Tìm hiểu 6 chức năng chính trong quy trình hoạt động Logistics

Logistics là gì?

Logistics (hậu cần) bao gồm việc lập kế hoạch và thực hiện việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa giữa các điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng. Logistics điều phối cơ sở vật chất, con người, thiết bị và các nguồn lực khác để đảm bảo sản phẩm di chuyển đúng thời điểm và có không gian cho chúng ở điểm dừng tiếp theo.

Lập kế hoạch nhu cầu, vận chuyển (bao gồm cả quản lý đội xe), quản lý hàng tồn kho, xử lý nguyên vật liệu và hoàn thành đơn đặt hàng là tất cả các quy trình thuộc lĩnh vực Logistics.

Xem thêm: Tổng quan về xuất nhập khẩu logistics

Chức năng chính của Logistics

Chức năng Logistics: Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là một nhiệm vụ quan trọng trong các chức năng của hoạt động Logistics. Đơn đặt hàng do người mua đặt nhà cung cấp là chứng từ pháp lý quan trọng của giao dịch mua bán giữa hai bên. Tài liệu này bao gồm mô tả hoặc chi tiết kỹ thuật của sản phẩm cung cấp, giá cả, thời hạn giao hàng, điều khoản thanh toán, thuế và các điều khoản thương mại khác theo thỏa thuận.

Việc xử lý tài liệu này rất quan trọng vì nó có mối quan hệ trực tiếp với việc giao nhận hàng hoặc thời gian của chu kỳ thực hiện, nó cho biết thời gian nhận được đơn đặt hàng và khi khách hàng nhận được tài liệu.

Hoạt động xử lý đơn đặt hàng bao gồm các bước sau:

• Kiểm tra đơn hàng xem có bất kỳ sai lệch nào trong các điều khoản đã thỏa thuận hoặc đã thương lượng
• Chỉ ra sai lệch nếu có và yêu cầu chỉnh sửa.
• Kiểm tra giá cả, thanh toán và điều khoản giao hàng.
• Kiểm tra sự sẵn có của nguyên vật liệu trong kho.
• Lập kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu nếu có thiếu hụt.

Chức năng Logistics: Kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là giữ đủ hàng tồn kho để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và chi phí quản lý phải thấp nhất. Về cơ bản, nó là một bài tập yêu cầu phải đạt được sự cân bằng giữa dịch vụ khách hàng để không đánh mất cơ hội thị trường và chi phí để đáp ứng điều đó.

Hàng tồn kho là "thủ phạm" lớn nhất ảnh hướng đến chuỗi cung ứng tổng thể của một công ty vì chi phí vận hành quá lớn, gián tiếp "ăn mòn" lợi nhuận. Nó bao gồm chi phí tài trợ cho việc kiểm kê, bảo hiểm, lưu kho, tổn thất, thiệt hại và ăn cắp vặt. Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển hàng tồn kho trung bình thay đổi từ 10 đến 25% tổng số hàng tồn kho mỗi năm tùy thuộc vào sản phẩm.

Chức năng Logistics: Kho bãi

Lưu kho là việc lưu trữ các sản phẩm cho đến khi chúng được bán. Nó đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động Logistics của một công ty. 

Trong bối cảnh ngày nay, kho bãi được coi như là phương tiện chuyển đổi vì thể nó được coi là khu vực quyết định quan trọng trong Logistics.

Các quyết định chính trong việc nhập kho là:

• Vị trí kho bãi
• Số lượng nhà kho
• Kích thước của nhà kho
• Bố trí nhà kho
• Thiết kế của nhà kho
• Quyền sở hữu nhà kho

Xem thêm: Tất tần tật những điều bạn cần biết về quản trị chuỗi cung ứng

Chức năng Logistics: Vận chuyển

Đối với sự di chuyển của hàng hóa từ nhà cung cấp đến người mua, chức năng vận chuyển là thành phần cơ bản và quan trọng nhất của Logistics.

Khi một đơn đặt hàng được đặt, giao dịch sẽ không được hoàn thành cho đến khi hàng hóa được chuyển đến địa điểm của khách hàng qua nhiều phương thức vận tải khác nhau.

Các hãng lựa chọn phương thức vận chuyển tùy thuộc vào cơ sở hạ tầng giao thông của quốc gia hoặc khu vực. Chi phí là yếu tố quan trọng nhất được xem xét trong việc lựa chọn một phương thức vận tải cụ thể. Tuy nhiên, đôi khi sự cấp thiết của hàng hóa đối với khách hàng lại lấn át việc cân nhắc chi phí bởi vì hàng hóa cần được gửi qua phương thức nhanh nhất, đồng nghĩa với phương thức vận chuyển đắt đỏ.

Chức năng Logistics: Hệ thống xử lý và lưu trữ vật liệu

Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng phụ thuộc vào các phương pháp xử lý nguyên vật liệu. Phương pháp xử lý vật liệu không phù hợp sẽ làm tăng thêm các hư hỏng của sản phẩm và sự chậm trễ trong việc giao hàng cũng như các chi phí phát sinh.

Cơ giới hóa và tự động hóa trong xử lý vật liệu nâng cao năng suất của hệ thống Logistics. Các cân nhắc khác để lựa chọn hệ thống xử lý vật liệu là khối lượng cần xử lý, tốc độ cần thiết để di chuyển vật liệu và mức độ dịch vụ được cung cấp cho khách hàng.

Hệ thống lưu trữ rất quan trọng đối với việc sử dụng không gian tối đa trong kích thước nhất định của nhà kho.

Hệ thống xử lý vật liệu cần hỗ trợ hệ thống lưu trữ để di chuyển nhanh chóng (lưu trữ và lấy) hàng hóa ra và vào kho.

Chức năng Logistics: Thông tin

Logistics về cơ bản là một hoạt động dựa trên thông tin về sự di chuyển của hàng hóa, hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng. Do đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cao cấp cho khách hàng. Việc sử dụng các công cụ Công nghệ thông tin để xác định thông tin, truy cập, lưu trữ, phân tích, truy xuất và hỗ trợ việc ra quyết định, vốn rất quan trọng trong các chức năng của Logistics, đang giúp các doanh nghiệp kinh doanh nâng cao khả năng cạnh tranh của họ.

Xem thêm: So sánh các hình thức Logistics 1PL, 2PL, 3PL, 4PL, 5PL

Kết luận

Như vậy, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về 6 chức năng chính Logistics đó là Xử lý đơn hàng, Kiểm soát hàng tồn kho, Kho bãi, Vận chuyển, Hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu, Hệ thống thông tin. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.