27 mẹo hữu ích về Google Sheets giúp hoàn thành công việc nhanh hơn có thể bạn chưa biết

Google Sheets là một công cụ bảng tính vô cùng hữu ích với rất nhiều tính năng thú vị mà hầu hết người dùng chưa khai thác hết. Dù bạn mới chỉ bắt đầu hay đã quen thuộc với Google Sheets, bài viết này sẽ đưa kỹ năng của bạn lên một cấp độ hoàn toàn mới. 

27 mẹo bên dưới không phải là tất cả, Google Sheets còn chứa đựng nhiều điều hơn bạn tưởng tượng. Chần chờ gì nữa, chúng ta hãy cùng nhau khám phá mẹo đầu tiên.

Tiết kiệm thời gian với các phím tắt Google Sheets

Trực tiếp tạo trang tính mới từ thanh địa chỉ

Lần tới khi bạn cần tạo một bảng tính mới, bạn không cần mở trang Google Sheets chính và nhấp vào nút tạo mới hoặc các lệnh ở đó như hướng dẫn cho người mới bắt đầu. Thay vào đó, bạn chỉ cần nhập “sheet.new” trực tiếp vào thanh địa chỉ của trình duyệt. Miễn là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, thao tác này sẽ tạo một bảng tính mới cho bạn, bất kể bạn đang ở đâu trên trang web. (Bạn cũng có thể nhập “sheet.new” hoặc “Spreadheet.new,” nếu muốn.)

Dùng phím tắt để chèn ngày, giờ

Trang tính có rất nhiều phím tắt, nhưng đáng chú ý nhất là bộ sưu tập các lệnh chèn nhanh ngày hoặc giờ hiện tại vào bất cứ đâu bạn muốn .

• Nhấn Ctrl hoặc Cmd và phím chấm phẩy để thêm ngày
• Ctrl hoặc Cmd cùng với Shift và phím chấm phẩy để thêm thời gian
• Ctrl hoặc Cmd cùng với Alt và Shift và phím chấm phẩy để thêm ngày và giờ cùng nhau.

Sử dụng phím tắt để định dạng nhanh

Các phím tắt định dạng nhanh của Google sheets cũng đáng ghi nhớ. Với các phím tắt này, bạn có thể định dạng bất kỳ ô hoặc vùng chọn ô nào theo cách bạn muốn mà không cần phải tìm kiếm trong các menu.

• Ctrl-Shift-1: Định dạng dưới dạng thập phân
• Ctrl-Shift-2: Định dạng theo thời gian
• Ctrl-Shift-3: Định dạng dưới dạng ngày
• Ctrl-Shift-4: Định dạng dưới dạng tiền tệ
• Ctrl-Shift-5: Định dạng theo phần trăm
• Ctrl-Shift-6: Định dạng dưới dạng số mũ

Tạo lối tắt tùy chỉnh riêng cho bạn.

Bạn thậm chí có thể tạo lối tắt được cá nhân hóa của riêng mình trong Sheets để thực hiện một loạt các hành động tùy chỉnh phức tạp chỉ với một lệnh duy nhất.

Mở menu Tools chọn “Macro”, sau đó chọn “Record macro.” Nếu bạn muốn phím tắt luôn được thực hiện trên cùng các ô cụ thể, hãy chọn “Sử dụng tham chiếu tuyệt đối”; nếu không, hãy chọn “Sử dụng tham chiếu tương đối”. Sau đó, thực hiện bất kỳ hành động nào bạn muốn ghi lại.

Bạn có thể làm điều gì đó như đặt một loại định dạng cụ thể cho nội dung của ô (ví dụ: văn bản màu trắng được in đậm với phông chữ Open Sans và nền xám đậm) hoặc bạn có thể thao tác dữ liệu theo cách liên quan hơn, như sao chép nội dung của ô rồi xóa ô đó và dán nội dung sang bên trái một ô. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút “Lưu” trong bảng ghi macro và bạn sẽ có thể đặt tên cho phím tắt mới của mình và gán nó cho bất kỳ tổ hợp phím nào có sẵn để kích hoạt trong tương lai.

 

Mẹo hữu ích với dữ liệu trong Google Sheets

Hàm IMPORTRANGE hiển thị trực tiếp dữ liệu

Để hiển thị một số dữ liệu trực tiếp từ một bảng tính này trong một bảng tính khác, bạn hãy sao chép URL đầy đủ của trang tính chứa dữ liệu và dán vào hàm IMPORTRANGE, sử dụng định dạng sau (có URL, số trang và phạm vi ô của riêng bạn tại chỗ):

= IMPORTRANGE (“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEf”, “Sheet1! D1: D15”)

Sau đó, chỉ cần dán hàm đó vào trang tính mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ phải di chuột qua ô và nhấp vào một nút để cho phép hai trang tính được kết nối và sau đó tất cả dữ liệu từ trang tính nguồn của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu.

Hàm IMPORTHTML lấy dữ liệu từ web

Trang tính cũng có thể lấy dữ liệu từ bất kỳ trang web công khai nào, miễn là trang đó có bảng được định dạng đúng. Bí mật nằm trong lệnh IMPORTHTML; sử dụng nó với bất kỳ URL nào bạn cần và số cho biết bảng nào trên trang bạn muốn nhập (“1” cho bảng đầu tiên, “2” cho bảng thứ hai, v.v.):

= IMPORTHTML (“https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches”, “table”, 1)

Và cứ như vậy, tất cả thông tin sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn.

Hàm IMPORTFEED để nhập dữ liệu từ nguồn cấp RSS

Một loại lệnh tương tự có thể cho phép bạn nhập các mục nhập gần đây từ nguồn cấp RSS của trang web vào bất kỳ bảng tính nào . Tất cả những gì bạn cần làm là nhập lệnh IMPORTFEED cùng với URL của nguồn cấp dữ liệu bạn muốn — ví dụ: nếu bạn muốn xem tất cả các câu chuyện về Fast Company của tôi trong Google Trang tính, bạn có thể nhập:

= IMPORTFEED (“https://gitiho.com/categories/tat-ca-khoa-hoc/rss”)

Nếu bạn chỉ muốn tiêu đề của các câu chuyện — và chỉ muốn, chẳng hạn như năm mục nhập gần đây nhất — bạn có thể thêm các thông số sau:

=IMPORTFEED(“https://gitiho.com/categories/tat-ca-khoa-hoc/rss”, ”items title”, false, 5)

Và sau đó nếu bạn muốn đặt các liên kết đến từng câu chuyện trong một cột riêng cùng với cột đó, bạn có thể sử dụng điều này:

=IMPORTFEED(“https://gitiho.com/categories/tat-ca-khoa-hoc/rss”, ”items URL”, false, 5)

Kết hợp với Google Form để thu thập dữ liệu

Google Sheets có một người anh em họ dễ bị bỏ qua gọi là Google Form cho phép bạn thu thập dữ liệu trong một biểu mẫu kiểu khảo sát trên web và sau đó tổng hợp kết quả trong một bảng tính. Bạn có thể tạo biểu mẫu bằng cách tìm tùy chọn “Biểu mẫu” trong menu Chèn của Trang tính, sau đó sử dụng trang web xuất hiện để tạo bất kỳ bộ câu hỏi và thông số nào bạn muốn.

Khi biểu mẫu của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào nút “Gửi” ở góc trên bên phải của trang để gửi biểu mẫu qua email cho bất kỳ ai, nhúng biểu mẫu vào trang web hoặc nhận liên kết thủ công để chia sẻ biểu mẫu theo cách bạn muốn. Khi có câu trả lời, chúng sẽ tự động xuất hiện trong bảng tính của bạn dưới dạng các hàng riêng lẻ của riêng chúng.

Làm sạch bảng tính

Hàm TRIM để xóa khoảng trắng thừa

Nếu bạn phát hiện ra một số khoảng trắng thừa trước hoặc sau dữ liệu trong bảng tính của mình (cho dù bạn đang xem số liệu hay văn bản), đừng quên hàm TRIM của Google Sheets. Bạn có thể nhập nó vào bất kỳ ô nào bạn muốn - chẳng hạn như = TRIM (A1) và nó sẽ loại bỏ bất kỳ khoảng trắng đầu hoặc cuối và cung cấp cho bạn phiên bản rõ ràng hơn về giá trị của ô.

Nếu bạn muốn thực hiện hàm cho nhiều ô cùng một lúc, hãy sử dụng định dạng này cho bất kỳ phạm vi nào bạn cần:

= ArrayFormula (TRIM (A2: A50))

Sử dụng hàm  LOWER, UPPER, PROPER để chuẩn hóa chữ hoa chữ thường

Bạn có quá nhiều dữ liệu lộn xộn kiểm RanDoM hoặc ImPropeR CaPitaLiZaTion? Google sheets có thể chuẩn hóa định dạng chữ hoa và chữ thường cho bạn với một vài hàm đơn giản:

• UPPER (A1) sẽ làm cho tất cả văn bản viết hoa cho bất kỳ ô nào bạn đề cập
• LOWER (A1) sẽ làm tương tự với chữ thường
• PROPER (A1) sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ để tạo hiệu ứng viết hoa tiêu đề.

Hàm ISEMAIL để kiểm tra danh sách địa chỉ email

Có thể bạn có một cơ sở dữ liệu các địa chỉ email do người dùng gửi. Để yêu cầu Google Sheets xem qua các địa chỉ và xác định xem tất cả chúng đều được định dạng đúng hay không, bạn có thể sử dụng hàm ISEMAIL (A1) với bất kỳ ô nào bạn cần – hoặc nếu bạn muốn thực hiện hàm cho một dải ô, hãy sử dụng công thức mảng thay thế sau:

= ArrayFormula (ISEMAIL (A2: A50))

Trang tính sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời “ĐÚNG” hoặc “SAI” cho mọi địa chỉ email mà bạn cung cấp.

Hàm  ISURL giúp xác thực URL

Bạn cũng có thể xác thực URL trong bảng tính để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ mục nào không phù hợp trong danh sách của mình. Bạn có thể sử dụng hàm  ISURL (A1) với bất kỳ ô nào bạn cần – hoặc nếu bạn muốn thực hiện hàm cho một dải ô, hãy sử dụng công thức mảng thay thế sau:

= ArrayFormula (ISURL (A2: A50))

Trang tính sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời “ĐÚNG” hoặc “SAI” cho mọi URL mà bạn cần kiểm tra.

Phân tích và trực quan hóa dữ liệu

Xem nhanh tổng, trung bình,… của dãy ô

Bạn có thể thực hiện các phép tính nhanh trong bất kỳ bảng tính chứa số nào bằng cách đánh dấu một loạt ô và sau đó nhìn vào góc dưới bên phải của màn hình. Theo mặc định, Google Sheets sẽ hiển thị cho bạn tổng các số bạn đã chọn. Sau đó, bạn có thể nhấp vào hộp có thông tin đó và yêu cầu nó hiển thị trung bình, tối thiểu hoặc tối đa hoặc tổng số các số liên quan – và khi bạn thực hiện thay đổi đó, lựa chọn của bạn sẽ được giữ nguyên và vẫn là mặc định mới cho bất kỳ phép tính nào trong tương lai bạn thực hiện.

Hàm Sparkline tạo biểu đồ nhỏ trong một ô duy nhất

Bạn có thể tạo một biểu đồ nhỏ trong một ô duy nhất bằng hàm Sparkline tiện lợi của Sheets. Chỉ cần nhập lệnh = SPARKLINE, như công thức bên dưới (

= SPARKLINE (E12: E23, {“charttype”, ”column”})

Hàm Sparkline đặt các biểu đồ dữ liệu nhỏ vào các ô đơn trong bảng tính của bạn.

Bạn có thế dùng SPARKLINE để vẽ các loại biểu đồ sau:

• "line" cho biểu đồ đường (mặc định)
• "bar" cho biểu đồ thanh xếp chồng
• "column" cho biểu đồ cột
• "winloss" cho loại biểu đồ cột đặc biệt minh họa 2 kết quả có thể: tích cực và tiêu cực (như tung đồng xu, ngửa hay xấp).

Bên cạnh đó, bạn có thể thêm vào công thức màu sắc, phép tính, định dạng,... để giúp biểu đồ nhỏ của bạn trông đẹp mắt hơn.

=SPARKLINE(A1:A5, {"charttype","column"; "axis", true; "axiscolor", "red"})

Tự động chọn loại biểu đồ thích hợp với AI

Khai thác trí thông minh nhân tạo của Google và để Trang tính thực hiện các loại phân tích dữ liệu khác nhau và tạo các biểu đồ phức tạp cho bạn.  Di chuột qua biểu tượng hình ngôi sao ở góc dưới bên phải màn hình và bạn sẽ thấy từ “Explore” xuất hiện. Nhấp vào nút đó và Sheets sẽ bật lên một bảng thông tin liên quan đến dữ liệu của bạn. 

Bạn có thể đánh dấu các hàng cụ thể trong bảng tính của mình để thay đổi tiêu điểm của bảng tính và bạn có thể di chuột qua bất kỳ mục nào mà nó trình bày để tìm các tùy chọn điều chỉnh hoặc chèn trực tiếp vào trang tính của bạn.

Tính năng Explore của Trang tính sử dụng AI để cung cấp cho bạn tất cả các loại biểu đồ và thông tin hữu ích.

Định dạng bảng tính một cách chuyên nghiệp

Ẩn bất kỳ hàng nào

Google Sheets cho phép bạn ẩn bất kỳ hàng nào bạn muốn. Nhấp vào số của nó trong cột màu xám ở ngoài cùng bên trái của màn hình và chọn “Ẩn hàng” từ menu xuất hiện. Khi bạn muốn hiển thị lại hàng, hãy nhấp vào các mũi tên màu đen xuất hiện ở vị trí của nó trong cùng cột bên trái màn hình đó.

Làm trang tính nổi bật

Bạn muốn bản tính của mình nổi bật hơn một cách nhanh chóng và dễ dàng? Tìm tùy chọn “Màu thay thế” trong menu Định dạng của Google sheets. Tùy chọn này sẽ cung cấp cho bạn một tập hợp các tùy chọn đơn giản sẽ áp dụng một mẫu màu sắc nét cho các hàng của bạn mà không cần bạn phải mất công suy nghĩ hay nỗ lực.

Xoay văn bản tiêu đề

Khi  chỉnh sửa giao diện của bảng tính, bạn hãy nghĩ đến việc xoay văn bản trong hàng tiêu đề của bạn. Hãy đánh dấu hàng, sau đó nhấp vào biểu tượng hiển thị chữ “A” góc cạnh với mũi tên hướng lên bên dưới hàng (ngay bên trái của công cụ chèn liên kết). Sau đó, bạn có thể chọn từ một số hiệu ứng bắt mắt sẽ làm cho văn bản tiêu đề của bạn trở nên khác biệt và tạo cho bảng tính của bạn một cái nhìn sáng sủa, bóng bẩy.

Xoay văn bản hàng tiêu đề và thêm màu xen kẽ là những cách dễ dàng để mang lại sự hấp dẫn cho bảng tính của bạn.

Sao chép định dạng ô

Trang tính có thể sao chép tập hợp định dạng hoàn chỉnh của một ô và áp dụng nó cho ô khác bằng một vài cú nhấp chuột. Đầu tiên, bạn hãy nhấp vào ô có định dạng bạn muốn sao chép. Sau đó, nhấp vào biểu tượng con lăn sơn – ngay bên phải của lệnh in, ở phía bên trái của thanh công cụ – và nhấp vào ô mà bạn muốn áp dụng định dạng. Tất cả mọi thứ từ kích thước phông chữ và màu sắc đến kiểu tô bóng ô và số sẽ được thực hiện.

Tạo danh sách việc cần làm trong Sheets

Tạo cho chính bạn hoặc nhóm của bạn một danh sách kiểm tra hàm ngay trong bảng tính. Chọn một loạt ô trống, mở menu Chèn và chọn “checkbox”. Sau đó, bạn có thể đặt các mục việc cần làm của mình vào cột tiếp theo và cảm thấy hài lòng khi đánh dấu các mục khi bạn hoàn thành chúng.

Chia sẻ và cộng tác trong Google Sheets

Tạo liên kết tùy chỉnh

Sau khi bạn đã chia sẻ bảng tính –công khai hoặc với những người cụ thể – bạn có thể tạo một liên kết tùy chỉnh cho phép bất kỳ ai có quyền truy cập sao chép nhanh bảng tính của bạn vào tài khoản Google của riêng họ, nơi họ có thể sử dụng nó làm mẫu hoặc sửa đổi họ muốn mà không ảnh hưởng đến phiên bản gốc của bạn. Chỉ cần sao chép URL trong thanh địa chỉ của trình duyệt khi bạn đang xem bảng tính và thay thế từ “edit” ở cuối url bằng “copy”, tạo một liên kết tương tự như sau:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHZ/copy

 Bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng tính mở liên kết đó, họ sẽ ngay lập tức được nhắc tạo một bản sao bằng một cú nhấp chuột ngay lúc đó.

Thêm “copy” vào URL của bảng tính mang là cách vô cùng nhanh chóng để bạn nhắc nhở mọi người tạo bảng sao cho bản tính của bạn.

Nhanh chóng Xuất trang tính dưới định dạng khác

Google sheets giúp bạn dễ dàng xuất bảng tính của mình ở nhiều định dạng thông qua tùy chọn “Tải xuống dưới dạng” trong menu Tệp, nhưng nếu bạn muốn cung cấp cho mọi người một liên kết trực tiếp để tải xuống dữ liệu của bạn dưới dạng PDF , có một lệnh ẩn chỉ để làm điều đó: Sao chép URL của bảng tính của bạn, giống như trong mục trước, nhưng lần này, thay thế từ “edit” ở cuối bằng “export? format = pdf”, tạo một liên kết giống như sau:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcD/export?format=pdf

Những người có quyền truy cập vào bảng tính sẽ ngay lập tức được xuất bản PDF ngay khi họ mở liên kết.

Thông báo khi Trang tính thay đổi

Khi bạn đang chia sẻ một bảng tính hoặc sử dụng một biểu mẫu để chấp nhận các phản hồi giống như khảo sát, bạn có thể yêu cầu Google sheets thông báo cho bạn bất cứ khi nào xảy ra chỉnh sửa hoặc bổ sung – ngay lập tức hoặc dưới dạng thông báo email một lần mỗi ngày. Tìm tùy chọn “Quy tắc thông báo” trong menu Công cụ để đặt tùy chọn của bạn cho bất kỳ bảng tính cụ thể nào.

Thử một hoặc 2 tính năng nâng cao

Tạo QR code với hàm IMAGE

Google sheets có khả năng tạo mã QR sẽ kéo lên bất kỳ URL nào bạn muốn khi chúng được quét. Nhập URL của bạn vào một ô (có “http: //” hoặc “https: //” ở phía trước), sau đó sử dụng hàm sau với số ô của chính bạn thay cho “A2”:

= image (“https://chart.googleapis.com/chart?chs=150×150&cht=qr&chl=” & A2)

Mã QR sẽ ngay lập tức xuất hiện và có sẵn để sao chép, chia sẻ hoặc thao tác theo bất kỳ cách nào mà trái tim bạn mong muốn.

Tạo mã QR là một trong nhiều tính năng hữu ích của Google Sheet mà không phải ai cũng biết

Tạo biểu đồ nhiệt với định dạng có điều kiện

Dưới đây là một tính năng Sheets nhỏ tiện dụng để theo dõi xu hướng trên dữ liệu số. Tạo bản đồ nhiệt để đánh dấu các mức cao và thấp và giúp bạn dễ dàng xem những thứ như doanh số bán hàng hoặc mô hình thành công về lưu lượng truy cập web.

Chọn bất kỳ dải dữ liệu nào bạn muốn, sau đó tìm tùy chọn “Định dạng có điều kiện” trong menu Định dạng. Nhấp vào tab "Thang màu" ở trên cùng và chỉ định màu cho cả "Giá trị nhỏ nhất" và "Giá trị lớn nhất". Hiệu ứng sẽ hoạt động tốt nhất nếu bạn sử dụng phiên bản màu sáng cho màu trước và phiên bản tối cùng màu cho màu sau.

Bản đồ nhiệt nâng cao bất kỳ tập hợp dữ liệu số nào để giúp bạn xác định các mẫu và xu hướng.

Theo dõi giá cổ phiếu với hàm GOOGLEFINANCE 

Trang tính có sức mạnh của Google Finance  phù hợp với nhu cầu kiến ​​thức về chứng khoán của bạn. Hệ thống có thể cung cấp cho bạn giá cổ phiếu theo thời gian thực hoặc lịch sử cùng với tất cả các loại dữ liệu liên quan đến thị trường khác cho bất kỳ công ty giao dịch công khai nào. Chỉ cần sử dụng hàm GOOGLEFINANCE theo sau là thông tin bạn muốn.

=GOOGLEFINANCE (ticker, [attribute], [start_date], [end_date|num_days], [interval])

Với ticker là Mã chứng khoán của loại chứng khoán cần xem xét.

Xác định và dịch các ngôn ngữ khác nhau 

Đã bao giờ bạn thấy mình đang cuộn qua một danh sách các câu trả lời bằng các ngôn ngữ khác nhau? Google sheets có thể xác định bất kỳ ngôn ngữ nào được sử dụng trong bảng tính và thậm chí dịch nó sang tiếng mẹ đẻ của bạn ngay tại chỗ. Để phát hiện một ngôn ngữ, hãy sử dụng hàm sau (với số ô thích hợp thay cho “A1”):

= DETECTLANGUAGE (A1)

Bạn cũng có thể nhập một từ thay cho số ô, nếu bạn muốn:

= DETECTLANGUAGE (“queso”)

Google sẽ cung cấp cho bạn một mã gồm hai chữ cái cho bạn biết ngôn ngữ đã được sử dụng. Trong khi đó, để dịch, hãy sử dụng lệnh sau – với từ hoặc số ô của riêng bạn thay cho “A1” và mã cho bất kỳ ngôn ngữ nào bạn muốn dịch sang (nếu đó là ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, như được tham chiếu bên dưới):

= GOOGLETRANSLATE (A1, ”auto”, ”vi”)

Hy vọng với bài viết này, bạn đã bỏ túi được một vài mẹo  hữu ích để làm việc với Google Sheets. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ tục tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay.