define Name.

- Bây giờ trong hộp thoại New Name, bạn cần xác định những điều sau:

+ Name: Tên của vùng dữ liệu.

+ Scope: Phạm vi của vùng dữ liệu trong trang tính.

+ Comment: Bình luận cho vùng dữ liệu.

+ Refers to: Địa chỉ của ô hoặc phạm vi.

Bây giờ khi bạn nhấp vào OK, Excel sẽ gán tên đó cho ô A1 và bạn có thể sử dụng tên đó trong các công thức để tham chiếu đến ô A1.

Chức năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống trong Excel

Danh sách thả xuống về cơ bản là một danh sách các giá trị được xác định trước, có thể giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu vào một ô.

Để tạo danh sách thả xuống, bạn cần chuyển đến tab Data ➜ Data Tools ➜ Data Validation ➜ Data Validation.

Bây giờ hộp thoại Data Validation mở ra, bạn cần chọn "List" để tạo danh sách và tham chiếu đến phạm vi từ vùng dữ liệu bạn muốn lấy giá trị hoặc bạn cũng có thể chèn giá trị trực tiếp vào thẻ "Source".

Cuối cùng, bấm OK

Bây giờ khi bạn quay lại ô tính ban đầu, bạn sẽ có một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn giá trị để chèn vào ô.

Xem thêm: Cách lựa chọn điều kiện nhập dữ liệu trong Data Validation trong Excel cơ bản

Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) trong Excel

Định dạng có điều kiện là sử dụng các điều kiện và công thức để định dạng, hơn hết là Excel cung cấp hơn 20 tùy chọn mà bạn có thể áp dụng chỉ với một cú nhấp chuột.

Giả sử nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp từ một phạm vi ô tính, bạn chỉ cần đi tới tab Home ➜ Conditional Formatting ➜ Highlight Rules ➜ Duplicate Values.

Hoặc bạn cũng có thể chọn các Data Bars (thanh dữ liệu), Color Scales (màu sắc) và Icon (biểu tượng) để áp dụng làm nổi bật cho các ô tính.

Bảng Excel

Bảng Excel chuyển đổi dữ liệu bình thường thành một bảng có cấu trúc, nơi bạn có thể sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng. 

Đây là bảng mà mình đã tạo trong Excel.

Để chuyển đổi dữ liệu bình thường của bạn thành một bảng Excel, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp tổ hợp phím tắt Ctrl + T hoặc bạn cũng có thể chuyển đến tab Insert ➜ Table.

Nút Idea trong Excel

Nếu đang sử dụng Office 365, bạn có quyền truy cập vào nút Idea mới do Microsoft giới thiệu, công cụ này có thể giúp bạn phân tích dữ liệu của mình một cách dễ dàng bằng cách đề xuất và tạo:

• Pivot Tables (Bảng tổng hợp)
• Trendline Charts (Biểu đồ đường xu hướng)
• Frequency Distribution Chart (Biểu đồ phân bố tần suất)

Bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn phân tích và sau đó nhấp vào nút Idea trên tab Home.

Phải mất vài giây để phân tích dữ liệu và sau đó nó hiển thị cho bạn danh sách các kết quả có thể xảy ra.

Sử dụng Sparklines (biểu đồ thu nhỏ)

Sparklines (biểu đồ thu nhỏ) là những biểu đồ nhỏ mà bạn có thể chèn vào một ô tính, dựa trên một loạt dữ liệu.

Để chèn một biểu đồ thu nhỏ, bạn cần vào tab Insert ➜ Sparklines.

Có 3 loại biểu đồ Sparklines mà bạn có thể chèn vào một ô.

Line (Hàng)

Column (Cột)

Win - Loss

Khi bạn nhấp biểu tượng biểu đồ trong Sparklines, Excel sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại nơi bạn cần chọn phạm vi dữ liệu và phạm vi đích để chèn biểu đồ.

Ngoài ra, bạn có các tùy chọn để tùy chỉnh biểu đồ thu nhỏ như thay đổi màu sắc của nó, thêm điểm đánh dấu và nhiều thay đổi nữa từ tab Sparklines.

