4 CÁCH TÁCH HỌ TÊN ĐƠN GIẢN VÀ NHANH CHÓNG TRONG EXCEL

Tách họ tên mà một thao tác cần thiết và quan trọng, giúp bạn có thể nhanh chóng tách dữ liệu theo ý muốn mà không mất thời gian ngồi gõ lại. Tuy nhiên rất nhiều bạn chưa biết đến những cách để tách họ và tên đúng cách, phù hợp với nhu cầu của bản thân. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu 4 cách thông dụng nhất nhé.

TÁCH HỌ TÊN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Tách họ tên là gì

Tách họ tên trong excel được hiểu là một thao tác, người soạn thảo sẽ sử dụng các công cụ trong excel để tách biệt riêng tên hoặc họ của một nhóm dữ liệu chứa tên người dùng. Việc tách riêng tên họ trong excel không còn quá xa lạ đối với nhiều bạn. Thao tác này giúp ích rất nhiều trong công việc, giúp cho bạn có dữ liệu cần thiết mà không cần phải mất công gõ lại từ đầu.

Lợi ích khi tách họ tên trong excel

Thao tác tách họ tên trong excel mang lại những lợi ích như sau:

• Thứ nhất, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu trong file excel;
• Thứ hai, giúp bạn có dữ liệu phục vụ quá trình tham chiếu của một số hàm nhất định trong excel;
• Thứ ba, giúp bạn tránh mất thời gian phải gõ lại dữ liệu của từng dòng một;
• Thứ tư, thuận lợi cho quá trình in ấn của bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel cực dễ

4 CÁCH GIÚP BẠN TÁCH HỌ TÊN

Cách 1. Tách Họ và Tên bằng Flash Fill

Cách tách họ tên bằng Flash Fill chỉ có trên phiên bản Excel 2013 trở lên. Vì vậy nếu bạn đang sử dụng những phiên bản cũ hơn thì không thể thực hiện cách này. Cách làm như sau:

Bước 1: Tiến hành gõ dữ liệu cho ô đầu tiên. Bạn hãy nhập thủ công dữ liệu vào ô đầu tiên như trong hình bạn nhé.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu dùng để tách họ và tên, tính từ vị trí ô dữ liệu bạn đã nhập thủ công cho đến hết.

Bước 3: Thực hiện dựa vào một trong hai cách sau:

• Trên thanh công cụ bạn vào tab Data, tại mục Data Tools chọn công cụ Flash Fill
• Nhấn tổ hợp phím Ctr + E

Bước 4: Như vậy là bạn đã tách thành công họ và tên rồi đó. Cùng kiểm tra kết quả nhé.

Cách 2. Tách Họ và Tên bằng Find and Replace

Tách tên

Bước 1: Copy cột Họ và Tên đầy đủ sang cột cần tách tên.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu vừa copy bằng cách bôi đen, sau đó nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Tại ô Find what, tiến hành nhập * và khoảng trắng. Sau đó chọn Replace All để hoàn tất việc tách tên.

Cùng kiểm tra kết quả nhé.

Tách họ

Cách tách họ cũng thực hiện tương tự như cách tách tên. Tuy nhiên, tại ô Find what, bạn sẽ nhập ngược lại là Khoảng trắng và * rồi nhấn Replace All để hoàn tất.

Hãy kiểm tra kết quả tại cột dữ liệu nhé.

Một lưu ý nhỏ đó là việc tách họ bằng cách này không giúp bạn lấy được cả họ và tên đệm bạn nhé.

Xem thêm: CÁCH SỬ DỤNG FIND VÀ REPLACE ĐỂ TÌM KIẾM TRONG EXCEL

Cách 3. Tách Họ và Tên bằng cách kết hợp nhiều hàm

Ngoài hai cách trên, bạn có thể sử dụng nhiều hàm cùng lúc để tách họ và tên. Tùy vào từng chức năng, ta có thể sử dụng công thức hàm sau đây:

Để tách tên, bạn hãy sử dụng công thức: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

(Công thức này thay ô dữ liệu dựa theo ví dụ dưới hình ảnh của chúng mình. Tùy vào file của bạn, bạn hãy thay vùng dữ liệu thích hợp nhé).

Trong đó:

• Hàm RIGHT dùng để cắt chuỗi từ bên phải sang trái (vì tên của dữ liệu sẽ nằm ở cuối của chuỗi).
• Hàm LEN dùng để xác định độ dài của chuỗi bạn sẽ cắt.
• Hàm SUBSTITUTE giúp bạn thay thế thành một văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản.

Sau khi hoàn tất nhập hàm, ô dữ liệu sẽ trả về kết quả là tên đã được tách. Di chuyển chuột của bạn đến góc dưới cùng bên phải của ô dữ liệu sẽ xuất hiện ký hiệu như trong ảnh (được gọi là Fill Handle). Click và giữ chuột phải rồi kéo xuống hết vùng dữ liệu mà bạn muốn tách tên. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tách tên rồi đó.

Tương tự như cách tách tên, để tách họ bạn thay hàm RIGHT bằng hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi từ bên trái sang phải (vì họ của dữ liệu sẽ nằm ở đầu của chuỗi).

Và tiến hành làm các bước tương tự như tách tên. Kết quả trả về bạn sẽ có được cột họ và tên đệm đã được tách rồi đó.

Cách 4. Tách Họ và Tên bằng lệnh Text to Columns

Nếu bạn cảm thấy cách tách họ tên bằng hàm quá khó nhớ, bạn có thể sử dụng cách sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu chứa họ và tên cần tách. Trên thanh công cụ chọn tab Data và chọn Text to Columns tại mục Data Tools.

Khi đó hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện ra. Tiến hành tích chọn Delimited và bấm Next.

Tìm mục Delimiters, tích chọn Space và nhấn nút Next.

Khi hộp thoại chuyển hướng, hãy tìm phần Coloum data format và tích chọn vào ô Text. Sau đó tại ô Destination nhập ô chứa dữ liệu sau khi tách (trong ví dụ chúng mình sẽ nhập ô chứa dữ liệu là B2) và nhấn Finish để hoàn tất.

Sau đó quay trở lại file excel và cùng kiểm tra kết quả bạn nhé.

Một lưu ý dành cho cách này đó là cách này sẽ giúp bạn tách riêng biệt họ, tên đệm và tên. Vì vậy tùy vào nhu cầu hãy sử dụng bạn nhé.

Xem thêm: Giới thiệu các hàm trong Excel và các ví dụ minh họa dễ hiểu

KẾT THÚC

Như vậy là vừa rồi, chúng mình đã giới thiệu đến các bạn 4 cách tách họ tên đơn giản và nhanh chóng nhất. Tùy vào nhu cầu của bạn, hãy chọn cho mình một cách phù hợp nhất nhé. Hiện nay, Gitiho đang cung cấp rất nhiều cách khóa học trọn đời, nhanh tay đăng ký để sở hữu và nâng cao kỹ năng của mình nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, chúc bạn thao tác thành công.