Tách họ tên mà một thao tác cần thiết và quan trọng, giúp bạn có thể nhanh chóng tách dữ liệu theo ý muốn mà không mất thời gian ngồi gõ lại. Tuy nhiên rất nhiều bạn chưa biết đến những cách để tách họ và tên đúng cách, phù hợp với nhu cầu của bản thân. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu 4 cách thông dụng nhất nhé.
Tách họ tên trong excel được hiểu là một thao tác, người soạn thảo sẽ sử dụng các công cụ trong excel để tách biệt riêng tên hoặc họ của một nhóm dữ liệu chứa tên người dùng. Việc tách riêng tên họ trong excel không còn quá xa lạ đối với nhiều bạn. Thao tác này giúp ích rất nhiều trong công việc, giúp cho bạn có dữ liệu cần thiết mà không cần phải mất công gõ lại từ đầu.
Thao tác tách họ tên trong excel mang lại những lợi ích như sau:
Cách tách họ tên bằng Flash Fill chỉ có trên phiên bản Excel 2013 trở lên. Vì vậy nếu bạn đang sử dụng những phiên bản cũ hơn thì không thể thực hiện cách này. Cách làm như sau:
Bước 1: Tiến hành gõ dữ liệu cho ô đầu tiên. Bạn hãy nhập thủ công dữ liệu vào ô đầu tiên như trong hình bạn nhé.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu dùng để tách họ và tên, tính từ vị trí ô dữ liệu bạn đã nhập thủ công cho đến hết.
Bước 3: Thực hiện dựa vào một trong hai cách sau:
Bước 4: Như vậy là bạn đã tách thành công họ và tên rồi đó. Cùng kiểm tra kết quả nhé.
Tách tên
Bước 1: Copy cột Họ và Tên đầy đủ sang cột cần tách tên.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu vừa copy bằng cách bôi đen, sau đó nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
Tại ô Find what, tiến hành nhập * và khoảng trắng. Sau đó chọn Replace All để hoàn tất việc tách tên.
Cùng kiểm tra kết quả nhé.
Tách họ
Cách tách họ cũng thực hiện tương tự như cách tách tên. Tuy nhiên, tại ô Find what, bạn sẽ nhập ngược lại là Khoảng trắng và * rồi nhấn Replace All để hoàn tất.
Hãy kiểm tra kết quả tại cột dữ liệu nhé.
Một lưu ý nhỏ đó là việc tách họ bằng cách này không giúp bạn lấy được cả họ và tên đệm bạn nhé.
Xem thêm: CÁCH SỬ DỤNG FIND VÀ REPLACE ĐỂ TÌM KIẾM TRONG EXCEL
Ngoài hai cách trên, bạn có thể sử dụng nhiều hàm cùng lúc để tách họ và tên. Tùy vào từng chức năng, ta có thể sử dụng công thức hàm sau đây:
Để tách tên, bạn hãy sử dụng công thức: =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))
(Công thức này thay ô dữ liệu dựa theo ví dụ dưới hình ảnh của chúng mình. Tùy vào file của bạn, bạn hãy thay vùng dữ liệu thích hợp nhé).
Trong đó:
Sau khi hoàn tất nhập hàm, ô dữ liệu sẽ trả về kết quả là tên đã được tách. Di chuyển chuột của bạn đến góc dưới cùng bên phải của ô dữ liệu sẽ xuất hiện ký hiệu như trong ảnh (được gọi là Fill Handle). Click và giữ chuột phải rồi kéo xuống hết vùng dữ liệu mà bạn muốn tách tên. Như vậy là bạn đã hoàn thành việc tách tên rồi đó.
Tương tự như cách tách tên, để tách họ bạn thay hàm RIGHT bằng hàm =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))
Hàm LEFT dùng để cắt chuỗi từ bên trái sang phải (vì họ của dữ liệu sẽ nằm ở đầu của chuỗi).
Và tiến hành làm các bước tương tự như tách tên. Kết quả trả về bạn sẽ có được cột họ và tên đệm đã được tách rồi đó.
Nếu bạn cảm thấy cách tách họ tên bằng hàm quá khó nhớ, bạn có thể sử dụng cách sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu chứa họ và tên cần tách. Trên thanh công cụ chọn tab Data và chọn Text to Columns tại mục Data Tools.
Khi đó hộp thoại Convert Text to Columns Wizard hiện ra. Tiến hành tích chọn Delimited và bấm Next.
Tìm mục Delimiters, tích chọn Space và nhấn nút Next.
Khi hộp thoại chuyển hướng, hãy tìm phần Coloum data format và tích chọn vào ô Text. Sau đó tại ô Destination nhập ô chứa dữ liệu sau khi tách (trong ví dụ chúng mình sẽ nhập ô chứa dữ liệu là B2) và nhấn Finish để hoàn tất.
Sau đó quay trở lại file excel và cùng kiểm tra kết quả bạn nhé.
Một lưu ý dành cho cách này đó là cách này sẽ giúp bạn tách riêng biệt họ, tên đệm và tên. Vì vậy tùy vào nhu cầu hãy sử dụng bạn nhé.
Xem thêm: Giới thiệu các hàm trong Excel và các ví dụ minh họa dễ hiểu
Như vậy là vừa rồi, chúng mình đã giới thiệu đến các bạn 4 cách tách họ tên đơn giản và nhanh chóng nhất. Tùy vào nhu cầu của bạn, hãy chọn cho mình một cách phù hợp nhất nhé. Hiện nay, Gitiho đang cung cấp rất nhiều cách khóa học trọn đời, nhanh tay đăng ký để sở hữu và nâng cao kỹ năng của mình nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, chúc bạn thao tác thành công.