Text to Column

Với tùy chọn Text to Column, bạn có thể chia một cột thành nhiều cột bằng dấu phân tách, đây là một trong những cách tốt nhất để thay đổi và chuyển đổi dữ liệu của bạn.

Nhìn vào bảng dưới đây, nơi bạn có một cột có tên và giữa họ và tên có một khoảng trắng.

Bạn có thể chia cột này thành hai cột khác nhau (tên và họ) bằng cách sử dụng Text to Column, trong đó dấu cách được coi là dấu phân cách.

Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Data và nhấp vào Text to Column.

Bây giờ, từ hộp thoại chọn Delimited và nhấp vào tiếp theo.

Sau đó, đánh dấu chọn vào Space (khoảng trống). Như bạn có thể thấy tại phần Data preview, nó đã tách các giá trị khỏi cột bằng cách sử dụng dấu cách.

Cuối cùng bạn bấm Finish để hoàn thành.

Thời điểm bạn nhấp kết thúc, nó sẽ chuyển đổi một cột Họ tên đầy đủ ban đầu thành hai cột khác nhau (họ và tên).

Quick Analysis Tool (Công cụ phân tích nhanh) trong Excel

Khi đọc tên công cụ, chúng ta có thể hiểu được về lợi ích của công cụ này. Công cụ phân tích nhanh cho phép bạn phân tích và trình bày dữ liệu bằng một hoặc hai lần nhấp chuột.

Dưới đây, bạn có dữ liệu học sinh với điểm toán của họ. Nếu bạn chọn vùng dữ liệu này, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở cuối màn hình, đó là nút cho Quick Analysis Tool (công cụ phân tích nhanh).

Bây giờ khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ hiển thị cho bạn một vài tab từ đó bạn có thể chọn các tùy chọn. Bây giờ chúng ta hãy khám phá từng thẻ một.

Formatting: Thẻ này cho phép bạn thêm định dạng có điều kiện vào bảng đã chọn, chẳng hạn như thanh dữ liệu, thang màu, bộ biểu tượng và các quy tắc định dạng có điều kiện khác.

Chart: Tab này hiển thị cho bạn một số biểu đồ được đề xuất mà bạn có thể chèn với dữ liệu đã chọn hoặc bạn cũng có thể nhấp vào More Charts để chọn một biểu đồ cụ thể.

Total: Từ tab này, bạn có thể nhanh chóng thêm một số công thức cơ bản, như Average, Count, Running Total và nhiều công thức khác.

Bảng : Từ tab này, bạn có thể chèn một Pivot Table với dữ liệu đã chọn hoặc bạn cũng có thể sử dụng một bảng Excel cho nó.

Sparklines : Tab này cho phép bạn thêm Sparkline.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hiển thị số trên biểu đồ cột trong Excel 2021

Kỹ năng Excel nâng cao

Các kỹ năng Excel nâng cao thiên về giải quyết các vấn đề phức tạp và giúp bạn thực hiện tất cả các công việc cần làm trong Excel một cách hiệu quả.

Dưới đây là các kỹ năng hàng đầu mà người tự học Excel nâng cao cần phải nắm vững.

Công thức Excel nâng cao

Công thức Excel nâng cao có nghĩa là kết hợp các hàm Excel khác nhau để tính một giá trị cụ thể mà không thể tính theo cách khác. Dưới đây là danh sách một số công thức Excel nâng cao mà bạn nên biết:

• Hàm INDEX kết hợp hàm MATCH
• Hàm IF với nhiều điều kiện
• Hàm LEFT nâng cao
• Hàm VLOOKUP lồng HLOOKUP

Biểu đồ Excel nâng cao

Bạn có thể tạo hầu hết các biểu đồ trong Excel với một vài cú nhấp chuột, nhưng ngoài các biểu đồ đó, bạn cũng có thể tạo một số biểu đồ nâng cao.

Biểu đồ Excel nâng cao dành cho một mục đích cụ thể và cần bạn dành vài phút để tìm hiểu cách tạo và cách chúng trình bày dữ liệu. 

Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn cách làm biểu đồ người trong Excel nhé!

Tạo biểu đồ người trong Excel rất đơn giản và dễ dàng, chúng ta chỉ cần vài cú nhấp chuột. Đây là bảng dữ liệu mà tôi đang sử dụng cho ví dụ này:

Trước hết, bạn vào Insert Tab ➜ Add-Ins ➜ bấm vào nút nhỏ màu xanh lá cây.

Excel sẽ chèn một biểu đồ người với dữ liệu giả. Bây giờ, bước tiếp theo của bạn là kết nối dữ liệu của mình với biểu đồ.

Nhấp vào biểu tượng dữ liệu và sau đó nhấp vào nút Select your data (chọn dữ liệu của bạn).

Bây giờ, bạn chọn bảng dữ liệu và nhấp vào nút Create để tạo biểu đồ.

Điều cuối cùng là bạn hãy chọn một tiêu đề cho biểu đồ của mình. Một lần nữa, bạn nhấp vào biểu tượng dữ liệu màu xanh và thay đổi tiêu đề mặc định thành tiêu đề mong muốn vào phần Title.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành biểu đồ hình người trong Excel. Trông thật chuyên nghiệp và bắt mắt phải không nào!

Sau khi tạo được biểu đồ hình người, bạn có thể thực hiện một số thay đổi như sau:

Loại biểu đồ hình người

Có 3 loại biểu đồ mà chúng ta có thể sử dụng. Bạn nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn loại biểu đồ bạn muốn.

Chủ đề cho biểu đồ hình người

Chúng ta cũng có thể sử dụng các chủ đề khác nhau cho biểu đồ hình người của mình. Excel cung cấp 7 chủ đề cho chúng ta sử dụng. Nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn loại chủ đề bạn muốn.

Hình dạng, biểu tượng của biểu đồ hình 

Chúng tôi không chỉ có một hình dạng biểu đồ hình duy nhất áp dụng cho các loại dữ liệu. Mà chúng ta có thể lựa chọn 12 hình dạng khác nhau đối với biểu đồ hình tùy theo mục đích sử dụng và đặc tính của dữ liệu.

Bạn hãy nhấp vào nút Settings (cài đặt) và chọn một hình dạng mà bạn muốn.

VBA (Visual Basic for Applications)

VBA là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft và bạn có thể sử dụng nó trong Excel để viết mã VBA nhằm tự động hóa các hoạt động mà bạn thường thực hiện theo cách thủ công.

Hệ thống các kiến thức cơ bản lập trình VBA trong Excel
1. Tạo một macros: Trong VBA Excel, ta có thể tự động hóa một nhiệm vụ với nhiều thao tác bằng cách tạo ra một Macros.

2. Msgbox: Khi thực hiện các lệnh trong Macros. Ta muốn thông báo cho người dùng biết khi họ đã chuẩn bị, đã thực hiện xong một thao tác nào đó. Hoặc chỉ là cảnh báo việc họ đã nhập sai trường dữ liệu chuẩn.

3. Workbook và Worksheet object: Đề cập phạm vi áp dụng các lệnh VBA Excel trong toàn bộ workbook hay chỉ đơn thuần trong worksheet.

4. Range object: Đối tượng và vùng tương ứng với một ô hoặc một vùng ô trong Excel. Đây là đối tượng quan trọng nhất trong VBA Excel.

5. Variables: Đây là một loại biến trong lập trình Excel.

6. If then Statements: Giống như trong Excel thông thường. Bạn dùn ghàm if để so sánh xem điều kiện có thỏa mãn không.

7. Loop: Vòng lặp- đây là một trong những kỹ thuật mạnh mẽ nhất trong VBA Excel. Vòng lặp cho phép chúng ta lặp lại thao tác trong 1 vùng ô với mấy dòng lệnh đơn giản.

8. Userform: Đây là các nút bấm, box nhập liệu, nhãn,… Được sử dụng để thiết kế giao diện giúp giao tiếp với người dùng một cách chuyên nghiệp hơn.

9. Event: Sự kiện trong Excel là các hành động của người dùng sau đó ta dùng code để thực hiện các thao tác nào đó sau khi người dùng thực hiện các sự kiện có sẵn.

10. Function & Sub: Trong Excel thì function cho phép phải trả về một giá trị còn Sub thì không.

Power Query

Power Query là công cụ giúp tạo ra 1 quy trình tự động cho việc tổ chức, xử lý, tái cấu trúc lại bảng dữ liệu. 
Trong các phiên bản Office 2013 trở về trước (2010, 2013), bạn phải cài đặt Power Query dưới dạng 1 Add-in (tiện ích mở rộng).

Từ phiên bản Office 2016 trở về sau (2016, 2019, 365), Power Query đã được tích hợp sẵn trong Excel: Nhóm Get & Transform Data trong thẻ Data.

Các chức năng chính của Power Query là:
1. Dễ dàng sử dụng trình chỉnh sửa
+ Thêm hoặc xóa cột trong bảng
+ Lọc dữ liệu theo cột
+ Kết hợp hai bảng với nhau
+ Sắp xếp dữ liệu bằng cách sử dụng bộ lọc Excel
+ Đổi tên cột
+ Xóa lỗi từ bảng
2. Thực hiện các công việc lặp lại 1 cách đơn giản
3. Không cần kiến thức lập trình bạn vẫn có thể dễ dàng sử dụng Power Query để phân tích dữ liệu
4. Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như
+ File CSV
+ File văn bản
+ Cơ sở dữ liệu SQL
+ File XML
+ Microsoft Access Databases

Power Pivot trong Excel

Power Pivot là một tính năng của Microsoft Excel đã được giới thiệu như một phần bổ trợ cho Excel 2010 và 2013 và hiện là một tính năng gốc cho Excel 2016 và 365. Power Pivot cho Excel cho phép bạn nhập hàng triệu hàng dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu vào một sổ làm việc Excel, tạo mối quan hệ giữa dữ liệu không đồng nhất, tạo các cột và số đo được tính toán bằng cách sử dụng công thức, xây dựng PivotTable và PivotCharts, sau đó phân tích thêm dữ liệu để bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời mà không cần hỗ trợ công nghệ thông tin. 

Ngôn ngữ biểu thức chính mà Microsoft sử dụng trong Power Pivot là DAX (biểu thức phân tích dữ liệu), là một tập hợp các hàm, toán tử và hằng số có thể được sử dụng trong một công thức hoặc biểu thức, để tính toán và trả về một hoặc nhiều giá trị. Công thức DAX sẽ trông quen thuộc, vì nhiều người trong chúng ta đã từng sử dụng các công thức có cú pháp tương tự (ví dụ, SUM, AVERAGE, TRUNC).

Những lợi ích chính của việc sử dụng Power Pivot so với Excel như sau:

- Power Pivot cho phép bạn nhập và thao tác hàng trăm triệu hàng dữ liệu trong đó Excel có giới hạn khó chỉ hơn một triệu hàng.

- Power Pivot cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn vào một sổ làm việc nguồn duy nhất mà không cần phải tạo nhiều trang tính nguồn bị các vấn đề về kiểm soát phiên bản và khả năng chuyển nhượng.

- Power Pivot cho phép bạn thao tác dữ liệu đã nhập, phân tích và đưa ra kết luận mà không làm chậm máy tính của bạn.

- Power Pivot cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu với PivotCharts và Power BI.

Xem thêm: Cách chèn dữ liệu từ bảng trong Excel vào Power Pivot

Kết luận

Qua bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về 25 kỹ năng Excel từ cơ bản đến nâng cao dành cho tất cả mọi người từ người mới bắt đầu sử dụng Excel đến các chuyên viên, doanh nghiệp sử dụng Excel để phân tích dữ liệu, đưa ra các giải pháp kịp thời cho công việc. Hy vọng bạn sẽ thực hiện thành công cho công việc của mình và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé.