Cách lọc dữ liệu trong Excel - Phần 2: Kỹ thuật lọc dữ liệu dạng Number

Ở bài viết trước, bạn đã biết cách tạo bộ lọc Filter, nhưng chưa biết xác định kiểu dữ liệu định dạng số trong Excel (Number) cần lọc trong đó phải không? Cùng tìm hiểu nhé!

Đăng ký ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Ví dụ minh họa các kiểu định dạng trong bộ lọc Filter trong Excel

Bảng dữ liệu dưới đây thể hiện số tiền khách hàng đã thanh toán cho Công ty G, được áp dụng cách tạo bộ lọc Filter trong Excel cho bảng như ở bài viết trước (Chi tiết xem tại bài viết dưới mục này).

1. Khi nhấn vào nội dung lọc của mục "Số tiền", bạn có thể thấy chúng chứa tính năng Number Filters, nghĩa là cột đang nhận định dữ liệu ở dạng Number (số).

2. Khi nhấn vào bộ lọc của cột "Ngày thanh toán", cửa sổ mở ra sẽ chứa tính năng Date Filters như hình sau, chứng tỏ rằng Excel đang hiểu: trong cột C, người dùng đang áp dụng dữ liệu định dạng kiểu Date.

3. Tương tự, ở cột Khách hàng, dữ liệu đang được áp dụng định dạng Text.

Vì vậy, bạn đọc hoàn toàn có thể tận dụng chức năng Filter trong Excel để hỗ trợ phần nào nhận dạng kiểu dữ liệu trong công cụ này. 

Xem thêm: Cách lọc dữ liệu trong Excel-Phần 1: Cách tạo và sử dụng bộ lọc Filter

Cách lọc dữ liệu định dạng số trong Excel (Number) 

Với dữ liệu định dạng số trong Excel (Number), bạn sẽ có mục Number Filters với những nội dung như sau:

• Equals: Bằng
• Does Not Equal: Không bằng hoặc khác số nào đó
• Greater Than/ Greater Than Or Equal To: Lớn hơn/ Lớn hơn hoặc bằng
• Less Than/ Less Than Or Equal To: Nhỏ hơn/ Nhỏ hơn hoặc bằng
• Between: Trong khoảng
• Top 10: Nhóm 10 số lớn nhất hoặc nhỏ nhất
• Above Average: Trên trung bình
• Below Average: Dưới trung bình
• Custom Filter: Các tùy chọn khác

Bạn đọc cần hiểu rằng: Con số là một giá trị, bạn có thể lọc nội dung lớn hơn hoặc nhỏ hơn hoặc bằng đúng,.. giá trị đó. Những lựa chọn ở trên cho phép bạn lọc ra những nội dung tương ứng. 

Ví dụ 1: Bạn muốn lọc những giá trị lớn hơn 100 triệu. Các thao tác bạn cần làm như sau:

Chọn Number Filters > Greater Than và sau đó nhập con số này vào cửa sổ Custom AutoFilter > OK.

Lưu ý: Excel sẽ không hỗ trợ dấu ngăn cách phần nghìn khi nhập số. Do đó, bạn đọc phải chú ý đếm chữ số sao cho đúng.

Kết quả hiển thị: Bạn sẽ thấy những nội dung liên quan đến số tiền trên 100 triệu đã được lọc.

Ví dụ 2: Chọn những số tiền nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu để lọc những thông tin trong bảng dữ liệu. Làm tương tự như trên nhưng thay vào đó bạn chọn tính năng "Less Or Equal To" và điền 10,000,000 vào ô điều kiện. Vậy là bạn sẽ lọc được kết quả như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm thế nào định dạng số trong Excel?

Điều cần ghi nhớ khi sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong Excel với định dạng Number

1. Nếu bạn để ý sẽ thấy, tại nội dung lọc bên dưới của cột "Số tiền", các giá trị được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Các con số này sẽ chỉ được xuất hiện duy nhất 1 lần mà thôi. Giả dụ, trong bảng dữ liệu của bạn có 2 con số ở mục này giống hệt nhau, thì trong nội dung lọc vẫn sẽ chỉ xuất hiện duy nhất 1 lần. 

Và nếu bạn muốn lọc con số 165,000 này, bạn chỉ cần bỏ dấu "tick" mục Select All và "tick" vào mục 165,000.0 và nhấn OK.

2. Nếu bảng dữ liệu chứa số âm (-1,030,920) và số 0, thì thứ tự sắp xếp của dữ liệu dạng Number (số) sẽ là

số âm > số 0 > số dương

3. Nếu bảng dữ liệu có lẫn dữ liệu dạng Text trong cột dữ liệu dạng Number này, thì bộ lọc dữ liệu trong Excel - Filter vẫn hiểu dữ liệu của bạn là dạng Number (số). Bởi vì, chức năng lọc dữ liệu trong Excel này, được hiểu trên toàn bộ dữ liệu, tức là tỉ lệ dữ liệu dạng nào nhiều hơn thì Excel sẽ mặc định cột của bạn theo kiểu định dạng đó.

Ví dụ: Dữ liệu dạng Text dưới đây bị lẫn vào bảng dữ liệu. Excel vẫn sẽ hiểu rằng cột dữ liệu này đang sử dụng định dạng Number (số) nên đưa lựa chọn đó ở dưới cuối cùng của nội dung lọc, chứ không được xếp chung vào dãy số tăng dần như thường lệ. 

Lưu ý: Đây cũng là cách để bạn kiểm tra xem cột dữ liệu Number của mình có lẫn dữ liệu Text hay không? Bằng việc kéo xuống cuối nội dung lọc trong cửa sổ Filter và kiểm tra xem có dữ liệu kiểu riêng nào không.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu còn gọi là filter trong Excel có bài tập đính kèm

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã bỏ túi cho mình kiến thức hữu ích về cách lọc dữ liệu định dạng kiểu số trong Excel (Number). Ngoài ra, đừng quên đón đọc các bài viết tiếp theo của Gitiho để thành thạo các thủ thuật tin học mới nhất, giúp bạn tối ưu thời gian trong công việc của mình.

Hẹn gặp lại bạn đọc trong phần tiếp theo của bài viết về kiểu dữ liệu dạng Date!

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế