Phân tích nguồn nhân lực là gì? Tại sao quan trọng trong doanh nghiệp?

Dữ liệu là tài sản kinh doanh có giá trị mà mỗi bộ phận, bao gồm cả bộ phận nhân sự có thể sử dụng để thúc đẩy đổi mới, cải tiến chính sách và mục tiêu của công ty. Đồng thời, để quản lý và phát triển nhân sự. Hiểu được mục đích của dữ liệu trong phân tích nguồn nhân lực có thể giúp cho các tổ chức tập trung vào các nguồn lực thiết yếu để phát triển chính sách nhân sự hiệu quả. 

Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ khái niệm, tầm quan trọng cũng như quy trình phân tích nhân sự như thế nào? Cùng theo dõi nhé!

Phân tích nguồn nhân lực là gì?

Phân tích nguồn nhân lực là quá trình thu thập và phân tích dữ liệu về nhân sự với mục đích là cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức. Quá trình này còn được gọi là phân tích năng lực, phân tích con người hay phân tích lực lượng lao động.  

Hơn 70% công ty cho biết họ coi việc phân tích nhân sự, con người là ưu tiên hàng đầu.

Phương pháp này sử dụng dữ liệu được thu thập thường xuyên bởi Hr và liên kết số liệu với mục tiêu của tổ chức. Thông qua đó, nó cung cấp các bằng chứng đo lường về sự đóng góp của nhân sự vào mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

Ví dụ nếu một công ty kỹ thuật phần mềm có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao thì chứng tỏ công ty đó đang hoạt động không hiệu quả. 

Các công ty phải hiểu rằng, để đạt năng suất tối đa thì phải đầu tư thời gian và công sức để đào tạo nhân viên và đem lại cơ hội để nhân viên phát triển.

Phân tích nguồn nhân lực cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu về những hoạt động đạt hiệu quả và không đạt hiệu quả, giúp cho các tổ chức có thể cải tiến và lập kế hoạch tốt nhất cho tương lai. 

Như ở ví dụ trên, biết được nguyên nhân nhân viên nghỉ việc thì cũng sẽ biết cách để khắc phục tình trạng này. Nếu giảm được tỷ lệ nhảy việc, công ty có thể tăng doanh thu và tăng năng suất làm việc của đội ngũ nhân sự. 

Xem thêm: 9 xu hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 2023 và tương lai

Tại sao phân tích nguồn nhân lực lại cần thiết trong doanh nghiệp?

Hầu hết các tổ chức đều có dữ liệu được thu thập thường xuyên, tuy nhiên để có thể tận dụng hết giá trị của dữ liệu đó, cần phải có một phương pháp để phân tích. 

Dữ liệu thô chưa nói lên vấn đề và không cung cấp thông tin hữu ích nào, giống như việc bạn nhìn vào một bảng tính chỉ toàn những con số. 

Nếu không có tổ chức hoặc không có người phân tích , dữ liệu sẽ trở nên vô nghĩa. Chỉ khi được phân tích, so sánh, dữ liệu thô mới cung cấp được các thông tin hữu ích phục vụ cho doanh nghiệp.

Phân tích số liệu sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi như: 

• Lý do nhân viên nghỉ việc đến từ đâu?
• Mất bao lâu để tuyển được nhân viên mới?
• Số tiền đầu tư cho nhân viên để đạt được năng suất làm việc hiệu quả là bao nhiêu?
• Nhân viên nào có khả năng nghỉ việc trong thời gian tới?
• Các chương trình đào tạo và phát triển có ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên không?

Rất nhiều dẫn chứng dựa trên các dữ liệu cho phép các tổ chức có thể tập trung vào việc thực hiện các cải tiến cần thiết và lập kế hoạch cho các dự định sẽ làm trong tương lai. 

Không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp đang sử dụng phân tích nhân sự để cải thiện hiệu suất cho những ý tưởng, dự án vì nó có thể trả lời được câu hỏi quan trọng của tổ chức mà không cần phải phỏng đoán. 

“Nhân sự là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp”. Bởi nguồn nhân lực chính là yếu tố quan trọng quyết định đến sự phát triển của tổ chức. Doanh nghiệp nào có nhân viên giỏi, tài năng, đầy đủ kỹ năng, thái độ tích cực, phù hợp với văn hóa thì đó chính là doanh nghiệp thành công. Do vậy, người làm nhân sự trong tổ chức cần phải hiểu rõ nhân sự của mình. 

Ví dụ về phân tích nguồn nhân lực

Các tổ chức, doanh nghiệp có thể ứng dụng phân tích nhân sự vào công việc như thế nào?

Hãy xem xét một vài ví dụ về một số vấn đề trong tổ chức:

Nghỉ việc

Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp thường không biết lý do thật sự là gì?

Có thể có các báo cáo hoặc dữ liệu được thu thập về một số trường hợp nghỉ việc của từng nhân viên, nhưng không có cách để biết liệu có một lý do chung hay xu hướng nào đằng sau sự nghỉ việc của nhân viên hay không.

Tỷ lệ nghỉ việc cao khiến tổ chức tốn nhiều thời gian cho việc tuyển dụng nhân sự mới và lợi nhuận cũng sẽ bị giảm đi, do vậy tổ chức cần phải biết được lý do để ngăn chặn vấn đề này. 

Phân tích nguồn nhân lực giúp:

• Thu thập và phân tích về tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên trong quá khứ để xác định được các xu hướng và lý do trả lời cho câu hỏi: tại sao nhân viên nghỉ việc?
• Thu thập dữ liệu về hành vi của nhân viên, ví dụ như năng suất và mức độ gắn kết, để hiểu rõ hơn về tình trạng của nhân viên hiện tại. 

Trong đó, hiểu được nhân viên thông qua việc phân tích sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến việc xây dựng và duy trì lực lượng lao động gắn kết. Theo Gallup, các công ty có lực lượng lao động gắn kết có lợi nhuận cao hơn 22%, trong khi mỗi nhân viên không gắn kết khiến công ty phải trả tới 3400 đô la mỗi năm trên khoản tiền lương trung bình là 10.000 đô la. 

• Kết hợp phân tích cả 2 dữ liệu trên để hiểu được lý do tại sao nhân việc nghỉ việc.
• Tạo nên một mô hình dự đoán để theo dõi và nhận diện được nhân viên nào có thể sẽ nghỉ việc.
• Phát triển các chiến lược và đưa ra những quyết định có thể cải thiện môi trường làm việc và mức độ gắn kết.
• Nhận diện được sự tương tác, gắn kết với tổ chức, sự hài lòng cũng như hiệu suất của họ.

Tuyển dụng

Các tổ chức không chỉ tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng, chuyên môn tốt mà còn phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và yêu cầu hiệu suất của các tổ chức. 

Việc sàng lọc hàng trăm, hàng nghìn hồ sơ và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên những thông tin cơ bản có vẻ bất hợp lý, dẫn đến những ứng viên tiềm năng có thể bị bỏ qua.

Ví dụ, một công ty đã phát hiện ra rằng sự sáng tạo là một chỉ số thành công tốt hơn so với kinh nghiệm làm việc.

Phân tích nguồn nhân lực giúp:

• Cho phép thu thập dữ liệu ứng viên nhanh chóng, tự động từ nhiều nguồn khác nhau. 
• Có cái nhìn sâu sắc hơn về các ứng viên bằng cách xem xét các thông tin mở rộng như cơ hội phát triển và sự phù hợp với văn hóa công ty.
• Xác định những ứng viên có các đặc điểm tương đương với những nhân viên có hiệu suất cao nhất trong tổ chức.
• Tránh việc thiên vị theo mối quan hệ và đảm bảo cơ hội bình đẳng cho tất cả các ứng viên, với cách dựa trên dữ liệu để tuyển dụng, quan điểm và ý kiến của ai đó không còn ảnh hưởng đến việc xem xét và lựa chọn ứng viên. 
• Cung cấp các số liệu về thời gian cần tuyển dụng cho các vị trí trong tổ chức, cho phép các phòng ban chuẩn bị thật kỹ cho việc tuyển dụng khi được thông báo. 
• Khi có dữ liệu đo lường được giai đoạn tuyển dụng vượt số lượng và giai đoạn tuyển dụng quá ít sẽ giúp cho tổ chức nhìn ra được vấn đề và xây dựng được kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, bền vững hơn trong tương lai. 

Xem thêm: Tuyển dụng nhân sự - Bước khởi đầu cho hành trình phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Quy trình phân tích nhân sự như thế nào?

Phân tích nguồn nhân lực được hình thành từ việc kết hợp một số thành phần với nhau:

• Đầu tiên là phải thu thập được dữ liệu.
• Sau đó, dữ liệu cần được theo dõi và so sánh với các dữ liệu khác như dữ liệu thời gian trước, dữ liệu ở hiện tại và dữ liệu tham khảo.  
• Điều này giúp xác định xu hướng và những biến động có thể xảy ra. 
• Bước cuối cùng là áp dụng cái nhìn trực quan nhất vào các quyết định của tổ chức.

Vì vậy, hãy xem xét thật chi tiết về cách thức hoạt động của quy trình:

1. Thu thập dữ liệu

Big data (Dữ liệu lớn) đề cập đến một lượng lớn thông tin được bộ phận nhân sự thu thập và tổng hợp. Mục đích là phân tích và đánh giá các hoạt động quan trọng trong lĩnh vực nhân sự, bao gồm tuyển dụng, quản lý, chương trình đào tạo, đánh giá hiệu suất…

Thu thập và theo dõi dữ liệu chính thống là yếu tố quan trọng trong quá trình phân tích nguồn nhân lực. 

Dữ liệu cần được thu thập một cách dễ dàng và có khả năng tích hợp vào hệ thống báo cáo. Nó có thể được lấy từ các hệ thống nhân sự hiện có, hệ thống đào tạo và phát triển, hoặc từ những phương pháp khác như hệ thống dựa trên đám mây, thiết bị di động và công nghệ đeo trên người (Wearable Technology).

Hệ thống thu thập dữ liệu cũng cần có khả năng tổng hợp dữ liệu, nghĩa là hệ thống sẽ cung cấp khả năng sắp xếp và tổ chức dữ liệu để phục vụ cho việc phân tích trong tương lai. 

Có những dữ liệu nào được thu thập:

• Hồ sơ nhân viên
• Hiệu suất làm việc
• Thống kê nhân viên làm việc hiệu quả
• Thống kê nhân viên làm việc có hiệu quả thấp
• Lương và quá trình thăng tiến
• Dữ liệu dân số học
• Quá trình hội nhập (On boarding)
• Đào tạo
• Sự tương tác của nhân viên với tổ chức
• Khả năng giữ chân nhân viên 
• Tỷ lệ nghỉ việc
• Sự vắng mặt, bao gồm nghỉ việc không lý do, do sức khỏe, vấn đề cá nhân

2. Tiến hành đo lường

Ở giai đoạn đo lường, dữ liệu được sử dụng để tiến hành quá trình đo lường và so sánh liên tục, hay còn được gọi là số liệu nhân sự (HR metrics).

Phân tích nguồn nhân lực bao gồm việc so sánh dữ liệu được thu thập trong quá khứ, dữ liệu hiện tại và những dữ liệu tiêu chuẩn mà tổ chức đưa ra. Quá trình này không thể dựa trên một ảnh chụp nhanh (snapshot) của dữ liệu tại một thời điểm mà đòi hỏi sự cung cấp liên tục và đồng bộ dữ liệu theo thời gian. 

Dữ liệu cũng cần có cơ sở để so sánh. Ví dụ như làm thế nào để một tổ chức biết được nhân sự vắng mặt không lý do có thể chấp nhận được nếu nhân sự không báo trước.

Trong phân tích nhân sự, các số liệu chính được theo dõi là: 

Hiệu suất của tổ chức: Thu thập và so sánh dữ liệu để hiểu rõ về doanh thu, tình trạng vắng mặt và kết quả tuyển dụng. 

Dữ liệu hoạt động: được theo dõi để xác định tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động hàng ngày của nhân sự.

Tối ưu hóa quy trình: ở giai đoạn này, sẽ kết hợp dữ liệu từ các chỉ số hoạt động và hiệu suất của tổ chức để xác định các vị trí có thể thực hiện cải tiến trong quy trình.

Ví dụ về số liệu phân tích nhân sự: 

Dưới đây là một số ví dụ về các số liệu cụ thể có thể đo lường được bởi bộ phận Hr:

Thời gian tuyển dụng - là thời gian tính từ khi đăng tuyển đến khi tuyển được nhân viên. Nó đo lường được thời gian tìm ứng viên và lựa chọn được ứng viên phù hợp. 

Chi phí tuyển dụng - là tổng chi phí liên quan đến việc tuyển dụng và thu hút ứng viên. Số liệu này được theo dõi theo thời gian để tính toán các chi phí phổ biến liên quan đến việc tuyển dụng ứng viên. 

Nghỉ việc - tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sau một thời gian làm việc tại tổ chức. Số liệu này cũng được theo dõi theo thời gian và được so sánh với tỷ lệ hoặc tiêu chuẩn của tổ chức. 

Vắng mặt - Số ngày và tần suất nhân viên vắng mặt trong công việc. Số liệu này được theo dõi theo thời gian và được so sánh với tỷ lệ cho phép hoặc quy định về số lần được phép nghỉ của tổ chức. 

Mức độ gắn kết - Đo lường năng suất và sự hài lòng của nhân viên để đánh giá mức độ gắn kết của nhân viên trong công việc của họ. Điều này có thể đo lường thông qua khảo sát, đánh giá hiệu suất hoặc đo lường năng suất.

Bởi vì sự gắn kết của nhân viên có tác động trực tiếp đến hiệu suất của tổ chức, nên các doanh nghiệp đang tăng cường nỗ lực để thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên.

Deloitte ước tính các công ty Hoa Kỳ đã chi hơn 1 tỷ đô la chỉ riêng cho các nỗ lực gắn kết nhân viên.

3. Phân tích

Đây là giai đoạn phân tích kết quả từ báo cáo số liệu để xác định các xu hướng và mô hình có thể tác động đến tổ chức. 

Có nhiều phương pháp phân tích khác nhau được sử dụng, tùy thuộc vào kết quả mong muốn, bao gồm phân tích mô tả, phân tích đề xuất và phân tích theo dự doán. 

• Phân tích mô tả chỉ tập trung vào việc phân tích dữ liệu lịch sử và giúp trả lời những câu hỏi về “những gì đã xảy ra” và “tại sao đã xảy ra”.
• Phân tích dự đoán sử dụng các mô hình thống kê để phân tích dữ liệu nhằm dự đoán rủi ro hoặc cơ hội trong tương lai. 
• Phân tích đề xuất đi một bước xa hơn so với phân tích dự đoán và dự đoán hậu quả cho các kết quả được dự đoán.

Dưới đây là một số ví dụ về số liệu ở giai đoạn phân tích:

Tuyển dụng - Khoảng thời gian đăng tuyển đến khi tuyển dụng là thước đo cho phép bộ phận nhân sự hiểu rõ về hiệu quả của quy trình tuyển dụng, nó khuyến khích việc nghiên cứu xem điều gì hiệu quả và không hiệu quả. Có mất quá nhiều thời gian để tìm ứng viên phù hợp không hay những yếu tố nào ảnh hưởng đến kết quả. 

Tỷ lệ nghỉ việc - tỷ lệ nghỉ việc cho biết tỷ lệ nhân viên rời khỏi tổ chức sau khi được được tuyển dụng có thể phân tích để xác định bộ phận cụ thể nào trong tổ chức đang gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân viên và các yếu tố liên quan như sự không hài lòng về môi trường làm việc hay không đáp ứng được các chương trình đào tạo. 

Vắng mặt - số liệu cho biết tần suất và thời gian nhân viên vắng mặt trong công việc so với quy định của tổ chức có thể là một dấu hiệu về sự gắn kết có vấn đề. Bởi nhân viên vắng mặt có thể gây tốn kém cho năng suất của một tổ chức. 

4. Áp dụng

Sau khi phân tích được các số liệu, các phát hiện được sử dụng làm thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của tổ chức.

Dưới đây là một số ví dụ về cách áp dụng phân tích thu được từ phân tích nhân sự để ra quyết định. 

Thời gian tuyển dụng - Nếu kết quả xác định rằng thời gian tuyển dụng mất quá nhiều thời gian và quy trình ứng tuyển được xác định là rào cản, lúc này tổ chức có thể đưa ra quyết định về cách cải thiện hiệu quả và tính tiện lợi của quy trình nộp CV. 

Tỷ lệ nghỉ việc - Hiểu được lý do tại sao nhân viên lại rời khỏi tổ chức có nghĩa là có thể đưa ra các quyết định để ngăn chặn hoặc giảm tỷ lệ nghỉ việc ngay từ đầu. Nếu việc thiếu chương trình đào tạo được xác định là yếu tố khiến nhân viên nghỉ việc thì việc cải thiện hoạt động đào tạo là điều hết sức cần thiết. 

Vắng mặt - Hiểu được lý do nhân viên thường xuyên vắng mặt cho phép các tổ chức phát triển được các chiến lược để cải thiện các yếu tố môi trong môi trường làm việc ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhân viên.

Ưu và nhược điểm của phân tích nhân sự

Phân tích nhân sự đang ngày càng được công nhận là một phần quan trọng trong các phương pháp quản lý nhân sự.

Dữ liệu dù được thu thập thường xuyên nhưng sẽ không mang lại giá trị gì nếu không được tổng hợp và phân tích, để việc phân tích nguồn nhân lực trở thành công cụ có giá trị để đo lường. 

Tuy nhiên, phân tích nhân sự có tiềm năng đưa quản lý nhân sự từ mức độ hoạt động hằng ngày lên mức độ chiến lược thì việc thực hiện và ứng dụng nó cũng mang lại nhiều thách thức cho doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Có thể đưa ra quyết định chính xác hơn nhờ cách tiếp cận dựa trên dữ liệu, giúp cho các tổ chức không cần phải dựa vào cảm tính hay phỏng đoán để ra quyết định.
• Có các chiến lược để nâng cao khả năng giữ chân nhân viên dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về lý do nhân viên rời bỏ hoặc ở lại với tổ chức. 
• Sự gắn kết nhân viên có thể được cải thiện bằng cách phân tích hành vi của nhân viên, ví dụ như cách họ làm việc với đồng nghiệp, khách hàng và đồng thời tìm cách điều chỉnh các quy trình và môi trường làm việc.
• Tuyển dụng nhân viên có thể được điều chỉnh để phù hợp hơn với các nhu cầu kỹ năng của tổ chức bằng cách phân tích và so sánh dữ liệu của nhân viên hiện tại và ứng viên tiềm năng.
• Các xu hướng và mẫu trong dữ liệu nhân sự có thể dự báo thông qua phân tích dự đoán, cho phép các tổ chức chủ động trong việc duy trì lực lượng lao động. 

Nhược điểm

• Nhiều bộ phận nhân sự thiếu kỹ năng thống kê và phân tích để có thể khó làm việc với dữ liệu.
• Các hệ thống và báo cáo quản lý khác nhau trong tổ chức gây khó khăn trong việc tổng hợp và so sánh dữ liệu. 
• Việc truy cập vào dữ liệu có độ tin cậy và chính xác cao có thể là một vấn đề với một số tổ chức không có hệ thống cập nhật mới. 
• Các tổ chức cần truy cập vào phần mềm báo cáo và phân tích chất lượng tốt để có thể sử dụng dữ liệu được thu thập. 
• Theo dõi và thu thập dữ liệu lớn bằng các công nghệ mới cũng như dự đoán dựa trên dữ liệu có thể đặt ra vấn đề về đạo đức. Đó chính là xâm phạm quyền riêng tư, sử dụng dữ liệu bất hợp pháp, không minh bạch…

Phân tích nhân sự dựa trên dự đoán

Phân tích dự đoán nhân sự là phương pháp phân tích dữ liệu trong quá khứ để có thể dự đoán được tương lai. Sự khác biệt ở đây là cách dữ liệu được sử dụng. 

Trong phân tích nhân sự tiêu chuẩn, dữ liệu được thu thập và phân tích để báo cáo về những gì đang hoạt động và những gì cần cải thiện. Trong phân tích dự đoán, dữ liệu cũng được thu thập nhưng được sử dụng để đưa ra dự đoán trong tương lai về nhân viên hoặc sáng kiến nhân sự. 

Điều này có thể bao gồm bất cứ điều gì từ dự đoán ứng viên nào sẽ đạt được thành công trong tổ chức, cho đến những ai có nguy cơ nghỉ việc trong thời gian tới. 

Phân tích dự đoán như thế nào?

Các kỹ thuật thống kê tiên tiến được sử dụng để tạo ra các mô hình thuật toán có khả năng xác định xu hướng và hành vi trong tương lai. Những xu hướng này có thể là mô tả cho những rủi ro hoặc là cơ hội có thể xảy ra mà các tổ chức có thể tận dụng trong quá trình dài. 

Ví dụ về phân tích dự đoán

Hãy xem những phân tích dự đoán được áp dụng như thế nào?

Tỷ lệ nghỉ việc

Với việc phân tích dự đoán, một thuật toán có thể được tạo ra để dự đoán khả năng nhân viên nghỉ việc trong một khung thời gian nhất định. Khả năng biết được nhân viên nào có nguy cơ sẽ nghỉ việc cho phép tổ chức có thể thực hiện được biện pháp phòng ngừa và tránh mất mát về năng suất và chi phí tái tuyển dụng. 

Hiệu suất của tổ chức

Những dữ liệu trong quá khứ có thể xác định lý do dẫn đến hiệu suất làm việc kém, nhưng việc phân tích dự đoán có thể đưa ra những sáng kiến nào có nhiều khả năng cải thiện hiệu suất nhất. Nếu mức độ gắn kết được xác định là tương quan với hiệu suất, thì các tổ chức có thể triển khai các sáng kiến cụ thể để tăng cường hơn nữa mức độ gắn kết của nhân viên.

Lợi ích và thách thức của việc phân tích dự đoán nhân sự

Lợi ích

Phân tích dự đoán nhân sự cho phép các tổ chức chủ động trong việc sử dụng dữ liệu của họ.

Thay vì khắc phục các vấn đề trong quá khứ, các tổ chức có thể tạo ra một tương lai ngăn chặn các vấn đề và giải quyết các thách thức trong tương lai trước khi chúng xảy ra. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí trong tương lai, cả về doanh thu, mục tiêu và năng suất.

Thách thức

Phân tích dự đoán nhân sự đòi hỏi công nghệ, mức độ kỹ năng và đầu tư mà nhiều tổ chức chưa có. 

Nhiều yếu tố cũng cần được xem xét để đưa ra dự đoán về nhân viên hoặc ứng viên tiềm năng. 

Con người có tính đa dạng, phức tạp nên không thể dự đoán được hoàn toàn một ai đó. Bởi mỗi người có những đặc điểm riêng, quá khứ và những tính cách riêng biệt. Việc sử dụng thuật toán đơn giản để dự đoán hiệu suất làm việc, tiềm năng phát triển trong tương lai có thể gây ra rủi ro mà còn gây nên vấn đề về đạo đức.

Xem thêm: 7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

Trên đây là những thông tin về phân tích nguồn nhân lực cũng như lợi ích mà nó mang lại, quy trình để thực hiện một cách hiệu quả. Cổ nhân đã có câu “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, cũng giống như việc nếu doanh nghiệp hiểu rõ được nhân sự của mình thì sẽ biết cách thúc đẩy nhân sự tạo ra năng suất, giá trị cho công ty, giúp công ty ngày một phát triển và đổi mới.