Hướng dẫn 20 mẹo và thủ thuật phải biết trên Google Sheets

Chèn ảnh vào bên trong Google Sheets

Trên thực tế bảng dữ liệu Google không chỉ có các hàng và cột dữ liệu mà người dùng có thể chèn thêm hình ảnh vào bảng tính để thêm một cách thể hiện trực quan hóa dữ liệu của mình.

Để sử dụng tính năng này, bạn có thể sử dụng hàm IMAGE với công thức đầy đủ như sau:

IMAGE (url, [mode], [height], [width])

Cách sử dụng khá đơn giản, bạn chỉ cần nhập địa chỉ URL của hình ảnh vào vị trí mà bạn muốn sử dụng trong bảng tính, giống như hình ảnh dưới đây. Sau đó đóng lại để thêm vào ngay bên trong bảng tính.

Xem thêm: Cách căn chỉnh độ rộng của cột trong Google Sheets

Lấy dữ liệu từ bảng tính Google Sheets khác

Một trong những tính năng phổ biến nhất mà người dùng bảng tính Google Sheets thường làm là kết nối với các bảng tính khác nhau 

Trong trường hợp này bạn phải sử dụng hàm ImportRange. Thông qua hàm này người dùng có thể kết nối với một bảng dữ liệu Google Sheets khác và kéo dữ liệu qua. Quan trọng hơn, liên kết này cũng đảm bảo dữ liệu sẽ luôn được cập nhật khi bảng dữ liệu gốc thay đổi. 

Để sử dụng chức năng này, bạn có thể sử dụng cú pháp sau:

=IMPORTRANGE("Url of Sheet to link to", "Sheet and cell references")

Trong đó:

- Url of Sheet to link to là địa chỉ của sheets trong bảng tính khác mà bạn muốn liên kết đến.

- Sheet and cell references là tham chiếu của sheet và ô có dữ liệu cần liên kết đến.

Dưới đây là một ví dụ về một hàm đã hoàn thành để kéo dữ liệu bằng IMPORTRANGE :

=ImportRange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

Tìm hiểu công thức bên trong ứng dụng

Sử dụng các công cụ, hàm tích hợp trong Google Sheets có thể giúp bạn giải quyết rất nhiều vấn đế. Trong trường hợp bạn vẫn chưa nắm rõ một hàm trong Google Sheets gồm những thành phần nào, rất đơn giản bạn có thể bắt đầu bằng cách:

Nhập dấu bằng vào một ô bất kỳ trong Google Sheets, sau đó nhập tên hàm rồi mở ngoặc đơn. Lúc này một hộp thoại hiển thị sẽ gợi ý cách sử dụng cú pháp cho hàm cụ thể đó, cùng với các mẹo có liên quan về cách sử dụng hàm này. 

Kết nối Google Sheets với các dịch vụ khác

Vì Goolge Sheets hoạt động trên trình duyệt web và được kết nối theo mặc định, nên việc kết nối với các dịch vụ dựa trên web khác là rất dễ dàng. Hãy tưởng tượng bạn có thể lấy dữ liệu từ các nguồn khác như Twitter, Instagram …

Bạn có thể thực hiện điều đó dễ dàng nhờ các dịch vụ kết nối như IFTTT và Zapier. Thay vì tải xuống dữ liệu từ các dịch vụ đó và định dạng lại cho Google Sheets, bạn có thể sử dụng các dịch vụ này trung gian này để tự động chia sẻ dữ liệu giữa các dịch vụ.

Khóa các ô để ngăn các thay đổi không mong muốn

Cộng tác làm việc trong các bảng dữ liệu Google Sheets với nhiều người là một trong những thế mạnh mà đối thủ Excel không thể so sánh được. Tuy nhiên đôi khi bạn vẫn cần phải khóa bảo vệ một số ô quan trọng trong bảng dữ liệu đã chia sẻ để ngăn những người khác thực hiện các thay đổi không mong muốn. 

 

Bạn có thể bắt đầu với tính năng này bằng cách đi tới  tùy chọn menu Data > Protected sheets and ranges. Một menu sẽ mở ra phía bên phải cho phép bạn chỉ cần nhấp và kéo qua dữ liệu cần được bảo vệ.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm ARRAYFORMULA sao chép công thức trong Google sheets

Dọn dẹp văn bản bằng các hàm

Bạn đã bao giờ thấy bảng dữ liệu Google Sheets có nhiều văn bản lộn xộn bao gồm cả văn bản viết hoa hoặc viết thường và muốn dọn dẹp ngay mà chưa biết làm thế nào. Google Sheets có các hàm riêng biệt giúp bạn thực hiện điều đó mà không cần phải nhập lại dữ liệu theo cách thủ công.

Để sử dụng bạn có thể thử một số hàm sau trên bảng dữ liệu của mình:

• UPPER - Chuyển đổi tất cả dữ liệu thành chữ hoa

• LOWER -  Chuyển đổi tất cả dữ liệu thành chữ thường

• TRIM  - Loại bỏ khoảng trắng đầu và cuối trong dữ liệu

Lọc bảng tính để tìm dữ liệu cụ thể

Sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong Google Sheets có thể giúp bạn tinh chỉnh những gì đang hiển thị trong bảng tính và đây là một công cụ vô cùng hữu ích nhất là khi bạn có bảng dữ liệu Google Sheets khổng lồ cần xử lý.

Cách thực hiện khá đơn giản, chỉ cần nhấn vào nút bộ lọc (nút có biểu tượng cái phễu trên thanh công cụ) để thêm các nút bộ lọc vào bảng dữ liệu của bạn. Sau đó, kích vào nút bộ lọc trên cột và tinh chỉnh những gì đang hiển thị theo nhu cầu.

Sử dụng AI để tạo biểu đồ và báo cáo

Đôi khi, Google Sheets thông minh hơn người dùng và đó là nhờ Google sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tạo báo cáo và biểu đồ. Thay vì phải tạo từ đầu, bạn chỉ cần nhập các hướng dẫn bằng tiếng Anh đơn giản để tạo biểu đồ và báo cáo.

Để sử dụng tính năng này trong bảng tính Google của riêng bạn, hãy bấm vào nút Explore ở góc dưới bên phải trong Sheets. Sau đó, chỉ cần xem xét các tùy chọn được tích hợp sẵn hoặc thử gõ ra một biểu đồ mà bạn đã nghĩ đến để dễ dàng tạo ra.

Thử các phím tắt cho các tác vụ thông thường

Thay vì phải thao tác chỉnh sửa dữ liệu và làm việc với bảng dữ liệu Google Sheets theo cách thủ công mất nhiều thời gian. Bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím tắt tích hợp, giúp bạn thực hiện nhanh các tác vụ, từ đó tăng hiệu quả làm việc.

Chuyển đổi tệp Excel sang Google Sheets 

Đây sẽ là một giải pháp hoàn hảo nếu bạn đang tự hỏi làm cách nào để bắt đầu chuyển đổi tệp dữ liệu định dạng Microsoft Excel sang Google Sheets khi cần. Ngay cả khi bạn đang bắt đầu với các tệp bảng tính có định dạng mới là *.XLSX thì cũng có thể chuyển đổi chúng sang định dạng Google Sheets để bắt đầu sử dụng ngay lập tức.

Xem thêm: Cách thiết lập quyền chỉnh sửa bảng tính trên Google Sheets

Dịch văn bản mà không cần bất kỳ ứng dụng nào khác

Kết nối với dịch vụ Google Translate thực sự dễ dàng. Trên thực tế, bạn có thể dịch văn bản ngay bên trong bảng tính. Dưới đây là một ví dụ về việc sử dụng hàm Googletraslate để dịch từ tiếng Pháp sang tiếng Anh:

=GOOGLETRANSLATE("je ne sais quoi","fr","en")

Việc sử dụng hàm Googletraslate sẽ giúp bạn dịch các đoạn văn bản nhanh và dễ dàng hơn so với cách sao chép và dán văn bản qua lại để sử dụng dich vụ Google Translate trên web. 

Sử dụng macro để thực hiện các nhiệm vụ lặp lại

Nếu có một công việc thường ngày mà bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại trong bảng dữ liệu Google Sheets thì thay vì thực hiện thủ công, mất nhiều thời gian. Bạn có thể sử dụng các mã macro để giúp bạn thực hiện việc đó hoàn toàn tự động. 

Để bắt đầu, hãy chuyển đến menu Tools > Macros > Record Macro. Sau đó, thực hiện các bước mà bạn muốn thực hiện lặp lại sau và lưu lại. 

Cho dù đó là cách áp dụng định dạng hay sắp xếp lại các cột theo cùng một cách mỗi lần, tùy chọn này thực sự rất hữu ích và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

Mời cộng tác viên vào bảng tính của bạn

Bạn có thể mời những người khác làm việc trên cùng một bảng tính của mình chỉ với một vài cú kích chuột. Đây là một số tính năng thực sự ấn tượng, vì có thể giúp bạn giám sát những người khác làm việc trực tiếp trong bảng tính của mình theo thời gian thực.

Để bắt đầu, chỉ cần nhấp vào nút Share  ở góc trên bên phải của bảng tính cần chia sẻ và thực hiện theo hướng dẫn.

In bảng tính của bạn một cách dễ dàng 

Các bảng dữ liệu Google Sheets không phải lúc nào cũng chỉ để lưu trữ trên máy. Đôi khi, bạn cũng cần phải in một bảng tính đã hoàn thành để đem đi xem xét và phân tích. 

Việc in ấn các bảng dữ liệu trong Google Sheets trước giờ vẫn phức tạp hơn so với in bảng tính Excel. 

Sao chép định dạng dễ dàng với hai cú kích chuột

Một trong những thủ thuật hay nhất của Google Sheets giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian khi làm việc đó là sử dụng tính năng Format Painter để sao chép các ô đã được định dạng trước đó và áp dụng định dạng đó cho các ô khác. 

Bắt đầu bằng cách đánh dấu các ô mà bạn muốn sao chép định dạng. Sau đó, kích vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ, rồi kích vào các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng là xong.

Sử dụng Pivot Table để phân tích dữ liệu một cách dễ dàng

Nếu bạn là người dùng thành thạo Microsoft Excel thì thủ thuật này của Google Sheets thực sự sẽ giúp bạn thực hiện chuyển đổi. Trên thực tế Pivot Table có khả năng xử lý các bảng dữ liệu lớn nhanh chóng và dễ dàng.

Định dạng dữ liệu Google Sheets

Định dạng dữ liệu là rất quan trọng, các bảng tính càng lớn thì việc sử dụng định dạng dữ liệu sẽ giúp người dùng dễ đọc hơn. Sử dụng các tính năng như căn chỉnh, tạo đường viền, tô màu, chọn kiểu font chữ phù hợp … để định dạng bảng tính sẽ mang lại nhiều ý nghĩa hơn cho dữ liệu của bạn.

Lấy dữ liệu đầu vào từ các biểu mẫu vào Google Sheets

Bảng tính là một cách tuyệt vời để nắm bắt và cấu trúc dữ liệu, nhưng bạn sẽ mất nhiều thời gian để thêm dữ liệu vào đó. Vì vậy sẽ tốt hơn nếu bạn có thể sử dụng một công cụ như biểu mẫu (Form) để lấy dữ liệu từ những dịch vụ khác.

Rất may, Google được tích hợp sẵn một trình tạo biểu mẫu tự động lấy đầu vào và đưa nó vào bảng tính.

Xem thêm: Hướng dẫn cách cố định hàng/cột trong Google Sheets

Lấy dữ liệu tài chính cập nhật

Đây là thủ thuật rất hay trên Google Sheets sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ tải xuống và nhập dữ liệu theo cách thủ công. Nếu bạn đang theo dõi dữ liệu thị trường chứng khoán và tài chính, việc sử dụng hàm GoogleFinance được tích hợp sẵn sẽ giúp bạn tìm nạp dữ liệu cập nhật từ trung tâm của Google.

Dưới đây là một ví dụ về việc sử dụng hàm GoogleFinance để lấy giá cổ phiếu của Amazon từ ngày 7 tháng 2:

=GOOGLEFINANCE("AMZN","price",date(2017,2,7))

Ngoài ra, hãy xem hướng dẫn đầy đủ về cách sử dụng hàm này thông qua bài viết: Hướng dẫn tính tỷ giá hối đoái trong Google Sheets bằng hàm Googlefinance

Bảo vệ toàn bộ bảng tính không cho chỉnh sửa

Bạn không chỉ có thể bảo vệ các ô hoặc phạm vi cụ thể của bảng dữ liệu Google Sheets mà có thể bảo vệ cho toàn bộ các tab trong bảng tính. Đây là một giải pháp tốt nhất nếu bạn có một trang dữ liệu đầu vào hoặc biến số mà bạn không muốn người khác thay đổi. 

Kết luận

Trên đây Gitiho vừa giới thiệu 20 thủ thuật hay mà người dùng Google Sheets nên biết khi sử dụng, từ đó tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian xử lý các bảng dữ liệu lớn khi cần. Nếu có thêm bất kỳ cách thủ thuật hay nào khác về Google Sheets mà các bạn đang sử dụng, hãy chia sẻ với Gitiho trong phần Comments ở phía dưới nhé. Chúc các bạn thành công!

Ngoài ra nếu bạn muốn biết thêm các kỹ năng sử dụng Google Sheets khác có thể đăng ký khóa học Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao, công cụ thay thế Excel tuyệt vời để làm việc.