Hướng dẫn chi tiết cách định khoản các tài khoản 111 và 112

Đinh khoản là công việc quen thuộc với các bạn làm kế toán. Trong bài viết này, chúng mình sẽ hướng dẫn cách định khoản tài khoản 111 (Tiền mặt) và tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng) cho những bạn mới bắt đầu với nghề kế toán.

Tài khoản Tiền mặt 111 và tài khoản Tiền gửi ngân hàng 112 là các tài khoản hết sức quen thuộc với các bạn kế toán. Hầu như bất kỳ bạn nào bắt đầu học thực hành hạch toán thì đều sẽ tiếp xúc với các tài khoản này. Chi tiết về cách định khoản tài khoản 111 và 112 thì hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

Xem thêm: Thành thạo định khoản tài khoản 111 và 112 nhờ khóa học kế toán tổng hợp online sau tại Gitiho:

Định khoản tài khoản 111 và 112

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 111 và 112

Có một số nguyên tắc khi hạch toán tài khoản 111 và tài khoản 112 mà các bạn cần ghi nhớ như sau:

• Ghi chép hàng ngày, liên tục số phát sinh. Bởi vì tiền sẽ lưu thông ra vào doanh nghiệp thường xuyên, liên tục nên chúng ta phải ghi chép, phản ánh việc tăng/giảm Tài khoản Tiền mặt 111 và tài khoản Tiền gửi ngân hàng 112 một cách liên tục.
• Chỉ ghi tăng hoặc ghi giảm đối với các tài khoản đã được cấp trên duyệt, các khoản có nguồn gốc rõ ràng. Nếu các bạn là kế toán thanh toán, là người sẽ chi các khoản tiền của doanh nghiệp thì cần phải đảm bảo các khoản chi là hợp lý. Nếu khoản chi không hợp lý thì trong một số trường hợp các bạn sẽ phải bỏ tiền túi để đền bù cho doanh nghiệp. Ngoài ra, với các khoản thu thì doanh nghiệp không được phép thu các khoản không có mục đích rõ ràng hay không được duyệt. Ví dụ như trong trường hợp doanh nghiệp khác chuyển nhầm tiền vào tài khoản doanh nghiệp bạn thì phải tìm cách trả lại hoặc ghi vào là khoản thu không rõ ràng và không được sử dụng đến nó. 
• Đối chiếu các phát sinh trên phần mềm và trên báo cáo giao dịch ngân hàng thưỡng xuyên. Chúng ta phải luôn bám sát các báo cáo giao dịch như sao kê tài khoản theo tháng, theo năm. Hãy chắc chắn các giao dịch trên phần mềm phải khớp toàn bộ với giao dịch mà ngân hàng cung cấp cho chúng ta. Nếu trong quá trình đối chiếu mà phát hiện ra vấn đề thì cần liên hệ với ngân hàng để làm rõ. 
• Đối chiếu tồn quỹ hàng ngày, hàng tuần với tài khoản tiền mặt. Việc đối chiếu này là để đảm bảo tồn quỹ luôn luôn khớp với số dư tài khoản 111.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính số dư của tài khoản kế toán

Sơ đồ chữ T của tài khoản 111 và 112

Bảng dưới đây là sơ đồ chữ T của tài khoản 111 và tài khoản 112 cho các bạn tham khảo:

Nợ	Có
Là tất cả khoản tiền đi vào tài khoản 111, 112. Phát sinh: Các khoản tiền thu được từ bán hàng, nộp vào Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê, đối chiếu Chênh lệch tỉ giá do đánh giá lại cuối kỳ Số dư của tài khoản 111, 112 là số dư bên Nợ, là số dư thực tế phản ánh lượng tiền còn lại trong quỹ hoặc là trên tài khoản ngân hàng.	Là tất cả khoản tiền đi ra từ tài khoản 111, 112. Phát sinh: Các khoản tiền chi đi, xuất quỹ Tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê, đối chiếu Chênh lệch tỉ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ

Phát sinh đối ứng giữa 2 tài khoản 111 và 112

Phát sinh đối ứng giữa 2 tài khoản 111 và 112 sẽ gồm các nghiệp vụ như sau:

• Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Khi đó chúng ta sẽ ghi Nợ TK 111, Có TK 112.
• Mang tiền mặt từ quỹ đi nộp vào tài khoản ngân hàng. Khi đó chúng ta sẽ ghi Nợ TK 112, Có TK 111.

Hạch toán phát sinh ghi Nợ TK 111 và 112

Khi chúng ta ghi nợ tài khoản 111 hoặc 112 thì sẽ ghi có với các trường hợp sau:

Bán hàng thu tiền ngay:

• Có tài khoản 511 (Doanh thu bán hàng)
• Có tài khoản 3331 (Thuế GTGT phải nộp)

Khách hàng trả nợ:

• Có tài khoản 131

Thu lại tiền tạm ứng:

• Có tài khoản 141

Kiểm kê phát hiện thừa:

• Có tài khoản 3381

Ví dụ: Ngày 12/12/2021, công ty có phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng. Khách hàng đã thanh toán toàn bộ tiền hàng trị giá 150 triệu bằng chuyển khoản (mặt hàng không có thuế GTGT). 

Khi đó chúng ta sẽ hạch toán là: Nợ TK 112/Có TK 511 với số tiền là 150.000.000 đồng.

Xem thêm: Tổng quan về định khoản kế toán và các tài khoản kế toán

Hạch toán phát sinh ghi Có TK 111 và 112

Khi chúng ta ghi có tài khoản 111 hoặc 112 thì sẽ ghi nợ với các trường hợp sau:

Mua hàng thanh toán ngay:

• Nợ tài khoản 151, 152, 153
• Nợ tài khoản 621, 623, 642, 641 (Các chi phí)
• Nợ tài khoản 242 (Chi phí trả trước)
• Nợ tài khoản 211 (Tài sản cố định)

Thanh toán các khoản phải trả:

• Nợ tài khoản 331 (Phải trả người bán)
• Nợ tài khoản 333 (Các khoản thuế phải nộp)
• Nợ tài khoản 3383 (BHXH), 3384 (BHYT), 3386 (BHTN)
• Nợ tài khoản 334 (Phải trả người lao động)

Chi tạm ứng cho người lao động:

• Nợ tài khoản 141

Kiểm kê phát hiện thiếu:

• Nợ tài khoản 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý)

Ví dụ:

1. Công ty mua văn phòng phẩm cho bộ phận quản lý trị giá 250.000 đồng, tiền thuế GTGT 25.000 đồng, thanh toán tiền mặt sử dụng trong tháng 3/2021.

Ghi sổ:

• Nợ TK 642: 250.000 đồng
• Nợ TK 1331: 25.000 đồng

2. Công ty chi tiền mặt tạm ứng cho người lao động đi công tác, số tiền là 3.000.000 đồng. 

Ghi sổ:

• Nợ TK 141: 3.000.000 đồng. 
• Có TK 111: 3.000.000 đồng. 

3. Mua hàng nhập kho nguyên vật liệu hết 50.000.000, thuế GTGT 10% thanh toán chuyển khoản toàn bộ.

Ghi sổ:

• Nợ TK 152: 50.000.000 đồng.
• Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng.
• Có TK 112: 55.000.000 đồng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán doanh thu bán hàng chi tiết cho kế toán

Mở tiểu khoản cho tài khoản 111 và 112

Tài khoản 111

Tài khoản 111 có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam
• Tài khoản 1112 - Ngoại tệ

Mở tiểu khoản cho các tài khoản cấp 2:

• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn 1 quỹ tiền mặt, có thể mở các tiểu khoản như: 11111, 11112, 1111-A, 1111-B hoặc đặt phần đuôi phía sau theo tên chi nhánh cũng được.
• Trường hợp mở tiểu khoản cho các loại ngoại tệ khác nhau: 1112-USD, 1112-EUR hoặc 11121, 11122.

Tài khoản 112

Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam
• Tài khoản 1122 - Ngoại tệ
• Tài khoản 1123 - Vàng tiền tệ

Mở tiểu khoản cho các tài khoản cấp 2:

• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn 1 tài khoản ngân hàng thì có thể mở các tài khoản cấp 3 như: 11211, 11212, 11213,… hoặc 1121-VCB, 1121-TCB,… theo ký hiệu tên ngân hàng.
• Trường hợp mở tiểu khoản cho các loại ngoại tệ khác nhau: 1122-USD, 1122-EUR hoặc 11221, 11222.

Xem thêm: Những điều cần biết về tài khoản 331 - Phải trả cho người bán

Kết luận

Qua bài viết này, các bạn có thể nắm được kiến thức cơ bản về định khoản cho tài khoản 111 và 112. Chúc các bạn thành công!