Tìm hiểu về các loại Invoice (hóa đơn) trong Xuất nhập khẩu

Invoice (hóa đơn) là một chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu bởi bạn sẽ dựa vào hóa đơn để tiến hành thanh toán, đóng thuế hay khai hải quan cho lô hàng xuất nhập khẩu của mình. Vậy Invoice (hóa đơn) là gì và vai trò quan trọng của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu như thế nào? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu - Logistics

Invoice là gì?

Invoice hay còn gọi là hóa đơn do người bán phát hành theo mẫu tự lập của người bán (không phải theo mẫu của chi cục thuế hay cơ quan thẩm quyền) để đòi tiền người mua. Trong khi người mua dựa vào Invoice để tiến hành thanh toán, đóng thuế và làm thủ tục khai báo hải quan.

Những nội dung phải có trên Invoice

Mặc dù Invoice được lập bởi mẫu của người bán mà không cần tuân theo bất kỳ mẫu nào của các cơ quan thẩm quyền, tuy nhiên, Invoice vẫn yêu cầu phải thể hiện rõ những nội dung như sau:

- Số, ngày lập Invoice

- Buyer, Seller: Tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh 

- Điều kiện giao hàng

- Cảng xếp / dỡ hàng

- Điều kiện thanh toán

- Thông tin hàng hóa: Mô tả, đơn giá, số lượng, tổng số tiền hàng

- Các thông tin khác về số tài khoản thông tin ngân hàng thụ hưởng (nếu có)

Xem thêm: Hướng dẫn tìm hiểu về Packing List trong xuất nhập khẩu

Phân biệt các loại Invoice trong xuất nhập khẩu

Trog lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay, có 2 loại Invoice chính đó là Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại)

Proforma Invoice - Hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) được người bán lập sau khi người mua gửi đơn đặt hàng nhằm yêu cầu người mua thanh toán một phần (đặt cọc tiền hàng hay thanh toán trước 100%, tùy điều kiện thanh toán thỏa thuận ban đầu). Hay đơn giản Proforma Invoice như một bản dự thảo về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác theo đơn đặt hàng của bên nhập khẩu. 

Nội dung chính trong Proforma Invoice bao gồm:

- Seller: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax người bán.

- Buyer: Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax người mua.

- Số hiệu và ngày lập hóa đơn chiếu lệ

- Payment: Điều kiện thanh toán, ví dụ như thanh toán trước 100% (By T/T, 100% advance) hoặc đặt cọc 30%, 70% còn lại sau khi gửi chứng từ copy (By T/T, 30% advance, 70% against of copy shipping docs

- Thông tin ngân hàng của người bán để người mua thanh toán.

- Port of Loading: Cảng bốc hàng

- Port of Destination: Cảng dỡ hàng

- ETA: Estimated Time Arrival (Ngày dự kiến hàng đến).

- Mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

Commercial Invoice - Hóa đơn thương mại

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) được người bán gửi cho bên mua cùng các chứng từ khác liên quan đến lô hàng sau khi hàng vào container và xếp lên tàu.

Commercial Invoice có giá trị pháp lý trước pháp luật, là cơ sở để cơ quan thuế và hải quan xác nhận giá trị lô hàng và người mua dựa vào để nộp thuế, khai báo hải quan.

Tổng số tiền khách hàng còn phải thanh toán = Số tiền trong hóa đơn thương mại trừ đi số tiền đã thanh toán trong hóa đơn chiếu lệ (hình thức thanh toán TT). Tuy nhiên, việc dự tính tiền hàng trong Proforma Invoice có thể khác khi đóng hàng thực tế.

Lưu ý:

- Trong trường hợp người mua yêu cầu trên háo đơn thương mại cần có xác nhận chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI, bạn phải mang hóa đơn thương mại đến VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ xin cấp C/O). 

- Trong trường hợp thanh toán L/C, bạn bắt buộc phải làm theo chuẩn của UCP 600 (Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ), hóa đơn thương mại phải thực hiện nghiêm ngặt các nội dung và chính xác đến từng chữ, từng dấu chấm như L/C đã quy định.

- Nếu hợp đồng không dùng phương thức thanh toán L/C thì không cần phải tuân thủ các quy định của UCP 600.

Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Về hình thức, hai loại Invoice này yêu cầu các thông tin giống nhau, tuy nhiên chúng khác nhau về tính chất hóa đơn như sau:

	Proforma Invoice (PI)	Commercial Invoice (CI)
Thời điểm phát hành	Phát hành trước khi hàng đã được gửi	Phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu
Nội dung	Có thể sửa chữa	Không thể sửa chữa
Pháp lý	Mang tính chất pháp lý cao, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật	Chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức
Trong kế toán doanh nghiệp	Dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty	Không có chức năng

Các loại Invoice khác trong Logistics

- Provisional Invoice (hóa đơn tạm tính): Chứng từ thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ đợi quá trình thanh toán cuối cùng. Khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng như: giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa, người bán sẽ lập tạm thời hóa đơn này.

- Detailed Invoice (hóa đơn chi tiết): Hóa đơn mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được ghi chi tiết theo từng chủng loại hàng hóa căn cứ vào sự thỏa thuận trong hợp đồng hay trong L/C.

- Final Invoice (hóa đơn chính thức): Hóa đơn xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng, là cơ sở để thực hiện thanh toán cuối cùng tiền hàng. 

Xem thêm: Tìm hiểu về Bill và cách phân loại Bill trong Logistics

Những lưu ý khi lập Invoice trong quá trình xuất nhập khẩu

- Mô tả, phân loại, đơn giá, tổng tiền: Đây là những nội dung bắt buộc phải có trong Invoice, yêu cầu tính chi tiết, chính xác, khoa học, không gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.

- Hóa đơn phải ghi đủ điều kiện giao hàng: FOB (kèm tên cảng xuất ), CIF (kèm tên cảng nhập) , các chi phí sau đó, số tiền chiết khấu (nếu có)

- Người bán có chiết khấu cho người mua, tuy nhiên không ghi thông tin này trên háo đơn chỉ thể hiện giá trị tổng hóa đơn.

Xem thêm: Tại sao nên mua FOB, bán CIF trong xuất nhập khẩu - Logistics

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về các loại Invoice thường gặp trong xuất nhập khẩu, đặc biệt là Proforma Invoice và Commercial Invoice và những lưu ý khi lập hóa đơn. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.